Microsoft Teamsとは?便利なTeamsをわかりやすく解説!

#業務プロセス改善#ICTシステム活用支援#コミュニケーション#ビジネススキル#働き方

16.Jun.2020

Microsoft Teamsは企業内のグループチャットツールとして発展してきたアプリケーションです。旧 Office 365がリニューアルされ、Microsoft 365になった今も変わらずサブスクリプションサービスとして提供されています。
Teamsは単なる社内連絡ツールではありません。プロジェクト単位であらゆる情報を集約する重要なハブとなっています。つまり、プロジェクトコミュニケーションツールといえるでしょう。
業務を円滑かつ能率的に進めるのに欠かせないTeamsとは何か、詳しく見ていきましょう。
※各機能の説明については、2020年5月15日時点の情報のため、現在の仕様とは異なる場合があります。

Teamsとは

Teamsの概要

Teamsは、Microsoftが提供する業務用のチャットやWeb会議ができるツールです。Microsoftの各種アプリとシームレスに連携できるのが特長です。
2010年代に入ってからビジネス用のグループチャットが普及し、MicrosoftでもTeamsを提供するようになりました。TeamsはサブスクリプションサービスのMicrosoft 365の特定プランで利用するか、単独の無料アプリでも利用ができます。
Teamsと並んで人気のビジネスアプリ、SlackやChatwork、Asanaのようにプロジェクトやタスク別にチャンネルを分けられるので能率的なコミュニケーションを図れます。

メールとの違い

Teamsはメールよりカジュアルで、グループチャット特有の機能と効率性があり、さらにファイル利用において優位性を持っています。

【Teamsとメールの主な違い、Teamsにある機能について】

  • 件名や定型文、署名が不要
  • チャットにおける既読機能
  • 返信いらずの絵文字リアクション
  • スレッド内に目的別にチャネルを立てられる
  • 大容量ファイルの添付が可能

Teamsはチャットであるため、件名の記入や定型文書の作成、署名の添付を省略できます。
また、LINEと同じく既読機能や、Slackのようにメンバーの投稿にリアクションができるなど、多くの人に馴染みのあるグループチャットアプリと同様の機能を備えています。そのため、投稿メッセージの確認状況を容易に可視化できます。
グループチャットのメンバーは原則決められた場所で発言するため、会話履歴がスムーズに追えます。同じ用件なのにどこで何を共有したのかわからなくなり、スレッドが乱立し煩雑になりがちなメールとは異なります。
また、Teamsであれば大きいサイズのファイルの共有も問題ありません。メールに添付できるファイルサイズはおおむね25MBまでですが、Teamsでは1人あたり1TBまでファイルを共有できます(無料版は1人あたり2GBまで)。

Yammerとの違い

TeamsとYammerはどちらも社内のコミュニケーションツールですが、用途が異なります。Teamsは特定のプロジェクトやタスクの進行に使われ、社外の人を招待することができます。それに対し、企業内SNSとしての機能を持つYammerは社内のみのナレッジ共有や意見交換の用途を想定しています。
Yammerはチャットに加え、社内のオンラインイベントの開催や参加、ビデオ配信ができるサービスです。Yammerでは大規模な全体イベントを開催し、参加メンバーとの質疑応答や公開討議を行えます。参加可能な最大人数は10,000 人で、ライブ配信のほか、後からオンデマンド視聴も可能です。

参考記事:
Office 365(現 Microsoft 365)「Yammer」の活用方法  

Teamsの便利な機能

Office アプリとの連携

Teamsの特長は、Office アプリや Microsoft 365 の各サービスとスムーズに連携が取れるところです。Teamsのチャットや通話、ビデオ会議機能に加え、Officeアプリでの文書作成、資料の共有など、Microsoft 365で使えるあらゆるサービスをTeams内でも利用できます。
しかも、Teamsはプロジェクトなど特定業務の遂行を目的とする「チャネル」に分かれてコミュニケーションできます。つまり、Teamsはプロジェクトやタスクに関する情報が集約されるハブの役割も持っています。

具体的には以下のように効率よく業務を進められます。
WordやExcel、PowerPointなどで作成されたファイルは、Teamsのグループメンバーで共同編集できるため能率的に作業を行えます。作業ファイルはTeams内で管理するため、個人管理と違い紛失する恐れがなくなります。
Teamsでの会議を行う際、Outlookの個人予定表のカレンダーを参照し会議スケジュールを決められます。スケジュールを合わるため、個々に候補日を申告させるような手間がかかりません。

参考記事:
Office 365(現 Microsoft 365)を活用して働き方改革!ツールや事例をご紹介  

便利なチャット機能

Teamsではテキストチャットが可能です。個人間だけでなく、複数のメンバーでグループチャットができます。多くの人が利用したことのあるLINEやFacebookメッセンジャーでやり取りするようなイメージに近いです。Teamsでもっともよく使われている機能といえるでしょう。

通話、テレビ会議も可能

ちょっと込み入った話をしたい場合に便利な音声通話機能や、打ち合わせに使えるビデオ通話(テレビ会議)機能があります。
Teamsは通話時に便利な機能も搭載しています。画面共有機能により、特定のファイルやアプリ画面を表示しながらディスカッションができます。またテレワーク時に自分の居室の様子など周囲の不要な情報を見せずに済む、「背景のぼかし」「バーチャル背景」機能もあります。
モード設定により、Teamsと通話アプリのSkype、Skype for Businessの併用か、3つのうち1つをTeams内で使用するかを選べます。

参考記事:
オンライン会議が上手くいかないのはなぜ? これからの時代に求められるチームコミュニケーション  

外部招待ができる

Teamsには契約形態に関わらず、プロジェクト単位での共同作業を可能にする柔軟性があります。Teamsは原則、組織単位での利用を目的としています。しかし、プロジェクトによっては社外のデザイナーなどの技術者が参画することもあるでしょう。通常はその場合、電話やメールでの連絡がメインなり、シームレスな連携が困難です。しかしTeamsであれば外部招待が可能なので、スムーズな連携に加え、プロジェクトへの一体感を持って取り組んでもらえることでしょう。

参考記事:
COVID-19で見落としがちなデジタルワークプレイスの衛生状態  

有料版と無料版での違いは?

TeamsはMicrosoft 365のサブスクリプションサービスに包括されており、Teamsを使うために別途料金が発生することはありません。しかし、プロジェクトによってはSLA(サービス品質保証)なしの無料版を使わざるをえない社外ユーザーが出てくる場合もあります。ここでは、留意しておきたいTeamsの有料版と無料版の違いについて簡単に紹介します。

連携できる外部サービスの豊富さ

TeamsではMicrosoft 365のほか、さまざまなWebサービスや各社のアプリと連携できますが、無料版では制限が生じます。有料版であればMicrosoft 365のSharePoint や、Yammer、Planner等のサービスを利用できるだけでなく、多数のサードパーティー製のアプリをTeams内で使えます。

会議の予定調整機能が使えない

TeamsではOutlookのスケジュールアシスタント機能を使い、ユーザーのスケジュールの空きを確認して会議時間の設定や招待ができます。しかし、無料版のTeamsではアカウントに紐づいたOutlookの予定表は使えません。したがって、無料ユーザーのスケジュール確認と、会議時間の調整や設定はできないことに注意しましょう。

参考記事:
なしくずしテレワークを脱却!ZoomやTeamsを活用してより効率的な働き方を生むための3つのコツ  

まとめ

Teamsは社内用のチャットやビデオ会議のサービスです。必要に応じてプロジェクトやタスク単位でグループを作り、情報を集約して業務を能率的に進められます。Microsoft 365の各サービスとの親和性が高く、またサードパーティー製のアプリをTeams内で連携して利用できるのも利点です。Teamsの招待制度を使えば、社外の人々との協業も可能です。
社内の連絡ツールにはさまざまなものがありますが、Teamsなら業務をより円滑に進められるようになるでしょう。

参考記事:
Microsoft Teamsを使いこなそう!おすすめの機能などをご紹介 

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