社内イントラとは?導入のメリットと構築のポイントをご紹介

個人のインターネット利用率が80%を超える現在、インターネットという言葉を聞いたことのない人は今やほぼゼロと言っても過言ではありません。

しかし、同じネットワーク用語である「イントラネット」や「社内イントラ」という言葉については、未だ耳慣れない人も多いのではないでしょうか。

IT企業や大企業から中小企業まで導入している社内イントラ。
本記事ではその仕組みと機能、社内イントラの導入によって実現できる企業のメリットや、社内イントラ構築のポイントについてご紹介します。

社内イントラの仕組みと代表的なサービス

社内イントラはしばしばシステム部門の範疇だと思われがちですが、人事や広報の方々にとっても関わりの深い重要なツールです。まずは社内イントラについて解説します。

社内イントラとは

イントラ(intranet)とは「intra(内部)」と「net(ネットワーク)」という英単語を組み合わせた造語で、「インターネット(internet)」と同じ技術を使用した、組織内での情報通信網を指します。世界中の端末から接続できるインターネットに対し、イントラネットは企業や学校といった組織の限られたユーザーだけが接続可能なネットワークを意味します。したがって「社内イントラ」とは「社内」に限定した通信網ということになります。

イントラの仕組み

先述の通りイントラネットはインターネットの技術を利用したネットワークです。そのためユーザーは、普段インターネットで使用しているブラウザやメールソフトを介してイントラネットに接続することができます。

ドキュメントをアップロードすれば社員間で共有ができますし、HTMLファイルをアップロードすれば社内ポータル(窓)サイトとして社員が閲覧することもできます。そのほかにもさまざまな機能を実装できますが、一から開発することは少なく、一般的にはITベンダーが提供する「グループウェア」と呼ばれるサービスを導入し、自社のシステム上に構築していきます。現在は自社専用のプライベートクラウドを利用することもあるほか、社内のパソコンだけでなく社外でモバイル端末からアクセスすることもできるようになっています。

イントラの昔と今

イントラネットが果たす役割は、社会的ニーズの変遷に伴って昔と今とで大きく変化しています。昔はドキュメントや各種ファイル、データの保管と管理を主な目的として利用されており、社内イントラは言わば「情報の倉庫」としての役割を担っていました。

その後社内イントラは、「情報の倉庫」としての役割から、企業からのメッセージを従業員に伝達、共有することのできる「コミュニケーションツール」としての役割を持つように変化してきました。更に昨今では、デジタル上の「ワークスペース」に変化を遂げています。

現在の社内イントラは、いつでもどこからでも同じ環境で共同作業や情報共有が可能となる「デジタルワークプレイス」としてさらなる進化を遂げ、新たな潮流となっています。従業員間同士のコラボレーションを活性化するために効率的なツールが開発され、さまざまなデバイスからアクセス可能な文書管理システムや、ナレッジ共有を目的とした社内Wikiなども利用できるソーシャルプラットフォームを備え、簡易なAPI連携でサードパーティ製のアプリケーションも組み込むことができるシステムとして提供されています。

社内イントラに欠かせない重要な8つの機能

前述のように、昔と今で社内イントラの姿は大きく異なっています。次に、今日の社内イントラに欠かせない8つの機能について解説します。

  1. ソーシャル機能

    従業員同士が効率的かつ生産的な方法で連絡を取る機会が多いほど、職場のパフォーマンスは向上します。そこで今日の社内イントラに欠かせなくなっているのが、社員同士をつなげ、気軽なコミュニケーションを促すソーシャル機能です。社員の積極的な利用によるコミュニケーション促進を期待するなら、メンション・コメント・いいね 機能や、モバイル対応など、社員がプライベートで使い慣れているSNSと遜色ない機能やUIを備えたツールを採用しましょう。

  2. 充実した検索機能

    社内イントラネットの利点は、分散化された全社情報および従業員情報を単一なプラットフォームに格納することで、横断的な検索が可能になることです。しかし、社内イントラ上の検索エンジンの使い勝手が悪ければ、必要な情報を取り出すのに時間が掛かり、生産性が下がる結果となります。ドキュメント全文検索や、機能を横断した検索など、充実した検索機能を持つツールを選びましょう。

  3. パーソナライズ機能

    Web上のサービスを利用する際に、自分の興味・関心に合わせた情報が提供されることは、今日では当たり前になりました。社内イントラのシステムにおいても、最新のAIを搭載して、ユーザーの属性や興味・関心に合わせた情報がポータルサイト上に優先的に表示できるものが登場しています。また、プロジェクトやスキルへのタグ付け、よく利用するコンテンツへのリンク追加など、個人がカスタマイズできる機能と合わせることで、より効率的な情報収集を可能にします。

  4. ピープルアナリティクス機能

    ピープルアナリティクスとは、社員のモチベーションや活動状況などに関する社内のさまざまなデータを横断的に分析し、個々に最適な職場や働き方を考えるための手法です。グーグルやフェイスブック、アクサ生命保険など、ピープルアナリティクス専門の部署を設立する企業も増えてきました。イントラネット上にパルスサーベイ(アンケート)機能や、アクセスログおよび投稿内容の解析など、ピープルアナリティクス機能を持つイントラネットシステムも登場しています。

  5. 最先端のメディア機能

    従業員の日常的な利用を促進するためには、文字ばかりでなく、画像や動画、スライドやグラフの埋め込みなど、さまざまなメディアを使った情報発信が効果的です。より分かりやすく魅力的なコンテンツ発信を可能にするために、イントラネットのシステムが最先端のメディアに対応しているかどうかを必ず確認しましょう。

  6. モバイル対応

    企業のデジタル活用推進のためには、「いつでも・どこからでも」利用しやすいシステムであることが必要です。イントラネットのシステムも、スマートフォンアプリをインストールすることで、会社支給のスマートフォンや個人のスマートフォンからアクセス可能なものが増えています。営業など外出の多い社員や、日常的な業務にPCを使用しない社員が多い場合はとくに重要性が高い機能となります。

  7. CMS機能(コンテンツ管理・制作)

    イントラネットの利用を促進する手段の一つとして、従業員へコンテンツ発信の権限を付与することが挙げられます。例えば、部門、部署ごとに自由にコンテンツ作成ができるスペースを割り当てるなどです。職場紹介や取り組み紹介などを従業員が自主的に発信することで、よりオープンに社内で意見を交換したり、関心の高い取り組みや社内動向の情報をキャッチしたりことが可能になります。これを実現するためには、投稿の権限やページを管理するCMS機能が必要です。

  8. 使いやすいユーザーインターフェース

    イントラネットを活用して業務効率を向上するためには、使いやすいユーザインターフェース(UI)も重要です。ユーザーが普段社外のWebサイトやアプリケーションを利用する際には「直感的に操作方法が理解できる」ことが前提となっています。もし社内ポータルサイトの情報が整理されておらず、どこに何があるかわかりにくかったり、メニューやボタンの操作が分かりづらかったりすれば、ユーザーの業務効率は落ち、イントラを活用するモチベーションも下がるでしょう。社内イントラとはいえ、一般ユーザー向けと変わらないクオリティを提供することが重要です。

デジタルワークプレイスとは

デジタルワークプレイスとは、チャットやオンラインミーティング、共有可能なToDoやスケジューラー、ファイル共有などの機能を一ヶ所にまとめた、プラットフォームとしての役割を持つツールです。
日常業務で利用頻度の高いこれらの機能を一つの場所に集約することで、業務効率や生産性の向上を図ることができます。さらに、働き方改革やテレワークの導入など今の時代に求められる、時間や場所に縛られることのない柔軟な働き方を実現しうるツールでもあります。

社内イントラの代表的なサービス

ドキュメントの保管や管理、情報共有やコミュニケーション機能、またこれらの機能を一つに統合できるサービスを「グループウェア」と呼び、多くのツールが販売されています。以下に代表的なサービスを6つ紹介します。

Notes(HCL テクノロジーズ社)

IBMの子会社であるLotus社が1989年に開発し、グループウェアという言葉を世に普及させた立役者ともいわれる古参のサービスです。5000人規模以上の大企業を中心に、ひと昔は大手都市銀行では導入率が100%ともいわれていました。ドキュメント管理、社内掲示板、データベース、スケジューラー・メールなどの機能を備えています。

ArielAirOne for COMPANY(ワークスアプリケーションズ社)

Notesの開発に従事していた技術者が独立し、大規模組織に向けた新たな情報共有システムとして開発・リリースされたサービスです。Notesの主要機能に加えてワークフローシステム(申請・承認・決済・保管の電子化)までもオールインワンで導入できる点が強みです。

サイボウズ ガルーン(サイボウズ社)

日本国内の中堅企業から大企業においてシェア率1位を誇るグループウェアであり、国産のため日本人になじみやすい操作性が特徴です。これまで挙げた主要機能はすべて網羅しています。

intra-mart(NTTデータ・イントラマート社)

intra-martの強みは、既存のワークフローシステムに加えて納品プロセスや受注生産プロセスといった現場での業務管理機能まで網羅している点です。またサイボウズ ガルーンと同様、日本の組織に最適化されたグループウェアであり、海外と比べて稟議から決済までの流れが複雑な本国のワークフローに対応できるほか、組織改編や人事異動などの企業の変化に応じてフローの変更が簡単に反映できる点も大きな特徴です。

Microsoft 365(旧:Office 365)(マイクロソフト社)

これまで「Office 365」という名称でしたが、2020年4月22日に「Microsoft 365」へと名称が変わりました。Officeといえば業務において欠かせないソフトウェアですが、クラウドサービスを通じてこれらのソフトをフレキシブルに利用できるほか、ライセンスを一元管理できるようになっています。端末もパソコンのみに留まらず、マルチデバイスでの利用も可能です。またビデオチャットサービス「Skype」やポータルサイト構築・ファイル共有サービス「SharePoint」なども統合され、デジタルワークプレイスとしての強みも持っています。

Google workspace(Google社)

Google workspaceは企業向けのグループウェアであり、デジタルワークプレイスとしての役割を持っています。ほとんどの機能がデバイスへのインストールを不要としており、クラウドサービスを介してオンラインで利用可能な点が特徴です。GmailやGoogleドライブ、Google Meet(旧Google ハングアウト)、Google カレンダーやGoogle ドキュメントなどのツールを企業用に拡張して一ヶ所に集約し、業務効率や生産性の大幅な向上を図ることができます。全世界で500万社を超える企業が導入しており、小規模から大規模まで企業規模を問わず利用可能である点も大きなメリットです。

社内イントラに含まれる代表的なサービスやアプリケーション

社内イントラに含まれるサービスやアプリケーションの概要とメリットをいくつか紹介します。

  • 社内掲示板
    社内連絡事項を従業員に伝えるためのサービスです。
    連絡事項やスケジュールなどの情報を一元管理することができ、ソフトウェアから各従業員へ通知を送ることができます。緊急性の高い用件なども全従業員に素早く伝えられることがメリットです。
  • 社内Wiki
    Webブラウザー上から、手軽に社内向けWebページを編集できるツールです。社内手続きなど全社的な共有事項や、個々の業務マニュアルなど幅広い内容を社内に共有でき、共同編集も可能です。ドキュメントを個別に作成・送信するよりも効率よく連絡事項やノウハウ、ナレッジを社内に共有することができ、連絡や社内問い合わせへの対応業務削減や、ノウハウの属人化防止に役立ちます。
  • ビジネスチャットツール
    LINEのように、1対1やグループでリアルタイムにメッセージのやりとりができるツールです。メールとはちがって件名やあいさつなどが必要ないため効率的で、1つのテーマについて1つのチャットルームを設けることで、情報やファイルを一ヶ所に蓄積していくことができます。また、チャットルームはメンバーの入れ替えができるため新任の担当者も過去の流れを確認することができ、口頭で説明したりメールを転送したりする引継ぎの手間が軽減できます。多くのビジネスチャットツールはモバイルからも利用可能なため、移動中などにも確認・返信できることもメリットです。

  • 社内SNS
    Facebookのように個人が情報発信をしたり、コミュニティを作ったりできるツールです。職場のチーム内はもちろん、部署の垣根を越えてコミュニケーションを行ったり、同じ業務を担当する他地域の社員と情報交換したり、同じ興味・関心のある他地域の社員とつながったりすることもできます。日報など職場内のやりとりに社内SNSを利用することで業務を効率的に行うことができ、社内ナレッジシェアなどにも役立ちます。

  • Web社内報
    トップメッセージや決算情報、会社のニュースなど、会社から社員に伝えたい情報を記事にして掲載するツールです。内容は会社によってさまざまで、会社の経営方針や遂行中のプロジェクト概要、社内行事やセミナーのお知らせ、社員紹介などが一般的です。

紙媒体よりも情報発信がスピーディで、発行後の加筆訂正も容易なことも大きなメリットであり、多くの企業で取り入れられています。

社内イントラのメリット

「情報を保管・管理する倉庫」から「コミュニケーションプラットフォーム」、そして今では「デジタルワークプレイス」へと進化を遂げた社内イントラを導入するメリットについて具体的に解説します。

社員の相互コミュニケーションを活性化させる

双方向性のコミュニケーション機能やソーシャル機能によって、タテ・ヨコ関係なく社員全体のコミュニケーション活性化を促します。コミュニケーション機能として一般化しているのは、ブログや掲示板、ポータルサイト、チャットなどでしょう。昨今のトレンドは後者のソーシャル機能であり、デジタルワークプレイスには従業員のプロフィール機能や業務履歴の共有機能、従業員がコンテンツの発信源となる機能などが盛り込まれています。FacebookやTwitterの社内版と想像していただければわかりやすいでしょう。

組織のビジョンやミッションを浸透させる

コミュニケーション機能やソーシャル機能によって組織と従業員との関係性が深まり、従業員のエンゲージメントが高まります。このような状態においては組織のビジョンやミッションを従業員が自分ごととして受け入れやすくなります。なお、組織発信のコンテンツに関してはどういった主旨のメッセージを発信し、どう共感を得てどう共鳴・共振させるかというコミュニケーションデザインやストーリーを入念に設計しておく必要があります。

業務効率や生産性の向上

デジタルワークプレイスは、日常業務に不可欠なツールを一ヶ所に集約しさまざまなデバイスで利用できるようにすることで、時間や場所に依存しない革新的な働き方をもたらしました。いつでもどこでもフレキシブルに働くことができ、必要に応じてアクセスする場所が特定の一ヶ所だけで完結し、複数の端末をまたいで一瞬で共有できるというネットワークを駆使した新たな業務環境は、必然的に業務効率や生産性の向上へとつながります。

部署を超えたコミュニケーションの場となる

従来の掲示板に加えて社内ポータルにソーシャルな機能を持たせて交流を図る施策や、バーチャルなチームをネットワーク上に作りオンラインとオフラインの双方でプロジェクトを進めていく施策の実施によって、組織を横断したメンバー同士で部署の垣根を超えた相互コミュニケーションが生まれる場となります。現在のグループウェアがこうしたソーシャルな機能を有するまでに発展したことから実現したメリットといえるでしょう。

社内イントラ構築のポイント

社内イントラの構築と聞くとシステム担当者だけが把握しておけばいい情報のように思われがちですが、これは大きな誤りです。社内イントラがコンテンツの発信やコミュニケーションを行うプラットフォームになることや、業務効率化、生産性の向上に寄与するということを踏まえると、人事や広報部門、さらには働き方改革の推進や全社的なプロジェクトの企画を立案する部門の担当者もポイントを理解しておく必要があります。また、これから普及の予測されるデジタルワークプレイスの領域においては、業務フローや業務上のコミュニケーションの形態まで見直す必要があります。トップダウンで導入するのではなく、あらかじめ現場の従業員を巻き込み、システム変更に対する現場の理解を得ながら進めることも重要なポイントです。

システム調査・分析

社内イントラに限らず新たな社内制度を導入する際の必須事項でもありますが、社内イントラ導入の際は「目的・ゴール」をあらかじめ明確にしておくことが重要です。目的が曖昧になると誰にとっても不要なツールと化し、次第に形骸化してコストだけが延々と残り続けることになります。

また、システム導入はあくまで手段であり、それ自体が目的には決してなり得ません。自社の課題を洗い出し、その中で社内イントラの導入によって解決できるものがあれば、どういった形でそれを実現するのかという導入計画と、導入後の変革プロセスを入念に立案する必要があります

調査は部門ごとに行います。システム部門へは、社員から受ける問い合わせの内容についてヒアリングしておくとともに、システム部門を経由せず社員が自身でアクセスしてほしい情報や、アクセスしたいと社員から頻繁に要望が届く情報を把握しておくと、社内イントラ上に保管する情報や格納場所の選定がスムーズになります。

また、社内コミュニケーション企画を行うコーポレート部門や担当部門へのヒアリングも必要です。社内コミュニケーションにおける課題は現場と本社との間で乖離している場合が非常に多く、各部門の異なる課題感をきちんと捉えておかないと、どこかでズレが生じることになるでしょう。

そして最後は現場へのヒアリングです。社内イントラを中心に情報管理やデジタルワークスプレイスの浸透を実現したいのであれば、それらをもっとも多用するユーザー、すなわち現場スタッフのニーズを把握しておかなければなりません。現場の声が反映されていないシステムは、必ず使われなくなります。導入にあたってはこういった調査や分析が重要です。

チェンジマネジメントの策定

イントラネットの機能や役割が変化している中で、使う側のワークスタイルも変化する必要があります。「ofice365」などは、クラウド製品であり、個別の企業の事情にあわせて機能を開発する前提のツールではありません。
目的やゴールに向けて、システムを変えることはもちろんですが、業務やワークスタイルなど、組織のあり方も並行して変えていく必要があります。システム変更にともなう業務変革や、それに対する現場の混乱や抵抗などの問題もあらかじめ想定したうえで、課題を洗い出し、変革のシナリオを作成することが重要です。コーポレート部門を中心に事業部門などからもメンバーを選出し、プロジェクトチームとして取り組むことをお勧めします。

社内イントラの要件定義

事業部門や人事・広報部門などの社内コミュニケーション担当部門、システム担当者との認識統一が重要となる部分です。実装したい機能や実現したいコミュケーション、そしてワークスタイルなどを共有した上で、自社システムの特性や部門連携の観点からどのような運用が現実的か、どういった機能であれば導入が可能か、どういった形で導入することになるかということを事前にすり合わせておく必要があります。

上記は1例ではありますが、コミュニケーションやワークスタイルと各機能の役割や特性を「コミュニケーションと場(ツール)の整理」し可視化しておくも重要です。

社内イントラツールを選定・構築する

要件が固まったのちにグループウェアを選定し、社内イントラの構築フェーズに移行します。業者との打ち合わせには、プロジェクトチームや社内コミュニケーション担当部門とシステム部門が一緒に出席することが望ましいでしょう。

社内イントラの運用体制の構築、運用ポリシーの策定

当たり前のことですが、せっかく莫大なコストを投入して社内イントラを構築しても、それがどういった目的で導入に至り、それによって何を実現したいと考え、社員にとってどのように活用されるべきかまでをきちんと共有しておかなければ、現場に無用な混乱を招くことになります。

また、運用側においても人員の入れ替わりなどで当初の目的を見失わないよう、長期的な運用ポリシーを明確に定めておくことが重要です。運用には各所のリソースを割くことになるため、運用体制も決めておいたほうがよいでしょう。特にクラウド型(Microsoft 365など)の基盤であれば、導入の告知だけでなく現場への活用支援も含めて実施しなければ、運用の体制やポリシーを策定してもまったく機能しません。

コミュニケーションのチェンジマネジメント

かつて社内システムは業務に合わせて開発するものでしたが、現在はクラウド製品が中心となり、「システムに合わせて業務や組織を変革する」ことが業務効率化の近道となっています。
そのため、システム導入と同時に組織変革を進めることが必要になります。システム導入はひとつの通過点で、そこから始まる継続的なチェンジマネジメントが本丸です。目的・ゴールの達成に向けて、あらかじめ描いたチェンジシナリオに基づいて変革活動を推進し、効果測定と改善を繰り返します。

まとめ

社内イントラは今や単なるドキュメント管理に留まらず、デジタルワークプレイスという新たな働き方を実現するプラットフォームの役割を持つツールとなりました。しかし、「なぜ自社に社内イントラが必要なのか」という当初の目的を見失うと、せっかく社内イントラを導入してもまったく機能しない可能性があります。また、コンテンツ担当部門だけで動くとシステムの構築や運用にトラブルが起きたり、逆にシステム担当部門だけで動くと現場のニーズに合った機能やコンテンツにならなかったりするという問題が生じます。導入に際しては部門間の密な連携と徹底した計画のもとで進めていくことが重要です。

 

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