「社内ポータルを作りたいが、サービスが多すぎてどれを選んだらいいのかわからない!」「資料をたくさん取り寄せてはみたものの、情報が多すぎて逆に選べなくなった」、そんなお困りごとをお持ちではありませんか。
社内ポータルを構築する際は機能面のほか、従業員がどれだけ利用しやすいものを作れるかという点や、業務との親和性も重要になってきます。
さらに、社内で内製する際の構築・更新のしやすさも不可欠です。
この記事では、これらをすべて網羅するマイクロソフト社のSharePoint Onlineについて解説します。

SharePoint Onlineは専門知識いらず!直感的な操作でサイト作成が可能

SharePoint Onlineはもともと「ファイルや情報の共有サービス」として開発されています。
そのため、SharePoint Online単体では、ドキュメントやデータ、コンテンツの管理・共有というシンプルな機能しか持っていません。
しかし、SharePoint Onlineには目的に応じたパーツが豊富に揃っているという大きな利点があります。
これらをうまく組み合わせることによって、利便性に優れた社内ポータルサイトを構築することができるのです。

参考記事:
「Share Point Online」「Yammer」などMicrosoft 365(旧 Office365)から始める社内コミュニケーション活性化

社内ポータルを構築する際にSharePoint Onlineを利用するメリット

冒頭で述べたとおり、SharePoint Onlineは必要な機能を選択的に取り入れられるため、他のツールより開発の自由度が高く、さまざまなメリットも有しています。

モダンUI(モダン機能)の追加

SharePoint Onlineは、UIが一新された「モダンUI」が搭載されました。
なお、これまでのUIは「クラシックUI」と呼ばれます(クラシックUIへの切り替えも可能です)。
モダンUIは、「凝ったデザインや豊富な機能のサイトを、時間をかけて作り込みたい」というよりも「必要最低限の機能を盛り込んだサイトを『スピーディーに』作りたい」という場合に適しています。
また、従来のテキストメインのサイトではなく、画像や動画が中心のマルチデバイスでも閲覧しやすいサイトを作成する際に適しています。
モダンUIは過渡期であるため、自社のニーズに応じてクラシックUIと切り替えて使用されるとよいでしょう。

  • レスポンシブ/ミニマルデザイン

外出先でもスマートフォンやタブレットで社内ポータルを閲覧できるように、画面レイアウトをデバイスに合わせて自動調整して表示する「レスポンシブデザイン」を簡単に導入できます。
また「ミニマルデザイン」とは、伝えたい内容を強調して伝えるために過剰な装飾を極限まで削ぎ落とした、シンプルでクリアな、コンテンツありきのデザインです。

実は近年のWebサイトやプロダクトにおいては、このミニマルデザインが主流になっています。どこにリンクを貼れば読んでもらいやすいか、どういう並び順であれば見やすいかなどを重点的に考えてポータルを構築できます。

  • 導線の最適化

これまでリンクやボタンなど導線の複雑さがしばしば指摘されてきたSharePointですが、SharePoint Onlineではより直感的で迷いのない操作が可能です。
そのため、サイト作成に不慣れな担当者でも、スピーディーにコンテンツの更新やサイト改善ができます。

標準機能でもできることが豊富

SharePoint Onlineは、単体でも豊富な機能を備えています。

  • ドキュメント/コンテンツ管理機能

SharePoint Onlineは、従来の一般的な社内イントラと同じくドキュメントや画像、各種データなどのコンテンツを保管・管理でき、社内間で共有できます。
従来の社内イントラと異なる点は、ドキュメントの検索性の高さ、複数人での編集のしやすさ、高いセキュリティの3点です。
SharePoint Onlineでは検索機能が標準化されているので、膨大なデータから必要なものを瞬時に見つけ出すことも可能です。
また、SharePoint Online上で保管・管理したドキュメントは複数人でリアルタイムに共同編集ができるため、チーム全体ひいては全社の業務効率化に大きく寄与します。
さらに、Windows OSを開発したマイクロソフト社のツールであることから、セキュリティも極めて堅牢です。

  • 他のOffice製品やサードパーティーアプリとの連携

他社製品では実現できない一番の強みが、オフィスワークに欠かせないMicrosoft ExcelやWord、PowerPointといったMicrosoft Office製品とシームレスに連携できることです。
具体的には、SharePoint Onlineの中で、Officeソフトで作られたドキュメントの確認・共有・編集ができてしまいます。さらにそれらの作業を複数人で同時に行えることも魅力のひとつです。

ちなみに、業務に使うツール群をオンライン上の一ヶ所に集約して、そこにアクセスすればすべての作業を遂行できる「デジタルワークプレイス」という概念が注目を集めていますが、SharePoint Onlineはその基盤を担うものとなります。

参考記事:
デジタルワークプレイスで実現できる働き方改革とは?  

他のOffice365アプリやサービスのハブとなる

SharePoint Onlineの最大の強みとも言える機能です。
具体的には、SharePointをハブのように介して、他のMicrosoftアプリやサービス同士を連動させる役割を持っています。
例えば、Microsoft StreamとYammerはそれら単体同士では連動させられませんが、これらをSharePointで作成したひとつのページ上に掲載することで、同じコンテンツとして社内に展開できるわけです。

例:以下の内容の動画をStreamに掲載し、Yammerのチャネルを組合せて社内からコメントを入れたり、双方向の交流ができるようにする

  • 社長のメッセージ
  • 社内技術の紹介(各現場で使われている技術を紹介)
  • 各自のスキル自慢
  • 広報部の取材裏話
  • 他社の動向や最新技術のシェア
    など

これらのメディアミックスはSharePointなくしてできません。
これからの社内ポータルには必須とも言える機能であり、SharePoint Onlineが力を発揮する分野です。

参考記事:
Office 365(現 Microsoft 365)を活用して働き方改革!ツールや事例をご紹介  

SharePoint Onlineで構築した社内ポータルの事例

ここからは、実際にSharePoint Onlineを使用して社内ポータルを構築した事例を紹介します。
なお今回の事例は、社内の業務やコミュニケーションに何かしらの課題感があり、そのソリューションとして社内ポータルを活用したという好事例でもあります。

人事部門の「社内広報ニーズ」を拾ってメディア化

ある企業の人事部では、以下のような課題を抱えていました。

  • 離職防止や就労意欲向上のため、従業員のキャリアデザインに対する意識を醸成したい
  • 人事部が従業員に行っている支援の内容を、メッセージとして社内にきちんと伝えたい
  • 従業員が自身のキャリアを考える材料とするため、各部署の業務内容を共有し、社内リクルーティングを活性化させたい

上記のような人事部門の要望を、広報部門がすくい上げる形で、従業員のキャリアデザインや企業の支援内容を発信する「社内メディアサイト」をSharePoint Onlineで制作しました。
更新頻度は低いがよく目にされるコンテンツは「トップページ」からすぐに閲覧できるようにし、凝った見栄えのバナーデザインを外注しました。キャリアに関するおすすめの書籍を紹介者の想いと共にリレー形式で紹介、社内の有名人の職務経歴インタビューを掲載するなど、社員の興味を引くコンテンツを内製化し、コンテンツ一覧からたどりやすい階層に配置しました。社内の意識変容/行動変容を促した事例です。

参考記事:
できれば最小限の労力と費用で、最大限読まれるWEB社内報を作りたい  

「研修ポータル」で研修をプロモーション

こちらは人材育成に課題を持っていた企業の実践例です。
研修に対して、以下のような課題感をお持ちでした。

  • 社内研修に対する従業員の当事者意識が低くなっていた
  • 研修にかける時間・費用・効果が全社で疑問視されていた

これらの課題を解決するため、トップ層からの「階層研修を実施する背景」や「この研修が従業員にとってどれほど重要か」というメッセージなど、研修を自分ごととして捉えてもらうための情報を、SharePoint Onlineを利用して従業員へ発信しました。また、SharePoint Onlineを基盤にしながら研修自体をオンラインで行い、コストの大幅な削減にも成功しました。研修後は「業務に役に立つ」コンテンツを継続的に提供して耳目を引きながら、必要な情報にアクセスしてもらうことで、長期にわたる研修効果の促進にもつながった好事例です。

参考記事:
「集合研修って仕事の役に立ってる?」組織のお悩みぶっちゃけ劇場 vol.6  

まとめ

SharePoint Onlineは、各種Officeツールとの連携で、充実したコンテンツを盛り込んだインタラクティブな社内ポータルを構築できます。
また、途中で紹介した「デジタルワークプレイス」の概念に貢献する上でも、これからの企業活動の中核をなすツールであると言えるでしょう。

社内ポータルで情報を発信したいとお考えになっているコーポレート部門や、コーポレート部門から依頼を受けて社内ポータル用のツールを検討しているシステム部門のみなさまは、ぜひSharePoint Onlineの導入を検討してみてください。

参考記事:
NotesからShare Point Onlineへの移行が失敗する3つの要因と、成功のための処方箋

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