目次
企業の成長を支える上で欠かせないのが「自律的に学ぶ組織」の構築です。しかし、多くの人事部の担当者様が「学習制度はあるのに社員に活用されない」「そもそも情報が届いていない」といった課題に直面しています。自発的な学習を促進するために導入したSharePoint Onlineなどの学習ポータルも、運用次第では単なる情報の置き場になってしまうことがあります。
本記事では、人事部が直面する学習ポータルの現実と、社員の迷子を防ぐ「入口設計」の重要性、そしてSharePoint Onlineを活用して自律的な学習を促す解決策と具体的な事例について、詳しく解説します。
なぜ学習制度はあるのに活用されないのか
多くの企業では学習制度が整備されているものの、情報が分かりにくく社員に十分届いていない状況です。その結果、制度が活用されず、人事への問い合わせが増える課題が生じています。また、発信方法や職場風土の影響で学習が前向きに捉えられず、人事の意図と現場の間にギャップが生まれています。
- 現場に届いていない社内コミュニケーション
- 学習したいと動機付けするコンテンツが必要
- 研修やＥラーニングを受けづらい
- 目的別の導線が設計されていない
- 利用状況を分析できていない
関連記事はこちら
解決の鍵はSharePoint Onlineによる”学習の入口設計”
上記の課題解決の鍵は、SharePoint Onlineを活用した「学習の入口設計」です。情報を一元化し、全社共通の学びのハブを構築することで、社員が直感的にアクセスできる環境を整えます。これにより自律的な学習を促進し、現場への定着を図ることが重要です。
- 1on1などリアルなイベントと連携させる
- ターゲットに対して受講を喚起する社内広告を発信する
- トップページを「お知らせ置き場」から再設計する
- 目的別・階層別の導線を設計する
- ログを活用し、改善前提の設計にする
関連記事はこちら
事例｜SharePoint Onlineで”自律的に学ぶ組織”に成長した企業
社員が自律的に学び続ける組織を実現するためには、単に研修制度を整えるだけでは不十分です。学習情報に誰もが迷わずアクセスできる環境や、現場の働き方に合った学習導線を設計することが重要になります。SharePoint Onlineを活用しながら学習環境を整備し、社員の主体的な学びを促進する組織へと変化した企業の具体的な事例をご紹介します。
SharePoint Onlineポータル構築・運用支援の内容
ここまで、学習ポータルを活用するための戦略について解説してまいりました。弊社ソフィアでは、「SharePointのシステム構築だけ」に留まらず、社員の意欲を喚起する「コンテンツ制作」から、長期的な定着を目指す「運用設計」までを包括的に伴走支援しております。ここでは、具体的な支援の内容と各プロセスの特徴についてご紹介します。
現状ヒアリング・課題整理
まずは、人事部や現場の社員に対する徹底したヒアリングからスタートします。「どんな情報が届いていないのか」「どこに使いづらさを感じているのか」といった現状のUI/UXの課題や、組織風土に根ざした根本的な問題点を洗い出します。
単なるシステム要件の定義にとどまらず、リアルな声を拾い上げることで、自社の働き方に最も適した学習環境の土台（コンセプト）を構築するための重要なフェーズです。
情報構造設計・導線設計
ヒアリングで得られた課題をもとに、ユーザーが迷わず目的の情報にたどり着けるための「情報構造」と「導線」の設計を行います。トップページを情報のハブとしてどのようにレイアウトするのか、ナビゲーションメニューの階層をどうするのかを綿密に計画します。
「新入社員向け」「デジタルスキル向上」といったターゲット別・目的別の入り口を設け、直感的なクリックで学習コンテンツへと遷移できる、ストレスのないユーザーエクスペリエンス（UX）を実現するための設計図を作成します。
SharePoint Onlineページ構築
設計図が完成したら、実際にSharePoint Online上でのページ構築作業へと進みます。ソフィアにはSharePointの利活用に長けた専門チームが在籍しており、標準機能を最大限に活かした美しいデザインと高い操作性を兼ね備えたポータルを構築します。
スマートフォンやタブレットからの閲覧（レスポンシブ対応）も考慮し、現場のスタッフが通勤時間やスキマ時間にも手軽にアクセスできる、フレキシブルなシステム環境を整えます。機能のカスタマイズや外部アプリとの連携についても柔軟に対応可能です。
コンテンツ制作（研修案内・制度説明等）
箱（システム）を作っただけで中身がなければ、誰も訪問してくれません。弊社では人材開発部様が苦手とされがちな「社員の学習意欲を動機付ける魅力的なコンテンツ制作」を強力にサポートします。文字ばかりの堅苦しい研修案内ではなく、興味を惹くキャッチコピーや図解を用いた制度説明を作成します。
さらに、実際に社内で活躍している社員のインタビューや、学習を推奨するマネージャー層のメッセージ記事などを制作し、「自分も学んでみたい」と思わせるような、風土醸成のためのコミュニケーションコンテンツを継続して提供します。
ログ分析・改善提案・運用設計
ポータルは公開してからが本当のスタートです。継続的な学習を促すためには、日々の利用状況を分析し、改善のPDCAサイクルを回す必要があります。弊社では、SharePointのアクセスログを解析し、「見られているページ・見られていないページ」やユーザーの離脱ポイントを定量的に可視化します。
ログの分析結果に基づき、「ここの表記を変えましょう」「この階層へメルマガを打ちましょう」といった具体的な改善提案を行います。これにより、人事部の担当者様ご自身が無理なく継続できる「自律的な運用設計」を支援いたします。
SharePoint Online導入までの流れ
実際に社内の学習環境を刷新する際の、ご相談から運用開始までの具体的なステップをご説明します。プロジェクトの規模にもよりますが、各段階において丁寧なコミュニケーションを重ねながら進行してまいります。
1.現状ヒアリング・課題整理
最初のステップとして、キックオフミーティングおよび詳細なヒアリングを実施いたします。現在稼働しているポータルの状況や、人事部が抱える「学習促進に関するお悩み」を率直にお聞かせください。ここでプロジェクトの目指すべきゴール（KGIやKPI）を共有し、全体のスケジュール感をすり合わせます。
2.ポータル設計提案
ヒアリング結果をもとに、弊社から「新しい学習ポータルの情報構造図（サイトマップ）」と「ユーザーの導線設計案」をご提案いたします。必要に応じて、モックアップ（画面の完成イメージ）を作成し、人事部のみならず現場の代表者様なども交えたレビューを実施しながら、最適な設計へとブラッシュアップしていきます。
また、この段階で連携する社外ツールやシステム要件も確定させます。
3.SharePoint Online構築
設計案がFIXした段階で、弊社のエンジニアおよびデザイナーがSharePoint Onlineの実装作業に着手します。サイトコレクションの作成、権限設定、トップページや各下層ページのデザイン適用を進めていきます。
定期的な進捗報告とテスト環境での動作確認を挟みながら、ご要望に沿ったシステムが組み上がっているかを確実にチェックします。
4.コンテンツ制作・公開
システムの構築と並行して、ポータル内に掲載する初期コンテンツの制作を進めます。研修プログラムの魅力的な案内文や、学習の動機付けとなるようなインナーコミュニケーション記事の取材・ライティングを実施します。
すべてのデータ流し込みと最終テストが完了しましたら、いよいよ全社に向けた公開（ローンチ）となります。公開直前には、社内への効果的な告知方法（メールやイベント等）についてもアドバイスいたします。
5.運用開始・ログ分析・改善提案
ローンチ後は、事前に設計した運用計画に沿ってPDCAサイクルを回していきます。運用開始から一定期間経過した時点でアクセス解析ツールを用いたログ分析を行い、利用率の低い部門へのアプローチや、分かりにくかった導線の改修作業などを行います。
運用を人事部で回せるようになるまでの伴走支援や、新たなキャンペーン施策の企画立案など、継続的に学習風土が根付くためのサポートを責任を持って担当させていただきます。
よくあるご質問
- SharePoint Onlineの専門知識が社内になくても大丈夫ですか？
はい、問題ございません。
弊社ではSharePoint Onlineの立ち上げから設定、運用設計、そして日々のコンテンツ制作まで、専門知識を持ったスタッフが包括的に伴走支援いたします。専門的な知見が社内になくても、人事部等の担当者様が無理なく情報更新や運用を継続できるよう、現場に即したサポートを提供します。
- Microsoft365を既に導入していますが活用できますか？
はい、活用可能です。
すでに導入されているMicrosoft365環境における、SharePointのライセンスや既存の設定・権限状況を確認した上で、最適な学習ポータルの構築案をご提案いたします。MicrosoftTeamsなど他のアプリと連携させた効果的な導線設計も強みとしております。
- 構築だけの依頼も可能ですか？
可能ですが、学習ポータルは「作って終わり」ではなく、その後の「運用継続」と「社内浸透」が何より重要です。
そのため、システム構築のみならず、従業員の利用状況（アクセスログ）の分析や、興味を惹く魅力的なコンテンツ制作といった運用面のサポートをあわせてご依頼いただくケースが多くなっています。
- どのくらいの期間で立ち上がりますか？
既存の環境やご要望のカスタマイズレベルによって異なります。
ご相談いただいてから現状のヒアリング、導線設計、構築、コンテンツ制作を経て、最短で数ヶ月から半年程度でローンチするケースが一般的です。まずは一度ご相談いただき、目標とするスケジュール感をお聞かせください。
- 費用の目安はどの程度ですか？
ポータルの規模、デザインのカスタマイズの有無、コンテンツ制作のボリューム、導入後の伴走支援の期間などにより費用は大きく変動いたします。ヒアリングを通じて現状の課題やシステム要件を整理したのち、全体のスケジュールとともにお見積りをご提示させていただきます。
- 情報システム部門との連携はどう進めますか？
学習ポータルの構築にあたっては、セキュリティ要件のクリアや全社の権限設定など、情報システム部門様との連携が必要不可欠です。弊社ではプロジェクトの初期段階からお打ち合わせに同席することも可能で、技術的な要件定義や設定面の調整作業などをスムーズに進めるためのサポートを行います。
