テレワーク環境下で新入社員のオンボーディングを成功させるには?―オンボーディングの課題と今、必要な施策―

コロナ禍以降、リモートワークが普及し多様な働き方が実現しました。従来は出社して上司・同僚・部下などが対面で顔を合わせながら仕事するというのが一般的でしたが、今となってはコミュニケーションのほとんどをビデオ会議やチャットで代替しているという会社も多いのではないでしょうか。
このような時代のなかで、弊社ソフィアが人事担当者からよくご相談を受けることは「新入社員のオンボーディング問題」です。

この記事では、甲南大学経営学部教授である尾方真実哉氏の著書『若年就業者の組織適応 リアリティ・ショックからの成長』(2020年 白桃書房)を参考に、ソフィアにおける実践を踏まえながら「テレワーク環境における新入社員のオンボーディングを成功させるポイント」を探っていきます。

リモートワークがもたらす社員エンゲージメントへの悪影響

リモートワーク中心の職場が増えるなかで生じる人事部の最大の不安は、新入社員もリモートで業務に従事することで、上司や同僚とのコミュニケーションの機会が減り、「業務に慣れる」「職場になじむ」といった適応が従来よりも難しくなったという点ではないでしょうか。そして、それらの状況により「新入社員が早期に離職してしまうのではないか」という点を懸念されている方も多いのではと思います。
しかしながら、リモートワークによって社員エンゲージメントが低下する可能性があるのは新入社員に限った話ではありません。実際に、ソフィアが経年で社員意識調査を実施しているある企業ではリモートワークを認めていますが、対面のコミュニケーション中心だった2019年度とコロナ禍でリモートワークが中心になった2020年度を比較すると、組織の一体感や自社への誇りなど「社員エンゲージメント」にまつわる項目が低下したという結果も出ています。

一方で、2020年からの約2年間にリモートワーク下でも業務が遂行できたことや、環境の変化が後押ししてDXが推進されたこと、社員がワークとライフのバランスをとりやすくなったことなど、リモートワークのメリットも大きいことから、出社率100%に戻す必要性を感じていない企業も多いはずです。新型コロナの終息後もリモートワークを継続する可能性が高いのならば、新入社員のオンボーディング問題は引き続き多くの企業が直面する重大な課題になると考えられます。ここからは、オンボーディングをデザインするときに意識したい重要なポイントを押さえていきましょう。

オンボーディングに必要な5つの要素とは?

そもそも「オンボーディング」とは、新入社員を早期に組織適応させ、戦力として迎え入れるために行われる一連の取り組みを指します。詳しくは以下の記事を参照してください。

この章では、書籍『若年就業者の組織適応 リアリティ・ショックからの成長』を参考に、オンボーディングに必要な要素を確認していきましょう。

著者の尾方氏は、就業者の組織適応をうながす要素として下記の5つを挙げています。

組織適応をうながす5つの要素

1.職業的社会化

その組織のなかで新入社員が担う業務に必要なスキルや知識を習得し、遂行できるということ(仕事適応)。

2.文化的社会化

組織の公式・非公式のルールや仕事をするうえでの価値基準、組織内のパワーバランスなど、組織の「風土」や「文化」を知って必要な立ち振る舞いを身に付けるということ。

3.情緒的コミットメント

組織や仕事に対する誇りや愛着など、社員の感情的な側面のこと。

4.離職意思

その組織で働き続ける意向があるか、長く働けると思っているかどうかということ。

5.仕事のやりがい

組織や仕事に対する誇りや愛着など、社員の感情的な側面のこと。

これを言い換えると、新入社員が上記5つの状態を満たせたときにはじめて「オンボーディングは成功した」と胸を張って言えるようになる、ということになります。

新入社員の組織適応をうながすために必要な要素とポイント

また、同書では「入社前の段階から仕事内容や組織文化を学ぶ機会を設けることの有用性」や「入社後のリアリティ・ショック(仕事における理想と現実のギャップに衝撃を受けること)への対処」など、就業者の組織適応に影響を与える要因についてさまざまな分析がなされています。

尾方氏の研究結果において挙げられている「組織適応に影響を与える要因」は多様で複雑なため、特定要因だけを語ることは避けるべきですが、ここからはリモートワーク下でとくに大きな影響があったと考えられるコミュニケーションに関係する要因として、「上司や同僚からのサポート」「組織文化(相談のしやすさ、情報の信頼性)」の2つの要素に着目し、詳しく見ていきましょう。

「サポートしてくれる上司・同僚」と「相談しやすい組織風土」の存在

研究結果によると、先に挙げた就業者の組織適応をうながす5つの要素のなかでも「③情緒的コミットメント」については、上司・同僚のサポートや情報の信頼性が影響を与えていることがわかっています。また、「離職意思の低減」には同僚のサポートや質問・相談がしやすい組織風土であること、信頼できる情報が交わされていることなどが影響を与えているとされており、これらは社員エンゲージメントにおいて特筆すべき観点です。

ここでいう「上司や同僚からのサポート」とは、仕事上のアドバイスをくれたり、精神的な支えになってくれたりすることや、新入社員自身の存在を認めてくれるといったことも含まれています。また、上司や同僚との間で質問がしやすいか、相談がしやすいか、やりとりされる情報が信頼できるかなど、組織風土も組織適応を促す要因として挙げられていいます。

つまり、新入社員が組織に適応するためには、いかに上司や同僚と信頼関係を構築できるかが重要なのです。一番身近な上司・同僚から自身の存在を認められ、キャリア初期からサポートを得ながら仕事にたずさわれるという環境が必須であると言えるでしょう。

信頼関係を創出する「ラポール構築」を活用したコミュニケーション

リモートワーク環境下でコミュニケーションの手段が変化し、組織適応どころか信頼関係の構築すら難しくなったと感じている人は少なくありません。そこで、信頼関係を構築するコミュニケーションを創出する手法として、心理学でいう「ラポール構築」のスキルを活かすことができる、とソフィアは考えています。

「ラポール」とは、主にカウンセラーとクライアントの間の信頼関係のことです。その構築にはカウンセラーによる傾聴が大切であるとされています。カウンセラーはクライアントから相談してもらうために面談初期ではとくに傾聴に徹し、相手を受け入れることを態度や言葉で示します。クライアントは自分の存在を認めてくれる相手であると信頼できるからこそ、自身の抱える悩みや問題を他者であるカウンセラーに話しみよう、と思うことができるのです。

翻って職場に目を向けてみると、リモートワーク環境下において、ビデオ会議やチャットコミュニケーションでは相手の行間を読み取りづらい、タイミングを計りづらいなどの問題は確かにあります。

一方で、対面やオンラインに関わらずコミュニケーションの姿勢が傾聴的でない人もいます。例えば相手の話を否定的に返したり、否定的でなくても相手から求められていない指示命令やアドバイスをしたりするなど、自分の意見を優先するコミュニケーション姿勢の人のことです。

ここで確認しておきたいのは、新入社員とのコミュニケーションの問題をオンラインコミュニケーションのせいにばかりしていないかという点です。コミュニケーションにまつわる状況はここ2年で大きく変化してきましたが、求められるコミュニケーションは昔から変わっていないはずです。

組織適応を促す上司や同僚との信頼関係構築においては、対面やオンラインといった置かれた状況に関わらず、本来必要とされるコミュニケーションの姿勢をあらためて振り返る必要があるのではないでしょうか。

組織適応をうながす「積極的な行動」は、新入社員自身の問題?

尾形氏は組織適応をうながす重要なポイントとして、「新入社員自身の積極的な行動」を挙げています。組織適応は、会社側(人事部や職場の上司、同僚など)が機会を設けることでうながされるものですが、新入社員自身も自らを組織に適応させるための積極的な行動を取ることが求められるのです。

たとえば、自分の仕事の仕方や結果に対して上司や同僚にフィードバックを求めたり、社内のネットワークを仕事に活かそうと意欲的に行動したりする、というようなことが考えられます。

リモートワーク環境下では自ら積極的にコミュニケーションを取りに行かなければ、黙々と自分の仕事をこなすような働き方も可能です。そうなると、オフィスで働くよりもコミュニケーションと情報収集の機会が減ってしまうため、必然的に組織適応に遅れが発生するようになってしまうでしょう。

しかし、新しい組織の公式・非公式のコミュニケーションルールや風土がわからないなかで「自ら他者に働きかける」という行為は、実際の新入社員にとってかなりハードルが高いものです。受け入れ側は、そのことを認識した上で新入社員をサポートしていく必要があります。

多様な働き方のもとで、オンボーディングを成功させるには?

新入社員がリモートワーク環境下でも組織に適応できるようにするために、周囲はどのようにサポートをすればよいのでしょうか。ここでは、2つのポイントをご紹介します。

傾聴的にサポートする社員を育成し、信頼・安心できる組織風土を形成する

まずは既述の通り、上司や同僚が組織適応のキーマンとなることから、彼らが積極的に傾聴の姿勢を持って新入社員とコミュニケーションを図っていくことが必須です。実際に、尾形氏の研究においても、新入社員の積極的な行動をうながせるか否かは、上司や同僚からのサポートが効果的であるか否かに関係するとの結果が出ています。
そのため、新入社員の教育担当者や同じチーム内の社員が傾聴的なサポートに意識的に取り組み、どういう人物なのかを知ろうとする姿勢を心がけることが大切です。そうすることで、互いの理解を深められるだけでなく、新入社員の心理的安心感も構築することができるため、信頼できる組織風土の形成につながるでしょう。

こちらの記事では「組織開発における心理的安全性を構築するための手法」を解説しています。ぜひ合わせてご参考ください。

新入社員とともにコミュニケーションルールやガイドラインを作成する

また私たちは、「新入社員と一緒に組織や職場ごとのコミュニケーションルールやガイラインを作成してみる」ということもオンボーディングの成功に効果があると考えており、多様な働き方におけるコミュニケーションのあり方をガイドラインとしてまとめる支援を行っています。

具体的には、まず職場ごとのワークショップを通じて、対面やオンラインでの「コミュニケーションのあり方」をディスカッションします。そこから、コミュニケーションを図る際に大事にしたいことや控えたいことなどを洗い出し、新入社員と一緒にガイドラインを作り上げていきます。この一連のプロセスは、既存社員にとっては新入社員1人ひとりをよく知る機会となり、新入社員にとっては組織の文化や風土を知る機会になるため、組織文化という面から組織的を早期実現するひとつのきっかけとなります。

さらに、ここで作成したコミュニケーションガイドラインは3〜6カ月に1度見直すことがおすすめです。コロナ禍のような外部的環境変化への対応や、多様な働き方がますます進んでいく時代を生き抜くためには、組織内のコミュニケーションのあり方も日々変化する環境に適応させていく必要があります。

まとめ

この記事では、テレワーク下において生じる組織課題の1つ、「新入社員のオンボーディング施策はどうあるべきか」について述べてきました。

新入社員のエンゲージメントを高め、自社の戦力としての成長をうながすためには、サポートしてくれる上司や同僚の存在と相談しやすい組織風土の構築が重要です。しかしながら、コロナ禍での急速なリモートワークの普及でコミュニケーションのあり方が変わったことに組織が追いついていないという企業様は数多く存在します。多様な働き方が生まれる昨今、これを機に新入社員の組織適応をうながすコミュニケーションのあり方を見直してみてはいかがでしょうか。

ソフィアでは組織の現状を調査・分析するところから改善施策の立案、その後の対応にいたるまで、お客様企業のより良い成長のために伴走し、知見を積み重ねてまいりました。お悩みの際はぜひご相談ください。

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株式会社ソフィア

ワークショップデザイナー

幾田 一輝

社員意識調査を通じた組織課題の分析から、IT・人事分野の改善施策の企画立案、施策実施に向けた伴走支援を担当しています。改善施策の中では、ワークショップの企画、設計を得意としています。

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