社内向けWebサイトを作るメリットは?制作や外注する際のポイントを押さえて組織活性化を目指そう

社内向けWebサイトは「対象者を社員に限定」し、「会社内での情報共有」を目的として作成されるサイトです。
社内SNSなどとの組み合わせることで、会社と社員、または社員どうしのコミュニケーションを実現し、勤務地に影響を受けずより双方向性をもった場を作ることも可能です。
この記事では、社内向けWebサイトの特徴や制作での注意点、そして制作会社に外注する際のポイントなどをお伝えします。社内向けWebサイト制作にご活用ください。

社内向けのWebサイトとは?

社内向けのWebサイトには、社員に会社の最新情報を提供するWeb社内報、会社の多くの情報を一つにまとめた掲示板の機能を持つ社内ポータル、さらに事業部門ごとの情報発信サイトなどがあります。これらはいずれも業務において社員が閲覧することを前提としたサイトであり、それぞれ異なる目的やメリットを持っています。

Web社内報

Web社内報の目的は、会社の情報をタイムリーに提供することです。そして、Webの特性として情報の提供者と社員との双方向性があり、読み手である社員から意見をくみとることができるのが大きなメリットです。

社内ポータル

さまざまな社内情報へアクセスする入口として設置されるのが社内ポータルです。必要な情報が業務の導線上に集約されているため、社員が求める情報にアクセスしやすくなることがメリットです。

事業部門ごとの情報発信サイト

事業部門内の情報を可視化するため、事業部門ごとの情報発信サイトは制作されます。そのため、自部門はもとより関係部署の情報を把握でき、事業部門ごとの境目を少しずつ減らすきっかけにもなります。

これら社内向けWebサイトの基本的な制作工程は、コーポレートサイトなどの社外向けWebサイトと同じです。しかし、業務の合間をぬって確認する従業員向けWebサイトのため、文章を短めにするなどの工夫をしないと読まれない可能性があります。制作段階では画像や動画を多めに入れるなど、見やすさと読みやすさを追求した工夫が必要です。
また、忙しさゆえに閲覧するよう促さないと見られない可能性があるため、アナウンスを適宜表示する工夫も必要でしょう。
以上の注意点を踏まえ、ここからは具体的な社内向けWebサイト制作についての理解を深めていきましょう。

〈社内サイト特有〉Webサイト制作において注意すべき3つのポイント

社内向けWebサイトを制作する際は、利用するデバイスに合わせて見やすくしておくことが大切です。
ここでは、Webサイト制作において注意すべき3つのポイントをご紹介します。

1. 社員の使用するデバイスの利用率やブラウザの種類

PC・タブレット・スマホなど社内で標準的なデバイスは何なのかを事前に把握しておきましょう。社員がいずれのデバイスを利用していたとしても、適切な情報にアクセスできるように、自社に適した制作を行うことが重要です。社内端末として、PC同様にモバイル(スマートフォン)が普及している場合は、デバイスの利用率からレスポンシブWebデザインの検討を視野に入れておきましょう。

デバイスのOSやブラウザのバージョンが古い場合、新しく制作したサイトが最適化されずうまく表示されないこともあります。表示の不具合により、目的とする情報の共有につながらない、という問題の生じる可能性があるので、会社のデバイスで標準的に使用されているOSやブラウザのバージョンもあわせて確認しておきましょう。

デバイスやブラウザに合わせた社内向けWebサイトを制作する際は、制作工程の増加に伴い、人材・時間・費用などに要するコストアップが予想されます。あらかじめコストがかかることを理解しておくことが大切です。

なお、Webサイト制作の効率化を目指すのであれば、「Microsoft SharePoint」の利用が効果的です。Microsoft SharePointでは社内で必要とするファイルや情報を1カ所に集約できるため、組織内のコミュニケーションや業務を円滑にすすめることが可能です。また、Microsoft SharePointは定額で運用できるため、コストも抑えられるなどのメリットがあります。テンプレートなどを用いて手軽にWebサイト作ることができるため、社内で制作・運用する際にもおすすめです。

2. PCのディスプレイサイズ・デフォルトの表示設定(ブラウザ)

社内向けのWebサイトで大切なのは、利用者の視認性を高め、快適に閲覧できるようにすることです。表示するディスプレイに適したサイズで制作しないと快適に利用できず、閲覧してもらえないという問題も生じかねません。そのためには、社内で標準的なディスプレイ、ブラウザ、表示設定はどうなっているのかを把握することが大切です。
ディスプレイの解像度が標準的なもの(1920×1080)よりも低い場合や、デフォルトでブラウザの文字サイズが125%に設定されているなどの場合は、利用環境に最適化したデザインが求められます。
さらに、必要に応じて個々のデバイスにおけるディスプレイや文字サイズの設定など、閲覧環境に関する社員へのレクチャーも併せて必要です。

3. 通信環境

社内向けWebサイトを構築する際には、通信環境を考慮することも重要です。Webサイトに動画や大きな画像などリッチなコンテンツが含まれる場合、通信速度の遅い環境だとの表示が遅くなるため、見てもらえなくなる可能性があります。通信環境にあわせてコンテンツを最適化できるよう、サイトの検討段階では社内の通信環境の確認も併せて行いましょう。

また、海外グループ企業のある企業においては、ネットワークのアクセス権限の違いなどによって、日本からの出向者は本社が発信する社員向けサイトが見られるが、出向者以外の現地社員は見られないなどの状況が起こり得るので注意が必要です。

いずれにしても、利用者である社員が快適に利用できることが最優先です。実際のユーザーとなる社員の声やニーズを汲み取りながら、自社に最適なサイトの構築をこころがけましょう。

社内用Webサイトの制作を外注する際のポイント

社内用Webサイトを制作する際、外部のWeb制作会社に委託する場合も多いと思いますが、企業によって状況が異なるイントラネット環境について、制作会社が理解しているとは限りません。作会社は最新ブラウザへの対応を基本として制作するため、もし、ネットワークやインフラの確認を怠ると制作が進んだ段階で手戻りが発生し、制作に時間や費用がかさむ可能性があります。
制作を開始する前に、自社の社内ネットワーク環境は特殊な状況ではないか、制作会社に情報提供をして、事前に課題を洗い出しましょう。

社内用Webサイトの運用には「CMS」が必要

定期的にサイト更新し、常に最新情報を発信していくためには、使いやすいCMSを導入することが重要になります。

CMSとは、「Contents Management System」の略で、概ね「コンテンツを管理するシステム」の意味です。例えばブログやSNSもCMSであり、先に紹介しました、Microsoft SharePointもCMSの一つです。これらのツールを使用すると、、ソースコードを触ることなく、HTMLなどの専門的な知識がなくても自分で編集や更新作業を行うことが可能です。

ただし、新たにCMSを導入する際にには注意すべき点もあります。まず、利用するCMSが自社に導入できるものなのかIT部門へ確認しましょう。オープンソースを利用したCMSなどは、会社のセキュリティ上の規定によっては導入できない可能性もあります。会社の状況によっては、セキュリティ面でのトラブルを回避するために独自のCMSを導入しなくてはならない可能性もあります。

もし、CMSを導入せずに独自のWebサイトを制作し、自社内に編集できる環境や体制が整っていなければ、修正が発生するたびに制作会社に編集や更新を依頼することになるため、時間もコストも余分に必要となります。

【まとめ】社内用Webサイトの制作はソフィアへ

今回の記事では、組織活性化のための社内向けWebサイトを制作する際、注意すべき点や外注する際のポイント、そしてCMSの導入についてお伝えしました。
社内向けWebサイトを制作するパートナーを探すうえでも、必要な内容をご紹介していますのでご参考にしてください。

社内向Webサイトを外注する際に注意すべき点は、一般的にWebサイトの制作実績があっても、社内向けサイトの事情には明るくない制作会社もあるため、依頼する前に懸念点を洗い出してすり合わせておくことが大切です。

また、社内用Webサイトを制作する際は、会社として伝えなければならない情報をいかに社員の興味・関心に関連付けて発信できるかが問われます。ソフィアでは社員の本音を引き出す「社員調査設計・実施サポート」や「社内用Webサイトの体制構築・改善サポート」などを行っており、ただ情報を発信するだけでなく、社員の心を動かし、行動変容に結び付けるようなメディア・コンテンツの制作に力を入れています。社内向けWebサイト制作だけでなく、組織活性化に向けた課題やお悩みも、お気軽にご相談ください。

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株式会社ソフィア

ウェブコンサルタント

玉山 和則

主にWEBコンテンツの制作と、それに関連する制作ディレクションなどを担当しています。Photoshopでのデザイン制作から、HTMLマークアップ、ユーザーエクスペリエンスまで対応可能です。

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