Microsoft365(旧:Office365)の導入支援サービスはどんなことをしてくれる?

#業務プロセス改善#ICTシステム活用支援

02.Sep.2020

「ツールが多すぎて、どのように使い分ければいいのかサッパリ。
ITサポートに問い合わせても明確な答えがないので、結局使っていない。」(事業部門)

「Microsoft365を使う社員は限定的で、結局既存システムとの併用になってしまっている。ファイル置き場も分散されてしまい、導入前より生産性が落ちたケースも…」(IT部門)

テレワークなどの働き方改革にあわせ、Microsoft365(旧:Office365)の導入を検討されている企業も多いのではと思いますが、上記のような声が導入企業の中であがっていることをご存知でしょうか?
この記事ではMicrosoft365導入時に注意したいポイントを踏まえながら、導入を失敗に終わらせないためのソリューションの1つである「導入支援サービス」についてご紹介していきます。

Microsoft365(旧:Office365)が持つ機能とは

マイクロソフト社が提供するMicrosoft365は、いつでも・どこでも・効率的に仕事ができるクラウドサービスです。大きな機能として以下3つが挙げられます。

①情報の倉庫としての機能

Microsoft365では文書・資料などのファイルをクラウド上で一元管理することができます。ファイル・フォルダ単位で個別にアクセス権限を設定でき、社外の人とのファイル共有も可能です。ツール横断検索・絞り込み検索機能もあるので、資料探しに無駄な時間を使うことなく、欲しい情報へすぐにアクセスできるようになります。セキュリティ面もマイクロソフトが十分な対策を施しているので、安心して利用できます。

代表ツール:SharePoint Online、OneDrive for Business

②コミュニケーションプラットフォーム

Microsoft365にはビジネスチャットやSNSツールが含まれており、メール・会話が主体だった従来の社内コミュニケーションをより一層活性化させることができます。チャット・テレビ会議機能のほか、Word・Excel・PowerPointといったOfficeファイルの共同編集も可能で、チームでの業務遂行を円滑なものにしてくれます。また社内ポータルサイトを構築することができるので、Web社内報としての利用やトップメッセージの発信も可能です。

代表ツール:Teams、Yammer、SharePoint Online

③デジタルワークプレイス

上記の他にもMicrosoft365は数多くのツールを有しており、業務に必要な機能が1つに集約されています。レスポンシブ対応もされているので、スマホ・タブレット端末からも快適に利用でき、インターネットさえあれば時間・場所を選ばずに仕事を行うことが可能です。またサードパーティーのツールと連携すれば、各Microsoft365ツールの利用状況をもとに、社員1人1人にパーソナライズされた、生産性の分析レポートが自動で作成されるので、エンプロイーエクスペリエンス(従業員体験)の向上が期待できます。

代表ツール:LiveTiles*
*Live Tiles社が提供する、Microsoft365をデジタルワークプレスとして強化する拡張ツール

また、Microsoft365は日々進化しており、新しい機能・ツールが定期的にリリースされています。
今後の技術開発によってAIによる業務の自動化・高度な音声アシスタントなど、システム側が自発的に従業員に業務支援を行うようなツールが、Microsoft365上で提供される可能性も大いにあります。人工知能を活用したすばやい意思決定を促進する働き方を意味する「インテリジェントワークプレイス」がMicrosoft365上で実現されるのも遠い日ではないかもしれません。

このようにMicrosoft365は非常に優れた機能を持ち、社内の生産性向上やデジタルトランスフォーメーション(DX)の可能性を大きく秘めたサービスです。一方で、単にこれを導入するだけでは冒頭のような失敗例につながる危険性もあります。そこで次章では、導入時に気を付けるべきポイントについて解説していきます。

Microsoft365(旧:Office365)の導入の際のポイント

「優れたITツールを導入すれば、デジタルトランスフォーメーション(DX)を実現できる」
このように思い込んでいませんか?

Microsoft365に限らず、ITツールを新しく導入する際、そのツールが業務プロセスの中にピッタリとはまることは多くありません。そのためツールを効果的に活用し、生産性向上や働き方改革を達成するためには、業務プロセスや業務そのものの見直し・再設計が前提となります。

しかし現場の社員としては、これまでの業務のやり方が変わることに抵抗感を抱いたり、新しい働き方・ツールにうまく適応できなかったりします。そのため、ITツールの導入と同時に進める必要があるのが、チェンジマネジメント(組織変革)です。

経済産業省も、ITツールの導入がデジタルトランスフォーメーション(DX)になるのではなく、チェンジマネジメントも含めてDXであると説明しています。

<経産省によるDXの定義>
「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」
引用:経済産業省 「DX推進指標とそのガイダンス」より

しかしチェンジマネジメントは、社内の抵抗を受けながら推進していく場合が多いため、その役割をIT部門や特設チームといった社内リソースだけで背負うには少々荷が重いものです。

またITベンダーも、通常はサービスを購入してもらうことに対して契約を結ぶので、購入後に使い方をサポートしてくれることはあっても、当然ですがそのツールを組織に浸透させること、ましてや組織を変えることには責任を負ってくれません。

そこで1つのソリューションとして今回ご紹介したいのが、第三者による「導入支援サービス」です。これは高い技術力と豊富な導入実績を持った一部のITベンダーが、会社のニーズや課題に合わせてサービス・製品の導入を支援してくれるものです。次章では実際に導入支援サービスを依頼する場合の流れについて解説していきます。

Microsoft365(旧:Office365)導入を依頼した際の流れ

Microsoft365の導入支援を依頼すると、大きく分けて以下5つのステップでサービス導入が進んでいきます。

①調査分析…目指す姿の可視化

社員へのアンケートやヒアリングを通じて、現在の業務やコミュニケーションの状況を定量的に調査します。そのうえで、会社の目指す姿を設定・可視化します。

②チェンジマネジメントの計画作成

調査結果から課題を抽出し、チェンジマネジメントに向けた方針・施策を策定します。そして施策の中からMicrosoft365との互換性が高い内容に絞り、具体的なツールを選定。それに基づき管理・運用設計やKPI、ガイドライン概要の策定を行っていきます。

③各部門の合意形成を取りつつ、経営層に答申

チェンジマネジメントに向けた施策および内容が固まってきたら、各コーポレート部門・事業部門に打診・合意形成をし、そのうえで経営層へ答申します。

④デジタルワークプレイス運用設計

経営層の理解・承認を得た後は、Microsoft365導入・チェンジマネジメントに対する社内の抵抗度を鑑みて、各ツールの内容に適した導入計画(全社導入、パイロット導入など)を検討します。計画が決まり次第、ツールの設定や運用ガイドライン作成を行い、導入の準備を進めていきます。

⑤ツールの実装

導入の準備が終わると、実際に会社環境でMicrosoft365を実装し、各ツールのリリースおよびガイドラインの紹介を行います。実装後もユーザへのトレーニング、お問い合わせ対応をして、ツールが組織に浸透することをサポートしていきます。

まとめ

Microsoft365は非常に優れた機能を持ち、会社の競争力を上げるのに適したサービスですが、社内リソースだけで導入をめざすと社内に上手く浸透せず、失敗に終わるケースも数多くあります。

あなたの会社で、Microsoft365導入を確実かつ効率的に行いたいという要望、もしくは既に導入したが生産性向上・DXへとつなげられていないという問題を抱えているようであれば、「導入支援サービス」の利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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