【Web社内報】グローバル対応を進めて社内の情報環境を整備しよう!制作におけるメリットや注意点とは?

近年、ビジネスのグローバル化が進み海外に拠点を持つ企業や、さまざまな国籍の社員が在籍する企業も多くなってきました。
しかし、すでに海外進出をしている企業の中には、

  • 国内外の情報共有の統一に難を抱えている
  • 国籍や地域に関わらず垣根を越えた関係性の構築がなかなかできていない
  • 理念や方針に沿った一体感がいまいち育まれていない

などといった課題を感じられている担当者も多いのではないでしょうか。
こうした環境下での社内コミュニケーションの活性化には、「Web社内報」が成功の鍵となるかもしれません。

この記事では、社内報の基本からグローバル対応といった活用法まで詳しく解説します。また、後半ではグローバル社内報の制作を検討される方向けに、具体的な注意点やポイントもお伝えします。ぜひ最後までご覧ください。

社内報とWeb社内報の基本

「社内報」とは、全社員で共有する自社独自の情報媒体です。特に、経営方針や最新情報を知らせる主な手段がメールやチャットツールである場合には、情報が常に他の情報に埋もれて流れてしまっている状態であるため、社内報の活用により「情報を貯蓄する」ことがおすすめです。
それでは、下記で詳しく見ていきましょう。

社内報を活用する目的

社内報では経営に関する情報や社員紹介、製品・サービスに関するトピックなど自社に関する幅広いテーマのコンテンツを掲載します。その目的には以下のようなものがあります。

  • 1. 社員1人ひとりに会社のこと(経営方針や企業理念など)を知ってもらいたい
  • 2. 企業理念に沿った企業文化を形成していきたい
  • 3. 透明性を保ち、風通しの良い社風を築きたい
  • 4. 社員のモチベーションを向上させたい 
  • 5. 社員に「自社らしさ」や「自社の良さ」への理解や共感を促すなど、インターナルブランディングを強化したい

社内報は単なる情報の発信や共有を行うためのものではなく、企業文化や風土の醸成、モチベーション・エンゲージメントの向上といった社員の感情や行動の変化に結び付けるためにも活用されるという点がポイントです。

Web社内報の活用

上記のようにインターナルブランディングに役立つ社内報ですが、近年では紙だけではなくWebの利用も進んでいます。

  • 1. 情報を素早く均一に伝達したい
  • 2. 社員間のコミュニケーションを活発化させたい
  • 3. いつでも加筆、修正、閲覧、検索できる利便性を備え、情報を蓄えていきたい
  •  

といった紙媒体では叶えにくいニーズに対し、Web社内報の活用によって得られるメリットはとても大きいといえます。

紙の社内報と違って配布の手間が省けるため、デバイスを持つ全社員に対して均一に情報共有が行えるだけでなく、旬なトピックをタイミング良く発信できるという点もWeb社内報の大きな特徴と言えるでしょう。

また、コメント機能の活用により社員間の新たなコミュニケーションの場が生まれることも珍しくありません。公開後もコンテンツを改善することで質を高めていきたいといったニーズに柔軟に対応できたり、バックナンバーにすぐアクセスできたりと、利便性・効率性の点で紙の社内報より優れた点が多々あります。

Web社内報のグローバル対応とは

  • 海外に支社、支店、関係会社などの拠点を持つ企業
  • 外国籍の方の採用を積極的に行う企業

など、社内報のグローバル対応が必要性な企業は増加傾向にあります。英語版など海外社員向けの社内報を制作することはもちろん重要ですが、組織の状態や課題によって、社内報をグローバル化する目的はさまざまです。

  • 国内外の社内コミュニケーションを円滑にしたい
  • 国籍や文化、専門分野の異なる社員がお互いの理解を深めあってほしい
  • グローバルブランディングを行いたい
  • 国内外の幅広い情報共有を可能にしたい

「会社と社員」「社員と社員」の相互理解を促す機会を設けることは、好ましい組織風土を形成する上で非常に重要なポイントです。

海外で働く社員との円滑なコミュニケーションを通じて社内の一体感を醸成できれば、企業競争力も高まり、グローバル企業としての存在感も大きくなるでしょう。社内報のグローバル対応は事業の成長にも通ずるのです。
社内報のグローバル化においては、紙よりも情報共有の即時性や均一性、ボーダレス性を有したWeb社内報の活用がおすすめです。次の章でメリットを詳しく解説します。

Web社内報をグローバル展開する5つのメリット

国内ですら、別の地域で働く社員とは物理的な距離だけでなく心理的な距離を感じてしまうものです。それが日本と海外ともなれば、なおさら社員同士が同じ組織で働いているという意識を持ち続けるのは容易ではありません。

こういった社員間の距離を埋めるためにも、Web社内報のグローバル展開は有効です。まずは、5つのメリットから見ていきましょう。

企業理念や経営方針などの理解浸透

会社の規模が大きかったり拠点が国内外に点在していたりすると、経営層の意図する方向性や想いなどを会社の共通認識として全員に浸透させることが難しくなっていきます。特に、日本で創業した企業の日本ならではの考え方や想いを国籍・言語・バックグラウンドなどが異なる社員に理解してもらうことは簡単ではありません。

社内報において企業理念や経営方針などをトップ自らが語り、それを全社で共有することで社員の進むべき指針が明確化し、一体感のある組織を作ることができます。特にWeb社内報であれば動画の挿入も可能になるため、より経営層の想いや熱意が伝わりやすくなるでしょう。

また、自社の理念や方針を深く理解・納得するということは、社員の仕事に対するアイデンティティの形成にもつながります。国内外問わず同じ方向を向いて意欲的に業務に当たる社員の紹介などを行うことで、会社や自分の仕事に対して誇りを持てる社員を増やすことができるでしょう。

価値観や方向性の統一

先ほども触れたように、社員1人ひとりの会社や仕事に対する価値観は異なり、特に日本と海外では会社に対する「帰属意識」の観点で大きな違いがあります。

例えば、日本では「この会社に入りたい」と思って入社をする人が多いですが、海外では業務内容をベースに会社を選ぶことが多く、会社自体に対しての理解が浅いまま入社するケースが多くあります。

そのため、社内報を通じて多様な価値観を持った社員に対して会社への理解を促すことができれば、社員の価値観や方向性を統一させることにつながるでしょう。また、自社の価値観をオープン社内報として一般公開すれば、今後選考を受けて入社する社員のミスマッチを防ぐことにも役立ち、採用や組織強化にも役立てることができます。

好ましい企業文化や組織風土の醸成・統一

同じ企業内においても、それぞれの部署や支店ごとの文化や風土というものは存在するものです。あなたも所属する部署や支店ごとに異なった雰囲気を感じ取ったことがあるのではないでしょうか?

これが、国内外の各地に拠点を持つようなグローバル企業となると、組織が細分化されて拠点ごとに異なった文化や風土が形成される傾向にあるため、一企業としての共通認識がなかなか根付かないことがあります。

そこで、自分たちの会社はどんなところなのか、どんな人たちが働いているのかなどを社内報のコンテンツに組み込めば、会社をより一層知る機会になるでしょう。また、Web社内報にコメント機能やリアクション機能があれば、活気あふれる社内風土の形成にもつながります。定性的な部分ではありますが、社内報の活用はグローバル企業はもちろん、全ての企業において、全社で統一した文化や風土を形成していく一助になると言えるでしょう。

国際的な情報共有

会社の規模が大きくなればなるほど、組織は縦割りになりがちです。毎日の仕事をこなすことに精一杯になり、自身が直接関わる仕事以外には目がいかず、会社がどのような動きで成り立っているのか掴みにくくなるものです。それが海外拠点を有する企業ともなれば、いっそう顕著に現れるでしょう。

今、日本拠点では何が起きているのか、あるいは海外拠点では何が起きているのか、お互いに共有する機会を作らないことにはビジネスチャンスも逃してしまいます。なかには社内SNSのみを活用する企業もありますが、SNSでは情報がとめどなく流れて行ってしまうため、同時にWeb社内報も活用して情報を時系列やカテゴリー別に蓄積していくことがおすすめです。

Web社内報の有効活用により、国や地域を横断した情報を即時に入手できるようになるため、例えば「アメリカでは今、事業に関連したこんなトレンドがあるよ!」という記事から「じゃあその分野の新規事業を発足して日本においては先駆者になろう!」といった、視野を広く持った戦略が生まれるかもしれません。

コミュニケーション・意欲の活性化

Web社内報では、コメントやリアクション機能など社員のコミュニケーションを促す機能をつけることができるため、対面で会いにくい環境であってもコミュニケーションが自然発生しやすくなります。

また、社内報におけるコンテンツには、他の社員の活躍や自身の担当業務にスポットが当たることも多く、こうした記事から刺激を得ることで社員の意欲向上にもつながるでしょう。

Web社内報をグローバル対応にするときの注意点

ここまでご紹介してきた通り、Web社内報のグローバル展開にはさまざまなメリットがありますが、実施の際に注意が必要な点もあります。

閲覧環境(ネットワークやデバイスなど)の違いやコンテンツの制作体制、また文化・地域による違いなど、考えられる注意点を以下で詳しく見ていきましょう。
それは主に次の3つです。

社内サイトに特有な、「閲覧環境」に関する問題

Web媒体を利用する際には閲覧環境の違いによって不具合が起きることがありますが、それが海外向けとなるとより一層注意が必要です。翻訳の問題やデバイスの違いなど、一つずつ見ていきましょう。

言語:多言語対応・自動翻訳

Web社内報をグローバル対応するということは、海外の社員が社内報を閲覧するということです。よって複数の言語に対応できる人材の確保、翻訳業務が必須となります。

しかし、言うまでもなく人力で多言語翻訳を行うには費用も時間もかさみます。AI翻訳などの自動翻訳機能を使う手もありますが、微妙なニュアンスが伝わらない、実際の意味とは異なるAI特有の直訳になってしまうなど、的確な意味を表現できないケースが多くあります。

また、同じ言葉でも国によって捉え方が異なる表現もあるため、不適切な翻訳や文化の違いが原因でトラブルにつながるかもしれないということを肝に銘じておきましょう。
特にジェンダーや人種差別に関する表現などは、まだ日本企業ではダイバーシティ&インクルージョンの考え方が深くまで浸透しきれていない部分があるため、制作側がグローバルスタンダートな観点を備えておく必要があるということも大きなポイントです。

デバイス:PC・タブレット・スマホの利用率

Web社内報を閲覧する社員がどのようなデバイスを使用しているのかによって、表示最適化の方針が変わってきます。そのため、自社における主流デバイスを事前に把握しておくことが必要です。

Web社内報は、会社貸与のPCから見ることが一般的ですが、タブレットやスマートフォンからもアクセスできれば場所や時間を問わずふとしたときに見ることができるため、ネットニュース感覚で閲覧できるなど社内報をより身近な存在にすることができます。
だからこそ、

  • PC画面で綺麗に表示されているのにスマートフォンではレイアウトが崩れてしまっている
  • 画像や動画などコンテンツの読み込みにすごく時間がかかる

といった不具合が起きないように、環境を整備していく必要があります。読みづらいコンテンツは読者が離れる原因になるため、デバイスに合わせた最適化を図ることは重要です。

また、PC端末のOSにも注意しましょう。古いPC端末やブラウザをデフォルトにしている場合は、最新のブラウザに最適化されたサイトが上手く表示されないことがあります。サイトを制作して終わりではなく、閲覧時の表示がどうなっているかも念入りに確認するようにしましょう。

通信環境:国・地域差

これまでも何度か触れましたが、Web社内報の大きな特徴は「動画配信」が可能ということです。動画は画像とテキストよりも訴求性が高く、強い印象を残す効果があります。

しかし、動画の再生時には大量のデータがやりとりされるため、快適に閲覧できるかどうかはイントラネットなどネットワーク回線の状況に左右されてしまうということを覚えておきましょう。国によっては通信環境が悪く、時間をかけて制作した動画が再生されないということも起こり得るので、リッチなコンテンツに耐えうる通信環境か事前に調査が必要です。

アクセス制限

Web社内報は情報管理の観点から、多くの場合は閲覧できるユーザーを社員に限定します。しかし、アクセス制限は裏を返せば見られない人が出てくるということです。例えばグループ会社からの出向者などに対しては、アクセス権限をかける・かけないをどうするのかといった個別の対応が必要になることもあるので注意しましょう。

また、国や地域によっては他の国・地域から発信された情報へのアクセスが規制されている場合もあるので、Web社内報グローバル展開においてはネットワーク環境と合わせて事前の情報収集や対策が欠かせません。

「制作体制」に関する問題

社内報は継続して制作・更新していく必要があるため、制作体制を整えることも大切です。グローバル対応ならではの注意点を見ていきましょう。

企画・編集・ローカライズなどに対応できる環境整備

グローバル対応をした社内報制作にあたっては、国内のみの製作以上に労力がかかります。魅力のある企画を作るべく、グローバル情報を誰がどのように集め、どのようにコンテンツ化するのかなどをしっかりと仕組み化することが必要です。

また、翻訳やローカライズをどのように行うかもあらかじめ検討した上で制作に移るようにしましょう。

端末が付与されていない従業員への対応

Web社内報はPCなどの端末がないと閲覧することができない場合が多いため、生産現場などの端末が付与されていない社員への対応を考えておかなければなりません。

こうした問題を解決するために、Web社内報と紙社内報を同時に運用するという手法もおすすめです。もし、2つの媒体を両立しようという場合はそれぞれで制作行程が変わってくるため、フローの確認と体制の見直しを行いましょう。どのように制作を行い、どのように配布するのかという点まで細かく検討しておくことが大切です。

また、Web社内報に機密情報や個人情報を載せず、アクセス制限もかけずに、私用のスマートフォンなどからもアクセスできる形で運用するのも一つの方法です。

【まとめ】社内報のWEB・グローバル対応はソフィアへ

この記事では、Web社内報のグローバル対応にはさまざまなメリットがある一方、注意が必要な点もあるということについて解説をしてきました。
Web社内報は制作には専門的な知見やスキルが必要になるため、制作を外部に依頼するというケースもあるでしょう。

しかし、依頼先に一般的なWeb制作や国内向けのWeb社内報の制作実績があっても、グローバル事情にはあまり明るくなく、適切なグローバル社内報の制作ができないこともあります。依頼をかける前に懸念点を洗い出し、方向性のすり合わせを行っておくことが大切です。
ソフィアでは「あるべき姿と現状とのギャップ」を詳細に把握し、お客さまに適した社内広報を設計いたします。お気軽にご相談ください。

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株式会社ソフィア

ウェブコンサルタント

玉山 和則

主にWEBコンテンツの制作と、それに関連する制作ディレクションなどを担当しています。Photoshopでのデザイン制作から、HTMLマークアップ、ユーザーエクスペリエンスまで対応可能です。

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