2025.07.30
SharePoint社内報のメリット・デメリットと効率化ポイント
目次
リモートワーク時代において、社内向け情報をタイムリーに届けるWeb社内報の重要性が増しています。Microsoft 365（旧Office 365）に含まれるSharePoint Onlineは、追加コストなしでWeb社内報を構築できる便利なツールです。
本記事では、SharePoint社内報の基本機能やメリット・デメリット、レイアウト構築のポイント、さらにPower Automateによる業務自動化やViva Engage/Loopとの連携など、効果的な活用方法を詳しく解説します。
SharePointって本当に使いづらいのか？社内報に活用する際のポイント
SharePointとは
SharePointは、マイクロソフト社が提供するMicrosoft 365に含まれる、ファイルやドキュメントを管理するためのクラウドツールです。旧来のOffice製品に備わっていた文書管理機能をベースに、「組織間のコミュニケーション活性化」のための機能が付与され発展しました。
SharePointを活用すれば、オンライン上で資料の一元管理・検索ができ、アクセス権を持つメンバー同士でドキュメントの同時編集も可能になるため、効率のよい資料作成から管理まで幅広く役立ちます。
また、基本機能以外にもワークフローの構築や情報ポータルサイト（チームサイト）を作る機能も備えており、あらゆる角度からオフィスワークを快適にしてくれるでしょう。さらに他のOfficeアプリケーション（WordやExcel、Outlookなど）と連携して使うことも可能で、非常に多彩な活用法を持っています。
社内報に活かせるSharePointの基本機能
SharePointは主に情報を「管理」「整理」「保管」「検索」することに優れていますが、必要に応じてさまざまな機能パーツを組み合わせてサイトをカスタマイズできます。そのため多くの企業で社内ポータルとしても活用されており、リモートワーク下でも社員同士のコミュニケーション促進に役立つプラットフォームです。
Web社内報をSharePoint上に構築し、社内ポータルからリンクを貼って社員に公開すれば、別のシステムで作成する場合よりも利便性が高くアクセスされやすい社内報サイトになります。まずはSharePointの代表的な機能のうち、社内報に活用できるものを押さえておきましょう。
アンケートの作成
SharePoint上で簡単にアンケートフォームを作成し、回答の収集から集計まで一連の流れを効率化できます。紙やメールで依頼する場合に比べ事務的な負担を大幅に軽減できるため、社員満足度調査や意見募集など社内報関連のアンケートにも活用できます。
共有ファイルの閲覧・編集
データベース上で社内ファイルを共有でき、複数のメンバーが同時に閲覧・編集することも可能です。たとえば会議中に議事録を共同編集するといった使い方ができ、地理的に離れた社員同士でもリアルタイムでコンテンツを作成できます。業務効率の向上に大いに役立つ機能といえるでしょう。
掲示板・回覧板
チームや部署ごとに情報発信の場（サイト）を簡単に作成できるため、イントラネット上で掲示板や回覧板のように社内周知を行うこともできます。業務手続きや人事通知など必要な情報を社員がすぐ確認できる場を提供することで、安心して業務に取り組めるでしょう。
これらの他にも、SharePointには「コンテンツの閲覧・検索・管理」「ワークフローの確認」「施設予約」「スケジュール管理・アドレス帳管理」「サイトメールボックス（社内メール）」「データレポート」など多彩な機能が備わっています。そのため社内ポータルサイトをSharePointで構築する企業も多く、日常的に利用するポータルとWeb社内報をシームレスにつなげることが可能です。
SharePointの機能を適切に活用することでWeb社内報のPDCAサイクルを素早く回し、業務効率や生産性の向上につなげましょう。
SharePointで社内報を作るメリット
ここまで紹介したように、SharePointは情報共有や業務効率化に優れ、社員同士のコミュニケーション促進にも活用できるツールです。社員エンゲージメント（従業員の会社への愛着や熱意）が高い企業ほど生産性が18%高く、収益性も23%高いという報告もあり、Web社内報を通じて社員のエンゲージメントを高めることは経営面でも重要といえるでしょう。
本章では、Microsoft 365ユーザー企業がSharePointを使ってWeb社内報を運用することの主なメリットを整理します。
Microsoft 365利用企業なら導入がしやすい
Web社内報を始めてみたいけれど、新たなシステム導入の手間やコストがネックで社内稟議を通しづらいと感じている企業も多いのではないでしょうか。既にMicrosoft 365を導入している企業であれば、SharePoint Onlineを使って追加費用なしにWeb社内報をスタートできます。
社内のユーザーIDやパスワードも既存のMicrosoft 365アカウントをそのまま利用できるので、編集者・読者とも新たなアカウント登録などの手間がかかりません。ただし、SharePoint上であっても最初のサイト設計やコンテンツ更新の作業は必要になるため、まったく労力ゼロというわけではない点は理解しておきましょう。
専門的な知識がなくても、マルチデバイスに対応したサイト構築が可能
SharePointのコミュニケーションサイトにはあらかじめ多数のデザインテンプレートが用意されており、「組織」「部門」「地域」「コミュニティ」「ソリューション」などカテゴリ別に使いやすいサイトひな形を選ぶことができます。
これらテンプレートを使えば、テキストや画像などのパーツをドラッグ＆ドロップで配置していくだけで、コードを一切書かずとも綺麗なWebページができあがります。また標準でレスポンシブデザイン（PCでもスマホでも崩れない自動レイアウト）に対応しているため、マルチデバイスで快適に閲覧できるサイトを簡単に構築できます。Web制作の専門知識がない担当者でも扱える点は大きなメリットです。
他のMS製品との連携で情報発信が素早く効率的に
SharePoint上に社内報コンテンツを掲載すれば、他のMicrosoft 365アプリと組み合わせて柔軟な情報発信が可能です。
たとえば、動画共有サービスのMicrosoft Streamと社内向けSNSのViva Engage（旧Yammer）は、それぞれ単体アプリ上では直接連携できません。しかしSharePoint上に動画やSNSフィードを埋め込んでおけば「同じページ内のコンテンツ」として社員に一括提供できます。テキストや画像だけでなく動画コンテンツも交えた情報発信を簡単に行えるのは大きな利点でしょう。
このようにSharePointは他の社内ツールとの親和性が高く、情報発信の幅を広げてくれます。
SharePointで社内報を作るデメリット
便利で魅力的なSharePoint社内報ですが、導入前に把握しておくべき注意点もあります。代表的なデメリットとその対策を確認しましょう。
あらかじめ決められたレイアウトパターンになる
SharePointには用意されたテンプレートが豊富にあり、サイト制作のハードルが下がる反面、凝ったデザイン性を追求したい場合には不向きと感じられる可能性があります。標準機能だけで構築するとインターフェースの自由度が低く、「思い描いたデザインを実現しづらい」という声もあるようです。
しかし実際には複数のレイアウトやWebパーツが最初から用意されており、レイアウト次第で十分に見やすく分かりやすいサイトを作成できます。テンプレート利用によるシンプルな画面構成はユーザーにとって情報を探しやすいという利点にもなります。
コメントや「いいね！」が実名のみ（非匿名性）
SharePointでは各ユーザーがMicrosoft 365アカウントでログインして利用するため、サイト上に表示される名前も実名となります。そのため記事へのコメント投稿や「いいね！」リアクションを行う際に匿名では実施できません。
社員の本音や率直な意見を集めたい場合、実名公開に抵抗を感じる企業文化であればこの点はデメリットになり得ます。匿名性を重視したい企業では、アンケート機能や外部フォームサービスを組み合わせるなど工夫が必要でしょう。
SharePoint社内報のレイアウトをカスタマイズするには
SharePoint標準の範囲でもある程度のサイト構築は可能ですが、社内報サイトを自社の文化に合わせてデザインしたい場合にはレイアウトのカスタマイズも検討しましょう。社内ポータル構築は情報システム部門が主管となり進められるケースが多いですが、トップページのデザインや情報設計は広報部門が主導権を握ることが重要です。日々社員が目にする社内報サイトだからこそ、「社内コミュニケーション促進」という観点で使いやすい画面レイアウトや導線を追求する必要があります。
具体的なカスタマイズ方法としては、SharePointのサイトデザイン機能で自社のブランドカラーやロゴを反映さ、Webパーツの構成を工夫して独自のレイアウトを作り込む、といった手法があります。さらに踏み込んだ対応として、開発者がSharePoint Framework (SPFx)を用いてカスタムWebパーツを作成し、JSONによるリストの書式設定を駆使して表示を調整することも可能です。実際、SharePointを使いやすく拡張する社内ポータル向けのテンプレートサービスを導入している企業もあります。
こうしたソリューションを活用すれば、SharePointの利便性はそのままにデザインの自由度や追加機能を高めることができます。社内のリソースや予算に応じて、標準機能とカスタマイズ手法をうまく組み合わせ、自社に最適な社内報サイトを構築するとよいでしょう。
Power Automateで実現するWeb社内報業務の自動化
「記事の本数が増えて更新作業が追いつかない」「効果測定や改善に手が回らない」など、Web社内報を運用する広報担当者からは業務負担に関する悩みも聞かれます。しかし、定型的な作業が多い社内報運用こそRPAツールの活用により効率化が可能です。
Microsoft社のPower AutomateでSharePoint Online上の社内報業務を自動化すれば、担当者はコンテンツ企画や分析といった創造的な業務により多くの時間を充てることができます。
ここでは、Power Automateで実現できる社内報運用業務の自動化アイデアを代表的なものを中心に紹介します。
進捗管理やリマインド通知の自動化
記事作成の進行状況をSharePoint上で一元管理し、寄稿の締切が近づいた際に自動で担当者へリマインド通知を送ることができます。具体的には、社内報サイト内のページライブラリに「ステータス」列を追加し、記事ごとに執筆・校正などの進捗状況を登録します。
ステータスが更新されたタイミングで関連メンバーに自動通知するフローをPower Automateで設定すれば、担当者が個別にメールで進捗確認をする手間が省けます。同様に、各記事に締切日を設定しておき締切前に自動リマインドを送信することも可能です。複数の寄稿者への一斉依頼・督促が自動化され、漏れや遅延の防止につながります。
記事公開スケジュールの自動化
完成した記事ページを指定日時に自動公開することもできます。通常、SharePointページを公開する際は担当者が所定の時間に手動で公開ボタンを押す必要がありますが、Power Automateの日時トリガーを使えば予約投稿が可能です。
ページライブラリに「公開日時」列を追加し、その日時になるとステータスを「公開」に変更するフローを設定しておけば、深夜・早朝の公開も人手をかけずに実行できます。またSharePointのバージョン管理機能と組み合わせて、公開済みページを非公開状態に戻す処理や一定期間経過後の自動削除フローを設定することもできます。
記事の公開・取り下げ・削除まで含めたライフサイクル管理を自動化することで、担当者の待機作業や人的ミスを削減できます。
アクセスログ収集・分析の自動化
社内報を継続的に改善していくには、各記事の閲覧数や「いいね！」数、コメント数などのアクセスログ分析が欠かせません。しかし手作業でログを集計するのは時間がかかりミスも発生しやすいものです。
Power Automateとスクリプト（たとえばPowerShellやGraph API）を組み合わせれば、SharePoint上の各コンテンツの閲覧数・リアクション数を自動取得して一覧化することが可能です。取得データをもとに自動でレポートを生成し、人気記事ランキングをページに表示させることもできます。
読まれていない大容量ファイルの記事を抽出して削除候補にする、コメント内容を分析して記事ごとの重要度指標を算出する、といった高度な活用も工夫次第で実現可能です。ログ活用の仕組みを構築することで、社内報の効果測定を省力化しつつデータドリブンなコンテンツ改善PDCAを回せるようになります。
コンテンツ作成の自動化・AI活用
社内報の記事内容によっては、定型的なデータ紹介であれば自動生成できるケースもあります。たとえば「直近○ヶ月の社内報アクセスランキング」のような記事は、アクセスログさえ取得できればテンプレートに沿って自動作成可能です。
Power Automateのフロー内であらかじめ用意した記事テンプレートにテキストや画像データを流し込むことで、ページやドキュメントを自動で生成する仕組みも実現できます。
さらに、必要に応じてAIの力を借りることも検討しましょう。近年話題の生成AIを文章作成補助に活用すれば、記事の下書きや要約の自動生成、表現の言い換え・校正などがスピーディーに行えます。実際にプレスリリースや社内報執筆をAIで自動化し、業務効率が向上したケースも出てきています。
ただし社内報には機密情報や個人情報が含まれることも多いため、AIツールに学習させない設定や社内ルールの整備を行うなどセキュリティには十分配慮が必要です。適切にAIも取り入れることで、コンテンツ制作の負荷を大幅に軽減できるでしょう。
SharePoint社内報と連携できる主なツール
SharePoint OnlineでWeb社内報を構築すると、Microsoft 365の他サービスとも連携しやすくなり、社内報の価値をさらに高めることができます。ここでは、社内報の読者拡大や双方向コミュニケーション促進に役立つ主なツール連携例を紹介します。
Teams
社内報サイトとTeamsを連携させることで、記事更新の通知を自動化できます。Teams上に「社内報チャンネル」を作成してSharePointサイトをタブで追加しておけば、記事を公開した際にチャンネルメンバーへ自動通知が届きます。
読者はTeamsのアプリ上でそのまま社内報ページを閲覧できるため、社内報サイトにわざわざアクセスしなくても最新記事に目を通せるようになります。社内報サイトのバックナンバーをTeamsのタブに設定しておけば、過去記事も含め常に参照しやすくなるでしょう。
Viva Engage（旧称Yammer）
Viva Engageは社内向けのSNSです。組織全体に向けた情報発信・意見交換ができ、投稿に対する「いいね！」やコメント機能も備わります。SharePointと連携して記事更新通知を配信することも可能で、Teamsと同様に社員の閲覧率アップにつながります。
さらにViva Engage上に社内報専用のコミュニティ（グループ）を作成すれば、社内報で伝えきれない情報共有や読者との対話を促進できます。たとえば記事テーマに関連した豆知識を投稿したり、読者から感想・意見を募ったり、記事内容について社員同士がディスカッションする場として活用するのも効果的です。
また、SharePointの社内報ページにViva Engageのフィード（会話スレッド）を埋め込むこともできます。社内報は作り手から読み手への一方通行になりがちですが、Viva Engageと組み合わせることで社員参加型の双方向コミュニケーションへと発展させられるでしょう。
実際に社内SNS上で積極的に情報発信する従業員は、まったく投稿しない従業員に比べ定着率（離職せず会社に残る割合）が向上するとの調査結果もあり、エンゲージメント向上や人材定着の面でも効果が期待できます。
Power BI
Power BIは企業内データの分析・可視化に優れたBIツールです。SharePointに蓄積されたデータをインポートし、誰でも簡単にグラフやダッシュボードを作成できます。社内報サイトの閲覧データをPower BIで可視化して共有すれば、リアルタイムにコンテンツの効果を把握可能です。
「どの部署の誰がどの記事を読んだか」「どのカテゴリの記事がとくに読まれていないか」などを一目で確認できるため、発行後の効果測定に役立ちます。社内報担当者だけでなく経営層や他部署ともデータを共有することで、社内報改善に向けた迅速な意思決定につなげることができるでしょう。
Stream
Microsoft Streamは社内向けの動画共有サービスです。現在社内報の主流はテキスト記事ですが、昨今は社内向け情報発信に動画コンテンツを取り入れるケースも増えています。
SharePoint社内報にStreamを埋め込めば、トップメッセージ動画や社内イベントの動画ニュースを掲載することも容易です。文字では伝わりにくいトップの熱意や現場の雰囲気も動画なら直感的に伝えられるため、テキスト記事と併用して活用するとよいでしょう。
Forms
Formsはマイクロソフト提供のシンプルなアンケートツールです。社内報を盛り上げるには社員参加型のコンテンツ作りが欠かせません。その際にFormsを使えば、記事の感想アンケートを取ったり社員からの投稿ネタを募集したりといったフィードバック収集を簡単に行えます。
アンケート結果を次号の特集企画に反映し、優秀な投稿を社内報で紹介することで、読み手との双方向コミュニケーションが活発化し社内報への愛着も深まるでしょう。
Microsoft Loop
Microsoft Loopは複数メンバーがリアルタイムで同じドキュメント上に編集できる最新のコラボレーションツールです。従来、部署ごとに別々に作成していた原稿を最終的に一つの社内報ページにまとめるには、担当者間で都度ファイルをやり取りする必要がありました。
Loopを活用すれば、最初から一つのワークスペース上で同時に記事原稿を編集でき、常に最新の内容を全員で共有しながら作業できます。離れた拠点のメンバーともタイムラグなく共同執筆できるため、社内報の記事作成プロセス自体の効率化・高度化が期待できます。情報更新のミスや伝達漏れも防ぎやすくなり、より質の高いコンテンツ制作につなげられるでしょう。
番外編：Learn365（旧LMS365）
Learn365はSharePoint Online上で動作するサードパーティ製のeラーニングシステムです（Microsoft 365標準アプリではありませんが、ここでは参考として紹介します）。新たに専用アプリを立ち上げたりログインしたりする必要がなく、SharePointサイトからそのまま学習コースを受講できる手軽さが特長です。
社内報と連携させると、さらに大きな効果を発揮します。たとえば社内報の記事を読んだ社員が「このテーマについてもっと学びたい！」と感じたとします。その学習意欲が高まっている瞬間に、記事ページ上に関連するeラーニング講座や研修の申込ページへのリンクを設置しておけば、ワンクリックですぐ次のアクションにつなげられます。内報で興味を喚起し、即座に学びの機会を提供する導線を作ることで、社員のスキル向上や社内リテラシーの底上げにも寄与するでしょう。
まとめ
この記事では、SharePointの基本機能からWeb社内報を作成するメリット・デメリット、さらに効率化のための応用機能まで幅広く解説しました。SharePointは業務効率化ツールであると同時に、社内報など社内コミュニケーションのプラットフォームとしても大きな可能性を持つサービスです。
「SharePointは社内報には使いづらいのでは？」という懸念も、工夫次第で十分に解消できることがお分かりいただけたのではないでしょうか。実際、すでにMicrosoft 365環境を導入している企業であれば、SharePoint Onlineを活用しない手はありません。
また、SharePointは他のMicrosoft 365アプリと連携させることで使える機能が飛躍的に増えていきます。自社のニーズに応じてTeamsやViva Engage、Power BI、Power Automate、Loopといった最新ツールも積極的に取り入れながら、社内報を会社の文化醸成とエンゲージメント向上のための戦略的なプラットフォームへと発展させていきましょう。
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株式会社ソフィア
ウェブコンサルタント
玉山 和則
主にWEBコンテンツの制作と、それに関連する制作ディレクションなどを担当しています。Photoshopでのデザイン制作から、HTMLマークアップ、ユーザーエクスペリエンスまで対応可能です。
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