デジタルコミュニケーションの課題を解決! 今すぐ現場でできるマネジメント改善の仕組み

現在、新型コロナウィルス感染拡大防止の観点から、多くの企業では対面ではなくチャットや社内SNSなどデジタルツールを用いたコミュニケーションが増えています。
一方で、デジタル中心のコミュニケーションだからこその課題も表れており、非対面の状態でプロジェクトを管理したり、マネジメントしたりすることに難しさを感じている人もいるでしょう。今回は「予算をかけずに在宅勤務をスマートに⁉ いまこそ挑戦したい業務改善のためのツール連携」に引き続き、Microsoft365を活用した業務改善の仕組みをご紹介します。

3.ExcelのWBSから残タスクを自動通知し、プロジェクト管理を効率的に

【背景】
プロジェクトの進捗を管理するためにはタスクを細分化した一覧表(Work Breakdown Structure:以下、WBS)は重要です。現在様々な製品・ツールがありますが、多くの企業ではExcelを使用しており、ソフィアもその一つです。
Excelによる進捗管理を行っている中で、社内では「Excelを開かないと確認することができない、WBS自体の確認を忘れてしまう」といった声がありました。そこで、Microsoft Power AutomateとTeamsを活用し、進捗の自動更新と内容の自動通知を可能にしました。

【方法】
① 最初に、Excel内にWBSを作成します。WBSにはタスク名とその期日を設けます。
② TODAY関数を用いて、シートが更新されたときに、その日を基準にした期限のあるタスクを表示する列を作成します。
③ Microsoft Power Automateを使用し、毎週決められた日時に(当社の場合は月曜日の8時と水曜日の12時)シートを自動更新し、②の列の値を取得、Teamsへその内容を投稿します。
④ TeamsのタブにそのExcelシートを設定し、自動通知を受けるとともに、Teams上でWBSを確認することができるようにします。

【効果と今後について】
これにより、1つひとつのExcelファイルを開かなくても、決められた時間に送信される通知をチェックするだけでプロジェクトの進捗管理ができるようになりました。
また、顧客やパートナー企業から提供されるWBSにおいても、フォーマットを移動するだけで簡単に実現可能なため、Teamsの外部招待機能を使って同一チームでコミュニケーションを行う場合は、手間をかけずに双方でその通知を共有することが可能です。
わずかなことの自動化ですが、抜け・漏れの防止につながるため、業務上は大きなインパクトを生みます。

4. 重要連絡も見逃さないyammer通知とTeamsの連携

【背景】
社内コラボレーションツールのyammer。オープンかつ動的なコミュニケーションを促進し、組織内の連携を高める本ツールですが、ソフィアでは一部の重要連絡もyammerのコミュニティを使ったやり取りを行っています。
yammerでは投稿するメッセージに「@」や「cc」をつけることによって、人を指定してメッセージを閲覧するよう促すことができますが、社内の中心的なコミュニケーションツールがTeamsになってきている中において、メールで送られてくるそのメッセージを「見逃してしまう」という声があがりました。
そこで、普段頻繁にチェックをしているTeamsにおいて、メンション付き通知がされればこの問題が解決されると考えました。

【方法】
① yammerのコミュニティに投稿があった場合、Excelシートにその情報を書き出すようなフローを作成します。
② Excelシートではその中にある@やccの中身を解析し、誰宛のメンションを行えばいいのかを決定します。
③ メンションの指定を行う列を作成し、Microsoft Power Automateを用いて、その列の中身とyammerに投稿された本文を合わせます。
④ ③の内容をTeamsへ通知します。(内容と合わせて投稿の直リンクも取得および通知へ記載し、yammerを閲覧するように促します。)

【効果と今後について】
Teamsへのメンションにより、yammerからの発信情報や重要な通知を見落とさずにしっかりと見られるようになりました。「メールで通知されているのに見落とすの?」と不思議に感じられる方もいるかもしれませんが、社内外で使用するコミュニケーションツールが増えてきていること、そして、メインで使うツールが変わってきていることにより、見逃す人は必ず出てきます。「見逃す」ということを社員個人の意識や性格・能力と結びつけるのではなく、「見逃さない」状況をいかにつくるかということが重要です。
誰かが少し手を動かせば、ちょっとしたミスや、それによって生じる社内の関係性の悪化を防げるのであれば、これもまたITの1つの「価値」ではないでしょうか。

いかがでしたか?
これらはいずれもソフィア社内で実際に導入されたもので、専門的なプログラミングの知識がない方でも作成が可能です。またMicrosoft365が導入されている企業であれば導入費用もかからず、現場で気軽に取り入れることができます。
ぜひご自身の職場でも挑戦してみてください。
またITツール活用、業務改善にお困りの方は、ぜひ下記よりご相談ください。

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株式会社ソフィア

コミュニケーションコンサルタント

小野寺 貴俊

業務改善を基軸とした、ITツールの調査・実践・応用が得意です。データ分析と組み合わせたDX(Digital Transformation)を推進していきます。

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