Microsoft365(Office365)を使いこなす! 面倒な業務の自動化を実現する、ツール連携のすすめ

Microsoft 365に存在する機能は、実に多種多様です。さまざまな機能を有するツールを集約・統合し、縦横無尽に組み合わせて活用することを想定し作られています。しかし、その全貌を理解・把握するまでに至らないため、Microsoft 365を導入していながら有効であるはずのツールを利用していないケースや、機能を最大活用できていないケースが多々存在しています。
この記事では、Microsoft 365の基本(初級)を理解されている方を対象に、さらなる活用法を「中級編」、上級者向けの活用法を「番外編」として提示してまいります。

※まずは基本的な理解から深めたいという方は、こちらの記事をご参照ください

Microsoft 365(Office 365)とは?まずはツールへの理解を深めよう

Microsoft 365は、一般にはOffice 365のアップグレード後継サービスと思われていることが多いようです。確かにこの両者は非常によく似ており、重なる部分もたくさんあります。「Microsoft 365(旧称Office 365)」と表記されることもあるため、その違いを明確に認識しにくいと感じている方もいるのではないでしょうか。

しかし、厳密に言うとこの2つは別物です。2011年、法人ユーザー向けにローンチされたOffice 365はWordやExcel、PowerPointといったおなじみのOfficeアプリケーション(Microsoft 365 Apps)に加えて、メールやスケジューラー、ビジネスチャット、ファイル共有などのサービスをクラウド経由で統合した「ビジネスワークやグループ協働」をサポートする環境サービス」でした。

一方、2020年3月にサービスが開始されたMicrosoft 365は、Office 365の全体を包含しつつも、

  • 1ユーザーあたり1TBという大容量のオンラインストレージ「OneDrive」
  • データ集計・分析ツール「Power BI Pro」
  • Skypeや社内SNSとの連動
  • 99.9%の稼働率保証
  • 高度なセキュリティ

などの充実した統合環境を備えています。

Microsoft 365の思想背景には、働き方改革の推進に伴い注目を集めている「デジタルワークプレイス」の実現がありました。いつでもどこでも、マルチデバイスで仕事にアクセスすることを可能とし、複数のアプリケーションを「統合」的に「同期」することで、個人と協働のワークスタイル全体をサポートしようというものです。
つまり、グループウェアの進化型であるMicrosoft 365から見ると、その構造のなかの一部分がOffice 365と呼ばれるものに相当する、という理解が適切でしょう。

※以下の記事ではMicrosoft 365を活用するメリットを詳しく解説しています。ぜひ合わせてご参照ください

中級編:Microsoft 365の活用幅をさらに広げる3つの連携ツールとは?

Microsoft 365との連携により利便性や効率を向上させる一般的ツールとして、

  • データ管理共有およびポータルサイト作成支援ツール「SharePoint Online」
  • 社内SNS「Yammer」
  • ビジネスチャット「Teams」

などがよく知られています。

しかし、Microsoft 365が持つポテンシャルと活用の幅はそこにとどまりません。
ここでは、Microsoft 365と連携させることで個人業務の質や協働の可能性をさらに拡げ、仕事のスタイルをデジタルワークプレイスに近づける3つのツールをご紹介します。
メジャーなツールと比較すると認知度・活用度は低いのですが、よく理解したうえで適切に導入することにより、さらなる業務効率や生産性のアップが期待できます。

Power Automate:反復作業とペーパーレスのプロセスを合理化する

「Power Automate(旧Microsoft Flow)」 は、近年注目度があがっているRPA(Robotic Process Automation:ロボティック・プロセス・オートメーション)の1種です。
PC作業のうち定型的な作業に関する自動ワークフローを 簡単に作成できるため、業務プロセスが自動化し、生産性の向上につながります。
たとえば日常業務において、リモートワークで今まで以上に増加したメールや添付ファイルの格納場所を探したり、思わぬ強制終了で消えてしまったデータを復元したり、という「雑務的な細々とした仕事」が占める時間は意外に多いものです。そんなときにPower Automateを活用すれば、そのような雑務にとらわれる時間を削減し、本来の業務へ集中しながら、より一層生産性の高い時間を過ごすことが可能になります。

Stream:ビデオ活用によるエンゲージメントと生産性の推進

「Stream」は、動画共有のストリーミングサービスです。
チームミーティングやイベント、トレーニングといった動画のライブストリーミングと、ビデオオンデマンド (VOD)を可能にしてくれます。
たとえばSharePoint Onlineと組み合わせれば、社内ポータルでノウハウの伝授・共有やオンライン研修(ライブおよびアーカイブ)が可能となり、社内のエンゲージメント強化や生産性の向上に資する活用が可能です。

Power BI:企業活動におけるデータのビジュアル化

「Power BI(ビジネス・インテリジェンス)」は、Microsoft 365の利用者全員が活用できるデータ分析のプラットフォームです。
さまざまなデータを可視化し、抽出・変換・結合などを行ってレポートを作成したり、共有や更新を行なったりすることができます。
さらに、Power BIの活用は恣意的な観察や判断に頼らず、データファクトに基づいた意志決定を行う文化を組織に根付かせるといった効果も発揮します。そのため、このツールを組織に標準装備することにより、メンバー個々の「データを視覚化する」力だけでなく「データを読む」力の向上も期待できます。

番外編:Power Automateの活用をさらに工夫する

「条件分岐」とは、私たちが日常自然に行っているアクションです。「〇〇ならば → △△する」のように、一定の条件を満たす場合に指定のアクションを実行するというもので、「信号が赤ならば → 歩みを止める」といった思考や行動をイメージしてみてください。Power Automateでは、こうした複数の条件分岐を設定することができます。
たとえば、ある条件に対して「Yes」「No」で分けたり、「大きい」「小さい」といった数値の基準値で分けたり、はたまた文字列が指定のもので「始まる」「始まらない」というような、さまざまな条件を指定してアクションを設定できるのです。

この機能を活用することで、低コストでさまざまなアウトプットを実現することができるようになります。使い方次第では、従来なら数百万円というようなコストをかけて開発するようなプログラムを、高度な専門知識を持たずして自前で実現できるなど、発想次第で様々に応用することも可能です。
誰でも技術者になれるといった意味では、Power Automateは非常に高いポテンシャルを秘めたツールと言えるでしょう。具体的に理解するには、実際に使用してみてツールを体験・実感してみることがおすすめです。

【事例紹介】Microsoft 365を活用した業務の自動化例5選!

この章では、これまで解説してきた

  • Power Automate
  • Stream
  • Power BI

の3つのツールを活用した「業務の自動化」について、実際の事例を参考にしながら解説していきます。

重要な連絡を見落とさない通知設定【Power Automate】

社内のコミュニケーションツールとしてYammerを活用する企業や組織も多いのではないでしょうか。重要な連絡を「@」や「CC」を付与したYammerのメッセージで投稿することもありますが、普段Teamsでのコミュニケーションが中心となっている組織などでは、つい見落としがちになるケースも発生しています。
もしTeamsを頻繁に用いているのであれば、Power Automateによる自動化アクションを活用して、投稿されたYammerメッセージをTeamsに通知させるという活用がおすすめです。
弊社ソフィアが実際に行った事例では、Yammerからのメッセージの宛先となっているメンバー宛に、Teamsでもメンション付きで投稿文を通知すると共に、Yammerの元メッセージの直リンクも記載し、閲覧を促す設定を付与しました。これにより、ツールの偏重が原因で重要な連絡をうっかり見過ごしてしまう事故を軽減することができました。

上司からメールを受信したらプッシュ通知を受け取る【Power Automate】

リモートワークの普及により、届くメールの種類や数はこれまで以上に増えています。そのなかに埋没して、主要な取引先担当者からの重要なメールや、直属上司からのメールにすぐに気が付かないと思わぬ事態を呼ぶ原因ともなりかねません。
そうした事態に備え、あらかじめPower Automateで受信通知が受けられる設定を組んでおけば安心です。
指定した相手/からのメール受信があった際に、プッシュ通知を受けられるプロセスをPower Automateで自動化しておくことで、タイミングを逃すことなく、またメール確認の時間と手間を取られずに、効率よく状況に対処することが可能になります。

Microsoft Teamsにメッセージを投稿する【Power Automate】

Power Automateを用いれば、ある条件が満たされた際にTeamsへ自動でメッセージが投稿され、自分やメンバーに通知を届けることができます。
たとえば、勤怠管理が物理的な紙のタイムカードからネット上のシステムに移行している現在、事務担当者の悩みとして「打刻忘れの多さ」が挙げられます。このような場合に、打刻時間(プロジェクト開始時間や終了時間など、さまざまに応用可能)をメンバーに通知するメッセージをあらかじめ自動化しておくことで、その都度手動で知らせる手間をなくし、各人のアクションを促すことが可能となります。

SharePointサイトに動画を掲載する【Stream】

Streamで動画コンテンツを共有する方法としては、

  • メール等でリンクを送信して知らせる
  • 指定した時刻にメッセージで共有する
  • YammerやTeamsによりオンラインで直接共有する
  • SharePoint Onlineで作成する社内Webサイトに埋め込み掲載する

など、さまざまな方法があります。
Streamではアクセス許可の権限が設定でき、設定した時間に対象者限定で研修用ビデオやライブの配信を行ったり、守秘性の高い会議動画の配信に利用したりもすることも可能です。さらに、コメントを付与する機能が備わっているため、プレゼンテーションや資料の動画に対してメンバー間でWebディスカッションを行うといった活用もできます。

SharePointサイト上に受注や売上実績のグラフを掲載する【Power BI】

前述したように、Power BIは内外のさまざまなデータを集計・分析し、可視化できる利便性の高いツールです。これをSharePoint Onlineサイトと自動的に連動させることで、簡単に「バーチャル資料室」を設置することができます。
各部門から上がってくる受注や売上実績のデータソースが定型フォーマットで統一されていれば、それをもとにPower BIでグラフや表にし、時系列で一括管理できます。これだけでも、それぞれの部門に問い合わせてデータを送ってもらい個別に加工・分析をする手間とコストが、大きく削減されることでしょう。株価のようにデータの更新頻度が激しい場合でも、自動化していれば更新作業にわずらわされずにすみます。

こうした自動化のプロセスやMicrosoft 365の効果的な使い方について、さらに詳しく知りたいという方は、以下の記事をぜひ参考にしてみてください。


まとめ

少し前までは、社内の情報共有システムやRPA、SFAは高い専門知識と費用をかけて作らなくてはなりませんでした。しかし現在では、Microsoft 365などのサービスを利用することによって、従来では想像もできなかったようなところまで自分で作れるようになっています。

必要なのは、ほんの少しの好奇心と行動力。その先にはこれまでの常識を変える新たな発見や、業務の効率化や生産性向上につながる可能性が広がっています。
組織とあなた自身の変革を目指すためにも、この機会にぜひ新たな活用にチャレンジしてみてください。

株式会社ソフィア

システムコンサルタント

山口 孝弘

新規システム導入時や、既存システムのリプレイス時などのシステムコンサルティングが得意です。Microsoft365の利活用支援やSharePoint上へのポータルサイト、WEB社内報の構築をお手伝いします。

株式会社ソフィア

システムコンサルタント

山口 孝弘

新規システム導入時や、既存システムのリプレイス時などのシステムコンサルティングが得意です。Microsoft365の利活用支援やSharePoint上へのポータルサイト、WEB社内報の構築をお手伝いします。

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