なしくずしテレワークを脱却!ZoomやTeamsを活用してより効率的な働き方を生むための3つのコツ

#業務プロセス改善#ICTシステム活用支援#働き方#多様性

01.Apr.2020

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響により、テレワーク(リモートワーク、在宅勤務、自宅勤務)を推奨したり、出社停止を決定して全面テレワークに切り替える会社が急増しています。また、ここに来て初めてテレワークを導入したり、ほとんど使っていなかったものをあらためて推進したり、という企業もあるかもしれません。
実際にテレワークを始めるとなると、その体制を整え管理する側の情報システム部門や総務部門の担当者にとっては、どういうツールがあるのか?どのように活用できるのか?という悩みが、また、人事部門や広報・IR部門にとっても、入社式や研修、株主総会などはどうしよう?といった悩みで頭を抱える場面も多いのではないでしょうか?

また、実際にテレワークをしてみて、快適に仕事に打ち込めるという人もいれば、今までは普通にできていたことができないという障害に直面して、少しのストレスを感じているという人もいるのが現実なのではないでしょうか。

この記事では、10年ほど前からテレワークを取り入れている私たちの経験や実績をもとに、テレワークで生じやすい問題とその対策、便利なツールを活用して業務を円滑に推進するための情報をまとめています。

オフィスに集まらず、それぞれが在宅勤務。そこに潜んでいる問題とその対策は?

テレワーク全般の問題

■ 職種によってテレワークができる人とできない人が存在する
人と対面で接することが不可欠なサービス業や製造業など、どうしてもテレワークが不可能な業種・職種は存在します。契約上、派遣スタッフのテレワークは難しいこともあるでしょう。しかし、事務職全般やIT関連の仕事など、電話とPCで仕事を完結できる仕事はテレワークに向いています。また、営業職でもオンライン会議を取り入れることで通勤や顧客訪問、出張をせずに仕事を進められる場合があります。通勤を避けられない人の感染リスクを減らすためにも、オンラインで済ませることができる仕事はオンラインに移行することが必要です。

■ オフィスにしかない設備の使用が不可欠
仕事によっては、会社にあるハイスペックなPCでしかできない作業、業務用の機器がなければできない作業などもあるでしょう。その場合は、出社する人のシフトを決めて、必要な日、必要な時間帯のみ出社するようにすることが有効です。オンラインツールでお互いのスケジュールや出社シフトを見える化することで、出社人数が増えすぎないよう管理することが可能です。

■ オフィスを無人にすること自体が不可能
来客対応や設備管理などの都合上、オフィスを無人にすることができない場合もあります。その際も、出社する人を最小限に留め、シフト制にする等で感染リスクを抑えることができます。

■ 郵便物や会社宛の電話、FAXの対応
電話、FAXに関しては、電話会社の転送サービスを利用したり、秘書代行サービスや電話代行サービスを利用することで、電話番だけのために出社することを回避できます。また、郵便や宅配便の受け取りに関しては、当番を決めて回収し、必要な人に転送したり、あらかじめ転送の届け出をする等の方法があります。

普段のコミュニケーションや社員の心理的な問題

■ コミュニケーションにタイムラグがある
普段オフィスにいる時であれば、数秒で呼びかけることができるものが、電話をかけたときやSNSで呼びかけた場合は返事があるまで時間がかかります。密なコミュニケーションが必要であればあるほど、このタイムラグがわずらわしいと感じてしまいますね。共有のオンラインツールでそれぞれの状況(在席、離席、取り込み中)などを常時共有できるようにしておくと、相手が対応できるタイミングにチャットツールやメッセンジャーで話しかけることができ、リアルタイムに近いコミュニケーションをとることができます。

■ 微妙なニュアンスが伝わりにくい
ただし、文字のチャットやメッセージでは細かいニュアンスが伝えづらく、お互いの認識に齟齬が生じる可能性もありますので、複雑な話をするときは音声通話やビデオ通話をするのがおすすめです。

WEB会議をする時の問題

■ ログインできない、音声が聞こえないなどのトラブル
大事な会議をWEBで行う前には、かならず通話テストをしてログイン方法を確認し、問題なく通話できるか試しておくことが大切です。

■ ネット環境が整っていない環境だと途中で途切れてしまう
これも、大事な会議の前には、その環境で問題なく通信できるかテストすることが重要です。フリーのwi-fiはセキュリティ上の不安があるためおすすめしません。また、店舗やコワーキングスペースが提供するwi-fiは、利用人数が増えると不安定になる場合があります。自宅の固定回線や通信環境の良い場所で使うモバイルwi-fiなどが安心でしょう。オンライン会議中に通信が不安定になったときは、ビデオをOFFにしたり、画面共有を停止することで通信の負荷を軽減できる場合があります。

会議や研修、各種イベントなどをスムーズにオンラインへ移行するには?~シーン別、Zoom/Teamsの等ツール活用のコツ~

テレワークの導入当初はさまざまな問題に直面しますが、ツールの使い方やちょっとした工夫でWEB上でのコミュニケーションが円滑になります。ほんの一部になりますが、私たちが関わった事例をもとに、ツールの活用のコツをご紹介したいと思います。

1.WEB会議をスムーズにするには?

前述の、「事前に通話テストをする」ということに加えて「WEB会議参加者はみなWEB上での参加を必須とする」ことです。

ここで、打ち合わせなどで取引先に訪問しなければならない状況を想像してみてください。たとえば、先方はみな現地で打ち合わせ。こちら側は2人が現地、1人はWEB上から参加するとします。その場合、WEB上で参加している1人は場の雰囲気や会話に上手く入ることができずに、現地でもWEBで参加している人を忘れて話が進んでしまうことがありがちです。また複数人がいる会議室で、1つのPCのカメラやマイクのみを使用すると、「遠くに入る人がカメラに映っていない」「遠くにいる人の声をマイクが拾わない」という状況になり、リモートで参加している人は会議室側の会話や状況を理解しにくいこともあります。

しかし、会議室側でも一人1台ずつノートPCに向かって、ビデオありで通話すると、誰が話しているのかわかりやすくなります。なお、一つの空間で個々のPCのマイクとスピーカーをONにして話すとハウリングして聞こえづらくなる場合があるので、マイクとスピーカーはオンライン会議専用のものを1台使用し、個々のPCのマイクとスピーカーはOFFにするのがおすすめです。

また、慣れないWEB会議の場で参加者の発言を促し、スムーズに議論を進めるためには、会議の目的とアジェンダを明確にして参加者に事前に共有しておく、会議を進行し参加者の発言を促すファシリテーターを置くなども有効です。また、むやみに人数を増やすとそれだけ「発言せずそこにいるだけの人」が増えるので、参加者を必要最低限にすることも大切です。これはリアルの会議も同じですね。

2.研修・ワークショップ・入社式など、人が集まるイベントをオンラインで実施するには?

顔を合わせて団結力などを高めることを意図しているような研修の場合、オンラインではその効果が薄れてしまう懸念があります。研修やワークショップ内でのワーク時に現場の雰囲気が感じられず意思疎通に障害が出てしまうためです。

しかし、研修やワークショップに適したツールをうまく活用することで、よりスムーズに状況を共有しながら、講義やワークなどを進めることができます。また「新入社員研修や入社式をオンラインで行いたくても、新人用のノートPCを個別に用意できない!」という場合も、個別の設定やアプリケーションのインストールが必要なくWEBブラウザから利用できるツールであれば、個人のスマートフォンなどから参加してもらうことが可能です。

大人数の研修やワークショップを行う際におすすめのツールは、Zoomです。
Zoomは通常のWEB会議にもよく利用されますが、「ホワイトボード」と「ブレイクアウトルーム」という、研修で使える便利な機能を備えています。

「ホワイトボード」はよく耳にするホワイトボードと一緒で、Zoom上でメモや板書として使用することができ、参加者が見える形で研修などを進めることができます。

「ブレイクアウトルーム」はZoomに参加しているメンバーを数人のグループに自動的に分けることができる機能です。グループワークなど時間を制限して議論してほしい際に使用すると、円滑にワークを進めることができます。

ここではZoomをご紹介しましたが、Microsoft 365(旧 Office365)の場合でも活用すると便利な機能が備わっています。会社で導入されているツールにどのような機能があるか、また、今後新たに導入するならどのような機能が必要かを明確にすることをおすすめします。

なお、アメリカ連邦捜査局(FBI)は2020年3月30日、Zoomにセキュリティ上の懸念があると警告し、第三者からのハッキング対策を紹介しています
●Zoomでの会議を「非公開」にする(会議参加者へのパスワードを発行、または「待機室」を設置)
●会議へのリンクをSNS等で公開せず、特定の人に直接リンクをを共有する
●Zoomでの画面共有できるのを「ホストのみ」の設定にする
●2020年1月に更新された新しいバージョンのソフトウェアを使う

3.職場内の普段のコミュニケーションはどうすれば上手くいく?

離れた場所で仕事をしていても、お互いに話しかけやすい環境を作ることが大切です。仕事をしているのか、休憩しているのか、移動中なのか、電話をかけていいのか悪いのか…、相手の状況が見えないとコミュニケーションがとりづらいですよね。スケジューラーなどで自分のスケジュールやその時々のステイタスを見える化しておくと、相手にとっても「いま話しかけていいタイミングだな」ということがわかりやすくなります。

チームごとに少人数のチャットや、WEB会議のチャンネルを作って、就業中常時開いておくのも一つの方法です。業務の開始と終了、休憩に入るとにメッセージを入れてお互いの状況を共有するのにも役立ちますし、相談や雑談をするにも、その都度個別に連絡するよりもハードルが低くなります。

テレワークを始めてみて、普段は意識していなかったけれども、普段社内でしていたたわいもない会話が懐かしくまた、そういった会話が仕事へのアドバイスやリフレッシュになっていたと感じる人はいませんか? そんなときは、積極的に少数のチームを作成し、チャットやビデオ通話で雑談してみてください。

仲間と常時つながっていられる場を常に開いて、その場に参加しながら仕事をすれば、社内にいる時とあまり変わらない状況下でストレスを溜めずにコミュニケーションすることができると思います。ソフィアでは新型コロナウイルス感染対策で2月下旬から全員テレワークの体制ですが、Zoomを使って常時参加自由なバーチャルオフィスを作ったり、Microsoft 365のYammerやTeamsで全社単位、プロジェクト単位の情報共有を行うことで、普段と大きく変わることのないペースで仕事を進めることができています。

終わりに:ガイドラインで認識を共有し、運用・効果を監視し、改善できる体制を整えましょう

現在、テレワークが加速する一方で、セキュリティ面での問題などを懸念されている方もいらっしゃるかもしれません。仕事に個人PCを使用する場合、ウイルス対策はどうなっているのか。会社から持ち出す資料やファイルに個人情報は含まれていないか。紙の資料を自宅で処分していいのか、自宅のプリンターで仕事の資料を印刷していいのか…etc. また、自宅で長期間仕事をする際には、業務環境をどう整えるのか、勤務時間や業務の成果の管理はどうするのか、インターネット通信費や光熱費の負担をどうするのか等の問題も出てきます。
ソフィアではテレワーク(リモートワーク)の取り組みを始める際に、社員有志によるプロジェクトを立ち上げ、全社を巻き込んで議論しながらガイドラインを固め、現在も実験と改善を繰り返しています。これらの取り組みを続けてきた結果、2017年には総務省より「テレワーク先駆者」に選定され、また、2020年にはGreat Place to Work(R) Institute Japan(以下 GPTWジャパン)が主催する「働きがいのある会社」ランキング 小規模部門(従業員25~99人)において、ベストカンパニーに選出されました。現在私たちを取り巻く状況が収束した後にも、きっと社会における「働き方」への認識は変化していることでしょう。これを機にテレワークに関するガイドラインを策定して全社員に共有することで、今後一層テレワークを戦略的に活用することができるかもしれません。

テレワークの導入や、導入後の浸透・コミュニケーションに関するお困りごとがありましたら、ぜひご相談ください。

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