「デジタル時代の社内広報・グループ広報 〜Web社内報、Office365、スマートフォンアプリ〜」セミナー&社内広報担当者交流会を開催しました

#ICTシステム活用支援#WEB社内報#イントラポータル#メディア&コンテンツ#社内報

25.Nov.2019

みなさんこんにちは。ソフィアで事業開発を担当している近藤圭亮です。
今日は、2019年11月13日(水)に品川で開催した弊社主催の「社内広報担当者向けセミナー&交流会」のレポートをお届けします。

※当日配布資料の抜粋版はこちらからダウンロードいただけます!

このイベントは、昨年から大阪、名古屋でも開催しており、4回目となる今回のテーマは「デジタル時代の社内広報・グループ広報 〜Web社内報、Office365、スマートフォンアプリ〜」です。

このテーマを選んだのは、お客様の声がきっかけでした。多くの企業で「デジタルトランスフォーメーション(DX)」が経営課題となっている昨今、仕事のあらゆる場面でデジタル活用による業務効率化や、従来の仕事のやり方の刷新を求められています。そんな中で、「社内にある業務ツールが多すぎて社内広報に何をどう活用できるのかわからない」「そもそもどこまでがITの仕事で、どこまでが社内広報の仕事なのか」といったご相談をここ1~2年よく受けています。

そして、いざ弊社がお手伝いすることになってお客様企業で調査やヒアリングを進めるうちに「そもそも、社内にどんなツールがあってどのように使われているのか、どこの部署も把握してない」「ツール導入の目的が不明瞭で、どのように使うべきかガイドラインも整理されていない」といった事実にぶつかったりしていたのでした。

そんなことから、セミナーの内容として「社内広報のデジタル化」「ツールとメディア・コンテンツの交通整理」を中心に、特に近年導入する企業が増えているMicrosoft社の「Office365」の活用について取り上げるに至ったわけです。

さて、前置きがだいぶ長くなりましたが、セミナーの様子を見てみましょう。外は冬の到来を思わせる冷たい雨が降っていましたが、会場は満席御礼、17社22名に参加いただき熱気ムンムン(?)です。参加企業を一部ご紹介すると、三井化学株式会社、株式会社クレハ、株式会社日本触媒、パイオニア株式会社、アズビル株式会社、株式会社セレスポ、そのほかにも、商社、保険、証券、IT、通信、運輸、エネルギー、食品、印刷、などなどさまざまな業種からご参加いただき、社内広報のデジタル化はどの業界でも共通の課題であり関心事なんだなあと実感しました。

前半は、社内報広報支援を担当してこの道10ウン年のコンサルタント、瀬尾真理子による「経営課題とインターナルコミュニケーション」「メディア・ツール・コンテンツの切り分け・使い分け」です。皆さん熱心にメモをカキカキ…、後ろ姿からも真剣さが伝わってきます!

さて、参加者の皆さんはどんなことに関心を持って参加されたのでしょうか?事前にお聞きした参加者の声を少しだけご紹介します。

「紙の社内報とWeb社内報があるが、業務でPCを使わない社員には紙の社内報でしか情報発信できていない。そもそも、紙の社内報も読んでもらえているのか…?」
「紙の社内報とWeb社内報、イントラネットでそれぞれ別々のコンテンツを出しているが、それでいいのか?どのようにコンテンツのすみ分けをするのが適切なのか?」

どちらも古くて新しい課題ですね。「紙の社内報」「Web社内報」だけであればまだシンプルなのですが、最近はそこに「社内SNS」やチャット、メッセンジャー、スマートフォンアプリなどさまざまなツールが登場し、リモートワークなど働き方も多様化する中で、どんなツールを使ってどんな情報をどこで発信すればいいのか、広報担当者の皆さんの悩みのタネになっているようです。そんな皆さんの悩みに、「目的と現状から導き出すインターナルコミュニケーション戦略」「社員の感情と行動に着目」「各メディアの特性と、コンテンツ切り分けのポイント」「読んでもらうための工夫」「他部門との連携」などさまざまな切り口から問題解決のヒントをお話しました。

そして講義の後半戦は、われらが「ミスターO365」こと大櫛直人と、「DXの鬼」の異名を持つ近田真樹 による「Office365をはじめとするデジタルツール活用の最前線」です。業務のデジタル化を目的にOffice365をはじめとするグループウェア等、さまざまなツールが企業に導入され、一見便利になったようにも見えますが、「何ができるのか、利用価値がわからない」「使いこなせない」といった社内広報ご担当者の声も聞こえてきます。本来活用すべきものを活用できなければ宝の持ち腐れ。使用料は毎月出て行くのに業務効率は悪いまま、なんてもったいないですよね。このパートではOffice365の各ツールの解説と、なかなか世の中には情報が出回っていない「Office365の社内広報への活用事例」をお伝えしました。ポイントは「情報の洪水におぼれる社員に必要な情報を届けるには、マーケティング発想が大切」ということ、そして「社内広報のデジタル化」によりデータドリブンで従業員体験の質を向上し、事業パフォーマンスの向上につなげて行ける可能性があるということです。

講師の想いが溢れて講義の時間を若干オーバーしてしまいましたが、最後はUMUを使ったオンラインアンケートで参加者の皆さんの課題や興味・関心を挙げていただき、興味・関心ごとのグループに分かれての交流タイムです。弊社の社内広報セミナーの特徴は、なかなか普段は出会えない他社の社内広報担当者と共通の悩みについて話し合ったり、情報交換したりできるところ。今回は「Web社内報と紙の社内報のコンテンツすみ分け」「Office365などのIT活用」「海外支社、海外子会社とのコミュニケーション」「社内広報業務の進め方」 と4つのテーマで話し合いました。自社より進んでいる他社の取り組みを聞いて刺激を受けたり、同じ悩みを経験した他社のご担当者から体験を聞いて今後へのヒントを得たり、どのテーブルでも話が白熱し、終了時間を過ぎても誰も席を立たないほどでした。

ソフィアでは今後もこういった、社内広報担当者の皆さんの交流の場を設けていきます。「次回は参加したい」という方は、ご案内をお送りしますので、こちらからご連絡ください。次回もお楽しみに!

参加者の声:
「Webで気軽に他の拠点とつながれるツールを導入したいが費用がネックになっていた。Office365の活用事例が知れて良かったです」(株式会社セレスポ コーポレートデザイン室 石本菜月さん)
「Web社内報の流れ、Office365のメリット(アクセス解析など)を詳しくご説明いただき参考になりました」(株式会社日本触媒 IR・広報部 細江美月さん)

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