業務改善に役立つおすすめツールをご紹介

タイトル 業務改善に役立つおすすめツールをご紹介

業務の生産性が低い、業務教育のコストがかかっている、改善ツールが多すぎてどれを選定していいかわからないなどの課題をお持ちではありませんか? この記事では業務改善に役立つ、おすすめのツールを紹介します。

業務改善ツールの導入が必要な背景

そもそも、なぜいま業務改善ツールが必要なのでしょうか?

労働生産人口の減少

第一に、日本国内の労働人口不足が挙げられます。 国立社会保障・人口問題研究所の将来推計(出生中位・死亡中位推計)によると、日本の総人口は2030年には1億1,662万人、2060年には8,674万人(2010年人口の32.3%減)にまで減少する見込みです。
それに伴い、6,773生産年齢人口(15歳~64歳)は2030年には7,629万人、2060年には4,418万人(同45.9%減)にまで減少します。 一方で、日本の時間当たり労働生産性は46.8ドルで、OECD加盟36カ国中21位。主要先進7カ国中では最下位です。(OECDデータに基づく、日本生産性本部2018年調査結果) すなわち、今後40年以内に労働者の数が約半分になる中で、生産性向上は無視できない喫緊の課題になってきています。

参考:総務省「情報通信白書 平成29年度版」日本生産性本部「労働生産性の国際比較」

業務の可視化が必要

業務改善ツールが必要な2つ目の理由が、日本企業の業務内容の曖昧性です。 欧米諸国とは違い、日本では職務の範囲(ジョブ・ディスクリプション)が定められていない場合が多く見られます。社員の職務内容が明確になっていないため、業務上の無駄や非効率が増えやすい状況にあります。 一方で、職務の範囲(ジョブ・ディスクリプション)が定められていれば、すでに業務が可視化されている状態なので、業務改善しやすくなります。

業務の可視化は、職務の範囲(ジョブ・ディスクリプション)より細かい粒度で可視化する必要があります。日本では職務の範囲(ジョブ・ディスクリプション)も不明確なレベルが多く、全体の業務も把握できません。自分や職場の仕事を可視化するためには、自分の仕事を「分ける」「並べる」という、論理的思考やロジカルシンキングの技術が助けになります。

業務改善における第一歩となる「業務の可視化」の部分を、業務改善ツール(可視化ツール)がサポートしてくれます。

ツールによる業務改善が主流の時代に

これまで説明してきた日本の抱える課題を受けて、近年では業務改善ツール導入による業務の改善が徐々に進んできています。 業務改善のステップは、まず業務を定量的に可視化する。次に、改善して自動化するという流れになります。

たとえば、社内の稟議・承認フローを変える場合を考えてみましょう。 これまで稟議書に決裁者の押印が必須であったのを、ハンコ(押印)を廃止。代わりにシステムを導入し、稟議申請から決裁までをシステム上で完結できるようになったとします。しかし、稟議システムへの申請や最終的な決裁ボタンを押すなどの作業は、結局人が確認しながら行う必要があるため、結果的に紙の作業をオンライン化しただけになってしまいます。

本当の意味での業務改善とは、現状の業務フローの中で「人間が行う仕事を最小化すること」であって、システムの導入は最小化するための1つの手段です。上記の稟議・承認フローをオンライン化した事例のように、多くの企業が「業務改善」という名の「仕事のフロー変更」を行っているだけではないでしょうか。

今後、日本の労働生産人口が減少していく中で、ある人がやっていた業務を別の人が行うのでは本質的に何も変わりません。 現代において、業務改善とは「機械化・システム化」とほぼ同義なのです。また、業務改善をする上で、業務工程が細分化されていないと費用対効果が低くなります。たとえば、経理・総務のルーティンワーク業務(シェアードサービスに関わる部門)は人件費よりもツール導入の方が安価で費用対効果が高いので、機械化されやすい傾向にあります。

人の手を介さない業務の実現に向けて、ツールによる業務改善が主流な時代に突入しようとしています。

AIの進歩によりツールが発展している

AI技術の進歩により、さまざまな業務の効率化や生産性向上が可能になりました。

AIは大量のデータを高速で処理し、精度の高い予測や分析を行うことができ、領収書のチェックや商品の品質管理など、人手では煩雑な作業が効率化します。また、繰り返しの業務やルーティンワークを自動化することも可能であるため、従業員はより重要な業務に集中することができ、生産性の向上につながります。さらに、膨大なデータから傾向やパターンを抽出し、意思決定のサポートを行うこともできます。たとえば、販売データを分析するAIは、需要予測や在庫管理の最適化に役立ちます。これにより、企業は需要と供給のバランスを取りながら、効率的な業務運営を実現することができます。

ただし、AIの活用には注意点もあります。「どの業務を効率化させるのか」、「そのためにどのようなデータを用いるのか」を明確にする必要があります。また、費用や技術的な課題も存在します。適切なAIツールやパートナーを選ぶことが重要です。
AIは人間の補完やサポートのためのツールであり、人間の判断や創造性を置き換えるものではありません。AIと人間が協業し合い、より価値のある業務を実現するために、常に学習と改善を続ける姿勢が求められます。

業務改善の目的に合わせてツールを選ぼう

実際に業務改善に最適なツールは、どのように選べば失敗がないのでしょうか?
現在、非常に多くの業務効率化ツールが有料・無料で提供されており、選定する上でも、改善の目的をしっかり定めなければなりません。
高額な業務改善ツールを導入したから、業務が圧倒的に効率化・改善されるという考えは間違いです。 ツールは業務そのものを可視化するため、および、業務にかかる時間を短縮するためのサポートツールです。 ユーザーである私たちが、どのような目的でどのように使いこなすかが重要です。

次項より、目的別に主要な業務改善ツールを紹介していきます。

プロジェクト・タスクを効率的に管理(プロジェクトマネジメント)できるツール

プロジェクトやタスクを効率的に管理することは、成功するために非常に重要です。効率的な管理を実現するためには、いくつかの手法やツールを活用することが必要です。

Microsoft Power Automate

Power Automateは、 Microsoft のタスク管理ツールです。 PCで行う業務の自動ワークフローを簡単に作成するため、業務プロセスを効率化し、生産性を向上させることができます。TODOタスクの管理や進捗状況を可視化することを目的とし、Outlook, TeamsなどMicrosoftの他ツールと連携できるというメリットがあります。「カレンダーでのタスク管理」「チャットによる共有」「タスクごとのコメント機能でコミュニケーションを取る」ということもできます。 社内のインフラとして Microsoft 製品を多く使っている企業に取り入れやすいツールです。

Trello

アトラシアンの製品で、個人・プロジェクトごとのタスク管理、進捗の把握ができるツールです。 タスクをCard(カード)という付箋で登録して、Board(ボード)と呼ばれる管理画面で管理します。付箋の中にも担当者や締切を登録できます。 営業やマーケティング、開発部門間でタスクを共有するのに向いています。

Trello

Backlog

ヌーラボ社が提供する、プロジェクトを推進する上でファイルやタスクスケジュール(ガントチャート)を共有・管理するツールです。前述したTrelloと機能は似ていますが、課題管理やデータファイルの管理や保存がしやすい点が異なります。 ガントチャートをベースにして、複数のプロジェクトやカテゴリーの進捗共有と管理を行うのに適しています。

Backlog

資料・書類の管理体制見直しにおすすめなツール

業務において、資料や書類の整理や管理は非常に重要な要素ですが、手作業では時間がかかり、ミスも発生しやすくなります。そこで、業務改善ツールを導入することで、効率的に管理することができます。

Dropbox

文書ファイルなどの共同作業およびファイルストレージツールです。Dropbox上にファイルを格納すると、社内のPCだけでなく社外からもアクセスし共同編集ができます。社外のユーザーにアクセス権限を付けることも可能です。エンドユーザーの利用者が多いDropboxですが、法人向けには「Dropbox Business」というサービスで3つのプランを提供しています。

Dropbox

BOX

ファイル管理と共同編集ができるオンラインストレージサービスです。基本機能はDropboxと同じですが、ターゲットが法人企業であることが大きな違いです。セキュリティが高度に強化されており、ユーザーごとに柔軟な権限設定が可能です。社外のコラボレーター設定ができ、プロジェクトの進捗共有や契約書等のやりとりにも利用されています。

BOX

SharePoint Online

マイクロソフトが提供するファイル共有ツールです。マイクロソフトのoffice製品との連携がされており、ExcelやPower Pointのオンラインでの共同編集が可能です。ドキュメントの管理機能だけでなく、コミュニケーション機能がついているのが特徴です。

SharePoint Online

コミュニケーションの円滑におすすめなツール

とくに最近はリモートワークが普及しており、オンラインでのコミュニケーションが重要視されています。そういった中で、コミュニケーションを円滑に行うためには、適切なツールの選択が重要です。ビデオ会議やチャット、ファイル共有、プロジェクト管理など、目的に応じて適切なツールを組み合わせることが大切です。

Slack

メッセージのやりとり、タスクの完了から書類の承認まで、すべてのコミュニケーションを一か所で完結できるツールです。グループチャット、音声通話、オンライン会議も対応しています。「チャンネル」と呼ばれるグループを作成でき、チームやプロジェクト単位で個別にコミュニケーションがとれます。PDFや画像などのファイルの共有も可能で、連携できるアプリは1500以上。ISO 27001のセキュリティ基準に準拠しています。営業部門などクイックなコミュニケーションが同時に何件も発生する業務や、開発プロジェクトの業務管理に向いています。

Slack

Teams

マイクロソフト社の製品で、グループチャット、ファイル共有、ビデオ会議、音声通話など幅広いコミュニケーションに利用できます。Word、Excel、PowerPointなど Office 製品のファイルの共同作業に最適なツールです。「チャンネル」と呼ばれるグループと、グループスレッドがそれぞれ独立して作成できるため、大人数の関係者との情報共有を整理しやすいのがメリットです。 社内コミュニケーションツールとしてマイクロソフト製品を多く導入している企業におすすめです。スマホ用アプリもあります。

Teams

ChatWork

企業向けに、セキュリティや管理機能を強化したビジネスプランやエンタープライズプランを提供しています。デスクトップやアプリからメッセージの送受信、ファイルの共有、タスク管理などができます。Gmail、X(旧Twitter)、SmartHRなどのサービスの通知情報の集約が可能です。1つのスレッドの中で小スレッドの管理ができないため、多数のユーザーがディスカッションする場合には不向きと言えます。ISO認証を取得しており、セキュリティ面も強化されています。

ChatWork

Skype

マイクロソフトのサービスであり、前述したTeams とのシステム連携も可能です。 元々はコンシューマー向けに広まったツールですが、法人プラン(Skype For business)を使用するとOfficeアプリと連携でき、オンライン会議に最大250人のユーザーを追加できます。セキュリティも高く、通信内容を暗号化をしたり、多要素認証でアカウント妨害を防いだりしています。Skypeは、1対1または少人数での「ビデオ通話での指示」に適しています。

Skype

SharePoint Online

マイクロソフトが提供するファイル共有ツールです。マイクロソフトのoffice製品との連携がされており、ExcelやPower Pointのオンラインでの共同編集が可能です。ドキュメントの管理機能だけでなく、コミュニケーション機能がついているのが特徴です。

SharePoint Online

Zoom

Zoom社の開発したオンラインコミュニケーションツールです。大人数でのウェブ会議やセミナー(ウェビナー)形式に適しています。画面を見せながら、一度に多くの社員に細かい手順を指示する場合に適しているでしょう。また、議論をしたい場合のために、チャットやホワイトボード、画面収録、挙手機能などの補助ツールが多く提供されています。

Zoom

業務効率化に役立つおすすめ生成AI

生成AIとは、自動的に文章や画像を生成することができる技術であり、さまざまな業務において活用されています。これによって、企業は業務の効率化を実現し、さらには新たな利益やアイデアを生み出すことができ、さまざまな業種において急速に普及しています。
中でも比較的主流で使いやすい生成AIをご紹介します。

Chat GPT

ChatGPTは、OpenAIが開発した人工知能チャットボットであり、その高度な自然言語処理能力を活かすことで、さまざまな業務で効率化を実現することができます。
たとえば、従来は専門知識を持つ人が手作業で作成していたマニュアルを、ChatGPTよって自動生成でき、大幅な時間短縮が可能となります。また、誤字・脱字チェックにおいてもChatGPTは役立ちます。文章の校正や修正を手作業で行う必要がなくなり、業務の効率化が図れます。さらに、プレゼンテーションやスピーチのための文章を自動生成することで、準備時間が短縮され、長文の要約も大量の情報を短時間で整理することができます。
他にも、動画の要約やドキュメント検索、アイディア出しや翻訳、プログラムのデバッグ、SEO対策など、さまざまな業務においてChatGPTの活用が有効となります。

Catchy

Catchyは、文章作成を効率化するためのツールです。その特徴は、自動で文章を生成することができることです。たとえば、ブログ記事や広告のキャッチコピーなど、さまざまな文章の作成に活用することができます。文章を作成したいテーマやキーワードを入力します。すると、Catchyが自動で文章を生成してくれます。
ChatGPTもCatchyと同様に文章を自動生成できますが、ChatGPTは会話型のAIモデルであり、質問や応答を通じて文章などの生成を行います。対してCatchyは、作成した文章のスタイルを選択し、それに応じた文章を生成してくれます。そのため、主に広告やマーケティング業界においてクリエイティブなコピーの作成をサポートすることを目的としており、魅力的で記憶に残る広告文やキャッチコピーを生成することに特化しています。
Catchyを活用することで、より魅力的な広告やコンテンツを作成することができるので、これにより、顧客の興味を引きつけることができ、売上の増加につながる可能性を秘めています。

Canva

Canvaの特徴として、豊富なテンプレートの種類が挙げられます。さまざまなデザインのテンプレートが用意されているため、自分のニーズに合ったデザインの作成や、写真やイラスト、アイコンなど、自分のデザインに必要な素材を見つけることが簡単にできます。
Canvaの操作は単純で使いやすいため、デザイン初心者でも簡単に利用することができます。テンプレートの選択や編集、テキストの入力や編集など、直感的な操作でデザインを作成することができます。また、複数人での共同作業も可能で、同じデザインを複数人で編集したり、コメントを残したりすることができます。これにより、チームでのデザイン作業もスムーズに進めることができます。さらに、Canvaでは簡単な動画編集も可能です。
以上のようなCanvaの特徴や使い方を理解し活用することで、デザイン作業における、時間と労力を節約することができます。Canvaを活用して、ビジネスシーンでのデザイン作業を効率化しましょう。

Copilot for Microsoft 365

Copilot for Microsoft 365とは、2023年11月に公開されたばかりの、生成AIを活用した業務改善に役立つツールです。このツールは、Microsoft Office製品(Word、Excel、PowerPointなど)と連携して、ユーザーが効率的にドキュメントを作成するのを支援します。Copilotは、文章や表、スライドなどの生成において、自動的に適切な提案や補完を行うことができます。

Copilot for Microsoft 365は、文章の作成や編集を支援します。WordやExcelでの文章作成時に、Copilotは私たちに適切な表現や文法のアドバイスを提供してくれます。翻訳機能も備えており、外国語のメールや文書の翻訳を行い、言語の壁を乗り越えた円滑なコミュニケーションを実現することができます。また、質問への回答にも対応してくれます。たとえば、Outlookでのメール作成時に、私たちに関連する情報や回答を提供してくれるため、迅速かつ正確な回答をもらえます。
さらに、CopilotはTeamsとの連携も可能です。Teams内での会議時など、適切な情報やアイデアを提供してくれます。これにより、チーム全体の生産性を向上させることができます。

このように、Copilot for Microsoft 365は、現在使用中であるMicrosoftのアプリケーションに組み込むことができるため、使いやすく実用的です。公開されて間もないツールですが、時間の節約や正確性の向上、円滑なコミュニケーションの実現などを目指してみてはいかがでしょうか。

長時間労働を改善におすすめのツール

現代社会では、長時間労働が深刻な社会問題となっています。労働者の健康や生活の質を損なうだけでなく、企業にとっても生産性の低下や離職率の上昇といったさまざまなリスクを引き起こします。
そこで、業務の効率化や生産性向上を支援するため、業務改善ツールの活用が有効な解決策として注目されています。

RPAツール

RPAツールは、働き方改革の推進により、大手企業などから注目が高まっっています。
RPAとはRobotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略語で、一連の定型作業を自動化するソフトウェアロボットのことです。2000年代までは多くの企業が人件費を抑えられるオフショア地域で大規模なデータ処理作業を実行していました。2008年のリーマンショック以降、コスト削減が求められ、手作業で行っていたオペーレションを自動的にPCへデータ入力できる仕組みに変える必要がありました。それに伴い開発されたのがRPAというわけです。

WinActor

NTTアドバンステクノロジが開発したRPAの国内シェアNo.1ツールです。Microsoft Office製品、ERP、OCRなどのWindowsソフトウェアの作業手順を自動化できます。業務を自動化するためのシナリオを作成し、実行する機能があります。経費精算や名刺のデータ入力など、従来は人間がやっていた単純定型化業務をロボットが実行します。 2011年に、NTTアクセスサービスシステム研究所(ANSL)がUMS(Unified Management Support System)というシステムを開発しました。UMSに自動化したい操作手順を入力すると、自動化シナリオとして記録され、編集も可能になります。これを2014年に製品化したものがWin Actorであり、国内でも先駆けのRPAとなりました。

WinActor

BizRobo!

米国Kofax社の開発した「Kofax Kapow」の日本語版OEM製品です。ロボット管理者向けのトレーニングサービスが付随しており、RPAを導入したことがない企業担当者にも安心です。 ECサイトの受注処理業務や不正商品監視業化などの目的で導入されています。サブスクリプション型の使い放題「Rental(レンタル型)プラン」、企業にあったソリューションを提案してもらえる「Business Entry(プロフィットシェア型)プラン」などがあります。

BizRobo!

給与計算など、経理業務を自動化におすすめなツール

給与計算など、経理業務の自動化によるメリットは多大であり、ニーズは近年ますます高まっています。人的な計算ミスや漏れなどの減少や、作業効率が上がることによって作業時間が短縮し生産性の向上が期待できます。

freee

請求書発行、支払い処理などを行う「クラウド会計freee」と、勤怠管理、年末調整などの人事・労務・経理業務のクラウド自動化ツール「人事労務freee」があります。企業の経理などバックオフィスの人員削減と効率化を目的に導入します。設立間もないベンチャーや中小企業から、社員50名以上の企業まで幅広く利用されています。会計ソフトと人事労務をセットで導入するケースが多いようです。

freee

マネーフォワード

「マネーフォワード クラウド給与」は年末調整の進捗管理から帳簿出力までをオンラインで完結させるためのツールです。従来の給与計算ソフトよりも多くの外部サービスと連携が可能です。「マネーフォワード クラウド会計」とセットで導入することで、経理業務を一気通貫で完結できるのがメリットです。統合型の人事労務freeeと比較すると、給与計算に特化している点が特徴です。

マネーフォワード

kintone

社員名簿、出張申請、日報、勤怠などの業務アプリケーションを作成できるプラットフォームです。Kintoneの特徴は自社用にカスタマイズした管理アプリを簡単に作れることです。 人事労務や経理業務に特化しているわけではありませんが、freeeなど外部ツールとAPI連携が可能です。

kintone

まとめ

業務改善が必要な背景と、具体的なツールをご紹介してきました。 業務改善ツールは導入することが目的ではなく、実際に現場で利用されて初めて効果を発揮します。導入前に必ず現場の意見を聞き、導入後も従業員へのトレーニングや、実際に業務で使用する中でハンズオンでのフォローアップを行う努力が必要です。

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株式会社ソフィア

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宇佐美 草太

組織風土や企業理念浸透などの視点からコミュニケーション調査を設計・分析し、改善施策をご提案します。また、ITツール活用支援や業務フロー改善など、業務プロセス最適化のご支援も行っています。

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