オープン社内報が効果を発揮するのはどんなとき?活用法を押さえて自社の魅力をアピールしよう

社内向けメディアである社内報を一般公開する「オープン社内報」をご存知でしょうか?
日本において社内報は明治時代後期から用いられてきたとされますが、そんな「社内報」の活用の幅は時代を経るごとにさらに拡大しています。
社外への公開を前提に制作されるメディア、「オープン社内報」もその1つ。社内報には社内の情報の流通や共有を活性化させたり、異なる部署や地域で働く社員の存在を身近に感じさせたりする効果がありますが、オープン社内報はそれらに加えて採用活動などにも利用できるというのが特徴です。
この記事では、社内報を内部だけでなく外部にも発信することのメリット・デメリットや手法など、オープン社内報の有用性を実際の事例を交えて解説します。

オープン社内報とは

オープン社内報とは、一言でいえば「従業員を対象に制作されるオウンドメディアとして、社外にも広く公開する定期刊行物」です。そのため、公開範囲を社内に限定している基本的な社内報とは異なり、一般公開して社外の人にも情報発信を行うことを前提に作られるという大きな特徴があります。
また、オープン社内報は情報を載せて社内の上下左右に流通するだけでなく、社外へ出て多くの目に触れてフィードバックを獲得し社内に還流するメディアです。そのため、インターナルコミュニケーションとエクスターナルコミュニケーションを結びつけ、相乗的に効果を拡大する媒体として注目されています。

オープン社内報を活用すると

  • 顧客
  • 株主
  • 協力会社
  • 求職者
  • エンドユーザー

など、自社のステークホルダーに対して社内の様子をよりリアルに、臨場感を持って知る機会を提供できるため、自社の社会的信頼を高める目的でも有効な手段といえます。
また、従業員にとっては、外部の人からのリアクションといった社内以外の評価を得る機会につながるため、モチベーションや意欲の向上といった目的での活用も期待できます。自社の組織風土の構築・強化に大いに役立つでしょう。

オープン社内報を作成する際の代表的なコンテンツプラットフォームとして「note」があります。noteでは、「#オープン社内報」というハッシュタグが公式おすすめタグに指定されており、他社事例を見たり、実際に記事を投稿したりすることで活発なムーブメントを実感することができるので、ぜひチェックしてみましょう。

オープン社内報4つのメリット

社内外のコミュニケーション増進に役立つオープン社内報。具体的に期待される効果として、次の4つのメリットがあげられます。

1. 会社の透明性、オープンな社風をアピールできる

本来的にはクローズドメディアである社内報を一般公開することで、閉鎖的でないオープンな社風や姿勢をアピールすることができます。ハラスメントや情報隠蔽など、しばしば報道されるブラック企業の問題は、社会から見た会社の透明性が担保できていないということも一因となり得ます。社内の様子が具体的にうかがえるメディアが存在することで企業としてのイメージが広く訴求されるだけでなく、外部評価を意識することで社内の姿勢もより一層引き締まるでしょう。

2. クライアントや消費者に親しみを持ってもらえる

オープン社内報に掲載されるコンテンツは、そのエピソードを読む人に新鮮な驚きと親近感をもたらします。
クライアントに対して日常接触する担当者以外の社員の様子や企業としての考え方・姿勢を知らせることができるため、製品やサービスだけでなく会社としての信頼獲得にも寄与するでしょう。また、そこで働く「ヒト」にスポットを当てることで、消費者にとっても漠然とした「会社」というイメージから商材により親しみを感じてもらえるようになり、心理的な距離を縮めることが可能になります。

3. 採用活動にも利用できる

求職者にとって、社風・組織風土は非常に気になる一面です。外から見た印象と入社してからの実感にギャップがあると、離職へつながるリスクが大幅に上がってしまいます。採用活動にオープン社内報を活用すれば、エントリーより前の段階で自社のあり方を感じ取ってもらうことができ、ミスマッチを防いで採用や組織の強化に役立てることができるでしょう。
また、Web社内報では、バックナンバーを揃えて社内の動きを季節や時系列で貯蓄していくことが可能になります。ユーザーへの利便性に優れている点を活かして、採用活動にも有効活用できるというのは大きなメリットです。

4. 評価機能(いいね等)がある場合、社外からの評価をすぐに得られる

デジタルメディアを利用したWeb媒体のオープン社内報なら、ユーザーから気軽に反応や評価を得ることができます。たとえば、前述したnoteでは気に入ったコンテンツに対して「♡」マークを付する機能があり、TwitterなどSNSとも連動できるので「いいね」「拡散」「コメント」といったレスポンスが得やすくなります。「フォロー」によって固定ユーザーになってもらうなど、ファン化を目指すことで活用の幅が大きく広がるでしょう。
紙媒体に限定した場合でも取引先との話題作りになったり、感想を耳にすることで改善のきっかけがつかめたり、コンテンツをより良くしていくにあたってのフィードバックが期待できます。

オープン社内報3つのデメリット

組織強化や社会的信頼の獲得に効果があるオープン社内報ですが、なかにはデメリットと呼べる要素もあります。下記の注意点をあらかじめ理解したうえで実施を検討することが成功の秘訣と言えるでしょう。

1. 機密性の高い情報を掲載できない

オープン社内報で透明性のあるオープンな社風をアピールするとはいえ、社内の情報などを洗いざらい公開するわけにはいきません。
特に、下記の情報は掲載に際して十分な配慮が必要です。

  • 重要な企業戦略や方針
  • 機密性の高い数字
  • 非公開にしている決算情報

関係部署と連携し、公開・非公開の区分をしっかりと確立したうえで、情報発信を行う必要があります。

2. 個人情報の掲載に注意が必要

従来のインナーメディア型の社内報では社員の名前や所属部署、顔写真、プロフィールなどが掲載されるケースが多くあり、オープン社内報においても社員紹介といったトピックスを扱うケースがあります。しかし、オープン社内報の場合は外部に広く流通するメディアであるという認識のもと、個人情報の管理に注意が必要です。顧客の声や事例を紹介する場合も、個人が特定されるような情報の流出といったアクシデントが起きないよう細心の注意を払いましょう。

3. 不適切な情報を掲載してしまった場合の影響が大きい

オープン社内報は得られる効果が大きい反面、万が一不適切な情報を掲載してしまった場合はその影響が大きくなります。社内限定であれば組織を通じて訂正・回収・破棄できますが、世の中に出てしまえばそれらがほぼ不可能となります。特に拡散性のあるデジタルメディアの場合はその危険度が一層増すため、誤った情報の発信や誤解を生むような表現を行わないよう、公開前の十分な確認作業が必須です。リスク管理に関してはIRや広報広告と同様の慎重度をもって臨みましょう。

オープン社内報の作り方

オープン社内報にはいくつかの種類がありますが、大きくは紙媒体とWeb媒体の2つに分かれます。それぞれに即した作り方や使い方があるため、実施に向けて詳しくみていきましょう。

紙媒体で社内報を制作する場合

記事を企画し取材、ビジュアル素材や文章をレイアウトした原稿を印刷し、部数を揃えて各所に配布します。印刷や輸送に関するコストが発生し、部署ごとに配布する手間や管理するスペースの確保などが必要です。
印刷・物流は外部に委託するケースが多く、制作については

  • 企業内の担当部署が行う場合
  • プロジェクトチームが担当する場合
  • 外部に委託する場合

など自社のリソースに合わせて手法を選定する必要があります。制作をプロジェクトチームや有志などで行う場合は、サークル活動などと異なり重要な業務の一環であることを社内に伝え、協力体制を準備しておくことが大切です。

社外の人にも配布する

社外の人に読んでいただく方法としては、それぞれの部署に保管したものを客先への訪問時に携えてお渡ししたり、受付など目につく場所に置いて自由に持ち帰っていただいたりする方法があります。ほかにも、希望に合わせて発送したり、IR情報刊行物などに同封したりする手法も自社への理解を広めるうえで有効です。

PDF・電子ブック等にしてWeb上に掲載する

紙という物理媒体のままでは相手側に社内報が直接届くようルートを確保しなければなりません。そこで、PDFや電子ブック化することにより、デジタル情報として活用することも効果的です。Web上に掲載すればダウンロードする側が各自で必要部数をプリントすることもできます。バックナンバーを並べてアーカイブでき、スマートフォンなどで閲覧することもできるためユーザー層が広がるでしょう。

Web媒体で社内報を制作する場合

Web媒体で制作する場合は印刷や配布の費用がかからず、システム利用料や人件費などを省いた物理的な面ではほぼゼロコストです。最近増加しているnoteのような既存のプラットフォームを使用する場合と、独自のプラットフォームを使用する場合の2つの方法が挙げられます。

既存のプラットフォームを使用する

など、既存のプラットフォームを利用することでWebオープン社内報が手軽に制作できます。手間や費用がかかったショッピングサイトの構築がプラットフォームの登場で劇的に参入しやすくなったのと同様に、企業のインターナルメディアに関してもプラットフォームサービスは大きなメリットと言えるでしょう。「投稿」という形で制作を手軽に行えることから継続しやすいだけでなく、専門的な分析ツールを使わずとも簡単に閲覧状況を把握できるといった特徴もあるため、企業規模の大小にかかわらず始めやすい手法です。

独自のプラットフォームを用意する

企業独自にプラットフォームを構築し、Web社内報を発信する手法です。外部のシステムに依存しないためセキュリティ性が高く、外的要因でおこる障害の影響を受けにくいというメリットがあります。しかし、自社に合わせたサイトづくりが可能な反面、システム構築やデザインといった土台の構築やメンテナンスに人材と時間を要すため、ある程度のコストが発生することをあらかじめ理解しておきましょう。

場合によっては、Web制作を専門とする企業に外注する方がこれらのコストを抑えることができるケースも多いです。オープン社内報でより有効な施策を展開するためにも、プロの見解を得るという手段を講じてみてはいかがでしょうか。自社のリソースを見直したうえで検討材料に入れてみることをおすすめします。

オープン社内報の事例4選

ここまでで、オープン社内報のメリットや制作についてご理解いただけたと思います。しかし、社内報の制作における大きな悩みは、「何を書けばよいのか、どんなネタが効果が高いのか」というコンテンツに関するものです。
そこで、実際に制作進行中のオープン社内報の事例を4社、ご紹介します。それぞれの企業らしさや内容、効果などを解説しますので、オープン社内報導入に向けてぜひ参考にしてみてください。

1. SmartHR:note使用

株式会社SmartHRは、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」を運営する企業です。社員数の増加やオフィスの移転を機に、2019年3月からオープン社内報をnoteで公開しています。第一号の記事は、新オフィスへの行き方をイラスト入りの画像でわかりやすく案内したものです。2021年3月に2周年を迎えた際には、複数のチームが個々に運営していたnoteの記事アカウントを集約し、一本化することで情報の流れや在処をさらに分かりやすくしました。
社員の個人アカウントでも投稿可能となっており、誰かが書いた記事に触発されてアンサー記事がアップされるなど、情報が情報を生む相乗効果も生まれています。実際に担当してみて分かったノウハウの共有なども積極的に行われており、一見して風通しの良い企業風土であることが社外から見ても分かります。
また、Googleフォームを使った組織サーベイ(アンケート調査)を定期的に行うなど、双方向メディアならではの活用が様々に見られ、「社内報担当部署が毎回ネタを探して奔走する」スタイルとは異なるフットワークの良さが企業文化として伝わるオープン社内報となっています。

2. メンバーズ:電子ブック

大手企業向けのWebマーケティングをコアとして、クライアントのビジネス成果を創出する“エンゲージメント・マーケティング”を展開している株式会社メンバーズ。そのWeb社内報「MEMBUZZ」は、取材・編集・デザイン・発行をすべて社員有志が行っています。
プラットフォームとしては、Wantedlyを活用。Webブラウザ上でページをめくるように閲覧できる電子ブック形式を採用し、編集部員によるミーティングは月に1~2回ほど実施されています。2021年4月からはSDG’sに関するコンテンツを発信する「noteのマガジン(EMC推進室が担当)」とも連動するなど、活用の幅を拡大していることが特徴的です。
また、電子ブックで閲覧するスペースの下部にはテキスト部分の抜き出しが付与されていて、引用しやすいという配慮がなされています。
毎号社長メッセージが巻頭に掲載され、その時々の指針や考え方がわかりやすく述べられており、経営者の思想を気軽に知ることができるコンテンツも魅力的です。さらに、拡大する事業と急増する社員数に対し、どこにどのような人がいて、どんな仕事をしているのかを伝えるコンテンツのボリュームが多くを占めています。

  • 勤続表彰者
  • グループカンパニー社長へのインタビュー
  • 1人をクローズアップしたパーソナルヒストリー
  • 新人研修担当者に聞く経験談

など、「ヒト」を中心に動く会社であることがわかる社内報です。その背景には、社員の個性や職能、パーソナリティを重視して活かすことのできる組織文化が存在しています。入社を希望する学生・求職者にとってはこの上ないメディアと言えるでしょう。

3. エンジャパン:独自プラットフォーム

人材サービスを展開するエン・ジャパン株式会社のWeb社内報「en soku!」では、独自のプラットフォームを構築し、毎日新しいコンテンツが発信されています。
海外のグループ会社を含め約2,500人が従事するなか、これまで書き手となった社員はなんと280人以上。情報発信を行いやすくするために、書き手は「ライター」ではなく「レポーター」と呼ばれていることが特徴的です。多くのレポーターにより、社内のトピックからプライベートな出来事の紹介まで、幅広い記事が公開されています。
人材の専門会社だけあってWeb社内報を採用や人材育成に活用する術にたけており、若手が先輩社員の経験談をロールモデルにしたり、採用担当が内定者とのコミュニケーションに用いたりしています。社内アンケートで中途採用者の8割以上が「en soku!によって志望意向が高まった」と回答した実績や、コンテンツの内容が新聞社の取材に取り上げられてさらに広い範囲への拡散へ成功したという事例もありました。
en soku!では、あらかじめリスク管理のための注意事項を共有したうえで自由な投稿を促し、シェアを奨励するスタイルをとっています。企業のイメージを広げていったことで、2018年にはウィズワークスが主催する「社内報アワード」において上位4社に与えられるゴールド賞を受賞しています。その実績は、本業のビジネスの信頼感を高めることに大きく寄与したことでしょう。

4. そふぃあと!:印刷・電子ブック

最後にご紹介する「そふぃあと!」は、私たち株式会社ソフィアのWeb社内報です。
組織のエンケージメントを強化し、様々な「想い」を伝えるインターナル・コミュニケーションに特化した専門会社であるソフィア。「そふぃあと!」は自社のメディアツールであると同時に、実際のコミュニケーションの現場で活用されるノウハウのショーケースとしても機能するものになっています。
ありがたいことにお客様からは「楽しく読んでいる」「そふぃあと!みたいな社内報を作りたい」というお声もいただいています。
印刷や電子ブックでも展開できることを前提として制作しており、両者のメリットが活用できるようデザインやレイアウトにも気を配っています。また、効果測定を行ってPDCAサイクルを回すことで、読者の反応やビジネスの動きを柔軟に次の誌面企画に反映できる体制を確立し、毎号進化し続けています。

まとめ

社内の情報流通とコミュニケーションの活性化に役立ってきた社内報。
より透明性と社会的責任が要求される時代となり、その機能は単なる社内メディアを越えて大きく進化しました。デジタルと物理メディアの融合により、今後ますます活躍が期待されます。
この記事を参考に、オープン社内報を新たなコミュニケーションの創造にお役立てください。

株式会社ソフィア

ディレクター・エディター

岡田 耶万葉

主に社内報や社内制作物の企画・編集を担当していますが、加えてライティング・ストーリー制作も得意です。演劇に携わった経験から、演劇の手法を使った研修・インターンシップなどのご提案もしています。

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