デジタルワークプレイスで実現できる働き方改革とは?

2020年初頭から広まった新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響から、オフィスワークを主とする企業の多くにおいてテレワークが導入されるようになりました。ただしこれは有事の一時的な対策ではなく、国が推し進める働き方改革の一環であることからも、テレワーク自体は今後もよりいっそう需要が高まることが想定されます。
テレワークによって業務をこれまで通り、あるいはそれ以上に円滑かつ効率的に進めるには、「デジタルワークプレイス」の導入が有効だということをご存知でしょうか。
本記事では、デジタルワークプレイスの内容や特徴、そして国が推し進める働き方改革とデジタルワークプレイスとの関連性やその実現方法について解説します。

デジタルワークプレイスとは

デジタルワークプレイスとは、業務に必要なアプリケーションや情報、コミュニケーションツールをクラウドベースのデジタル空間上に集約し、マルチデバイスでアクセス可能にすることで、いつどこにいてもインターネットに接続さえすれば作業や仕事上のやりとりができる、新たな働き方を支援するビジネス戦略です。

デジタルワークプレイスの概要

デジタルワークプレイスという考え方自体は、時代に応じた新たな働き方において生産性や業務効率を高める手段のひとつとして以前から存在していました。デジタル技術の進化と高速インターネット回線の普及により、ここにきて実用に耐えうるレベルに到達したわけです。
個人のデバイスにデータやアプリケーションを置かず、これらの資源をサーバ側で一括して管理するシンクライアントのサービスであり、デジタルワークプレイスの普及によってビジネスにさまざまなメリットがもたらされます。

デジタルワークプレイスが広まる背景

デジタルワークプレイスの広まりには、コロナ禍の影響以外にもいくつかの背景があります。

1つ目は、労働生産人口の減少です。労働生産人口とは、企業において労働力の中核をなす人材の数を指します。現在、企業の主な労働力は平成初期に生まれたミレニアル世代が担っていますが、昭和世代と比較するとその人口は圧倒的に少なく、人材不足が叫ばれていることはすでにご存知のことでしょう。そのため、生産性向上や業務効率化は企業にとって急務となっています。

2つ目は働き方改革の推進です。冒頭で述べたテレワークは働き方改革を代表する施策のひとつでもありますが、全社でテレワークを推進するために、クラウドサービスの利用はもはや欠かせない存在となっています。

3つ目はインターネットの普及とデジタル技術の進化です。ひと昔前は構想レベルでしかなかったデジタルワークプレイスというビジネス戦略を現実化したのは、ひとえにテクノロジーの発達によるものでしょう。会社の固定電話や社内端末からしかアクセスできないシステム、対面のコミュニケーションが仕事に必須だった時代には、時間や場所を選ばない働き方はほぼ不可能だったはずです。今は固定のインターネット回線がなくてもWi-Fiルーターやスマートフォンのテザリングでパソコンやタブレットをインターネットに接続し、そこからメールを閲覧したりツールを操作することも叶うようになりました。またアプリケーションに関しても、デバイスにインストールすることなくサーバー経由かつマルチデバイスで利用できるようになったことが、デジタルワークプレイスが広まるひとつの要因となっています。

4つ目は新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響です。テレワークは働き方改革の代表的な手段であったものの実際のところ導入は遅々として進んでおらず、それが感染症の拡大によって導入を余儀なくされることとなりました。残念なことではありますが、2021年1月現在終息の見通しが立つ気配はありません。現実を直視すると、テレワークへの移行とデジタルワークプレイスの導入は企業がなすべき最善の対策といえるでしょう。

デジタルワークプレイスが実現する働き方改革

デジタルワークプレイスは働き方改革と非常に親和性が高いサービスであり、企業にさまざまな好影響をもたらします。

時間や場所に縛られない働き方の実現

デジタルワークプレイスの活用により、インターネットに接続する環境さえあれば時間や場所に縛られることなく柔軟に業務を遂行できます。休日や夜間早朝に出社して行っていた業務が自宅でできるようになったほか、育児のため時短勤務を余儀なくされた社員の就業時間の拡張や、時差出勤の促進につながるかもしれません。
また、出張先や旅先から業務を行うこともできるため、政府が推進する地域再生にひと役買う働き方としても期待されています。

デジタルコラボレーションの推進

デジタルワークプレイスは、これまでアナログで管理・実施してきた業務をデジタル化するものです。業務のデジタル化により、同じ部署でも担当業務の異なる従業員同士が迅速で正確に連携できるよう、現場の業務効率を改善できます。
例えばドキュメント管理です。紙に印刷してファイリングしていたものをすべてデジタル化し、サーバー上に保存、必要に応じてダウンロードして編集も可能です。人事規定や業務マニュアルなど、社員全員に配布し閲覧していたものは特に役立ちます。
また、コミュニケーションツールによって社内コミュニケーションの手段が会話やメール以外に増えることも大きなメリットです。掲示板や社内SNSによる情報収集や意見交換、テキストチャットやグループメッセージによる会話以外のやりとり、打ち合わせで活用できるWeb会議ツールなど、全社のコミュニケーションをさらに活性化できます。もちろんこれは、テレワークの一助ともなりうるものです。

業務ツールの一括管理

デジタルワークプレイスの大きなメリットは、アクセスする場所が一ヶ所に集約されていることです。ドキュメントの閲覧はこのサーバー、社内ポータルはこのWebサイト、チャットはこのソフトを立ち上げて、Web会議はこのアプリを…とそれぞれを別々に起動しなくてもスムーズに業務ツールにアクセスできるため、業務効率化を図ることができます。

デジタルワークプレイスがうまくいっている企業の条件

デジタルワークプレイスをビジネス戦略としてうまく取り入れている企業は、健全なエンプロイーエクスペリエンスを体現しています。デジタルワークプレイスは、言ってしまえばこれまでの業務ツールをデジタル化し、一ヶ所に集めた「だけ」のものです。そもそもツールがアナログの状態で業務が整理され、体系化されていなければ、デジタルワークプレイスを始めても効果が出るわけがありません。アナログでしっかりと運用できていたものをデジタルに移行し、効率化を「さらに」図るためのビジネス戦略がデジタルワークプレイスなのです。単にデジタルワークプレイスを導入するだけではマイナスの状況がプラスに改善するということはないので、目的と手段を混同することのないよう注意してください。
これを象徴しているのが、コロナ禍の対策としてデジタルワークプレイスを導入したものの、うまくいっていない企業の状態です。時間と場所を超えて作業ができる環境を作りたかったのにそれができていない問題は、デジタルワークプレイスの機能うんぬんではなく社内コミュニケーションの問題です。

米Google社は、「プロジェクトアリストテレス」という取り組みのもと、「効果を出せるチームの条件とはどんなものか」を明らかにしようとしています。これは古代ギリシャの哲学者であるアリストテレスの「全体は部分の総和に勝る」という名言に基づいています。同社では、社員は単独で働くよりチームで働いたほうが大きな成果を上げられるとしているためです。
デジタルワークプレイスはチームの仕事を効率化するものであり、個人の作業効率のみを上げるビジネス施策ではありません。チームで成果を出すには自社はどうあるべきか、デジタルワークプレイス導入の前に一考すべきかもしれません。
なお、米シリコンバレーではテレワークに関してオフィス不要論とハイブリッド論(オフィス併用型)、慎重派(オフィス重視)とが混在しており、日本と同様に意見が割れている状況です。今回のコロナ禍をきっかけに日本でもテレワークをより柔軟な体制で導入していくケースは増えると思われますが、それによって失うものがあるのではないかと懸念を抱く経営者が多いことも否めません。
突然のコロナ禍によって雪崩式に進んだテレワークですが、今後も続くことを考えると、いまを貴重な実験的体験期間と位置付け、今後に向けて再定義していく必要があるでしょう。その中で、リアルとデジタルのワークプレイスがどうあるべきかをあらためて考えることが必要です。

デジタルワークプレイス推進企業

デジタルワークプレイスをすでに推進している企業の事例や、デジタルワークプレイスを提供している企業の情報は、自社での導入を検討する際の参考になるでしょう。ここでは6社をご紹介します。

マイクロソフト

Windowsで有名なマイクロソフト社が提供する「Microsoft 365(旧 Office 365)」は、デジタルワークプレイスの機能を持つグループウェアです。クラウド・マルチデバイス対応、しかも堅牢なセキュリティ下で使用できます。
オフィスワークに不可欠なWordやExcel、PowerPointをデバイスへのインストールだけではなくクラウド経由でも利用できるほか、これらのアプリケーションで作成したファイルはマルチデバイスで編集できる上、複数名での共同編集にも対応しています。
さらに、メールソフトやスケジューラー、テキスト・ビデオチャット、社内ポータルの作成、ドキュメント管理、個人ストレージなどの豊富な機能が盛り込まれており、従業員はMicrosoft 365にアクセスするだけであらゆるオフィス業務を完結させることができます。
実際、同社は自社でMicrosoft 365を利用したデジタルワークプレイスを実践し、その結果をコーポレートサイトで公開しています。

コニカミノルタ

コニカミノルタでは新たな事業展開として「デジタルワークプレイス事業」をスタートさせました。社会のデジタル化が進む中、その恩恵を受けていない中小企業をターゲットに、業務改革を支援しています。参入戦略としてオールインワンITである「Workplace Hub」による生産性向上のためのサービスプラットホームをクライアントに提供し、自社のデバイス技術やパートナー企業との協業を通して付加価値の高いIoTやデータ活用ビジネスへと発展させるソリューションを展開しており、目指すはクライアントの「真の働き方改革」だといいます。

野村総合研究所(NRI)

野村総合研究所では日本企業において労働力の確保が急務であり、多様な働き方を受け入れることがあるという現状からデジタルワークプレイス事業を開始しています。デジタルワークプレイスを導入するにあたっての全体推進支援、働き方改革推進コンサルティング、導入後のPDCA支援などを包括的に行い、クライアント企業の新たな働き方を実現しています。

シスコシステムズ×リコー

シスコシステムズとリコーは、デジタルワークプレイス実現に向けた協業ソリューションを協業で開発しています。このソリューションである「RICOH 共通ステータスダッシュボード for Cisco Meraki」は、リコーの複合機とクラウドベースでシンプル、セキュアにネットワーク管理が可能な「Cisco Meraki」とを連携し、ネットワーク機器の帯域量や、複合機の出力枚数・消耗品残量・機器などを1つの画面上で一元管理できます。また、リコーの複合機とCisco Merakiの連携により、ゲスト用Wi-Fiアカウントのワンタイムパスワードを複合機上で自動生成できる機能も搭載しました。これからも可能性を秘めたソリューションといえるでしょう。

弊社クライアントA社(社員1000人以上のメーカー)

同社は、人材や組織の変革に取り組むことが求められていたにもかかわらず、システム導入における情報システム部門がシステムの保守運用に時間を割かれており変革が行えない状態でした。そこで、場所や時間に影響されないデジタルワークプレイスの実現のため、パートナー企業の協力を得てMicrosoft 365を導入するとともに、新たな働き方に適したコミュニケーション施策やインプリメンテーショントレーニングを実施し、変革を遂げています。

株式会社ソフィア

当社では、2020年3月より全社員をリモートワークとしました。その際、オフィスにかかってくる電話を一次対応し全員へメール通知してくれる外部サービスを導入し、そのサービス精度を上げるために、自分宛にかかってきた電話の内容のみをMicrosoft Teamsのメンション付きメッセージで通知することで、業務効率を向上することに成功しました。
また、3月以前は、オフィス出社の際にくじ引きで席を決めるフリーアドレス制度を設けていましたが、現在はオンラインでフリーアドレスを再現するという試みを行っています。席順を配信する際に一緒に世界の名言を通知したり、「席番号1番の人とブレインストーミングをすると吉」といった占いの要素を含んだ内容を一緒に通知することで、社内コミュニケーションをゆるやかにつなげることに成功しています。

まとめ

ふだん業務で使用するツールをデジタル化してクラウド上に一元化し、そこにアクセスすればいつでもどこでも業務や社内コミュニケーションを行うことができるデジタルワークプレイスは、働き方改革の実践にとても有効です。コロナ禍もまだ終わりが見えない中、これを機に働き方改革を全社で推進する企業は増えていくでしょう。ソフィアもデジタルワークプレイスを自社で実践し、クライアント支援も行っています。導入の際はお気軽にご相談ください。

お問い合わせ

株式会社ソフィア

コミュニケーションコンサルタント

小野寺 貴俊

業務改善を基軸とした、ITツールの調査・実践・応用が得意です。データ分析と組み合わせたDX(Digital Transformation)を推進していきます。

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