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業務改善ツールおすすめ30選【2025年最新】選び方と導入ポイント
最終更新日：2025.12.24
目次
業務改善に役立つツールには様々な種類があり、「どのツールを導入すれば効果的なのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。本記事では、プロジェクト管理から社内コミュニケーション、定型業務の自動化(RPA)まで、業務効率化を支援するおすすめツールを目的別に詳しく解説します。この記事を読めば、自社に適した業務改善ツールの選び方や導入のポイントがわかるでしょう。
業務改善ツールとは?
現在、非常に多くの業務改善・業務効率化ツールが有料・無料で提供されています。そのため、選定にあたっては改善の目的をしっかり定めることが欠かせません。導入目的が不明確なまま高額なツールに手を出しても十分な効果は得られないでしょう。
そもそも業務改善ツールとは、仕事の生産性を向上させるために設計された各種ソフトウェアやクラウドサービスの総称です。これらを導入することで業務の効率性が向上し、人的・時間的リソースの節約につながります。ただし、高額な業務改善ツールを導入したから、業務が圧倒的に効率化・改善されるという考えは間違いです。ツールは業務そのものを可視化し、業務にかかる時間を短縮するためのサポート役に過ぎません。
結局のところ、ユーザーである私たちがどのような目的でどのように使いこなすかが重要です。ツールの導入が目的化しないよう注意し、自社の課題に合ったものを選びましょう。業務改善ツールには実に多様な種類が存在し、プロジェクト管理、社内コミュニケーション、定型業務の自動化、マーケティング支援など目的や分野ごとに分かれています。次項から、目的別に主要な業務改善ツールを紹介していきます。
プロジェクト・タスク管理を効率化するツール
プロジェクトやタスクを効率的に管理することは、目標を達成するために非常に重要です。効率的な進行管理を実現するには、ガントチャートやかんばん方式などの手法に対応したツールを活用すると効果的でしょう。
Microsoft Power Automate
Microsoft社が提供するタスク管理・業務自動化ツールです。PC上で行う定型作業をワークフローとして簡単に設定でき、業務プロセスの可視化と効率化に役立ちます。例えば、営業リストの更新や承認フローなどのプロセスを自動化して人為的ミスを削減できます。また、OutlookやTeamsなどMicrosoft 365の他ツールと連携できるため、社内インフラがMicrosoft中心の企業には特に導入しやすいでしょう。
Trello
Atlassian社が提供する、ボード型のタスク管理ツールです。タスクをカード形式で登録し、かんばんボード上でドラッグ&ドロップしながら進捗を管理できます。カード内に担当者や期限を設定でき、コメントを通じてコミュニケーションも可能です。営業・マーケティング・開発など部門をまたいだタスク共有にも適しており、シンプルなUIで誰でも直感的に使える点が特徴です。
Backlog
ヌーラボ社が提供するプロジェクト管理ツールです。Trelloと同様にタスクをボード上で管理できますが、ガントチャートを用いたスケジュール管理やファイルのバージョン管理などプロジェクト運営に必要な機能が充実しています。複数プロジェクトやカテゴリー横断の進捗を可視化しやすく、課題の一覧表示やWiki機能による情報共有など、チーム開発にも適した設計です。日本企業の利用も多く、日本語での手厚いサポートが受けられる点も安心です。
資料・書類の管理を効率化するツール
資料や書類の整理・保管はどの企業にとっても重要な業務ですが、紙やローカルPCでの管理では時間がかかり、ミスも発生しやすくなります。そこで、オンラインストレージやコラボレーションツールを導入すれば、ファイル管理の効率化とペーパーレス化を同時に実現できるでしょう。
Dropbox
業務用ファイルストレージおよび共同編集ツールの代表格です。クラウド上にファイルを保存しておけば、社内PCからだけでなく外出先や在宅勤務中でもアクセスでき、複数メンバーで同じファイルを同時編集することも可能です。外部ユーザーに限定的なアクセス権を付与することもできるため、取引先とのファイル共有にも重宝します。個人向けサービスとして知名度の高いDropboxですが、法人向けには「Dropbox Business」という名称で3つのプラン(Standard/Advanced/Enterprise)が提供されており、容量や管理機能の異なるプランからニーズに合わせて選べます。
Box
Boxは企業向けに特化したクラウドストレージサービスです。基本的なファイル保存・共有機能はDropboxと共通しますが、高度なセキュリティ設定やユーザー権限管理が柔軟に行える点が大きな違いです。社外ユーザーをコラボレーターとして招待し、フォルダ単位でアクセス制御を行うこともできます。これによりプロジェクトの進捗共有や契約書のやり取りなども安全かつ効率的に行えます。国内金融機関など情報管理に厳格な企業での導入実績も多く、安心して利用できるファイル管理基盤として選ばれています。
SharePoint Online
Microsoftが提供するクラウド型の社内ポータル/ファイル共有ツールです。社内Wikiや掲示板的な使い方から、Officeファイルの保管・共同編集まで幅広く活用できます。特に、ExcelやPowerPointなどOffice文書をSharePoint上に保管しておけば、常に最新バージョンのファイルを複数人で同時編集でき、編集履歴の管理も自動化されます。ドキュメント管理機能だけでなく、サイト(チームサイト)を用いた情報共有やコミュニケーション機能も備わっているのが特徴です。社内のファイルサーバーのクラウド代替として、またプロジェクトごとの情報共有ポータルとして、多くの企業で導入が進んでいます。
社内コミュニケーションを円滑にするツール
テレワークの普及など働き方が多様化する中、オンラインでのコミュニケーションをいかに円滑に行うかが重要課題となっています。チャットやビデオ会議、ファイル共有、タスク管理など目的に応じて適切なツールを組み合わせることで、地理的に離れたチームメンバー間でもスムーズな意思疎通が可能になるでしょう。
Slack
ビジネスチャットツールの代表格で、メッセージのやり取りからタスク完了報告、資料の承認依頼まであらゆるコミュニケーションを一箇所で完結できるプラットフォームです。チャンネルと呼ばれるグループをプロジェクトやチーム単位で作成し、グループ内の全員が会話に参加できます。また1対1のダイレクトメッセージや音声通話・ビデオ会議にも対応しています。PDFや画像など各種ファイルの共有機能もあり、GoogleドライブやTrelloなど連携できる外部アプリは2,600以上にのぼります。セキュリティ面ではISO 27001認証を取得しており、大企業でも安心して利用できる体制が整っています。営業部門などリアルタイムに複数の案件が動く組織や、開発プロジェクトのタスク管理・情報共有に特に適したツールです。
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Teams
Microsoftが提供するグループチャット&オンライン会議ツールです。Slackと同様にテキストチャット、ファイル共有、音声・ビデオ会議など幅広いコミュニケーション手段を一つのアプリで利用できます。WordやExcel、PowerPointといったOfficeファイルを共有して共同編集するのにも最適化されており、社内にMicrosoft製品を導入している企業には親和性が高いです。Slackとの大きな違いは、チャンネル(Teamsでは「チーム」と呼ぶ)の中にスレッド機能がある点で、大人数グループ内の議論を整理しやすくなっています。会議の録画保存や社内Wiki機能、タスク管理(Plannerとの連携)など、Office365環境と統合された包括的なコラボレーション基盤として活用できます。PC・スマホ問わず利用でき、リモートワーク下で急速に普及したツールの一つです。
Chatwork
日本発のビジネスチャットツールで、中小企業から大企業まで幅広く利用されています。基本的なチャット機能に加え、タスク管理やファイル共有、音声/ビデオ通話機能も備わっており、オールインワンのコミュニケーションを実現します。Slack等に比べ画面がシンプルで直感的に使いやすく、国内向けの丁寧なサポートも受けられます。無料プランもありますが、無料版では過去ログ閲覧に制限があるため、長期間のメッセージ履歴を保存・検索したい場合は有料版の契約が望ましいでしょう。なお、スレッド機能(話題の分岐)を持たないため多数のユーザーが同時に議論する用途には不向きと言えますが、シンプルなUIゆえに社内ITリテラシーを問わず導入しやすいツールです。
Skype
Microsoftが提供するオンライン通話ツールです。元々は個人向けビデオ通話として普及しましたが、Skype for Business(現在は機能がTeamsに統合)ではOfficeアプリと連携して最大250人が参加できるオンライン会議を開催可能です。SlackやTeamsと比べると機能は限定的ですが、1対1または少人数での手軽なビデオ通話・音声通話手段として利用されています。エンドツーエンドの暗号化や多要素認証によるアカウント保護などセキュリティにも配慮されており、社内外との個別打ち合わせや面接、顧客とのオンライン商談などに適しています。
Zoom
Zoom社が提供するWeb会議ツールで、大人数でのオンライン会議やウェビナー(セミナー)開催に適しています。会議URLを共有するだけで社外の相手でも簡単に参加でき、ソフトウェアの操作に不慣れな場合でも直感的に使えるシンプルさが特徴です。画面共有やホワイトボード、チャット、録画、リアクションスタンプ、挙手機能など会議を円滑に進めるための補助機能も豊富です。録画した会議はクラウドまたはローカルに保存でき、参加できなかったメンバーへの共有や議事録作成にも役立ちます。無料プランでも基本的な機能は利用できますが、ホストできる時間や参加人数に制限があるため、社内研修や大規模セミナーで利用する場合は有料プランが必要になるでしょう。
業務効率化に役立つ生成AIツール
生成AI(Generative AI)とは、AI(人工知能)技術を用いて文章や画像などを自動生成できるソフトウェアのことで、近年さまざまな業務分野で活用が進んでいます。文章の作成補助やデータ分析の自動化などを通じて業務の効率化を実現し、新たな利益やアイデアの創出につながることから、多くの企業が注目しています。ここでは、特に主流で使いやすい生成AI活用ツールをご紹介します。
ChatGPT
ChatGPTは、OpenAI社が開発した高度な自然言語処理AIチャットボットです。人間と対話しながら文章を作成・要約・翻訳したり、質問に答えたりできます。そのため、これまで人間が手作業で行っていたさまざまな業務を効率化することが可能です。
例えば、専門知識を持った担当者が時間をかけて作成していたマニュアルの初稿をChatGPTに自動生成させることで、大幅な時間短縮が期待できます。また、文章の誤字脱字チェックやリライトをChatGPTに任せることで、校正作業に費やす手間を削減できます。さらに、プレゼン資料やスピーチ原稿の下書きをAIに作成させれば、準備時間を短縮できるうえ、長文テキストの要約や議事録作成など大量の情報整理も短時間でこなせるでしょう。
このようにChatGPTは文章生成・編集を中心に多様な業務で活用可能です。他にも、動画コンテンツの要約作成、社内ドキュメント検索、ブレインストーミング支援、プログラムのバグ修正提案、SEO向けの文章作成など、工夫次第であらゆる知的生産業務の効率化に貢献します。
Catchy
Catchy(キャッチー)は、日本発のAI文章生成ツールで、特にマーケティング分野のコピーライティングを効率化する目的で開発されました。ブログ記事の構成案や広告のキャッチコピー、メール文章などを、自動で生成してくれます。
使い方はシンプルで、作成したい文章のテーマやキーワードを入力すると、それに沿った文章案が出力されます。ChatGPTと同様に高度な文章生成が可能ですが、ChatGPTがオールラウンドな対話型AIであるのに対し、Catchyはあらかじめ用意されたテンプレートやトーンを選択して文章を生成できる点が特徴です。そのため広告やマーケティング領域に特化したクリエイティブなコピー作成に適しており、魅力的で記憶に残るキャッチコピーや商品説明文の自動生成を得意としています。
Catchyを活用すれば、ゼロから文章を考える手間を省きつつ質の高いコピーを量産できるため、企画担当者の発想支援やライティング工数の削減につながります。これにより顧客の興味を引き付けるコンテンツ制作をスピーディーに行え、マーケティング業務の効率アップと売上向上が期待できるでしょう。
Canva
Canva(キャンバ)はデザイン初心者でも使いやすいクラウドベースのデザイン作成ツールです。豊富なデザインテンプレートが用意されており、スライド資料やSNS投稿画像、チラシ、名刺など様々なコンテンツをドラッグ&ドロップの直感操作でデザインできます。
Canvaの大きな特徴はテンプレートの豊富さと操作の簡単さです。用途や雰囲気に応じたテンプレートを選び、テキストや画像を差し替えるだけで洗練されたデザインが完成します。必要な写真やイラスト、アイコン素材も内蔵の素材ライブラリから検索してすぐに挿入可能です。また、複数メンバーで同じデザインファイルをリアルタイムに編集したり、コメントを付け合ったりする共同作業機能も備わっており、チームでのデザインレビューもスムーズに行えます。さらに、簡易的な動画編集機能もあり、画像だけでなく短い動画コンテンツの制作・加工にも対応しています。
このようにCanvaを使えば専門のデザイナーに依頼しなくても一定クオリティのデザイン素材を素早く作成でき、社内資料作成や広告バナー制作にかかる時間とコストを大幅に削減できます。Canvaを上手に活用して、社内で必要なデザイン業務を効率化しましょう。
Copilot for Microsoft 365
Copilot for Microsoft 365は、Microsoftが2023年3月に発表され、11月に一般提供が開始された最新の生成AIツールです。Word、Excel、PowerPoint、Outlook、TeamsといったMicrosoft 365アプリケーションと連携し、文書作成や分析業務をAIがサポートしてくれます。
Copilotを利用すると、Word上で文書のドラフトをAIに作成させたり、Excel上で入力データに基づくグラフや表を自動生成したりできます。メールの要約や返信文の提案、スライド資料の内容アイデア提示など、各種アプリ上で適切な提案や補完をリアルタイムに行ってくれるのが特徴です。また、文章校正機能も備えており、Wordで文章を書いている際に文法的な誤りや表現の改善提案を受け取ることができます。外国語メールの翻訳や問い合わせへの回答案提示など、OutlookやTeams上でもAIアシスタントとして活躍します。
現在は提供開始されたばかりの新しいサービスですが、既存のMicrosoft製品にシームレスに組み込まれているためユーザーにとっては違和感なく使い始めることができます。Copilotを活用すれば資料作成やデータ分析、コミュニケーションに費やす時間を削減し、より創造的な業務に時間を充てられるでしょう。
長時間労働の解消に役立つツール
現代社会では長時間労働が深刻な問題となっており、従業員の健康や生活の質を損なうだけでなく、企業にとっても生産性の低下や有能な人材の離職といったリスクを招きます。こうした課題を解消する方法の一つとして、業務の効率化ツールの活用が注目されています。定型業務や手作業の負担をテクノロジーで削減することで、残業時間の削減や働き方改革につなげることができるでしょう。
定型業務を自動化できるRPAツール
RPA(Robotic Process Automation)は、パソコン上で人間が行っていた定型的なデータ入力や転記作業をソフトウェアロボットで自動化するための技術です。働き方改革の流れも相まって、大手企業を中心にRPAツールの導入が加速しています。繰り返しの多い事務作業をロボットに任せることで、人間はより付加価値の高い業務に注力できるようになります。
WinActor
WinActorはNTTグループが開発した国産RPAツールで、国内シェアNo.1を誇ります。Windows上の操作手順をそのままシナリオ(ロボットの作業手順)として記録・実行でき、Microsoft Office製品やERP、OCRソフトなど様々な業務アプリケーションと連携可能です。プログラミングの知識がなくても使えるためIT部門以外のスタッフでも自分でロボットを作成できます。例えば経費精算や勤怠データの入力、名刺情報の登録など、従来人手で行っていた単純作業をロボットが24時間365日ミスなく代行します。
BizRobo!
BizRobo!(ビズロボ)は米国Kofax社のRPAソフトウェア「Kapow」を日本市場向けにOEM提供した製品です。RPA未経験の企業向けにロボット管理者トレーニングサービスが用意されており、スムーズな導入・定着を支援します。利用規模に応じた柔軟な料金プランがあり、ロボット使い放題の「Rentalプラン」や成果に応じた課金の「Business Entryプラン」などから選択できます。すでにECサイトの受注処理や不正商品監視、基幹システムへのデータ入力など様々な業務で導入実績があり、社内のルーチンワーク削減に大きな効果を上げています。
SS&C Blue Prism
Blue Prismはイギリス発祥のRPAツールで、2001年の提供開始以来、金融業界を皮切りに公共機関や製造・保険業界など幅広い産業で導入されています。高度なセキュリティと24時間365日の安定稼働、大規模展開に適した集中管理機能を備えており、ノーコードで業務プロセスを自動化できるのが特徴です。ライセンス費用は同時稼働するロボット数に応じて課金されるモデルのため、小規模なロボット運用から始めたい企業にも適しています。日本国内でもグローバル企業を中心に採用が進んでおり、社内の厳格なIT統制が求められる環境下でも安心して使えるRPAソリューションです。
経理・バックオフィス業務を効率化するツール
給与計算や経費精算などのバックオフィス業務を自動化・効率化すれば、人的な計算ミスの防止や作業時間の短縮によって生産性向上が期待できます。そのため、近年こうしたバックオフィス向けツールのニーズはますます高まっています。
freee
freee(フリー)はクラウド型の会計・人事労務ソフトウェアです。「クラウド会計ソフト freee」では請求書発行や支払い処理、仕訳入力から決算書作成までをオンラインで完結でき、「人事労務 freee」では勤怠管理や給与計算、年末調整手続きなど人事・労務業務を効率化できます。バックオフィスの省人化と効率化を目的に多くの企業が導入しており、創業まもないスタートアップから社員50名以上の中堅企業まで幅広く利用されています。会計と人事労務をセットで導入するケースが多く、各システム間のデータ連携により二重入力の手間を省ける点もメリットです。
マネーフォワード
マネーフォワード クラウド給与は、マネーフォワード社が提供するクラウド型給与計算システムです。年末調整の進捗管理から給与明細の配布、帳簿出力まで一連の給与業務をオンラインで完結できます。従来型の給与ソフトよりも多くの外部サービスと連携可能で、例えば勤怠管理システムや人事データベースとのデータ同期が容易です。さらに同社の「マネーフォワード クラウド会計」と併用すれば、給与計算から会計仕訳までデータが自動連携されるため、バックオフィス業務を一気通貫で効率化できる点がメリットです。freeeが会計と人事労務を統合提供しているのに対し、マネーフォワードは給与計算に特化して機能を充実させている点が特徴です。
kintone
kintone(キントーン)はサイボウズ社の提供する業務アプリ作成プラットフォームです。プログラミング不要で自社の業務に合わせたデータベース型アプリを作成できるため、社員名簿管理や経費精算申請、営業日報、勤怠管理など様々な社内業務を一つのシステム上で運用できます。現場の担当者自身がドラッグ&ドロップでアプリをカスタマイズできる柔軟性があり、エクセル管理では限界があった情報を可視化・共有しやすくなります。他のクラウドサービスとのAPI連携も豊富で、人事労務freeeや会計ソフトとデータを連携させることで、複数システム間の入力作業を削減することも可能です。kintoneは特定の業務領域に限定されない汎用プラットフォームのため、自社独自の運用に合わせたバックオフィスDX基盤として注目されています。
マーケティング業務を効率化するツール
マーケティング分野でも、業務効率化や自動化を支援するツールが多数登場しています。顧客データの分析やキャンペーン管理、メール配信の自動化などを通じて、マーケティング担当者の手間を減らしつつ成果の最大化を図ることが可能です。ここでは代表的なマーケティング効率化ツールをご紹介します。
SHANON MARKETING PLATFORM
SHANON MARKETING PLATFORM(シャノン)は国産のマーケティングオートメーション(MA)ツールで、マーケティング業務の自動化とデータ統合を促進するクラウドアプリケーションです。ランディングページの作成、マルチチャネルキャンペーンの一元管理、顧客データの段階別可視化、メールマーケティング、セミナー管理など、マーケティング活動全般にわたる機能を備えています。特にセミナー運営では、申し込みフォーム作成から出欠管理、来場者受付、資料配布、フォローアップメール配信までを自動化でき、イベント後の見込み顧客フォローも確実に行えるため、マーケティング部門の工数削減とリード育成の効率化に貢献します。
b→dash
b→dash(ビーダッシュ)は国内トップクラスのシェアを持つ国産データマーケティングプラットフォームです。専門知識がなくても扱えるノーコード技術を採用しており、SQLを書かずに顧客データの統合・分析が可能です。複数のデータソースから顧客情報を一元管理し、セグメント分析やレポート作成、マーケティング施策の自動化までオールインワンで提供します。マーケティング部門以外のユーザーでも直感的に操作できる使いやすさも評価されており、データドリブンなマーケティングを社内に定着させる強力な支援ツールとなるでしょう。
SATORI
SATORI(サトリ)は国産のマーケティングオートメーションツールで、特に見込み顧客の育成(リードナーチャリング)に強みを持ちます。Webサイトに訪問した匿名ユーザーの行動データを蓄積・分析し、興味関心に応じてスコアリングを行うことで、購買意欲の高い顧客を抽出できます。その上でメール配信やフォーム送信などのアクションを自動化し、効率的にアプローチ可能です。UIがシンプルで操作しやすく専門知識が不要なため、中堅・中小企業でも導入しやすい点が支持されています。SATORIを活用することで、限られたリソースでも効率的・効果的に見込み顧客を育成し、マーケティングROIの向上が期待できるでしょう。
営業・顧客管理に使えるSFA/CRMツール
営業活動や顧客関係管理(CRM)の効率化も、企業の売上拡大や顧客満足度向上に直結する重要なテーマです。商談情報や顧客データを一元管理できるSFA/CRMツールを導入すれば、営業プロセスの可視化とチーム間の情報共有が進み、抜け漏れのないフォローや分析が可能になります。
Salesforce
Salesforce(セールスフォース)は世界中で導入されているクラウドCRMプラットフォームです。顧客リストや商談情報の管理、売上予測、メールマーケティング、ケース管理(問い合わせ対応)まで、営業・マーケティング・カスタマーサポートに関わる機能を包括的に提供しています。豊富なカスタマイズ性と外部サービス連携が可能なエコシステムも魅力で、業種業態に合わせて柔軟に拡張できるためグローバル企業から中小企業まで幅広く利用されています。ただし高機能ゆえに初期設定や運用には専門知識が必要となるケースも多く、導入の際はパートナー企業の支援を受けることも検討しましょう。
e-セールスマネージャー
e-セールスマネージャーはソフトブレーン社が提供する国産SFA(営業支援)/CRMツールです。営業担当者の日々の商談記録や顧客情報を一元管理し、上司やチームメンバーとのリアルタイムな情報共有を実現します。スマートフォンアプリからも日報や商談メモを簡単に登録でき、管理職はそれらを元に適切なタイミングでフォローやアドバイスを行えます。日本企業の商習慣に合わせた直感的なUIや、導入企業へのきめ細やかなサポート体制にも定評があり、長年にわたり国内で広く活用されています。
Mazrica Sales
Mazrica Sales(マツリカ・セールス、旧称:Senses)は株式会社マツリカが提供するクラウド型SFAです。直感的に使えるモダンなUIと、AIを活用した営業支援機能を備えている点が特徴です。営業担当者が入力した案件データや活動履歴をAIが分析し、案件の優先度や受注確度をスコアリングして可視化してくれます。これにより、管理者は属人的になりがちな案件進捗を定量的に把握でき、リソース配分の最適化やフォローの抜け漏れ防止に役立ちます。クラウドサービスとして提供され迅速なアップデートが行われるため、最新機能を取り入れた効率的な営業DXツールとしてスタートアップから大企業まで導入が進んでいます。
名刺管理を効率化するツール
営業職や経営層を中心に日々交換される紙の名刺も、デジタル化することで効率的に管理・活用できます。名刺管理ツールを使えば、名刺情報の紛失や共有漏れを防ぎ、社内で顧客情報を一元管理することで営業機会を逃さずに済みます。ここでは代表的な名刺管理ソリューションをご紹介します。
Sansan
Sansan(サンサン)は企業向け名刺管理サービスの国内トップシェアを誇るツールです。名刺をスキャナーやスマホで取り込むだけで、99.9%の精度でデータ化し、自社内の顧客データベースに蓄積できます。従来個人が抱え込んでいた名刺情報を組織全体で共有・活用することで、営業の機会損失を防ぎ、チーム全体の営業力強化につなげられます。
専用の名刺スキャナーやスマホアプリを用いて大量の名刺を高速に読み込めるうえ、AI文字認識とオペレーターによる目視チェックを組み合わせているため、非常に正確にデータ化されます。またオンライン名刺(バーチャル名刺)やメールの署名欄から顧客連絡先を取得して管理することも可能で、対面で名刺交換をしないケースでもビジネスチャンスを逃しません。重複した名刺情報は自動で名寄せされ、データが更新された際には変更通知が届くため、常に最新の顧客情報を社内で共有できます。さらに登録された顧客企業に関するニュースを自動取得し、重要トピックを配信する機能もあり、営業訪問前の情報収集やタイミングを逃さないアプローチにも役立ちます。
Wantedly People
Wantedly People(ウォンテッドリー・ピープル)は無料で利用できるスマートフォン向け名刺管理アプリです。人工知能による画像処理技術を活用しており、名刺を一度に最大10枚まで同時に読み取り、瞬時にデータ化できます。社外の取引先と名刺情報を交換する際は、アプリ上で読み取った名刺データをLINEやメールで安全に共有することも可能です(共有用のURLに有効期限を設定してセキュリティを確保)。検索機能も充実しており、氏名や会社名だけでなく役職や住所といったキーワードから目的の名刺を素早く探し出せます。
また「Update Topics」という独自機能が搭載されており、登録された名刺情報に基づいて関連ニュースやSNS情報をAIがお知らせしてくれます。訪問予定の取引先に関する最新ニュースを事前に確認できるため、商談前の情報収集が捗り、より質の高いコミュニケーションにつながります。無料ながら機能豊富で個人での利用はもちろん、営業チームで情報を共有しながら使うこともできる手軽な名刺管理ツールです。
CAMCARD
CAMCARD(キャンカード)は全世界で2億人以上のユーザーと100万社以上の企業に利用されているグローバルな名刺管理アプリです。名刺のスキャン・データ化、名刺情報の項目ごとの整理・検索など基本機能を網羅しているのはもちろん、簡易的なSFA(営業支援)機能を備えている点が特徴です。例えば名刺情報にメモやタグを付けて商談管理に活用したり、登録した取引先リストにフォロー通知を設定して商機を逃さないようにする、といった使い方が可能です。
対応言語は16カ国語におよび、海外拠点を持つ企業や外国人の顧客が多い企業でも安心して利用できます。また、外部のCRMシステムやSalesforceなど営業支援ツールとのデータ連携も可能で、既存の営業管理フローに組み込みやすい柔軟性も備えています。世界中で長年利用されてきた実績があり、シンプルなUIで誰でも使いやすいため、社内の名刺管理をスマートにしたい企業に適したツールと言えるでしょう。
業務改善ツールを選定する際のポイント
最後に、数多くのツールの中から自社に最適なものを選ぶためのポイントを押さえておきましょう。以下の観点を参考にすると、自社にフィットするツールを絞り込みやすくなります。
自社の課題・ニーズに合っているか
業務改善ツールは用途によって多種多様です。自社の課題を明確にし、その課題を解決できる機能を持つツールを選びましょう。例えば、営業活動の効率化が最優先課題ならSFA/CRM、情報共有の円滑化が目的なら社内コミュニケーションツールやナレッジ共有ツール、といった具合に、解決したいテーマに合致するカテゴリーのツールに注目します。また導入前に無料トライアル等で実際に使ってみて、自社の業務フローになじむか検証することも大切です。
既存システムとの連携性
導入するツール単体で完結せず、他の社内システムやツールとデータ連携できるかも重要です。特に顧客情報や案件情報など既存のデータベースがある場合、API連携やCSVインポート機能が充実したツールを選ぶことで、情報の一元管理やシームレスな業務プロセスが実現できます。例えばCRMツールがメール送信システムやカレンダーアプリと連携できれば、顧客対応やスケジュール管理が一層効率化できるでしょう。同じベンダーから提供される関連ツールで統一するのも連携性確保の一策です。
サポート・研修体制の充実度
ツール導入後にしっかり活用し定着させるには、ベンダーから提供されるサポートや研修サービスも重要です。導入時の設定支援はもちろん、運用中の問い合わせ対応やユーザー向けのトレーニングコンテンツが充実していれば、社内教育の負担も軽減できます。実際、弊社ソフィアが2024年に実施した調査でも、デジタルツールの活用が進まない要因として「ツールの機能や使い方に関する教育不足」(33.6%)が最も多く挙げられました。このように適切な社員教育とフォローがないとツール導入の効果は十分得られないため、ベンダーのサポート体制やユーザーコミュニティの有無も確認し、必要に応じて社内での研修計画を用意することが重要です。
まとめ
以上、業務改善が必要とされる背景から具体的なツールの種類まで、幅広くご紹介してきました。大切なのはツールを導入すること自体が目的ではなく、現場で使いこなされて初めて効果を発揮するという点です。導入前には現場の声を十分にヒアリングし、導入後も従業員へのトレーニング実施やハンズオンでのフォローアップを行うことで、ツール活用の定着度を高められます。
「何から手を付けたら良いかわからない」という場合には、まずは日々の単純作業の自動化から取り組むと効果を実感しやすいでしょう。例えばRPAツールを導入してデータ入力やファイル整理などの定型業務をロボットに任せれば、短期間で作業時間短縮の成果が得られるはずです。小さな成功体験を積み重ねることで社内の理解も進み、より大きな業務改革へとつなげやすくなります。
本記事で紹介したポイントを参考に、自社の課題に合った業務改善ツールを選定・導入してみてください。適切なツールを使いこなすことで、業務効率の向上はもちろん、従業員の働き方改革や生産性向上、ひいては企業競争力の強化につながるでしょう。
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