コミュニケーション手段に最適な社内SNSとは?おすすめツールの紹介

#ICTシステム活用支援#エンタープライズソーシャル#コミュニケーション#メディア&コンテンツ#働き方

02.Sep.2020

社内コミュニケーションを活性化させる手段のひとつに、社内SNSツールの導入があります。社内SNSとは、FacebookやInstagramなどのようにアカウントを作れば誰でもフォローすることのできる一般的なSNSとは異なり、企業内のコミュニティに限定してSNSを運用するためのツールです。

この記事では社内SNSの導入を検討している方に向けて、社内SNSが果たす役割や、導入を成功させるポイント、さらにおすすめのツールまで紹介していきます。

社内SNSの役割

まずは、社内SNSにはどのような役割があるのかを確認しましょう。

社内の風通しをよくする

社内SNSのもっとも重要な役割は、社内のコミュニケーションを活性化させることです。同じ社内にいても、部署が違えばコミュニケーションを取る機会はそれほどありません。ましてやフロアが違ったり、社屋が違えば顔を合わす機会がないことも多いでしょう。社内SNSはそういった関係を改善し、縦と横のつながりを強化することで社内の風通しをよくします。

ノウハウ共有

社内SNSには、ノウハウの共有を容易にする役割もあります。企業内では、それぞれの部署が有益なノウハウを持っていても、部署内のみで共有され、社内で共有されることはないことが多いでしょう。しかし社内SNSを活用すれば、有益な情報を社内に一斉配信し、いつでも閲覧できるようにストックすることも可能になります。

進捗管理

社内SNSには、タスクやカレンダーを共有できるツールもあります。プロジェクトごとにグループを作っておけば、メンバー内でそれぞれの進捗を管理することが可能です。進捗に遅れが出ているメンバーへの声かけやフォローも、社内SNSツールであればチャットやタイムライン上で気軽に行えるというメリットもあります。

社内SNSの導入例

社内SNSは、ツールを導入すればすべてうまくいくわけではなく、失敗することもあります。ここからは実際に社内SNSを導入したときの、失敗例と成功例を見てみましょう。

社内SNSの導入失敗例

まずは社内SNS導入の失敗例を紹介します。

・導入目的があいまいで浸透しない

導入目的を明確にすることなく、社内SNSツールを取り入れた場合には、運用がうまくいかず浸透しない確率が高くなります。とくに、すでに使い慣れたコミュニケーションツール(メール、掲示板など)がある場合には、新しいツールの使い方を覚える必要性を理解してもらえない限り、なかなか移行は進みません。また目的に応じて、このときにはこのツールを使うといったルールを明確にしておかないと、複数のツールが同時に運用されることになり、混乱やトラブルを引き起こす可能性もあるでしょう。

・社内SNS内での炎上が起こる

社内SNSでも、通常のSNSと同じように、好ましくない情報発信がなされたり、書き込まれたことに対する誤解などから炎上する可能性があります。コミュニケーション改善のために導入したのに、炎上騒ぎが起こって社内がギクシャクするようでは本末転倒です。
しかし実際のところ炎上騒ぎは、匿名であるがゆえのトラブルであることがほとんどです。そのため社内SNSは、実名で運用する限り、炎上のリスクはある程度避けられます。その一方、そもそも会社内に問題があって社員が不満などを抱えている場合には、実名で運用すると投稿自体がなされません。実名で運用したときに活発なコミュニケーションが見られるかどうかは、会社のコミュニケーションの現状を如実に表すと考えてよいでしょう。

・一部の従業員しか利用しない

通常のSNSと同様に、社内SNSでも活発に発言する人、見守る人とそれぞれのスタンスは分かれるものです。やがて活発に使う人たちだけで独自のコミュニティができあがってしまい、ほかの人はただ傍観するだけになる可能性もあります。また双方向のコミュニケーションツールであるにもかかわらず、上司からの一方的な伝達にしか利用されないこともあるでしょう。つまり社内SNSは、ある意味社内のコミュニケーションの現状を映す鏡であるといえます。現在、活発なコミュニケーションが社内に存在していないのであれば、ツールを入れたからといって自然発生するわけではありません。

このように、社内SNS導入の失敗のほとんどは、「ツールを導入すればコミュニケーションが生まれる」という幻想が引き起こしています。「社内SNSを入れて部署間の壁を壊したい」「オープンなコミュニケーションを実現したい」といった目的は、ツールを入れたからといって実現するのわけではありません。ツールはただの「手段」であり、コミュニケーションを生み出す魔法の道具でないことをしっかり理解したうえで、どのようにすれば成功へと導けるのかを考えていきましょう。

社内SNSの導入成功例

それでは続けて、社内SNSツール導入の成功例を紹介します。

・業務遂行がスピードアップする

社内SNSの導入のメリットとして、業務遂行のスピードアップが図れることが上げられます。社内SNSが社内で浸透すると、まず社内メールの数の減少が見られるでしょう。メールは件名を考え、形式を守らなければならないという風潮がありますが、社内SNSなら簡潔にメッセージを送れ、時間を短縮できます。また会議の代わりにグループチャットなどである程度の打ち合わせを済ませられるうえ、データの共有なども簡単なので業務の効率化が進みます。

・情報共有の質が高まる

情報共有の質が高まることも、社内SNS導入の利点です。プロジェクトなどを進めるときに、情報共有にメールなどを使用すると、CCを利用した際に抜け漏れが発生するなど運用が煩雑になることがあります。しかし社内SNSを利用すれば、1カ所に投稿するだけですべてのメンバーと情報を共有できます。また途中から参加するメンバーがいる場合でも、メッセージをさかのぼって確認できるため、キャッチアップも容易です。

・横断的なコミュニケーションが発生する

社内SNSは、社内の横断的なコミュニケーションにも役立ちます。同じ社内であっても、部署が違えばコミュニケーションを取る機会はなかなかありません。しかし部署を超えてコミュニケーションできる場として社内SNSを運用することで、従業員同士の距離が近くなり、相互理解が進むことが期待できます。社内で横断的なコミュニケーションが取れるようになると、新たなプロジェクトが創出される、トラブルが起こった際の問題解決が速くなるなどさまざまな効果が期待できます。

以上3点の成功例を紹介しましたが、SNSを運用してこれらの効果を出していくには、それなりの専門技術が必要です。海外では「コミュニティマネジメント」という職種が存在しており、一般の社員が通常業務と並行して行うには、社内SNSの管理・運用は負担が大きい業務です。社内にコミュニケーションの専門家がいない、もしくはそのポジションを置くことができない場合、運用の外注を検討してみてはいかがでしょうか。

システムが入っただけでコミュニケーションが発生するわけではない

導入に成功すれば、さまざまな効果が期待できる社内SNSですが、システムを導入すれば、それだけでコミュニケーションが自然発生するわけではありません。そもそも個人が自ら進んで何かを発言するという企業文化のある会社は日本では少なく、ツールを入れただけではなにも変わらないのが現実です。

そのため、社内SNSのシステムを導入するときには、社内のコミュニケーションスタイルを変容させるという強い目的を持ち、それを従業員が明確に認識していなければなりません。まずはシステムをきっかけにオープンなコミュニケーションができることを期待しているという意志を、しっかりと経営トップから従業員に示しましょう。そのうえでコミュニケーションを円滑に進めるための環境作りを考えていくことが重要です。

導入を成功に導くポイント

それでは社内SNSのシステムの導入を、成功に導くポイントを紹介していきます。

・目的を明確にする

社内SNSの導入を考えるときには、コミュニケーションを活性化させる以外にも、細かな情報伝達をする、もしくは組織管理を強化したいなど、さまざまな目的が考えられます。本来の目的が従業員に伝わらない、あるいは誤って伝わってしまえば、導入はうまくいきません。導入時には社員へ社内SNSの目的を明確に伝えるとともに、目的に合わせて、またトラブルを防ぐためにも、ツールのおもな用途や利用シーン、使用ルールなどについてのガイドラインを作成しておきましょう。

・必要な機能が備わっているか確認する

社内SNSツールはさまざまな種類があるため、目的に合わせて選ぶことが大切です。社内のコミュニケーション活性化が目的であれば、SNS機能さえ備わっていれば問題ありませんが、プロジェクトの進捗管理やタスク管理も行いたいのであれば、そういった機能がついているものを選ぶ必要があります。また現在使用しているツールと外部連携したい場合には、可能かどうかも確かめましょう。ツールをいったん導入すると、再度変更するのは難しくなるため、慎重に選ぶようにしましょう。

・フラッグシップアプローチを採用する

社内SNSに限らず、何か新しいシステムを導入するときには、まず小さい範囲で導入して利用しながら必要なルールを作り、そのチームをシステム導入の「フラッグシップ」と位置付けると成功の可能性が高まります。少人数で試行することで、導入時に起こり得るトラブルや問い合わせ等を事前に想定することができるため、その経験をもとに全社展開時に必要となるルールやガイドラインを構築し、マニュアル配布や研修を行うことで全社導入をスムーズ化できるでしょう。

・暗黙の「安心安全の場」を創る

立ち上げたばかりの投稿の少ない社内SNS上に、自ら進んでコメントを投稿する人はそれほど多くはないでしょう。初めての職場や場所に行くときに気を遣うのとまさしく同じです。初めて社内SNSを利用する社員は、すでに投稿されている内容ややり取りをみて、どのような雰囲気なのかを確認し、何を投稿すればよいのかを考えるものです。

つまり上記のフラッグシップの段階で、社内SNSがどのような目的や用途で使用され、どのようなマナーで何を投稿するのかのルールを定め、先述したとおりガイドラインや研修等で伝えることが重要です。全社展開の最初の段階では、フラッグシップ参加チームや社内SNSを運用する事務局だけでなく、さまざまな部署、職種、世代の社員から社内SNSリーダーを選び、積極的に投稿して場を盛り上げていってもらうことで、「あの人が投稿をしているから自分も投稿してみようか」と思える場にしていくことも必要でしょう。参加者が安心感を持って投稿できる場となれば、コミュニケーションは自ずと拡がっていくはずです。

・業務の中にインクルードさせる

社内SNSを、業務と分けてしまうと成功しません。社内のコミュニケーションが目的だからといって、通常のSNSと同じようにプライベートな話題を中心に限られた相手とやりとりする前提で運用すると、従業員はあえて「社内SNS」を使用せずとも普通のSNSやメッセンジャーで用が足りてしまうため浸透しにくくなります。

かといって業務目的以外での使用を禁止してしまうと、用途が狭くコミュニケーションを活性化させるという目的が達成できません。そのためまずはフラッグシップでスタートし、オンの話題もオフの話題もとくに制限なく投稿していくとよいでしょう。全社的に活用を広げていく中で、社員が「これを業務に使うと便利だ」と実感し、自発的に業務利用を始めることが理想です。社内SNSの浸透具合を確認しながら、業務利用のノウハウや好事例を共有し、プロジェクトや社内連絡用のツールとしてメールの代わりに使用を促すなど、少しずつ進めるようにしてください。

社内SNSのおすすめツール

それでは、社内SNSを導入するときにおすすめのツールを6つ紹介していきます。

Workplace from Facebook

https://ja-jp.workplace.com

Workplace from Facebookは、チームやプロジェクトごとに作成できるグループやチャットはもちろん、ライブ動画配信などの機能を備えた社内SNSツールです。さらにDropboxやGoogle Drive、TrelloやZoomなどさまざまな外部アプリとの連携が可能なので、使い慣れたツールを使い続けながらより幅広い運用が可能です。

LINE WORKS

https://line.worksmobile.com/jp/

LINE WORKSは、チャット以外にも、掲示版やカレンダー、アドレス帳、アンケートなど仕事で活用できる機能を備えたビジネス版LINEです。組織やプロジェクトメンバー間で、トークやノートを利用してファイル共有も可能です。多くの人になじみのあるLINEと同じ使い勝手なので、導入したその日から違和感なく簡単に使えることがポイントです。

Beat Shuffle

https://www.beat.co.jp/

Beat Shuffleは複雑な操作を覚えなくても利用できるため、社内にITリテラシーの差がある場合でも、社内SNSが定着しやすいことがポイントです。トピックごとのコミュニティの設定や、1対1もしくは複数でのチャット機能を備えたトークルームなどが利用可能です。ロゴやデザインの変更も可能で、愛着を感じる自社オリジナルのSNSを作り上げられます。

Talknote

https://talknote.com/

Talknoteはチームで情報を共有するためのグループ、スピーディーなやりとりをするためのメッセージ、そして業務を管理するタスクと必要最低限の3つの機能に絞ったシンプルな社内SNSツールです。ユニークな機能として、アクセス時間や投稿数といったデータの解析も可能で、社員の意識・行動の変遷にも注視できます。ファイル添付やほかのツールとのメール連携も可能です。

Chatter

https://www.salesforce.com/jp/chatter/overview/

ChatterはCRMシステムであるSalesforce内の社内SNS機能です。Chatterではチームやプロジェクトごとにグループを作成し、フォローすることで情報共有を行います。営業やカスタマーサポートの部署で利用されることが多く、顧客に向けた提案資料などをフォローしたり、通知することでノウハウ共有が活性化できます。ほかにもアンケートやQ&Aの作成なども可能です。

Yammer

https://www.microsoft.com/ja-jp/yammer/

Yammerは、Microsoftが運営する、Office 365のビジネスプランの契約者であれば無料で利用が可能な企業向けSNSツールです。Yammerでは、共通の関心を持つコミュニティを作り、組織内の連携を高めていくことが可能です。ファイルや画像、またスケジュールの共有ができることもポイントです。

参考記事:
「Share Point Online」「Yammer」などMicrosoft 365(旧 Office365)から始める社内コミュニケーション活性化

まとめ

社内SNSは、社内コミュニケーションを活性化することで社内の縦と横のつながりを強くすることに役立ちます。しかし目的を明確にしておかないと、浸透するのは難しくなるでしょう。

また導入したあとには、見ているだけの人を極力減らすよう、アンケートやリアクション機能を活用するなど積極的な参加を促すような工夫も必要です。社内コミュニケーションの規模が大きく、質が高くなれば従業員のパフォーマンスが高まり、業績の伸びも期待できるようになるでしょう。

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