今更聞けないOffice365(現:Microsoft365)導入のメリットを解説!

#業務プロセス改善#ICTシステム活用支援

02.Sep.2020

「すでにExcelやWordなどのOffice製品はよく使っているけれど、あらためてOffice365(現:Microsoft365)を自社に導入するメリットはなんだろう?」と気になっていても、Office365(現:Microsoft365)の一つ一つの機能やメリットを調べるにも時間がかかってしまいます。

本記事ではOffice365(現:Microsoft365)のサービス内容やメリット、活用事例をわかりやすく解説していきます。Office365(現:Microsoft365)の導入後イメージを掴むために、ぜひ役立ててください。

Office365(現:Microsoft365)とは?

Office365(現:Microsoft365)とは、Office製品やクラウド型のグループウェアをまとめて利用できるサブスクリプションサービスのことです。Excel・Word・PowerPointの使用はもちろん、情報共有やドキュメントの管理・共同編集、ビデオ会議、リアルタイムコミュニケーションなどをOffice365(現:Microsoft365)上で実現できます。

年払いと月払いが選べるため、社員数の増減にすぐ対応できて不要なコストがかかることもありません。プランは大きく分けて、中小企業向けの「Microsoft 365 Business」、大企業向けの「Microsoft 365 Enterprise」、一般家庭向けの「Microsoft 365 Personal(旧:Office 365 Solo)」があります。

Office365(現:Microsoft365)で利用できる主なサービス、アプリケーション

Office365(現:Microsoft365)で利用できるサービスやアプリケーションを紹介します。

SharePoint Online

ファイルの共有と管理、社内ポータルサイトの作成ができるサービスです。

全文検索機能があるため、SharePoint Online上の大量のファイルからすばやく目的のものを見つけ出せます。ファイルを誤って削除した場合も、バージョン管理機能で復元できるので、作業ミスの削減につながります。

またポータルサイト用のテンプレートの種類が多く、共有フォルダ・掲示板・リンク集を自由に作成して社内情報全般の管理が可能です。

参考記事:
「Share Point Online」「Yammer」などMicrosoft 365(旧 Office365)から始める社内コミュニケーション活性化

Yammer

社内限定で公開されるSNSで、記事の投稿やファイル添付、プライベートメッセージの送信などができます。

チームを作成して部活や同期メンバーで雑談したり、日報を投稿して他の社員の業務状況を把握したり、議論や質問の場に使ったりと、社員同士のゆるやかなコミュニケーションを促進します。

参考記事:
Office 365(現 Microsoft 365)「Yammer」の活用方法  

Stream

動画の視聴・共有サービスです。会議やプレゼンテーション、セミナーなどを録画して掲載し、社員はいつでも確認することができます。

タイムコードタグを使用すれば特定のポイントについて簡単に共有できるため、議論の活性化にも繋がるでしょう。他にも音声テキスト変換やクローズドキャプションの自動生成などの機能もあります。

Teams

ビジネス用のチャットツールです。資料の共有や通話、ビデオ会議ができるほか、他のOffice365(現:Microsoft365)ツールと連携してさまざまなシーンで活用できます。

たとえば通話をしながらTeams上でExcelの資料をリアルタイムで共同編集したり、ビデオ会議でその資料をプレゼンテーションしたりなどです。過去のチャットや投稿を検索し、欲しい情報をすぐに見つけ出せます。

また30以上の言語翻訳機能があるため、外国語を使用するチームメンバーとコミュニケーションをとることが容易になります。

参考記事:
Microsoft Teamsとは?便利なTeamsをわかりやすく解説! 

One Drive

1TBの個人用ストレージで、自由にフォルダを作成してドキュメントの共有や管理が可能です。ひと目で更新日時と更新者が分かるうえ、すべての変更履歴を追えるので、常にファイルの状態を把握できます。

Officeアプリと連携しており、たとえばSharePoint Onlineと連携してファイルとフォルダの管理・共有を組織全体で行うといった活用方法があります。

Microsoft Flow

複数のアプリを連携させて動作を自動化するサービスです。自動化用のテンプレートが豊富に用意されており、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOneDriveに保存するといったことが簡単に行えます。

細々としたルーティンワークを簡略化することで、取り組むべき業務に集中できるようになります。

Office Online

Excel・Word・PowerPoint・OneNoteをオンライン上で利用できます。

変更内容が自動的に保存される機能や、編集前に戻れる復元機能があるので、誤ってファイルを閉じてしまったり、内容を間違えて編集・保存してしまっても安心です。

デスクトップ版より機能が制限されるため、Excelはマクロの作成・実行・編集ができないなどデメリットがあります。そのため外出先ではOffice Online、社内ではデスクトップ版と使い分けるのもよいでしょう。

Office365(現:Microsoft365)のメリット

Office365(現:Microsoft365)には多くのメリットがあります。新しい働き方を取り入れたいと考える企業にとっては必須のサービスといえるでしょう。

マルチデバイス対応(1ユーザー5台までインストール可能)

Windowsのパソコンのほか、Mac、スマートフォン、タブレットとマルチデバイスに対応しており、時間や場所を選ばずスムーズに業務を遂行できます。

Officeデスクトップアプリ(Outlook・Word・Excel・PowerPoint・OneNote)はデバイスごとに最大5台(1ユーザーあたり)までインストール可能です。

今まで社外でメールを確認できなかった社員も、Office365(現:Microsoft365)ならスマートフォンやタブレットからメールの閲覧・編集ができるので、業務の効率アップにつながります。

デジタルワークプレイスの実現

Office365(現:Microsoft365)なら一か所ですべての業務を完結させることができます。

メールやスケジューラ、ミーティング、チャット、ドキュメント管理、社内ポータル、個人用ストレージなど、インターネット環境があればどのデバイスからでもアクセスし、作業を進めることができます。

時間や場所に縛られないので働き方改革が促進され、社員のエンゲージメントや満足度の向上にもつながります。

参考記事:
デジタルワークプレイスで実現できる働き方改革とは?  

高度なセキュリティ対策

堅牢なセキュリティ対策が施されているため、安全に利用することができます。Office365(現:Microsoft365)へのアクセスは多要素認証の仕組みになっており、パスワード認証+電話・SMS・モバイルアプリによる認証が必要です。

データ転送時はSSL/TLSによる暗号化で保護されるので安心ですし、組み込みのウイルス対策とスパム対策でサイバー攻撃を防御します。

またアプリケーションやユーザー単位でアクセス権を制限できるため、必要な人に必要な機能だけを使わせることが可能です。

初期費用を抑えられる

Office365(現:Microsoft365)は1ユーザーあたりの月額料金で費用が算出されるため、導入時の初期費用が抑えられます。

買い切り型の場合、最低でも1ライセンスあたり数万円かかり、社員が100人いれば100万円以上のコストがかかります。Office365(現:Microsoft365)の場合、中小企業向けの「Microsoft 365 Business Standard」プランなら「¥1,360/ユーザー/月」、大企業向けの「Microsoft 365 E3」プランでも「¥3,480/ユーザー/月」と導入しやすい価格になっています。

グループウェアとの連携

既に社内で他のグループウェアを導入している場合でも、Office365(現:Microsoft365)と連携させて引き続き利用できる場合があります。

例えば既存のスケジューラーとOutlookの予定表が双方向で同期できる場合は、予定を入れなおす手間が削減され、相互運用が楽になります。

営業支援システム(SFA)と連携できれば、Outlookメールでの顧客とのやり取りをSFAに保存でき、顧客情報の一元管理が可能になりす。

自動アップデートで常に最新の状態で作業が可能

Office365(現:Microsoft365)は自動的にアップデートが行われるため、常に社員全員が最新バージョンを利用することができます。パッケージ型のように1台ずつ設定する必要がないので作業工数の削減につながります。

また、社員ごとにOfficeのバージョンが異なることで資料を共有するとレイアウトが崩れてしまうという事態も起きません。

リアルタイムにチームで情報の連携ができる(同時編集機能)

Office365(現:Microsoft365)上にアップロードまたは作成したファイルは同時編集が可能なため、最新の情報をリアルタイムに把握できます。

たとえばTeamsでミーティング中に画面に資料を映し、アイデアを出し合いながら内容の修正をするシーンに役立ちます。ファイルの共有や停止は自由に行えるので、特定のユーザーのみ編集不可にすることもできます。

デジタルコミュケーションの創り出す新しい働き方

Office365(現:Microsoft365)の機能を活用することで、不明瞭だった社員の進捗状況を明確化し、テレワークの利用を促進するといった新しい働き方を創り出せます。2つの事例を見てみましょう。

社外のメンバーを含むプロジェクトで円滑にコミュニケーションをとりたい場合

BEFORE

メールのCC機能を使って社内外のメンバーに情報共有をしていました。
メンバー全員がメール内容をしっかり確認しているかは分からない状態でした。

AFTER

Teamsで社外メンバーを「外部ユーザー」として招待することでコミュニケーションが容易に!
いいね機能や会話機能を活用することでメンバーの情報確認状況が可視化され、スムーズに把握できるようになります。

自宅で用事があるが社内ミーティングの予定が入った場合

BEFORE

1時間かけてミーティングのためだけに1時間だけ出社していました。
その後また1時間かけて自宅に戻り、保育園のお迎えをしていました。

AFTER

Teamsのビデオ通話・音声通話を利用することで、テレワークでも複数人でのミーティングが可能に!
通勤時間を省けるうえ、同じファイルを見ながら会話できるので、認識を合わせながら効率的に業務を進められます。

まとめ

Office365(現:Microsoft365)を導入することで日々の業務を効率的にこなせるだけでなく、社員一人一人の状況に合わせた働き方が可能になります。また社員間でのコミュニケーションがスムーズに行えるようになり、社内の活性化につながります。

本記事を参考にして、Office365(現:Microsoft365)で時間や場所に縛られない自由な働き方を実現させましょう。

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