研修を自動化して効率化するには?Power Automateを使った例を解説

コロナ禍を経て、リモートワークの導入が進み、企業が行う社内研修も多くがオンライン化されました。これにより、研修の運営を担う人事部門にとっては、会場の手配や講師および社員の移動、宿泊の手配など、一部業務の削減が進みました。一方で、集合研修の場合は対面で多数の受講者とやり取りできるのに対して、オンラインではデジタルツールを介した1対1のやりとりになるため、連絡や管理の負荷がむしろ増えた面もあるのではないでしょうか。やり取りの数が増えれば、担当者の時間的負荷が増えるだけでなく、ヒューマンエラーも起こりやすくなります。
この問題を解決する有効な手段が、RPAを使った業務の自動化です。オンライン研修はデジタルツールを利用して受講者とコミュニケーションを行うため、RPAとの相性が良く、定型業務の自動化を進める良い機会となります。
この記事では、マイクロソフト社が提供するRPAソフト「Power Automate」を活用して、社内研修の業務効率化を行いつつ、ヒューマンエラー削減も実現する方法をご紹介します。

研修の運営における定型業務とは

オンライン研修の自動化と効率化するためには、まず、研修を運営する際の業務フローから、自動化が検討できる定型業務をピックアップしていきます。実施の目的に合わせた研修プログラムのプランニングや、実施した研修の効果分析などはクリエイティビティが要求されるため、自動化が難しい部分です。
自動化による効率化が期待できるのは、連絡や進行管理、学習状況の把握といった、繰り返し発生する事務的な作業です。以下、いくつかの例を挙げます。

  • 受講者への事前・事後連絡、課題のリマインド(一斉連絡・個別連絡)
    研修スケジュールに沿って、受講者に適切なタイミングで必要な情報を告知します。部署や所属の異なる複数の受講者に対し、取り違えのないよう必要事項を伝える必要があります。また、内容によって一斉連絡と個別連絡を使い分けるなどの配慮も必要です。時間と手間がかかり、ヒューマンエラーも発生しやすい業務のひとつです。
  • 課題達成状況のステータス管理
    研修の進み具合に応じて課題が出される場合、「レポート提出→講師の確認とFB(フィードバック)→修正・再提出→講師チェック→レポート完了・次の課題出題」というようなフローが発生します。また、課題は必ずしも個人に対して出されるとは限らず、複数人のグループで一つの課題に取り組む場合もあります。オンライン上で課題進捗状況を管理する際は、メールなどのやりとりを確認し、ステータスに応じた連絡を受講者や講師に対して行い、提出ファイルの閲覧・編集の権限をその都度変更するなどの作業が必要となります。
  • オンラインテストの回答状況・成績の管理

    オンライン上で実施されるテストについては、「どの受講者が」「どの段階で」「どのくらいの時間で」回答を提出したかなどを把握する業務が発生します。回答の正誤はもちろん、期限内の提出状況、提出率、正答率など把握すべき指標が数多くあり、参加人数に比例して業務量は増加します。

  • アンケート・テスト依頼

    受講対象者に対し研修終了後、あるいは研修途中でアンケートやテストを依頼する場合があります。必ずしも全員参加ではなく、任意参加であればそのリストを作成し、アンケートの送信や集計、回答を促すリマインドを行うなどの管理運営業務が必要です。

研修の運営におけるヒューマンエラー

前章で示した4つの定型業務は、これまで多くの場合、人事部など担当部署のスタッフが目視・手作業で行ってきました。コロナ禍の影響やリモートワークの推進により、多くの企業でオンライン研修プログラムが以前より増加し、参加者の数も増えています。担当部署スタッフの負担が大きくなれば、以下に示すような、ヒューマンエラーの発生リスクも高まります。

【オンライン研修運営におけるヒューマンエラーの例】

  • 一斉連絡・個別連絡時の連絡の抜け漏れや、誤送信(送信日の間違いや使用フォーマットの間違い、宛先の間違い)
  • 課題達成状況のステータス管理における確認ミス、リマインドの抜け漏れや連絡ミス
  • オンラインテストの回答状況・成績管理時の確認漏れや、成績の転記ミス、集計ミス
  • アンケート・テスト依頼時の対象者リストの管理ミスや、依頼メールの誤送信(使用フォーマットの間違いや、宛先の間違い)

研修の対象者が入社年次や職場単位でなく任意参加である場合や、グループ研修の場合など、内容が複雑化・多様化するほどヒューマンエラーは生じやすくなります。
RPA(Power Automate)を活用した自動化の推進は、ヒューマンエラーのリスクを低減するだけでなく、業務を効率化することで浮いた時間やリソースを他に充てられるというメリットも得られます
スタッフが新たな研修コンテンツの企画や、既存の研修の改善など、クリエイティビティを必要とする業務に専念できれば、オンライン研修のさらなる効果向上が期待できます。

Power Automateを使った業務自動化の例

Power Automateを利用することで、研修業務をどのように自動化できるのでしょうか。ここでは、Power Automateを使った業務自動化について、事例を元に具体的に紹介していきます。

受講者への事前・事後連絡、課題のリマインド

事例の概要:

    A社の課長研修では、各20数名からなる40以上のグループに対して、事前・事後連絡や課題に関するメールを複数のテンプレートから手作業で作成して送信していました。総勢数百名にのぼる対象者に対し、スケジュールの各ステージごとに適切な内容で送る必要があるため、多くの作業時間を要するとともに、ヒューマンエラーのリスクも高い状態でした。
    この事例ではPower Automateを活用することで、受講者への事前・事後連絡、課題提出のリマインド(一斉連絡・個別連絡)を自動化しました。また、エクセルファイルやSharePointリストにスケジュールを設定し、1日1回Power Automateによってその日の通知内容と通知先グループを読み取り、受講者に自動通知されるように改善を行いました。

得られた効果:

    自動化によって事務局の担当者は1日20~30分の業務削減を実現できました。年間では約90時間相当の削減となり、ヒューマンエラーもなくすことに成功しました。

今後の展開:

    スケジュールやグループの設定・変更を複数人で行う場合には、設定画面のUIをわかりやすく工夫する等が必要でしょう。また、リマインドメール上のリンクから課題提出ページに誘導し、課題提出後に何かしらのフィードバックコメントが送られてくるようなフローがあると、研修参加者に対してより丁寧なオペレーションになります。

課題達成状況のステータス管理

事例の概要:

    B社の研修では、チームで取り組むレポート課題が参加者に課されていました。提出された課題は講師が確認し、フィードバックや再提出によるバージョンアップなどステータスが変化していきます。そこで、講師が課題をチェックしている間はチームメンバーがレポートを編集できないよう、ファイルの編集・閲覧の権限もステータスに連動して手動で変更する必要がありました。この一連のステータス管理とファイルの権限管理をPower Automateで自動化しました。Teamsのチーム上に課題提出先となるリストを設置し、受講者や講師がファイルをアップロードするとそれがトリガーとなってステータスが切り替わり、関係者にリマインドメールが送られるとともに権限変更が実行される仕組みです

得られた効果:

    自動化の結果、課題提出者および課題提出の回数分だけ、メールベースのやり取りと比較してリマインド・メール対応の作業量(人数、工数、時間)が削減されました。

今後の展開:

    この仕組みを応用して課題提出期限に対する提出時間や、やり取りの回数(リマインドの回数)を記録し、研修への参加意欲等を定量的に算出することも可能です。また、課題の種類によってはグループで取り組むものもあるため、その場合はステータスに応じた複数人への権限変更の自動化を構築する必要があるでしょう。

学習コンテンツ確認・テスト出題の自動化

事例の概要:

    C社では、動画プラットフォームのStreamとアンケート作成のFormsを組み合わせ、動画学習コンテンツと内容に関する簡易テストを同画面にて実装しました。動画再生中に指定の再生時間にてテストが実行されるように設定。テストへの回答を自動で集計し、その結果を自動フィードバックさせるフローをPower Automateで構築しました。

得られた効果:

    これによりテスト実施後に、いつ誰が完了したかを運営側は通知で把握することができるようになりました。また、テスト結果は自動的に別ファイルへ転記・集計されるため、それまで手作業で行っていた業務を削減することができました

今後の展開:

    集計データの活用次第で、例えば受講者グループのランキングを掲示して競争意識や協力を促したり、順位に応じた報酬を用意するなど、受講者のモチベーションに働きかけることでより有意義な展開の可能性も期待できます。

アンケート・テスト依頼

事例の概要:

    D社では、以前はイベントに実際に参加した受講者の名前を運営側がひとり一人確認してリスト化し、そのリストに沿ったアンケート案内メールを手作業で送信していました。これをPower Automateで自動化。具体的には、以下のような仕組みを作りました。
  1. オンラインの講習やイベントをZoomあるいはTeamsで実施し、終了時間から10分後にそれぞれの会議の参加者レポートを自動的にダウンロード
  2. ダウンロードファイルから中身を読み取って内容を転記し、その回の参加者リストを自動作成
  3. 参加者リスト中のメールアドレスを読み取り、あらかじめ設定しておいたアンケートURLを参加者に自動送信

得られた効果:

    同社では定期的な講習会やイベントを数多く開催しており、その中で発生する同様の作業のすべてが削減されました。アンケート結果を参加者にフィードバックすることで、次回の受講モチベーションにつなげることも期待できます

今後の展開:

    複数の講習会やイベントが同時進行する場合、自動化フローへの設定を簡略化するために、わかりやすい画面UIを作成する必要があります。また、それぞれの回で設定するアンケートが異なるため、各回どのアンケートが送信されるのかがわかりやすく一覧できるリストを作成し、そのリストへの設定方法もわかりやすいUIで表現する必要があるでしょう。
    アンケート結果のフィードバックとして、ユーザーごとにおすすめの教材へのリンクを挿入するなどによって、上記「学習コンテンツ確認・テストの自動化」のフローにつなげることも可能です。

まとめ

事例を通してご紹介してきたように、Power Automateで定型業務を自動化することで、事務処理作業にかかる時間と手間の減少が期待でき、ミスの削減にもつなげることができます。ただし、企業研修のゴールはスムーズに進行することではなく、あくまでも社員が学んだことを実際の業務に生かし、成果につなげることにあります。自動化、省力化できることはPower Automateに任せ、社員を支援する研修スタッフは持てる時間と能力・労力をぜひ有効に活用し、より効果の高い研修の実現を目指しましょう
ソフィアでは、オンライン研修に関する記事を多数ご用意しています。これらもぜひ参考にして、望ましく効果のある企業研修にご活用いただければと思います。


これらもぜひ参考にして、望ましく効果のある企業研修にご活用いただければと思います。

株式会社ソフィア

コミュニケーションコンサルタント

小野寺 貴俊

業務改善を基軸とした、ITツールの調査・実践・応用が得意です。データ分析と組み合わせたDX(Digital Transformation)を推進していきます。

株式会社ソフィア

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小野寺 貴俊

業務改善を基軸とした、ITツールの調査・実践・応用が得意です。データ分析と組み合わせたDX(Digital Transformation)を推進していきます。

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