社内ポータルサイトのデザインの重要性とは?デザインの基本原則とリニューアルの際のポイントを解説

社内ポータルサイトは、社内の情報共有に役立つ重要なものです。ユーザーにとって使いやすいサイトを作るには、コンテンツの配置などの設計が重要になります。
この記事では、どのようなUIにすれば使い心地がいいのかなど、コンテンツ作りのヒントをまとめました。参考になる例も含めて紹介するので、社内ポータルサイトの作成を検討している方や、作成するメリットを知りたい方は、ぜひご一読ください。

社内ポータルサイトのデザインの重要性について

社内ポータルサイトは、社内の情報共有を円滑化するために役立ちます。社員が必要な情報に素早くアクセスできれば業務効率が向上し、業務の質もあがるでしょう。
社員が使いやすいデザインにすることにより、組織内に散らばっていた情報に簡単にアクセスできるようになり、社員同士のコミュニケーションが活性化することが期待されています。

コミュニケーションが活発になれば、社内で起きているさまざまな課題をスピーディーに解決できます。業務効率化、生産性向上の観点でも、社内ポータルサイトは意義の大きいものです。

特に変化の速い現代では、サイロ化や全体最適化の問題も発生するなかで、経営層が意思決定後に現場が動いていては他社に後れをとってしまうため、現場への権限委譲が加速度的に進んでいます

権限を委譲した経営層が、現場の状況を知る上でも社内ポータルは、オープンに情報共有する場として活用されています。特にコロナ禍では、出社率などの情報がポータルに掲示され、各社員は全体の状況を把握して出社を判断していました。情報のレベルには差があるものの、フラットな意思決定が重要視されており、社内ポータルがその基盤となるのです。

また、個人情報については必要な社員だけがアクセスできるように制限をかけられます。企業の機密情報も安全な状態で扱い、一元化しながら保護することが可能です。

デザインの基本原則

では、ユーザーにとって使いやすい社内ポータルサイトにするにはどうすればいいのでしょうか。ここでは、一般的な社内ポータルサイトのデザインの基本原則を、4つに分けて解説します。

レイアウト

ユーザーが必要な情報にスムーズにアクセスできるようにするために、レイアウトは肝心です。わかりにくいレイアウトだと情報を見つけるのに時間がかかり、ユーザーのストレスになるうえ、ユーザーの作業効率の妨げにもなってしまいます。

そこでレイアウトを構成する際には、まず載せたい情報を階層化しながら整理しましょう

ヘッダー、フッター、サイドバーなどのレイアウト機能も活用して、情報の階層ごとにビジュアルでわかるように整理していくことが重要です。

また、情報の重要度による並べ替えによってユーザーに強く訴求することができます
例えば、重要度の高い情報は、目立つ場所に配置し、容易に認識できるようにしましょう。トップページに重要なニュースやアナウンスを掲示するなどの配慮が求められます。

色にもこだわりましょう。ユーザーのイメージに合致するように、ブランドのイメージカラーに合わせて設定しましょう。明るすぎたり、暗すぎたりする場合は視認性が下がり、使いにくいサイトになってしまうため、視認性を向上させるには、ブランドの色を意識しながら適切な色を使い、色覚多様性にも配慮する必要があります。

フォント

フォントは、読みやすさを最優先して選びましょう。サイズも含めて、視認性の高い状態にすることが大切です。情報量が多い場合はフォントを工夫することで読みやすい状態に見せることも可能です。
例えば、見出しのフォントを本文とは違うものにするだけでも、視覚的に情報整理できるようになるでしょう。

アイコン

アイコンは、スムーズなアクセスの助けになります。数あるアイコンが並ぶ中でも社内ポータルサイトのアイコンを選びやすいように、視認性が高く、わかりやすいものを設定する必要があります。
アイコンは、ユーザーにいかに視覚的に認知してもらえるかが重要です。一度決めたものを使用し続けるのが効果的なので、最初の段階で厳選しておくことをおすすめします。

コンテンツの管理

ポータルサイトでは、どの情報をどの場所に置くかというコンテンツの配置が重要になります。以下では、コンテンツ管理の側面から、サイト作りのヒントをまとめます。

カテゴリー分けの重要性

ポータルサイトは、さまざま情報を扱います。そのため、情報が散らばってしまうと、ユーザーが必要な情報にすぐにアクセスできず不便に感じてしまいます。コンテンツをサイト内にわかりやすく配置するためには、情報をカテゴリーごとに分けて整理するのがおすすめです。ユーザーが情報を探す際の手間が最小限になり、ポータルサイト利用時のストレスも押さえることができます

アクセス制御

社内ポータルサイトは、社内全体で共有したい情報のほか、個人的な情報も扱うことが多いサイトです。住所などの個人情報を扱う際は、アクセス権を限定する必要があります。特定の情報または機能において、アクセスできるユーザーを限定し、安全性を高めましょう。アクセス制御を行うことは、個人が安心して使えるポータルサイトにするために不可欠です。

またここまでの内容は、いわゆる一般的なWebサイトと社内ポータルサイトに共通する基本的な作り方を解説しました。上記は基礎として押さえつつ、次の章では、情報を提供するだけの場ではない社内ポータルサイトとしての機能について説明します。

一般的なWebサイトと社内ポータルサイトは何が違うのか

前章までの一般的なWebサイトと社内ポータルサイトでは、何が違うのでしょうか。以下では、両者がどのように違うのかを整理します。

ユーザーは社員である

社内ポータルサイトは、ユーザーが社員に限られ、一般の人がアクセスできないのが最大の特長です。閉じられたサイトだからこそ、機密情報も扱える充実した内容になります。
ユーザーが社内に限定されている強みのひとつは、社員へのインタビューなどを通して、ユーザーインサイトを予め把握することができる点です

インサイトは、ユーザーが言語化できていないニーズを指します。具体的には、ユーザーが抱える課題や問題、欲求や要求、行動の背後にある動機や意図など、ユーザーの内面的な要素を把握することを指します。 ユーザーインサイトを予め把握することができる強みがあるにもかかわらず、インサイトなどを定義しないままなんとなく社内ポータルのコンセプトやUIを設定してしまう企業が多く見受けられます。これは大きな間違いです。

社員はサイトのUIやデザインに関して不便を感じていたとしても、なかなか意見を口にしないものです。ポータルサイトは会社の仕組みの一環と捉えているので、使いやすくしようとわざわざ働きかける人よりも、不満を持ちながらも現状に従う社員が多いでしょう。徐々に不便なサイトにも慣れていきますが、業務効率が悪くなったり、社内コミュニケーションに齟齬が生じたりするマイナス面は修正されません。このようにサイレントクレームがあることを想定に入れて初期段階からユーザーの利便性について、感想などをやりとりするのが賢明です。

一般大衆向けのWebサイトであれば、ログやコンバージョンを確認することで、利便性や不満がある程度数字で見えてきます。しかし社内ポータルは一般向けのWebサイトとは質が異なるものです。ログだけではなく、社員へのインタビューやアンケートなどの認知データを活用して、状況を見ていく必要があります。要望があれば改善を施し、利便性が向上したかも含めて丁寧に確認しましょう。

情報は企業特殊情報であり、整理することは非常に困難

社内ポータルのデザインを、かっこよくリニューアルしたいということもあるでしょう。しかし、一般的なWebサイトと同じ感覚でサイトのデザインを「かっこよく」変えてしまうのは、「情報がどこにあるのか分からない」などの混乱のもとになります。

ユーザーにとって正しいリニューアルであれば、サイトの利便性向上につながります。
例えば社内ポータルサイトでは、使われる言葉が一般的な意味や表現とは違って、社内だけで通用するハイコンテクストな情報になっていくことがよくあります。社内特有の略語などが多く見られ、前提の文脈なしでは正しく読めないものになるのです。これだと、新たに組織に入ってきた人にとっては不便です。さらに年月がかなり経っている場合、そもそもの意味や文脈が変化していることすらあり、情報を正しく受け取ることが非常に困難な状態になっていることも多いでしょう。特殊な情報を扱う場所だからこそ、ユーザーに正しく伝わるよう改善が必要です。

社内コミュニケーションの場ともなる

社内ポータルサイトは情報をまとめる場所ですが、昨今では社内コミュニケーションが交わされる場所としても位置づけられます。社内ポータルサイト上に、双方向でメッセージを送り合える機能を加えたり、社長メッセージなどの動画をアップしてメディアとして使ったりするケースも多く見られます。

このように社内ポータルサイトは、コミュニケーションサイトとしての役割を持っていますが、の自社のコミュニケーションに沿ったポータルサイトに仕上がっていなければ、うまく機能しません。社内ポータルを活用して社内コミュニケーションを変革したい場合には、コミュニケーションのスタイルにあわせてサイトを改修していく必要があります。

社内ポータルサイトのデザインのコミュニケーションの設計

社内ポータルサイトは、社内のコミュニケーションを深めていくことに役立ちます。以下では、社内ポータルサイトが社内コミュニケーションをどのように促進するのかに触れていきます。段階的にサイトが及ぼす効果が変化し、コミュニケーションは活性化していきます。

情報の倉庫

初期段階の社内ポータルサイトは、便利な「情報の倉庫」という状態です。必要な情報が一元化されて、わかりやすく整理されており、誰もがいつでも簡単にアクセスできる状態です。社内ポータルサイト内で検索をかけたりカテゴリーから探したりすることで、時間をかけずに知りたい情報にアクセスできるでしょう。

もし、多くの社員が抱きそうな共通の疑問があれば、予めサイト上にFAQ(よくある質問)を掲載して対策しましょう。管理側とユーザーの双方の負担軽減になります。

社内ポータルサイトの利便性の高さは、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑化します。情報の鮮度を保つためにも、適切な頻度で更新を行うことも忘れてはなりません。

コミュニケーションの場

社内ポータルサイトはコミュニケーションの場として、組織全体のコミュニケーション文化を底上げしてくれる可能性をもっています。単に会社と社員のコミュニケーションになるだけでなく、社員同士がコミュニケーションをする場にもなりえます。

例えば社内掲示板、チャット機能などのコミュニケーションツールを導入すれば、いつでもどこでも、ニーズに応じたタイミングでコミュニケーションを行うことができます。デジタル上で、従業員同士がスムーズに交流できるようになり、情報のやりとりが活発化して、業務の効率やチームワークの向上につながることが期待されます。

デジタルワークプレイスとしての活用

社内ポータルサイトをデジタルワークプレイスとして活用することも可能です。個人レベルだけでなく組織全体でナレッジが共有され蓄積されていき、さらにコミュニケーションのログが残ります。後でなにか必要な情報が出てきたら、簡単に事後確認することもできます。同じ空間にいなくても遠隔でコミュニケーションをとれるようになり、情報共有のハードルが下がり、協業が進むでしょう。

デジタルワークプレイス化の促進は、業務の効率化につながり、アウトプットの品質向上や、その他さまざまな改革が期待されます。新しい変化を促すために、サイトを情報発信がしやすいデザインにしたり、検索の利便性を高めたりといった仕組み構築が重要となります。

デジタルワークプレイスで実現できる働き方改革について詳しく知りたい場合は、以下を参照してください。

社内ポータルサイトをデザインする際のポイント

社内ポータルサイトを作る際には、目的に沿ってデザインを戦略的に考える必要があります。以下では、効果的なデザインを完成させるために留意しておきたいポイントをまとめます。

情報の整理整頓

そもそも情報が整理されていない場合、ポータルサイトを作っても意味がありません。ハイコンテクストな言葉は定義を明示するなどして、共通の前提を整えるようにしましょう。同じ前提のもと、社内の全員が情報にアクセスできれば、問い合わせなどを減らすことができ、社内の管理部門にとっても、現場にとっても時間節約になるでしょう。

また、現段階において、申請書や契約書などの各書類が、紙やPDF、エクセルデータで入り混じっていることはないでしょうか。このあたりは法務部門が契約書を体系化し、Web化に適した形式になっているか見直す必要があるでしょう。

誰にとって最適な情報設計なのかを考える

ユーザーは多くの場合従業員なので、従業員が求める情報を効率よく得られるように、デザインを整えていきます。オーナーと従業員では、興味を持つ情報にばらつきがあるものです。オーナーは、経営などのビジネスに役立つ情報に関心がありますが、一方で従業員は、自分の身の回りに関する情報にアンテナを張っています。

例えば異動・転勤などの人事情報や、評価に関する情報などは、従業員にとってとりわけ興味の深いジャンルです。また、従業員にとっては、トップメッセージはそこまで重要には感じられないでしょう。トップメッセージは、あくまで企業から出されるメッセージであり、従業員の業務に直接的な影響があると感じられないからです。

しかし、サイトのエンゲージメントが上がれば、従業員も、企業からのメッセージに関心を持つようになってきます。エンゲージメントを上げるためにも、まずは従業員にとって役に立つ情報をまとめて、見やすい形式でまとめるのが第一歩となります。社内で使われる用語の定義を明確にして、誰でも理解できる情報へと整理しつつ、人事情報も、適宜アップデートしていくことで、サイト内の情報の鮮度を保ちましょう。

従業員の認知負荷を下げる

コミュニケーションテクノロジーの進歩は、人間の情報処理能力を圧倒するほど多くの情報を提供しています。しかし、多くの情報の解釈と処理は困難であり、私たちは限られた情報を深く理解することができません。これは、組織内のコミュニケーションでも同様です。

特に、社内ポータルでの情報共有やコミュニケーションでは、情報が膨大になりがちで、受け取る側は情報を選択しなければなりません。そのため、情報の伝達効率は低下してしまいます。複雑な情報を効果的に伝えるためには、認知負荷を軽減する工夫が必要です。

情報を分かりやすく伝えるためには、ストーリーテリングなどと用いて表現方法に注意を払わなければなりません。また、情報量自体を絞る必要があります。要点を押さえた明瞭なメッセージや、視覚的な手段を活用することで、情報の理解度を向上させることができます。


UIとUXについて

UI・UX改善を踏まえたデザインにすることも大切です。従業員が慣れるまでは、華美なデザインやパワフルな機能は避けたほうがいいでしょう。また、文字が多くて見にくいデザインも避けましょう。

一般的な自治体のWebサイトのように情報がぎっしりつまったサイトは、内容的には充実していても使いにくく、利用性が低いためユーザーにとってはいいものとは言えません。できるだけシンプルでわかりやすく、とはいえ抽象化しすぎないようなバランスが重要となります。そのために、使う言葉も単純化するのも工夫のひとつです。かっこよさを追求するのではなく、使いやすさに特化したつくりにしましょう。

社内ポータルサイトのデザインは段階的に変化させなければならない

社内ポータルサイトのデザインを変化させたい場合は、ユーザーの抵抗感を招かずに行うことがカギです。以下では、段階的に変化を起こすための方法をまとめます。

コミュニケーションの設計

ユーザーになじみやすいように、最初のレイアウトは見やすさを重視したデザインがおすすめです。同時にユーザーに前提知識、共通認識を刷り込むことで、シンプルな内容でも齟齬なく情報を受け取れる土壌を作り、コミュニケーションのコストを下げましょう。

「なにかデザインの変化を加えたい」となったら、まずは直感的にできる操作改善など、小さな変更から始めるのがおすすめです。変更の内容を周知し、ユーザーからのフィードバックをもらって改善を続けましょう。抵抗を招かない程度の変更を重ねながら、長期的には、情報密度がさらに高いデザインへと変化していけるでしょう。

ログやコミュニケーションの段階設計

デザインの変化を段階的に設計することによって、ユーザーが変化に適応しやすくなります。コミュニケーションが円滑に行えるようになり、コミュニケーションコストを下げることができます。

ログの取得

サイトが充実しアクセスが伸びてきたら、サイトの状態を精査します。ユーザーがどのような情報にアクセスしているかをログで取得しつつ、アクセス数や閲覧時間なども取得し分析することでユーザーの行動パターンを把握し、よりニーズに合ったポータルサイトの姿を洗い出します。

アンケート

社内ポータルサイトのブラッシュアップにおいては、アンケート調査も有用です。変化の前後でデザインを比較し、使いやすさや見やすさに関する質問をしましょう。また、ユーザーに直接、改善案を募集してもいいでしょう。できるだけ多くの人に回答してもらえるように、実施期間や回答方法を明確に提示するのがコツです。回答が集まったら、集計し、分析します。デザインの改善案を見つけ、次の段階で取り組むべき課題を洗い出すなど、回答内容を吟味しながら役立てていきます。

デザインの改善案の策定

ログやアンケートの分析結果によって改善案が出てきたら、どのデザインで改善を行うかを決めます。ユーザーが求める情報をスムーズに探せるようなデザインへ改善しましょう。

改修と運用

ユーザーからのフィードバックをもとにデザインを改善したら、次は本番環境で展開します。変更を加えたことは、通知機能などでユーザーに知らせます。一気に大きくデザインを変えると、ユーザーが操作に戸惑い、抵抗感を生みかねません。ユーザーが変化に適応しやすいよう、変更は段階的に行います。その後の変更のペースは、ユーザーの反応やフィードバックを参考にしながら、マイナーチェンジを重ねます。

社内ポータルサイトのデザインの参考例

社内ポータルサイトのデザインは、実際の事例を参考にするとより理解できます。
例えば、散在していたデータを整理して、すべてを社内ポータルサイトからアクセスできるようにした企業もあります。あちこちに点在するツールを起動しなくても、社内ポータルサイトひとつで業務を始められることで、「情報の探しやすさ」を実現できます。

また、営業力強化と顧客満足度向上が課題となっていた会社では、新たに社内ポータルサイトを立ち上げ、全社がそのサイト上でコミュニケーションを行えるようになっています。

社内ポータルサイトを導入した企業の詳しい事例は、以下の記事から参考にしてみてください。

まとめ

社内ポータルサイトは、社内の情報共有に役立つ重要なものです。ユーザーにとって使いやすいサイトを作るために、コンテンツの配置などの設計を工夫しましょう。従業員とって最適な情報設計になっているかを常に意識して、UX/UIを向上していきます。もし既存の社内ポータルサイトを変えたい場合には、ユーザーの抵抗感を招かないように最大限の配慮をすることが重要です。使いやすい社内ポータルサイトで社内のコミュニケーションを深め、組織の力を高めていきましょう。

株式会社ソフィア

先生

ソフィアさん

人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。

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