できれば最小限の労力と費用で、最大限読まれるWEB社内報を作りたい

紙の社内報と比べて、情報発信のスピードやコスト面で優秀なWEB社内報。紙の社内報の情報を補うためにWEB社内報を併用したり、紙の社内報を廃止しWEB社内報にシフトしたりする企業が増えている。しかし、WEB社内報を導入してみたもののアクセスがほとんどない、担当者の手がまわらずに更新が滞っているなどの悩みもよく耳にする。

今回は、私たちがさまざまな企業の社内広報の現場を見る中で得てきた、WEB社内報活用のヒントをお伝えする。

<目次>

 

半数以上の企業が社内報発行に WEBを利用

ここ1年で社内報のWEB化についてご相談をいただく機会が増えている。2010年に私たちがWEB社内報と社内SNSの統合システム「eureka!Nets」を発表した際はずいぶん苦戦したのだが、それから5年が経って企業の状況はずいぶん変わったようだ(そうであってほしい)。

広報会議2016年2月号に掲載されている社内広報に関するアンケートによると、社内報の発行に紙とWEB(ネット)を併用している企業が27.0%、WEBのみを利用している企業が28.8%と、合わせて半数以上の企業が社内報にWEBを使用していることがわかる。

社内報
※広報会議2016年2月号より

 

WEB社内報のメリット・デメリット

WEB社内報を利用する最大のメリットは「情報をタイムリーに発信できる」という点だ。紙の社内報は、月刊ならばまだしも隔月刊や季刊となると、そこに掲載されているニュースの発生時期と、読者のもとに冊子が届く時期までの間にかなりのタイムラグができてしまう。その点、WEB社内報であれば、早ければ当日中にも社員のもとに情報を届けることが可能だ。

また、コメント機能やアンケート機能があれば社員の声を集めてコンテンツに反映することができる。検索機能があれば過去に発信された記事を素早く検索できる、などの点でWEB社内報は優れている。

一方で、会社PCからしか閲覧できないなどの環境制限や、PUSH型ではなくPULL型のメディアのため、どれだけコンテンツを発信しても読者に読む意思がなければ届かないといったデメリットもある。環境制限については近年、私用のスマートフォンやタブレット端末を業務で使用する「BYOD(Bring your own device)」の考え方が広まっていることもあり、スマートフォン対応のWEB社内報システムも増えているが、どれだけ利便性が高まったとしてもコンテンツが魅力的でなければ見てもらうことはできない。環境も大切だが、何よりも重要なのは「コンテンツの質」なのだ。

WEB社内報の3つのタイプ

一口にWEB社内報といっても、その形はさまざまだ。大きく分類すると、以下の3つのタイプがある。

1.ニュースサイト型

各事業部に編集委員や特派員がいて、それぞれの事業に関するトピックを寄稿する。運用方法としては「編集部があらかじめ掲載トピックを決めて各事業部に寄稿依頼を行う」「各事業部から寄せられる記事を編集部が読んで掲載可否の判断をする」「あらかじめ各事業部に対し掲載枠が割り振られており、その範囲内で自由に掲載できる」「各事業部サイトに掲載されているニュースから、編集部が選んだものを全社向けに発信する」など、さまざまなパターンがある。

2.WEBマガジン型

特集記事や定例コーナーがあり、取材記事や寄稿などで構成されるもの。企画の面白さや、ビジュアル・キャッチコピーで見せる編集力が必要となり、紙の社内報同様、編集部の負荷が大きい。

3.冊子連動型

紙の社内報に掲載したコンテンツをそのままPDFで掲載したり、HTML化して掲載したりするもの。紙の社内報は個人用PCが支給されない社員のみに配布し、それ以外の社員にはWEB社内報で対応する場合や、紙の社内報をデジタルアーカイブとして残して検索できるようにすることを目的とする場合もある。

なお、特集記事とニュース記事で構成する1と2のミックス型や、冊子掲載記事の取材動画や取材裏話、冊子+@のコンテンツを発信する2と3のミックス型などもある。

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WEB社内報担当者の悩みは「読まれない」「手がまわらない」

実際にWEB社内報の運用に携わっている企業の社内広報担当者からよく聞く悩みは「発信しているコンテンツが読まれていない」「運用を担当する人員の手がまわらず、更新が滞っている」という2点だ。

前述の3タイプのうち、制作の負荷が比較的低いのは3の冊子連動型、次いで1のニュースサイト型だが、どのタイプであってもコンテンツの魅力を出そうとすればそれなりにデザイン・キャッチコピーといった編集上の工夫が必要になってくる。また、見てもらうためには、イントラネットのポータルサイト上の目立つ位置にWEB社内報のバナーを掲載したり、見どころをメールマガジンで紹介したり、チラシやPOPを使ってオフラインでPRするなどの工夫も必要になってくる。

読んでもらおうと思えば担当者の業務負荷が増え、コンテンツ制作に手が回らなくなり、タイムリーな情報発信ができなくなってくるというジレンマに陥りがちだ。

大切なのは「コンテンツ」、制作業務をいかに「仕組み化」できるかがポイント

このジレンマを回避するポイントは、どれだけしっかりとした運用体制が設計できるかにかかっている。

【システム】コンテンツ制作を自動化するCMS(コンテンツマネジメントシステム)の導入【デザイン】ビジュアルやキャッチコピーを効果的に生かせるWEB社内報のフォーマットデザイン【情報収集フロー】編集部に情報を集めるための協力体制・ネットワークづくり

【オペレーション】制作における役割分担や、承認フローの明確化

【編集】各コーナーの狙い、記事選定基準、デザインや原稿のガイドライン明確化

【導線】新コンテンツ告知などの業務の定型化

【振り返り】ログ解析やアンケート集計業務の自動化

以前、「社内メディアよ、社外のメディアに負けるな!」という記事を書いたが、何よりも大切なのは読者である社員にとって役立つ、有意義なコンテンツを発信し、社員に活用してもらうことだ。そのためには、できる業務は極力仕組み化・定型化した上で、社員の声に耳を傾け、社内の情報を集め、思わず読みたくなるような魅力的な記事を、タイムリーに発信していきたい。

どんな企業においても事業環境が目まぐるしく変化する時代において、情報の流通するスピードはどんどん速くなっている。その中で一人ひとり社員は自社の「エバンジェリスト」であり「PRパーソン」としてふるまうことが求められている。顧客が知っている情報を社員が知らないのでは困るのだ。

Web社内報

そういった意味でWEB社内報は、インナーブランディングを進める上で可能性に満ちたツールだ。社員に読まれ・活用されるコンテンツを、限られた予算・人員の中でいかに効率的にスピーディーに発信するか。今後WEB社内報を導入予定の方、現在のWEB社内報を改善したい方はぜひ考えてみてほしい。

 

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