SharePointって本当に使いづらいの?「社内報」として活用する際に押さえておくべき機能やメリットとは

ファイルやドキュメントを管理するのに便利な「Microsoft SharePoint Online」は、「社内報」としても活用できるということをご存知でしょうか?
WordやExcel、PowerPointなどの「Officeアプリケーション」をオンラインで利用できるMicrosoft365(旧、Office365)を導入している企業であれば、SharePointの便利な機能をいつでも使い始めることができ、その機能は多種多彩です。一方でさまざまな使い方ができるからこそ、使いづらいのでは……という懸念を感じられる方もいらっしゃるかもしれません。この記事では、SharePointの基本機能から社内報に活用するメリットやデメリットだけでなく、応用的な活用法まで解説します。ぜひ社内報作成時の参考にご覧ください。

SharePointとは

SharePointはマイクロソフト社が提供するMicrosoft365に含まれている、ファイルやドキュメントを管理するためのツールです。旧来のOfficeに備わっていた文書管理ツールをベースに「組織間のコミュニケーション」を活性化させるための機能を付与し、さらに発展させたものとして登場しました。

SharePointを活用すれば、オンライン上で資料の管理・検索ができ情報の一括集約が可能になるほか、アクセス権が付与されているメンバーでドキュメントの同時編集ができるため、効率の良い資料作成から管理まで幅広く役立ちます。また、これらの基本的な機能以外にも、ワークフローやポータルサイト(チームサイト)を作る機能も備えているため、あらゆる角度でオフィスワークを快適にしてくれることでしょう。
他のOfficeアプリと連携させて使用することも可能であるため、非常に便利な活用法が多く存在しています。

社内報に生かせる、SharePointの基本機能

SharePointは主に、情報を「管理する」「整理する」「保管する」「検索する」ことに優れていますが、これらにさまざまな機能パーツを加えられるので、組織のニーズに合わせてカスタマイズすることができます。
また、社員への情報伝達や業務連絡などに使える情報ポータルとしても活用できるため、昨今多くの企業で導入されているリモートワーク下にあっても、社員のコミュニケーションを促進することが期待できます。そんなSharePointのWeb社内報に生かせる基本機能として、まずは次の3つを押さえておきましょう。

アンケートの作成

アンケートの作成から回答の管理まで行うことができます。業務に必要なアンケートを実施する際には、作成・送付・回収・集計といった一連の流れを行う必要があり、実務的な負荷がネックになるケースは多々存在するものです。SharePointを活用すれば、こうした事務的負荷を軽減させることにつながります。

共有ファイルの閲覧、編集

データベース上でファイルを共有できる便利さはもちろん、同じタイミングで資料を閲覧している人たちが同時編集を行えるという魅力的な機能が備わっています。会議中に議事録をその場で作成するなど、業務効率の向上に役立つでしょう。

掲示板、回覧板

 それぞれのチームごとに情報発信が簡単に行えるため、従来のイントラサイトのようなイメージで掲示板や回覧板として用することもできます。業務や手続きに関することで困った時にアクセスできる場を提供することで、社員は安心して業務に取り組めるでしょう。

これらのほかにも、

  • コンテンツの閲覧、検索、管理
  • ワークフローの確認
  • 施設予約
  • スケジュール、アドレス帳管理
  • 電子メール「サイトメールボックス」
  • データレポート

といった多彩な機能がSharePointに備わっているため、業務で必ずアクセスするポータルサイトをSharePointで構築するケースが多いです。そのため、Web社内報もSharePointで構築してポータルサイトからリンクさせることで、他のシステムを利用して作成した場合よりも社員にとっての利便性が高く、アクセスされやすいサイトになります。

SharePointの機能を適切に活用することでWeb社内報のPDCAサイクルをより素早く回し、業務効率や生産性の向上を図りましょう。SharePointで社内報を作るメリットについて、下記でさらに詳しくご説明いたします。

SharePointで社内報を作るメリット

ここまで、SharePointのさまざまな機能をご紹介してきました。
SharePointは、業務効率化や情報共有に活かせるツールであることはもちろんですが、社員間のコミュニケーション促進の観点でも、大いに活用の余地があります。それではここからはSharePointで社内報を制作する場合のメリットについて見ていきましょう。

1. Microsoft365利用企業なら導入がしやすい

Web社内報を始めてみたいけれど、システム導入の手間やコストがネックで社内稟議を通すのが難しいという企業も多いのではないでしょうか。
既にMicrosoft365を導入している企業であれば、SharePoint Onlineを使って簡単にWeb社内報を始めることができます。新たにIDやパスワードを設定する必要もないので、編集や閲覧のための余計な手間もかかりません。
ただし、SharePoint上であっても、最初のフォーマットを作ったり、継続的に更新したりする必要はあるので、最低限の労力はかかるということはあらかじめ理解しておきましょう。

2. 専門的な知識がなくても、マルチデバイスに対応したサイト構築が可能

SharePointのコミュニケーション機能には既に多くのテンプレートが用意されており、「組織」「部門」「地域」「コミュニティ」「ソリューション」などのカテゴリから使いやすいものを選ぶことができます。
これらのテンプレートを使用すれば、テキストや画像などのパーツを差し込んでいくだけで、コードを触ることなく綺麗なサイトができ上がるでしょう。
また、PCでもスマートフォンでもデザインが崩れないレスポンシブデザインで作成することもでき、マルチデバイスに対応したサイトを構築することができます。Web制作の専門的な知識がない人でも簡単にサイトを作ることができるのは、大きなメリットです。

3. 他のMS製品との連携で情報発信が素早く効率的に

例えば、動画共有アプリの「Microsoft Stream」と社内向けSNSの「Yammer」は、それぞれ単体のアプリ上では連動させることができません。
しかし、SharePointのプラットフォーム上に投稿すれば「同じコンテンツ」として社内に展開することができます。これにより、テキストや画像だけではなく、動画を使った情報発信も簡単に行うことが可能になります。

SharePointで社内報を作るデメリット

SharePointを使えば、誰でも簡単にサイトを立ち上げることができ、他のアプリと連動させることで情報発信の幅も広がることがお分かりいただけたのではないでしょうか。
SharePointでの社内報制作は非常に便利で魅力的ですが、デメリットと捉えられる要素についても、実施前にしっかりと理解し把握しておくことが大切です。

あらかじめ決められたレイアウトパターンになる

SharePointにはテンプレートが用意されているという点は、サイト制作を簡単にしてくれるためメリットとも言えますが、一方で「デザイン性」を重視している場合には不向きであるためデメリットになる可能性があります。
とは言え、SharePointには複数のレイアウトやパーツが用意されているため、工夫次第で通常のWebサイトとしては全く問題のない十分なデザイン作成が可能です。テンプレートだからこそ、余計なものが削ぎ落とされたシンプルさがあり、見やすく分かりやすいサイト作りができるという強みにもなります。

コメントや「いいね!」が実名のみ(非匿名性)

Officeの他のアプリと連携ができるという点で受けられる恩恵は多いですが、SharePointにログインするとユーザー名が表示されてしまうため、コメント書き込みなどの際に匿名性を守ることができません。
社内報のコメント投稿機能を活用する際に、匿名性を重視している企業であれば、この点はデメリットになるので注意が必要です。

SharePoint社内報と一緒に利用すると便利なOfficeアプリ

ここまで、SharePointの基本機能やメリットなどの説明を通して他のOfficeアプリと連携することで使える機能の幅が広がることをご紹介してきましたが、具体的にどのようなアプリがあるのでしょうか。
具体的に5つのアプリを取り上げ、機能の概要とSharePointとの連携方法を解説します。

Teams

Teams」は、Skype for Bissinessの後継とも言えるビジネスチャットツールです。
Teamsには社内報をより多くの社員に閲覧してもらうための便利な機能があります。それは、社内報の更新通知を自動化することです。
Teams上に「社内報チャンネル」を作成しておけば、更新した時にチャンネルを登録している人たちに通知ができるので、最新情報を見落とすことがなくなります。
また、Teamsのタブに社内報を設定しておき、バックナンバーを含めた社内報にいつでもアクセスすることができるようにするのも良いでしょう。

Yammer

Yammer」は、社内SNSツールです。
チームに限定せず、全社的な情報発信を行うことができます。情報交換のスピード感はTeamsなどのチャット機能よりは劣りますが、一度に大勢の人に向けて発信できる点や、後から情報を検索しやすい点が特徴です。
また、SharePointと連携することで更新通知を行うことができるので、Teamsと同様、社員の閲覧率向上につなげることができます。
Yammer上に社内報のコミュニティを作成すれば、社内報の掲載+αの工夫をすることも可能です。例えば、記事に関連した情報の発信や、読者からの感想・意見の募集、関連テーマでのディスカッションなどをしてみるのも効果的でしょう。
加えて、社内報はどうしても作り手から受け手への一方通行の情報発信になりがちですが、Yammerを活用すれば双方向のコミュニケーションを促すことができます。
例えば、YammerのWebパーツを使用して、SharePointで作成した社内報や個別の記事上に関連するコミュニティの会話を埋め込みます。Yammerを効果的に活用し、情報発信に止まらない多角的なコミュニケーションを行いましょう。

Power BI

PowerBI」は、近年海外でも注目を集めているBIツール(企業の有するデータから必要な情報を抽出・分析を行い、レポートするためのもの)です。
個人のデータ分析力に依存することなく誰でも簡単に欲しいデータを入手でき、SharePoint上にアップロードしたデータをPowerBIにインポートすることで、必要なデータを分析することができます。
社内報をより良いものにブラッシュアップしていくために、発行後の効果測定は欠かせません。例えば、社内報の各記事が社内のどの部署のどの人に読まれているのか?など、効果測定に必要な数値だけをレポート化することができます。
また、何か新しい取り組みを検討している際、社員の意識を知るために、社内報で仮説記事を作成し、それを読んだ社員の反応を図るコンテンツマーケティング的な活用をしてみるのも面白いでしょう。

Power Automate

Power Automate」は、ルーティン作業を自動化するRPA(Robotic Process Automation)です。
日本ではさまざまなRPAが登場していますが、PowerAutomateの特徴は既に複数のテンプレートが用意されていることがにあり、自動ワークフローを効率良く作成することができます。SharePointと連携すると、社内報の更新通知メールを発信する作業を自動化することができます。

Stream

Microsoft Stream」は、アップロードされた動画を視聴・共有できるビデオサービスです。
現在でも社内報の主流はテキストによるものですが、最近では動画を活用するケースも増えてきています。Streamを活用することで、トップメッセージ動画や動画ニュースを掲載することも可能になるため、社内報のバリエーションが広がります。
動画での発信は、テキストよりも説得力を持って伝えることができるため、内容によって上手に活用していくと良いでしょう。

Forms

Forms」は、さまざまなシーンで使用できるアンケートツールです。
社内報を盛り上げていくためには、社員を巻き込んだコンテンツ作成が欠かせません。そうした時に、Formsを使えば読者アンケートを取ることや社員からの投稿募集を簡単に行うことができます。

番外編:LMS365 *

LMS365」は、社内で使えるeラーニングシステムです。
新たなアプリの立ち上げ・操作・ログイン等は全て不要で、気軽に学習することができます。SharePointと連携すると、リンクの掲示や教材のアップロード履歴、メモなどを残しておくことができるという点が特徴的です。
また、社内報と連携させると、さらに大きな効果を発揮します。
社内報を読んだ社員が、「◯◯についてもっと知りたい!」という刺激を受けた時こそ、学習のチャンス。その熱意が冷めないうちに、ワンクリックでeラーニングのページや研修の申し込みページにジャンプができる導線設計をしてみましょう。
*LMS365はMicrosoft365アプリではなく、SharePoint Online上で動作するサードパーティ製品です

まとめ

この記事では、SharePointの機能や社内報を作成するメリット、デメリットについてご紹介しました。SharePointは業務効率化だけではなく、社内報などのコミュニケーションツールとしても活用できる点に大きな魅力があります。社内報として使用するには、使いづらさもあるのでは?という懸念が少しでも解消できたなら幸いです。
また、SharePointは他のOfficeアプリと連携させることで使える機能が増えていくため、自社のニーズに応じて活用の幅を広げてみましょう。

株式会社ソフィア

ウェブコンサルタント

玉山 和則

主にWEBコンテンツの制作と、それに関連する制作ディレクションなどを担当しています。Photoshopでのデザイン制作から、HTMLマークアップ、ユーザーエクスペリエンスまで対応可能です。

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