デジタルワークプレイスで実現できる働き方改革とは?

#業務プロセス改善#ICTシステム活用支援#コミュニケーション#働き方

10.Jun.2020

COVID-19(新型コロナウイルス感染症)の感染拡大に伴う緊急事態宣言発令前後の数ヶ月という極めて短いスパンで、オフィスワークやITを中心とする企業に続々とテレワークが導入されています。
テレワークを導入して業務をこれまで通り、あるいはそれ以上に円滑かつ効率的に進めるにあたって、「デジタルワークプレイス」の導入がとても有効ということをご存知でしょうか。
本記事では、このデジタルワークプレイスの内容や特徴、そして国が推し進める働き方改革とデジタルワークプレイスとの関連性やその実現方法について解説します。

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デジタルワークプレイスとは

デジタルワークプレイスとは、業務に必要なアプリケーションや情報、コミュニケーションツールをオフィスからクラウドベースのデジタル空間上へと置き換え、マルチデバイスでアクセス可能にすることで、いつどこにいてもインターネットに接続さえしていれば作業や仕事上のやりとりができるという、時代に即した働き方を実現するためのビジネス戦略です。

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デジタルワークプレイスと働き方改革との関連

テレワークは元々、国が推進する「働き方改革」の一環として推進されていました。今回のCOVID-19(新型コロナウイルス感染症)の影響も相まって、今は在宅勤務という限定的な形態ながら、テレワークの導入によって日本の企業変革が一歩進んだ結果となります。今回の大きな変革を機にCOVID-19の感染拡大が終息した後も、モバイルワークやサテライトオフィス勤務なども含めた柔軟な働き方を実現する本来のテレワークはさらに普及していくことが推測されます。

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デジタルワークプレイスが広まる背景

デジタルワークプレイスの広まりには、感染症以外にもいくつかの背景があります。
1つ目は、労働生産人口の減少です。労働生産人口とは、企業において労働力の中核をなす人材の数を指します。現在、企業の主な労働力は平成初期に生まれたミレニアル世代が担っていますが、昭和世代と比較するとその人口は圧倒的に少なく、人材不足が叫ばれていることはHR業界の方々であればすでによくご存知のことでしょう。これらの貴重な人材にとって「働きたい」と思える環境を作るために、多様な働き方の導入が求められているわけです。

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2つ目は「エンプロイーエクスペリエンス(EX)」の向上です。エンプロイーエクスペリエンスは「従業員の経験・体験」を意味する用語で、従業員が社内で遭遇するあらゆる経験(採用・配属・研修・実務・育成・評価・退職)を指します。
またエンプロイーエクスペリエンスは上記のようなマクロ的視点だけでなく、毎朝出社して、朝のミーティング、午前の業務、休憩、午後の業務、ときには打ち合わせで外出があり、仕事を終えて退社という、ミクロ的な文脈において言及されることもあります。
エンプロイーエクスペリエンスが高まること、すなわち従業員が快い就業経験をすることで、社員の定着や顧客へのサービス品質向上につながります。デジタルワークプレイスは多様な働き方を実現しますが、柔軟な形態で働けるという経験も、やはりエンプロイーエクスペリエンスの向上に寄与します。

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インターネットの普及とデジタルツールの発達

時間や場所を選ばず柔軟に作業ができる働き方改革には、インターネットの普及とデジタルツールの発達が大きく関係しています。これまでのようにアナログな業務では、少なくとも円滑なリモートワークはほぼ不可能だったはずです。今では固定のインターネット回線がなくてもWi-Fiルーターやスマートフォンのテザリングでパソコンやタブレットをインターネットに接続し、そこからメールを閲覧したりツールを操作することも叶うようになりました。またツール(アプリケーション)に関しても、端末にインストールすることなくサーバー経由かつマルチデバイスで利用できるようになり、こうしたデジタルテクノロジーの発展が、デジタルワークプレイスが広まる背景として存在しています。

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デジタルワークプレイスが実現する働き方改革

先述の通り、デジタルワークプレイスは働き方改革と非常に親和性が高いサービスです。ここからは、デジタルワークプレイスが企業にどのような好影響をもたらすかを解説します。

時間や場所に縛られない働き方の実現

前述した通り、業務に必要なアプリケーションが一ヶ所に集約されたデジタルワークプレイスを活用することで、いつどこにいても、インターネットに接続する環境さえあれば、時間や場所に縛られることなく柔軟に業務を遂行できます。そのため、休日や夜間早朝に、本来出社しなければできなかった業務が自宅で出来るようになり、育児のため在宅しなければならない従業員の就業時間の拡張、時差出勤の促進にもつながるかもしれません。
また、旅行先や地方(帰省先)から業務を行うこともできるため、政府が推進する地域再生にひと役買う働き方としても期待されています。

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デジタルコラボレーションの推進

デジタルワークプレイスは、これまでアナログで管理・実施してきた業務をデジタル化できるものです。業務のデジタル化により、同じ部署でもそれぞれ業務の異なる従業員同士が迅速で正確な連携ができるように、現場の業務効率を改善できます。
例えばドキュメント管理です。紙に印刷してファイリングしていたものを、すべてデジタル化し、サーバー上に保存、必要に応じてダウンロードし編集も可能です。人事規定や業務マニュアルなど、社員全員に配布し閲覧していたものには特に役立ちます。
また、コミュニケーション手段が会話やメール以外に増えることも大きなメリットです。掲示板や社内SNSによる情報収集や意見交換、テキストチャットやグループメッセージによる会話以外のやりとり、打ち合わせで活用できるWeb会議ツールなど、全社のコミュニケーションをさらに活性化できます。無論これは、テレワークといったリモートワークの一助ともなりうるものです。

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業務ツールの一括管理

デジタルワークプレイスの大きなメリットは、アクセスする場所が一元化されていることです。ドキュメントの閲覧はこのページ、社内ポータルはこのページ、チャットはこのソフトを立ち上げて、Web会議はこのソフトを…と、それぞれをブックマークしたりショートカットから起動しなくても、一ヶ所に集約されたスペースから業務ツールにアクセスできるため、大きく業務効率化を図れます。

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デジタルワークプレイス 実際のサービスをご紹介

ここまでデジタルワークプレイスの特徴とメリットについて解説してきましたが、実際に企業で利用できる代表的なツールであるOffice 365(現 Microsoft 365)について紹介します。

Office 365(現Microsoft 365)

Windowsで有名なマイクロソフト社が提供する「Office 365(現 Microsoft 365)」は、デジタルワークプレイスの機能を持つグループウェアです。クラウド・マルチデバイス対応、しかも堅牢なセキュリティ下で使用できます。
オフィスワークには不可欠なWordやExcel、PowerPointはデバイスへのインストールではなくクラウド経由で利用できるほか、これらのアプリケーションで作成したファイルはマルチデバイスで編集できる上、複数名での共同編集にも対応しています。
さらに、メールソフトやスケジューラー、テキスト・ビデオチャット、社内ポータルの作成、ドキュメント管理、個人ストレージなどの豊富な機能が盛り込まれており、従業員はOffice 365(現 Microsoft 365)にアクセスするだけですべての業務を完結させることができます。

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まとめ

ふだん業務で使用するツールがオンライン上の一ヶ所に集約され、そこにアクセスしさえすれば場所や時間を問わずすべての業務を行うことができるデジタルワークプレイスは、働き方改革の実践にとても有効です。
いずれCOVID-19の脅威は落ち着くかと思われますが、これを機に働き方改革を全社で推進する企業は増えていくでしょう。ぜひ貴社もその潮流に乗り、企業のさらなる発展を推し進めてください。

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