「Share Point Online」「Yammer」などOffice356から始める社内コミュニケーション活性化

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07.Oct.2019

Office365を活用した社内コミュニケーションとは?

近年、業務ツールをMicrosoft社のOffice365に切り替える企業が増えています。いま「うちの会社はどうだったかな?」と思った方、こんな画面を見たことがありませんか?

会社のPCでこの画面を見たことのある方や、「最近、会社で使っているメーラーがOutlook(アウトルック)に変わった」「もともとOutlookを使っていたけど、最近Outlookの見た目が変わった」という方は、知らず知らずのうちにOffice365を使っているかもしれません。

そもそもOffice365とは一体何なのでしょうか? 簡単に言うとOffice365とは、クラウド上で使用できるMicrosoft社のさまざまなアプリケーションの集合体です。その中にはWord(ワード)、Excel(エクセル)、PowerPoint(パワーポイント)、Outlook(アウトルック)など業務で使い慣れたツールもあります。以前はこれらのアプリケーションをパッケージで購入して個々のPCにインストールするのが主流でしたが、Office365では企業単位のセキュアなクラウド環境に個々のPCからアクセスして常に最新のアプリケーションを使用でき、設定によっては私用のPCやスマートフォン上からも同じ環境にアクセスしたり、社外の顧客やパートナーとボーダーレスに情報をやりとりすることも可能です。

「業務ツールが変わった」となると、ユーザー側はとかく「操作を覚えるのが面倒くさい」「仕事のフローが変わってトラブルが起こる」などネガティブな印象を持ってしまいがちです。しかし、多くのユーザーは日常においてOffice365と同じような、「オンライン上で使えるアプリケーションやサービスの集合体」を活用しています。たとえばGoogleが提供するGmail、カレンダー、フォト、Map、YouTubeなどの各種サービスだったり、LINEが提供するMUSICやマンガ、ゲーム、スケジュールなど。あなたのスマートフォンの中にもそれらのアイコンが並んでいるのではないでしょうか。

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どうして「デジタルトランスフォーメーション(DX)」にワクワクしないんだろう? 

それらのサービスがあなたの生活を楽しく、便利に彩っているように、Office365もうまく活用すれば日々の仕事をより楽しく、便利に、効率的にすることができるのです。とくに、Office365の中にある各種ツールには社内コミュニケーション(グループコミュニケーション、インターナルコミュニケーション)に活用できるものが多数あり、これらを活用することで「費用をかけずに」社内広報業務をよりスピーディーかつ効果的なものに変革していける可能性があります。

インターナルコミュニケーションに使える!Office365ツール

多くの社内広報(グループ広報、インターナルコミュニケーション)担当者は、いつも「より効果的な社内広報」と「そのためのリソース(人員、費用)の不足」に悩んでいます。社員の働き方の多様化やデジタル化により、従来の紙の社内報の効果が限定的になっている。WEB社内報や動画、社内SNS、スマートフォンアプリなどの導入を検討しているが、新しいシステムを入れる予算もないし、それを運用するための人手も足りない…。

それらの悩みを一挙に解決するのがOffice365です。既に会社にOffice365が導入されているならば、その中のツールを使うのにあらたな費用は必要ありません。インターナルコミュニケーションへの活用という視点でOffice365ツールを眺めてみましょう。

SharePointOnline 「イントラポータルサイト、WEB社内報 構築ツール」
SharePoint(シェアポイント) 基本機能を利用して、イントラネットのポータルサイトや、WEB社内報を構築することができます。デザインやHTMLの知識がある人にベースのデザインを依頼すればある程度見栄えの良いものを作ることができますし、CMS(コンテンツマネジメントシステム)に近い機能もあるので、更新に専門的な知識はいらず、社内で運用することができます。
既にイントラネットのポータルサイトがシェアポイントで作られているなら、WEB社内報もシェアポイントで構築すればID/PWなどの入力も必要なくシームレスに行き来することができます。また、個人のスマートフォンから専用のアプリやWEBブラウザでアクセスすることも可能です(※)。
※企業ごとのセキュリティポリシーやOffice365の権限設定によってはアクセスできない場合もあります

Yammer 「社内SNS(社内Facebook)」
Yammer(ヤマ―) 個人のプロフィールを登録し、コミュニティーを作って投稿したり、個別にメッセージのやりとりをしたりできます。業務におけるテーマ別のコミュニティーや、職種別のコミュニティーを作って、拠点や地域・国・部門・を越えたコミュニケーションを行ったり、サークル活動などオフの話題での情報交換をすることも可能です。

Stream 「社内YouTube」 Stream(ストリーム)
社員が動画を投稿し、社内で共有することができます。広報部が動画を置く場所として社内広報に利用することもできますし、各現場から動画を投稿してもらってナレッジシェアの場として使うこともできます。

Flow 「広報業務の自動化ツール」 Flow(フロー)
公開するコンテンツの承認、各メディア運用のタスクの進捗管理など、個人やチームのルーティンワークを自動化し、効率化することができるツールです。

なぜOffice365が活用されないのか

Office365の機能や用途は非常に幅広く、また日々アップデートされています。しかし、幅広いがゆえに、企業の情報システム部門はおろか、そのパートナーであるベンダー企業でさえもその全体像を把握できていないことが多いのです。さらに、幅広い用途を持ったツールをどのように現場で活用できるかは、現場の業務を知っている人にしかわかりません。つまり、ベンダーや情報システム部門は「このような機能があります」という説明はできても、「このように使うと便利です」という用途の提案ができないのです。

参考記事:
NotesからShare Point Onlineへの移行が失敗する3つの要因と、成功のための処方箋

もちろん、これらのツールは特に広報業務のために作られたものではないので、ベンダーも情報システム部門も「社内広報に使えます」とは言ってくれません。システムはあくまで「箱」であり、その箱に中身を入れて活用方法を考えていくのは各現場です。「箱」の導入には費用がかかるので、情報システム部門は現場の社員に「箱」を有効に活用してほしい。しかし、情報システム部門は現場のすべての業務やニーズを把握できるわけではありません。

一方で、広報部や人事部をはじめとする、コミュニケーションを担う各部門は、業務上の課題や「やりたいこと」はあるものの、それをどうやって解決したらいいのか、システムを導入するにも「どんな機能が必要なのか」「情報システム部に何を相談したらいいのか」がわかりません。インターナルコミュニケーションの活性化や、社内広報部門の働き方改革を実現するには、この両者が連携し、自社に適したコミュニケーションインフラを作り上げていく必要があるのです。

参考記事:
これからのIT部門は何をするのか?

社内広報(グループ広報、グローバル広報)におけるチャンスと課題

先に述べたように、Office365にはインターナルコミュニケーションに使えるツールが多数含まれており、インターナルコミュニケーションの担当者にとっては「効果と予算」の兼ね合いで実現できずにいた「社内広報のクロスメディア化」を進め、組織内のナレッジネットワークを一挙に構築できるチャンスです。また、従来の紙の社内報とはちがい、「いつ、誰が、どのページを、どのくらい見ているのか」という効果測定も、解析ツールと連携すれば可能になります。

参考記事:
組織におけるコミュニケーション担当者の役割はどう変わる?~“changing world, changing roles” ~

そうは言っても、「いくつもメディアがあっても運用の手が足りない」「紙の社内報とWEB社内報、各メディアをどう使い分けたらいいのか」といった悲鳴も聞こえてきます。そんなときは、まずインターナルコミュニケーションの目的に立ち返って、業務の優先順位を整理してみてはどうでしょうか。

参考記事:
社内広報担当者が組織を変える日 ~「時間がない!」「評価されない!」を昔話にするために~

昨今、従業員のエンゲージメント向上やモチベーション向上、ひいては企業の事業パフォーマンス向上や不正の防止といった事柄とインターナルコミュニケーションの関係性について注目が集まっています。組織におけるコミュニケーションとは、社内報などのメディアを介したものだけでなく、研修やワークショップ、イベントといったリアル接点のほか、職場における上司と部下の会話など日常のコミュニケーションが大半を占め、従業員の意識変革に大きな役割を果たしています。

参考記事:
コミュニケーション不全が組織を蝕む~うちの会社は大丈夫?~
あなたの組織に、変化を受け入れる風土はあるか?~エンプロイージャーニーマップが求められる理由~

一つですべての課題を解決できる万能の施策は存在しません、コミュニケーションで組織の課題を解決するには、組織や従業員の状況に合わせて複数の施策を効果的に組み合わせることが必要です。その第1歩として、Office365のような「既に社内にあるコミュニケーションインフラ」を活用してみてはいかがでしょうか。

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