最近、「オープン社内報」と呼ばれる取り組みが注目を集めていますが、あなたの会社でも検討されていませんか? これは社内報を一般公開し、企業の内側の情報を社外にも発信するものです。では、オープン社内報は従来の社内報と何が違い、どのような効果が期待できるのでしょうか。

本記事では、大企業の広報・経営企画部門の皆様に向けて、オープン社内報の概要からメリット・デメリット、活用方法や効果測定、導入事例までを徹底解説します。オープン社内報がもたらす可能性とそのポイントを一緒に探っていきましょう。自社のコミュニケーション戦略に活かせるヒントが見つかるはずです。

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オープン社内報とは

オープン社内報とは、一言でいえば「従業員を対象に制作されるオウンドメディアとして、社外にも広く公開する定期刊行物」です。基本的な社内報が社内限定の情報共有ツールであるのに対し、オープン社内報は一般公開を前提として社外の人にも読んでもらう点が大きな特徴といえます。換言すれば、企業の内側のリアルな日常や価値観を社員の目線で伝えるメディアとして位置づけられるでしょう。

具体的には、自社サイトやSNS、ブログサービス(例:noteやYouTubeなど)を通じて情報発信するケースが多く、社員だけでなく求職者、取引先、地域住民など幅広いステークホルダーにもアプローチできます。

日本において社内報は明治時代後期から存在し、従来は社員限定の「クローズド」な媒体でした。しかし時代とともに社内報の役割は拡大し、社外にも公開する新たな形態としてオープン社内報が登場しました。

オープン社内報が広がった背景

では、その背景には何があるのでしょうか? 情報発信手段のデジタル化や働き方の変化が大きく影響しています。SNSやWebメディアの普及で個人も企業も簡単に情報発信できるようになり、コロナ禍を経たリモートワーク定着でオンライン上で社内の雰囲気や活動を伝える重要性が増しています。

実際、弊社ソフィアの調査によれば従業員1,000人以上の企業では62%がWeb上で社内報を発信しており、紙からWebへの移行が着実に進んでいます。こうした時代の変化が、オープン社内報という形でインターナルコミュニケーションとエクスターナルコミュニケーションを結びつけ、相乗的に効果を拡大する媒体の登場につながったと言えるでしょう。

※参考:オープン社内報の代表的なプラットフォームとしては「note」が挙げられます。実際にnoteでは公式おすすめタグとして「#オープン社内報」が指定されており、検索すると他社のオープン社内報事例を多数閲覧できます。興味のある方はぜひチェックしてみてください。

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オープン社内報のメリット(効果)

ここまでオープン社内報の概要をお伝えしてきました。では、実際に導入することでどのような効果が期待できるのでしょうか? 社内外のコミュニケーション活性化に役立つオープン社内報には、次のようなメリットがあります。

企業の透明性アピール・信頼性向上

閉ざされた社風ではなく開かれた企業姿勢を示すことで、社会的な信頼度が向上するのではないでしょうか。社内報をオープンにして社内の様子を具体的に発信することで、企業の透明性を高める効果があります。

ハラスメントや不正隠蔽といった問題が注目される時代において、情報公開への積極姿勢は「開かれた会社」という印象を与え、ステークホルダーからの信頼獲得に寄与します。さらに外部から見られている意識が社内に生まれることで、社員の意識も引き締まり企業ガバナンス向上にもつながるでしょう。

ブランド価値・企業イメージの向上

商品やサービスだけでなく、企業文化や働く人の姿勢もブランドの一部です。視点を変えれば、オープン社内報では現場の社員の声や日々の取り組みを伝えることで、企業の「素顔」を発信できるといえます。

例えば社員の生き生きとした姿や社内の雰囲気を共有することで、「ブラック企業」のようなネガティブイメージ払拭にも役立ちます。自社らしさを外部に発信することで他社との差別化が図れ、企業ブランドへの共感を促す効果が期待できるでしょう。

ステークホルダーとの関係構築

オープン社内報を通じて取引先や株主、顧客、さらには社員の家族にまで会社の取り組みや人となりを伝えられます。社内報の記事を社外に公開することで、従来接点の少なかった層にも企業活動への理解を深めてもらえるのではないでしょうか。

たとえばCSR活動や地域貢献の様子を発信すれば、地域社会との相互理解が深まり信頼関係の構築につながります。また、社員の家族に会社の様子を知ってもらえることで社風への安心感が生まれるという副次的効果もあります。実際にある企業では、オープン社内報に登場した社員がその記事を家族に見せて喜ばれたケースも報告されています。

採用活動への貢献(ミスマッチ防止・応募者の共感醸成)

会社の雰囲気や社員の人柄をリアルな姿で発信できるのはオープン社内報の強みです。求人票だけでは伝わらない社風や働く環境を知ってもらうことで、応募前に企業理解を深めミスマッチによる早期離職を防げるのではないでしょうか。

実際に採用広報ツールとして効果的であるとの声も多く、ある企業ではオープン社内報の記事を採用面接前に共有する運用を行った結果、内定承諾率が20%向上したとの報告があります。また別の企業では、オープン社内報(noteの記事)を読んだ求職者の8割以上が「志望意向が高まった」と回答した例もあり、良質なコンテンツは応募者の共感を得て採用成功率アップに寄与します。

オープン社内報を活用することで自社にマッチした人材からの応募増加や入社後の定着率向上が期待できるでしょう。

社内外からの即時フィードバック

Web上で公開するオープン社内報は、読者からの反応を直接得られる点もメリットです。例えばSNS連携したプラットフォームであれば「いいね」やコメント、シェアといった形で社外から評価をすぐに集めることができます。

noteではお気に入りのコンテンツに♡(スキ)を付ける機能があり、Twitter等で拡散されることもあります。こうした即時のリアクションは社内のモチベーション向上にもつながります。自社の取り組みに対するポジティブな反応が得られれば社員の誇りや士気が高まり、さらに社内報担当者にとっても次の企画へのヒントや改善フィードバックを得られるでしょう。

紙媒体の場合でも、取引先との話題提供になったり感想を聞く中でコンテンツ改善のきっかけが得られるなど、外部に公開する意義は大きいといえます。

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オープン社内報のデメリット・注意点

一方で、オープン社内報には注意すべき点やデメリットも存在します。導入前に以下のポイントを把握し、リスクに備えることが成功の秘訣といえるでしょう。

機密情報を公開できない

社内報をオープンにする以上、企業の機密情報や未発表の新製品・戦略情報は掲載できません。経営方針や売上データなど、従業員には共有したいが競合他社に知られたくない内容を扱う場合、社内向けと社外向けで記事内容を分ける必要があります。

このため、完全にオープン化するのではなく一部記事を限定公開としたり、社内向けの別媒体を併用するなど情報公開範囲のコントロールが求められます。機密情報管理の観点から、公開前に関係部署の承認を得る体制を整えておくことが重要です。

社員の負担増や個人情報への配慮

オープン社内報の制作には社員の協力が不可欠です。取材対象となる社員や執筆担当者の時間を確保する必要があり、通常業務に加えて社内報業務が負担になる恐れがあります。また、社員の顔写真や氏名などの個人情報を外部公開する際には本人の同意を必ず得なければなりません。

プライバシーへの配慮を怠ると後々トラブルになりかねないため、事前に使用許諾を取り個人情報の取り扱いルールを明確にしておきましょう。さらに、外部公開によって社員が誹謗中傷の対象になるリスクもあるため、記事内容や表現には細心の注意を払う必要があります。

不適切な情報公開のリスク

社内では問題ない内容でも、社外に公開すると誤解や炎上を招く可能性があります。社内報の記事は企業の公式情報として受け取られるため、言葉の選び方や表現に注意し第三者視点でチェックする体制が必要です。

例えば特定の宗教や政治的発言、差別的な表現などは避けるべきですし、冗談のつもりで書いた内容が誤解されて拡散することもあります。公開前の校正・審査プロセスを設け、法務や広報部門による確認を経るなど、企業イメージを守るためのチェック体制を整えることが重要でしょう。

継続的な運用の難しさ

オープン社内報は一度作って終わりではなく、継続して発信し続けることで効果を発揮します。しかし定期的なコンテンツ制作にはリソースがかかり、ネタ探しや記事作成の負担が継続の壁になることも少なくありません。

運用担当者のモチベーションを保ちながら持続可能な体制を構築する必要があります。例えば社内の複数部署から持ち回りでレポーターを出してもらう、外部ライターを活用する、更新頻度を無理のない範囲に設定するなど、工夫次第で負担を軽減できます。まとめると、長期的な視点で運営計画を立てることが大切といえるでしょう。

オープン社内報を始めるには(媒体・方法)

ここまでメリット・デメリットを見てきました。では実際にオープン社内報を始めるには、どのような準備が必要なのでしょうか? まず媒体選びから検討していきましょう。

紙媒体での発行

従来からある方法として、社内報を紙で印刷し社外のステークホルダーにも配布する方法があります。紙媒体のメリットは手に取って読める物理的な存在感と保存性の高さです。受け取った人の手元に残りやすく、じっくり読まれやすい傾向があります。また取引先や展示会などで配布すれば直接手渡しできる点も魅力でしょう。

一方で、印刷コストや配布の手間がかかる、編集から配布まで時間がかかる、修正や追加ができないといったデメリットもあります。さらに拡散力に限界があり、多くの人に届けるにはWeb媒体に劣ります。

Web媒体での発行

最近はWebサイトやブログ、SNSを活用したオープン社内報が増えています。Web媒体の利点はコストが抑えられ広範囲に即座に情報を届けられること、そして読者の反応(閲覧数、いいね、コメントなど)を数値で把握できることです。また更新や修正が容易で、動画や音声など多様なコンテンツ形式を活用できます。

デメリットとしては、読者がWebにアクセスしなければ読まれない点や、情報が流れやすくアーカイブ化に工夫が必要な点が挙げられます。それでも総合的にはWeb媒体の方が拡散力とコストパフォーマンスに優れており、現代のオープン社内報の主流といえるでしょう。

紙とWebのハイブリッド発行

紙とWebの両方で展開するハイブリッド型も有効です。例えば社内では紙で配布し社外にはWebで公開する、あるいは重要な記事は紙とWebの両方で展開し日常的な情報はWebのみで発信する、といった使い分けができます。

こうすることで各媒体の強みを活かしつつ弱点を補い、幅広い読者層にリーチ可能です。ただし両方の制作・管理リソースが必要になるため、自社の体制と予算に応じて最適なバランスを見極めることが大切でしょう。

オープン社内報の媒体選び(プラットフォーム)

では、Web媒体でオープン社内報を始める場合、どのプラットフォームを選ぶべきでしょうか? ここでは代表的な3つの方法をご紹介します。

既存のブログサービス(noteなど)を利用

最も手軽に始められる方法として、noteやWantedlyといった既存のプラットフォームを利用する方法があります。これらのサービスはすぐに始められ初期コストが低いというメリットがあります。

特にnoteは「#オープン社内報」というタグで検索すると多数の事例が見つかり、他社の取り組みを参考にしやすいでしょう。SNS連携機能やいいね・コメント機能も充実しており、読者との双方向コミュニケーションが取りやすい点も魅力です。

一方で、デザインやレイアウトの自由度に限界があり、プラットフォーム側の仕様変更やサービス終了リスクも考慮する必要があります。それでも手軽さを重視するならまずnote等で始めてみるのがおすすめです。

独自のWebサイト(社内報サイト)を開設

自社でWebサイトを構築しオープン社内報専用のページを作る方法もあります。この場合、自社に合わせたサイト構築ができる反面、システム構築やデザイン、メンテナンスには人材と時間が必要なため、ある程度のコストが発生することをあらかじめ理解しておきましょう。

場合によっては、Web制作を専門とする企業に外注することで、これらのコストを削減できるケースもあります。独自サイトは企業ブランドを強く打ち出せる一方、初期投資や運用負荷が大きいため中長期的な視点で計画を立てることが重要です。

SNSやYouTubeを活用

Twitter(現X)、Facebook、Instagram、LinkedInといったSNSや、YouTubeなどの動画プラットフォームを活用する方法もあります。SNSは拡散力が高くリアルタイムで反応を得られるメリットがあります。

特にYouTubeでは社員インタビュー動画やオフィスツアーなど、テキストでは伝えにくい雰囲気を動画で伝えられる点が魅力です。一方で、各プラットフォームに適したコンテンツ形式や投稿頻度が求められ、複数のSNSを運用する場合は管理が煩雑になる点には注意が必要でしょう。

それぞれの媒体特性を理解し、自社の目的やリソースに合ったものを選択することが成功への第一歩といえます。

オープン社内報の効果測定方法

オープン社内報を運用する上で、その効果を測定しPDCAサイクルを回すことは非常に重要です。では、具体的にどのような指標で効果を測定すればよいのでしょうか?

Web社内報のアクセス解析

Web媒体であれば、Google Analyticsなどのツールを使って以下の指標を確認できます。

・ページビュー数(PV):どの記事が何回読まれたか

・ユニークユーザー数(UU):何人の読者が訪れたか

・滞在時間:読者がどれくらいじっくり読んだか

・流入元:どこから読者が来たか(SNS、検索、直接アクセスなど)

・読了率:記事を最後まで読んだ割合

これらのデータから人気記事の傾向や読者の関心を把握し、次回のコンテンツ企画に活かせます。例えば社員インタビュー記事のPVが高ければ、同様の企画を増やすといった判断ができるでしょう。

SNSでの反応(いいね・シェア数)

SNSを活用している場合、いいね数、シェア数、コメント数なども効果測定の指標となります。これらのエンゲージメント指標は読者の共感度や話題性を表しており、数値が高いほどコンテンツが支持されていると判断できます。

また、どんなコメントがついているかを確認することで、読者の具体的な反応や意見を知ることができるでしょう。ポジティブな反応は社内にフィードバックして士気向上につなげ、批判的な意見は改善点として次に活かすことが重要です。

アンケート調査

定量データだけでなく、読者に直接アンケートを取ることも有効です。例えば以下のような質問で定性的なフィードバックを得られます。

・オープン社内報を読んで企業への印象は変わりましたか?

・どのような記事が印象に残りましたか?

・今後読みたいテーマはありますか?

特に採用応募者や内定者にアンケートを実施すれば、オープン社内報が志望度にどう影響したかを測定できます。実際に「8割以上が志望意向が高まった」と回答した事例もあり、数値化することで経営層への報告や予算確保の根拠にもなるでしょう。

採用活動への貢献度

採用広報としてオープン社内報を活用している場合、以下の指標で効果を測定できます。

・応募数の増加

・内定承諾率の向上

・入社後の早期離職率の低下

・応募者や内定者からの問い合わせ内容の質向上

例えばオープン社内報導入前後で応募数や内定承諾率を比較し、改善が見られれば効果があったと判断できます。また、面接時に「オープン社内報を読んで応募しました」という声が増えれば、それ自体が成果の証といえるでしょう。

社内からの反応

社外だけでなく社内の反応も重要な指標です。社員アンケートで以下の点を確認してみましょう。

・オープン社内報を読んでいるか

・会社への愛着や誇りが高まったか

・社内のコミュニケーションが活性化したか

社員が自社のオープン社内報をSNSでシェアしたり、家族に見せたりする行動が増えれば、社員エンゲージメント向上の効果があったといえます。社内から好評であることは、対外的な発信にも自信と説得力をもたらすでしょう。

オープン社内報の成功事例

ここまでオープン社内報の効果測定方法を見てきました。では実際に、どのような企業がどのように成功しているのでしょうか? 以下では4社の具体的な事例をご紹介します。

1. SmartHR公式note「SmartHR Mag.」

株式会社SmartHRは、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」を提供する企業です。同社は公式noteアカウント「SmartHR Mag.」を通じてオープン社内報を展開しています。

この媒体では社員インタビューやイベントレポート、制度紹介など多彩なコンテンツを発信し、社内外に自社の文化や価値観を伝えています。特に注目すべきは「透明性」を重視した情報公開姿勢です。例えば給与体系や評価制度、リモートワークの実態など、他社が公開しづらい情報もオープンに共有することで信頼を獲得しています。

その結果、求職者からの共感を得やすくなり応募数増加につながっているとのことです。また、社員自身が記事を書くことでライティングスキル向上や自社理解の深化といった副次的効果も生まれています。SmartHRのオープン社内報は、透明性と社員参加型の運用で成功した好例といえるでしょう。

2. メンバーズnote「メンバーズルーム」

株式会社メンバーズは、デジタルマーケティング支援などを手がける企業です。同社はnoteで「メンバーズルーム」というオープン社内報を展開しています。

この媒体の特徴は多様な社員の声を拾い上げる姿勢です。新入社員から経営層まで幅広い立場の人がそれぞれの視点で記事を執筆し、会社の多様性や包容力をアピールしています。また、社内イベントの様子や社員の日常をカジュアルに伝えることで、親しみやすい企業イメージを醸成しています。

オープン社内報を通じて社外に「働きやすい会社」「風通しの良い会社」というメッセージを発信し続けた結果、採用応募者から「メンバーズルームを読んで志望しました」という声が増えたそうです。社員の生の声を届けることで共感を呼び、採用ブランディングに成功した事例といえるでしょう。

3. en soku!(エン・ジャパン)

エン・ジャパン株式会社は、人材サービスを提供する企業です。同社は「en soku!」というWeb社内報をnoteで公開しています。

人材の専門会社だけあって、Web社内報を採用や人材育成に活用できる十分なスキルを持っています。経験豊富な先輩社員の成功体験を、若手がロールモデルとして参考にしたり、内定者とのコミュニケーションに役立てたりしています。

社内アンケートでは、中途採用者の8割以上が「en soku!によって志望意向が高まった」と回答するなど、採用広報ツールとして大きな成果を上げています。さらにコンテンツの質の高さから新聞社に取材されて一般メディアで紹介され、結果的に企業PRにもつながった例もありました。

運用面では、投稿の自由度とガイドライン整備の両立がポイントです。レポーターには事前にリスク管理のための注意事項を共有しつつ、基本的には社員の自主性に任せて自由に投稿・シェアを推奨するスタイルを取っています。「誰でも発信者」になれる文化を醸成しながら、企業としてのイメージを損なわないラインを守るバランス感覚が秀逸です。

その成果もあり、2018年にはウィズワークス社主催の「社内報アワード」でゴールド賞(上位4社に贈られる賞)を受賞しています。オープン社内報を通じて企業文化発信と採用ブランディングを両立させた好例と言えるでしょう。

4. そふぃあと!(ソフィア)

最後にご紹介する「そふぃあと!」は、私たち株式会社ソフィアが発行するWeb社内報です。ソフィアは組織のエンゲージメントを強化し、様々な「想い」を伝えるインターナル・コミュニケーションに特化した専門会社であり、自社の社内報でもそのノウハウを実践しています。

「そふぃあと!」は自社のメディアツールであると同時に、お客様へのショーケースとして、実際のコミュニケーション施策で活用できるアイデアを盛り込んだ媒体となっています。

ありがたいことにお客様からは「楽しく読んでいる」「『そふぃあと!』みたいな社内報を作りたい」といったお声もいただいており、弊社の提供するサービスの一例としても機能しています。制作にあたっては紙とWebの双方で展開できることを前提にデザインやレイアウトを工夫し、印刷物として配布する場合とWebで閲覧する場合の両方のメリットを享受できるようにしています。

また、効果測定を行ってPDCAサイクルを回すことで、読者の反応やビジネスの動きを柔軟に次の誌面企画に反映できる体制を確立し、毎号進化し続けています。たとえば各号の閲覧数や人気記事ランキング、読者アンケート結果などを分析し、好評だった企画は次号以降も発展させる、一方読み取れた課題は企画内容を見直す、といった改善サイクルを取り入れています。

内容面では、社内外の様々なトピックを扱っています。自社イベントのレポートや社員インタビュー記事はもちろん、弊社が行ったインターナルコミュニケーションに関する独自調査結果の紹介や、コミュニケーション活性化のためのコラムなど、専門会社らしい切り口の記事も特徴です。

デジタルと紙媒体の融合を図りつつ、PDCAで質を高め続ける「そふぃあと!」は、お客様企業に対してオープン社内報導入のモデルケースともなっています。今後も自社実践で得た学びをお客様支援にフィードバックしながら、社内報の可能性を追求していきたいと考えています。

まとめ

社内の情報流通とコミュニケーションの活性化に役立ってきた社内報。より透明性と社会的責任が求められる時代となり、その機能は単なる社内メディアを越えて大きく進化しました。デジタルと物理メディアの融合により、今後ますます活躍が期待されるのではないでしょうか。

まとめると、オープン社内報は企業の姿勢や文化を「見える化」する新しい情報発信手法であり、信頼構築や採用支援、社員のモチベーション向上など幅広い効果が期待できます。一方で、導入にあたっては目的と運用体制をしっかり定め、継続的に効果を測定しながら改善していくことが重要です。

この記事を参考に、ぜひオープン社内報を新たなコミュニケーション創造の手段として検討してみてください。あなたの会社でも、社内外をつなぐ新しいコミュニケーションの形が見つかるはずです。