デジタルワークプレイスで実現できる働き方改革とは?

2020年初頭から広まった新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響から、オフィスワークを主とする企業の多くにおいてテレワークが導入されるようになりました。ただし、これは有事の一時的な対策ではなく、国が推し進める働き方改革の一環であることからも、テレワーク自体は今後もよりいっそう需要が高まることが想定されます。テレワークによって業務をこれまで通り、あるいはそれ以上に円滑かつ効率的に進めるために、「デジタルワークプレイス」の導入が先進企業で進んでいます。本記事ではデジタルワークプレイスの内容や特徴、そして国が推し進める働き方改革とデジタルワークプレイスとの関連性やその実現方法について解説します。

デジタルワークプレイスとは

デジタルワークプレイスとは業務に必要なアプリケーションや情報、コミュニケーションツールをクラウドベースのデジタル空間上に集約し、PCやスマートフォンをはじめ様々なデバイスでアクセス可能にすることで、いつどこにいてもインターネットに接続さえすれば作業や仕事上のやりとりができる、新たな働き方を支援するビジネス戦略です。

デジタルワークプレイスの概要

デジタルワークプレイスは個人のデバイスにデータやアプリケーションを置かず、これらの資源をサーバ側で一括して管理するシンクライアントのサービスです。デジタルワークプレイスの普及によってビジネスにさまざまなメリットがもたらされます。デジタルワークプレイスという考え方自体は時代に応じた新たな働き方において生産性や業務効率を高める手段のひとつとして、以前から存在していました。しかし、デジタル技術の進化と高速インターネット回線の普及により、ようやく実用に耐えうるレベルに到達しました。

「デジタルワークプレイス」と「テレワーク」や「デジタル化」の違い

デジタルワークプレイスの実現においては、単純に「紙をなくす」「デジタル化する」ということだけでなく、デジタルによって可能になることを活かしてさらなる効率的な業務プロセスを創出することも求められます。「書類を提出する」→「ファイルをメールで送る」といったように、ひとつの作業にデジタルの機能を対応させるということではなく、業務の流れ全体を見据えて改善することを考えなくてはなりません。捺印済みの紙の資料を大量に取り揃え、抜け漏れが無いか確認する作業が、デジタル上のやり取りとなることによって時間の制約を受けなくなるといった効率化に加え、これまで社内の関係者に回覧してもらうために走り回っていた作業までが無くなります。
また、出社とテレワークを両立させる「ハイブリットワーク」が主流になってきている現代社会において、オンラインに大きく軸足を移すこととなったコミュニケーションやチームマネジメントなど、「業務」としてなかなか定型化されてこなかった領域をもデジタルを使って改善することも重要な課題です。「メール」や「チャット」、「WEB会議」などのツールにより、多くの人がスムーズにテレワークを実現できるようになってきています。様々な「タスク」と「機能」の対応からさらに一歩進んで、複数のプロセスの意味を持って繋げながらオンライン・オフラインの業務を統合して改善を進めることで、デジタルワークプレイスを実現させることができます。

デジタルワークプレイスが注目される背景

デジタルワークプレイスが広まった背景には主に5つの社会的要因があります。ここではデジタルワークプレイスが注目される背景について解説していきます。

労働生産人口の減少

ひとつ目は労働生産人口の減少です。労働生産人口とは企業において労働力の中核をなす人材の数を指します。現在、企業の主な労働力は平成初期に生まれたミレニアル世代が担っていますが、昭和世代と比較するとその人口は圧倒的に少なく、人材不足が叫ばれています。したがって生産性向上や業務効率化は企業にとって急務であり、数年前から国内各社で「働き方変革」の取り組みが進められてきました。しかしながら「残業時間削減」以上の効果にはなかなかつながり難い中で、単純な意識の変革だけでなく、より革新的なビジネスプロセスの改善が求められています。それを実現するための様々な技術やサービスの台頭の結果として、デジタルワークプレイスが注目されるようになりました。

人材の流動性アップ・ダイバーシティの推進

これまで多くの企業で採用されていた終身雇用制度も時代の流れに従って下火になっています。その影響で、転職をしてキャリアチェンジ・キャリアアップに挑戦することが今や一般的なものになり、人材の流動性が高まっています。そうした中で、国内海外・年代・性別問わず優秀な人材を確保する・つなぎとめるための、多様なライフスタイル・価値観にあった働き方を実現するためには、全社一律のマネジメントスタイル・業務プロセスでは立ち行かなくなってきました。多様なプロセスを多様なまま管理するには、監督者が何人いても足りません。「人の手・人の目」には限界があるため、デジタルによる自動的な処理を様々なプロセスに組み入れる必要があります

インターネットの普及とデジタル技術の進化

技術の普及と進化によって、インターネットを使った業務の増加やデジタル技術を活用した新しいビジネスモデルの創出がそもそも活発化しています。「クラウドサーバー」により、セキュリティを確保しながら、情報へのアクセス利便性をはるかに高めることが出来たのは大きな転機でした。人がアクセスするだけでなく、機械やシステム・WEBサービスも同様に、様々な情報資源を自由に利活用しながら機能を提供することができます。また、これまで各社のシステムは社ごとに閉じられていることが当たり前でした。しかし、昨今では業務に深く関わる基幹システムについて、複数社が同じサービスを導入することにより、企業間・業界内全体のプロセスをも見据えながら標準化と改善が進んでいます。それらのインターネット技術や情報にアクセスするためのデバイスも進化しています。スマートフォンはもちろん、自動車や様々な家電など、インターネットに接続できるデバイスも増えてきました。今はまだBtoCの事業・サービスへの転用段階ですが、いずれは組織内の働き方に関しても、様々なインターネットに接続するデバイスが登場してくることでしょう。

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響

新型コロナウイルスが蔓延したタイミングで、デジタルワークプレイスの導入を検討する企業が大幅に増加しました。それは、多くの企業がテレワークを導入したことによって働き方改革が一気に加速したためです。テレワークを行うためには、デジタル空間にあらゆる情報やツールを移行しておく必要があります。出社とテレワークのハイブリッドワークを推進する過程でさらに多くの課題も出ており、それらを解決する手法としてのデジタルワークプレイスが社会的規模で進んでいます。

ビジネスの複雑化

ビジネスが複雑化したことも、企業がデジタルワークプレイスの導入を進める背景のひとつです。高度経済成長を経て産業が成熟状態になり、企業は意思決定の機会を徐々に現場に分散させ、委ねていくようになりました。結果、現場が部署を超え、業界を超え、社会全体を見据えるような複雑な問題について検討し、判断する必要が生じています。現場の社員がかつての経営層と同等の情報量を手にし、意思決定を下すためには、組織の各サプライチェーン上のデータや、業界の情報をオープンに開示するプラットフォームが必要になります。プロセス自体の複雑化・多様化に伴い進化したデジタルツールが必要であるということはもちろん、それらをさらに組織全体・プロセス全体の連携強化のために拡張していくことが重要です。

デジタルによって非効率化する組織

様々な文脈で、デジタル化を更に超えたものとしてデジタルワークプレイスの導入・実現が多くの企業で目指されています。しかし実際のところ、業務は大きく変わっている中で、劇的に改善されているケースはほとんどありません。デジタル化・オンライン化によってむしろ非効率になったと感じている方も多いのではないでしょうか。長い年月で習慣化され、現場レベルでは最適化されていたプロセスが変更される中で、社員は非効率を感じながら受け入れるのみであることも実情です。そうした状況で、「ツールを導入して改善されたはず」という表向きの理想のみが語られ、部分的には他社・業界と共に標準化が行われているのと同時に、緩やかにオペレーション上の優位性が失われていくことは非常に危険です。重要なのは、デジタル化によって起きうるオンラインコミュニケーションの問題を先に定義し、単なる業務の置き換えではなく、デジタルだからこそ出来ることを活かした新たなプロセスを作り上げることです。まずは、代表的な問題について見ていきます。

人間関係・コミュニケーション

リモート環境ではリアルで顔を合わせることが少なく、人間関係が希薄化してしまうという問題が起きています。コロナ禍に入社した新入社員は、「一度も先輩社員と顔を合わせたことがない」ということもあるでしょう。オンラインのみの人間関係にまだまだ人々が慣れているとは言い難い状況で、コミュニケーション上の問題は避けて通れません。チャットツールでのやり取りの中でも、言葉遣い・言葉足らずを気にする、感情や気持ちの伝わりづらさに配慮することなど、新たな工夫が必要になっています。完全にオンラインに頼るだけでなく、対面でも交流の場を設ける努力が必要です。リモート環境を充実させつつも、リアルな職場コミュニケーションの場をも意識して設けていきましょう。

業務の進捗管理の働きかけがしづらい

リモートワークでは互いの様子が見えないため、チームのメンバーに声をかけるタイミングを見計らうのが難しくなるケースがあります。特に管理職が現場の部下の状況を把握することが困難になりがちです。声をかけるタイミングをつかむことが難しいのであれば、相談の機会を定期的に設けるなど、スケジュールを先に立ててしまう方法がいいでしょう。また今まで声掛けによる確認しかしていなかった場合は、デジタル上で進捗状況を共有できるツールを用いるなど別の方法を探ってみると良いでしょう。

勤怠管理・人事評価

テレワークの導入をはじめとする場所に縛られない勤務形態によって出社の頻度が下がることは確実です。出社しているときには一目で分かっていた勤務状況がデジタルワークプレイス導入により把握しにくくなる可能性があります。こうした問題は勤怠管理ツールを取り入れるほか、チャットなどを用いてコミュニケーションが取りやすい環境を作ることで解消が図られます。
なお、人事評価の際には、労働時間=成果ではないことを意識することが重要です。時間主義に寄りすぎず、また成果主義的にもなりすぎない評価基準を確立していきましょう。

コスト

デジタルワークプレイスを進めるにあたって、デバイスや業務用ソフトを購入したり新しい業務方法を伝えるための研修を実施したりとさまざまなコストがかかります。ただしそれらは将来への投資であり、長期的に見れば、業務の効率化や生産性の向上、職場縮小などによる賃料や管理費の削減、通勤手当の削減といった面で回収することができるでしょう。

セキュリティ

技術の進化の一方で、デジタル上に集約された情報の取り扱いに社員が慣れていなければ、セキュリティのリスクともなりえます。旧来的な「自社サーバが攻撃される」「書類を落とす」といったようなリスクとは別に、情報を社員がどう扱うか、ということに焦点が当てられます。そのほか、導入するツール側の対策にも注意が必要です。優れた対策が導入されているかを確認すること、そしてツールの仕様や性質を理解して、それを運用または使用することが重要です。ただし「心配なので使わない」となればツールの意味がありませんので、禁止事項を徹底するというよりも、推奨される良い使い方を丁寧に伝える必要があります。また、取り扱う情報の価値やリスクを社員一人ひとりが正しく認識するということも非常に重要です。

デジタルワークプレイスが目指す企業・組織の在り方

上記の問題を踏まえた上で、デジタルだからこその価値を捉えながら、改善の方向性を事前に設計することが重要です。

従業員エクスペリエンス・エンゲージメントの可視化と向上

デジタルワークプレイスを導入することで、従業員が快適に働くための環境を整えることができます。働きやすい環境は従業員の満足度向上や業務で得られる経験の質を高めることにつながるでしょう。効率化と同時に、デジタル上のあらゆる行動はログやデータとして出力することができます。ログやデータは、組織内の大きな傾向や問題を捉えることに活用できます。また、オンラインでのコミュニケーションが増える中で、チーム内のマネジメントの難易度も大きく上昇しました。社員一人ひとりのモチベーションや調子、仕事の忙しさなどもリーダーから見えづらく、適切なフォローや手助けが行き届かなくなっています。デジタルワークプレイスを導入することで、チャットやメールなどコミュニケーションの量、連絡相手の多様さ(孤立していないか・話し相手が固定化していないか)、作成したファイルの数など、社員が抱える不調や問題の兆しをチェックできます。

時間や場所に縛られない働き方の実現

デジタルワークプレイスにより、従業員のワークライフバランスを実現させることができます。通勤の自由化により、移動時間が削減できたり、柔軟な勤務形態を導入できたり、時間制約の除去が可能です。
多様な人材を確保し、また活躍し続けてもらうために、多様な価値観にあったそれぞれの働き方を提示することができるでしょう。例えば留学や介護、産休・育休など、長期休暇時や何らかの事情で遠隔地へ転居する必要がある場合にも、個人の状況に応じて可能な範囲での勤務を続けることができます。再度、元の働き方に戻った際に「以前と環境が変わってしまっていて分からない」とならないような情報フォローが届けられること、さらにはそうした機会が用意されていることで、社員が働き続けられる安心感を生み出します。

デジタルコラボレーションの推進

デジタルワークプレイスの導入はリアルの場では関わることが少ない社員同士に新たなつながりを発生させることも可能です。こうした社員同士の情報提供や共同業務、いわゆるデジタルコラボレーションが起こりやすい環境を整備することで、これまでにない新しい価値が生まれる可能性もあります。例えば社内ポータルサイトがあれば部署をまたいだコミュニケーションはさらにスムーズになり、従業員自らプロジェクトを発足したり意見交換をしたりと、企業活動が活発化していくでしょう。

セキュリティ意識改革

これまでのセキュリティの基本方針は、「あらゆることを社外に持ち出さない」でした。ただしそれらの情報を、USBやパソコン本体、あるいは書類という形で人が持ち運びする、またどんな形であれ取引先や顧客とのやり取りの中で情報の一部を共有するとなれば、人為的なミスを完全に無くすことはできません。様々な業務をデジタルに置き換えることにより、情報の流れを追うことができます。たとえミスが起こったとしてもフォローできる仕組みがあることは、セキュリティにおいて大きな意味を持ちます。現在提供されている業務システムにおいては、「ゼロトラスト」に代表されるような、技術の進化により可能になった新たなセキュリティ対策も追加されています。そうしたセキュリティの強化と同時に、情報の中身・情報が持つ意味を踏まえた上で、適切に他者へも公開し、協働を進められるようになることが、デジタルワークプレイスの果たす大きな役割の一つでもあります。

デジタルワークプレイスの現在地

新型コロナウイルスによるロックダウンが進んだ際、多くの企業がデジタル化を推進しました。それを機会に昨今では、デジタルとリアルを混ぜ合わせたハイブリッドな勤務スタイルが定着してきています。都合に合わせて出社とテレワークを使い分ける「ハイブリッドワーク」という言葉も一般的なものになっています。コロナウイルスの状況に関わらず、今後もリモートと出社を組み合わせる働き方を続けていく企業は多いでしょう。ただし、デジタルワークプレイスが進み便利になったと捉えられる一方で、リモート会議だと表情が分かりにくいなど、リモートならではの課題点も浮き彫りとなっており、時代に合わせたコミュニケーション研修などの実施を検討する必要があります
また、家にいても出社しているときと変わりない感覚で仕事ができるようになるVRやAR技術の開発・実装も進んでいるため、将来的にはバーチャル空間で働くことが一般化するかもしれません。

デジタルワークプレイス推進企業

デジタルワークプレイスをすでに推進している企業の事例や実際に用いられているツールの情報は自社での導入を検討する際の参考になるでしょう。ここでは6社を紹介します。

マイクロソフト

マイクロソフトはいわずと知れたデジタルワークプレイスに強い企業です。同社が提供する「Microsoft365(旧Office365)」はデジタルワークプレイスの機能を持つグループウェアです。クラウド・マルチデバイス対応、しかも堅牢なセキュリティ下で使用できます。オフィスワークに不可欠なWordやExcel、PowerPointをデバイスへのインストールだけではなくクラウド経由でも利用できるほか、これらのアプリケーションで作成したファイルはマルチデバイスで編集できる上、複数名での共同編集にも対応しています
さらに、メールソフトやスケジューラー、テキスト・ビデオチャット、社内ポータルの作成、ドキュメント管理、個人ストレージなどの豊富な機能が盛り込まれており、従業員はMicrosoft365にアクセスするだけであらゆるオフィス業務を完結させることができます。また、ツールを用いたデジタルワークプレイスの結果をコーポレートサイトで公開しています。

コニカミノルタ

コニカミノルタでは新たな事業展開として「デジタルワークプレイス事業」をスタートさせました。社会のデジタル化が進む中、その恩恵を受けていない中小企業をターゲットに業務改革を支援しています。参入戦略としてオールインワンITである「Workplace Hub」による生産性向上のためのサービスプラットホームをクライアントに提供し、自社のデバイス技術やパートナー企業との協業を通して付加価値の高いIoTやデータ活用ビジネスへと発展させるソリューションを展開しており、目指すはクライアントの「真の働き方改革」としています。

野村総合研究所(NRI)

野村総合研究所では日本企業において労働力の確保が急務であり、多様な働き方を受け入れることがあるという現状からデジタルワークプレイス事業を開始しています。デジタルワークプレイスを導入するにあたっての全体推進支援、働き方改革推進コンサルティング、導入後のPDCA支援などを包括的に行い、クライアント企業の新たな働き方を実現しています。

シスコシステムズ×リコー

シスコシステムズとリコーはデジタルワークプレイス実現に向けた協業ソリューションを協業で開発しています。このソリューションである「RICOH 共通ステータスダッシュボード for Cisco Meraki」はリコーの複合機とクラウドベースでシンプル、セキュアにネットワーク管理が可能な「Cisco Meraki」とを連携し、ネットワーク機器の帯域量や、複合機の出力枚数・消耗品残量・機器などを1つの画面上で一元管理できます。また、リコーの複合機とCisco Merakiの連携により、ゲスト用Wi-Fiアカウントのワンタイムパスワードを複合機上で自動生成できる機能も搭載しました。これからも可能性を秘めたソリューションといえるでしょう。

弊社クライアントA社(社員1000人以上のメーカー)

かつては人材や組織の変革に取り組むことが求められていたにもかかわらず、システム導入における情報システム部門がシステムの保守運用に時間を割かれており変革が行えない状態でした。場所や時間に影響されないデジタルワークプレイスの実現のため、パートナー企業の協力を得てMicrosoft365を導入するとともに、新たな働き方に適したコミュニケーション施策やインプリメンテーショントレーニングを実施し変革を遂げています。

株式会社ソフィア

ソフィアでは2020年3月より全社員をリモートワークとしました。その際、オフィスにかかってくる電話を一次対応し全員へメール通知してくれる外部サービスを導入し、そのサービス精度を上げるために自分宛にかかってきた電話の内容のみをMicrosoft Teamsのメンション付きメッセージで通知することで、業務効率を向上することに成功しました
また、3月以前はオフィス出社の際にくじ引きで席を決めるフリーアドレス制度を設けていましたが、現在はオンラインでフリーアドレスを再現するという試みを行っています。席順を配信する際に一緒に世界の名言を通知したり、「席番号1番の人とブレインストーミングをすると吉」といった占いの要素を含んだ内容を一緒に通知したりすることで、社内コミュニケーションをゆるやかにつなげることに成功しています。

まとめ

インターネットさえあればどこにいても仕事に取り組めるようになり、リモートワークが普及しました。さらに昨今では、デジタルとリアルを混ぜ合わせたハイブリッドな勤務スタイルが定着してきています。そうした中で起きるコミュニケーション上の課題や、デジタル化を機会ととらえたより本質的な業務プロセスの包括的な改善として、「デジタルワークプレイス」に注目が集まっています。ぜひ貴社での課題や状況とも照らし合わせながら、実現へ向けた取り組みをご検討ください。

株式会社ソフィア

コミュニケーションコンサルタント

小野寺 貴俊

業務改善を基軸とした、ITツールの調査・実践・応用が得意です。データ分析と組み合わせたDX(Digital Transformation)を推進していきます。

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