入社していきなりリモートワーク！？コロナ禍で飛び込んだはじめての世界

こんにちは、加藤龍です。2020年4月から出向社員として、ソフィアにやってきました。
ソフィアに入社する前は、株式会社オートバックスセブンに2019年に新卒入社し、ピットスタッフとしてクルマの部品交換を担当していました。そのピットスタッフはというと、季節問わず汗でつなぎが変色するほどの体力勝負の仕事でした。

そして入社から1年が経った頃、ソフィアへの出向の話をいただきました。新しい環境に変わることへの不安はありましたが、先輩から「面白い会社だから、心配しなくても良いよ」という言葉をいただき、次第に期待に胸が膨らんでいきました。
そして、2020年4月。これまで誰も味わったことのないコロナ禍という状況で、出向社員としてソフィアに入社しました。

毎日がはじめての連続。リモートワークでわからないことを聞くことの難しさ

180度変わった環境に戸惑う日々

ソフィアに入社してからすぐに、リモートワークが始まりました。現場での体力勝負の仕事とは一転し、自宅でPCを使って仕事をするという環境の変化に戸惑いました。最初は、PCにも慣れていなかったため、入社2か月目まではまともにキーボードすら打てませんでした(笑)。また、オンライン環境下でのコミュニケーションの取り方もわからず苦労しました。まさに、毎日がはじめての連続で、何もかもが手探り状態でした。

加藤流！わからないことの聞き方

そんな私が、入社して初めに行った業務は、とある資料作成でした。
資料を作成する中で、たくさんのわからないことが出てきます。最初は、その不明点を先輩に質問することに苦労しました。リモートワークという先輩の顔が見えない環境であるために、「忙しかったらどうしよう」と質問することに対して躊躇していたのです。しかし、teamsで相手の予定を確認し連絡すれば良いことや、わからないことをそのままにしてはいけないことを知り、積極的に質問することができるようになりました。

また、部署内ミーティングの時には、自分の状況を話すことを意識しました。先輩方に、状況を共有することで、「この分野は、○○さんが詳しいよ」と社内メンバーと繋げていただくことや、コミュニケーションのきっかけになり、アドバイスをいただくことができました。

さらに、仕事を進める上で、「ある程度は自分で考えてみる。それでも、わからない場合はヒントをもらう」という考え方を大事にしてきました。
私たちがよく使うチャットツールは、素早く的確なレスポンスを相手から貰いづらいという特徴があります。ですから、まずは自分で考え、それをある程度まとめた上で相手に聞いてみる、ということを実践しました。そうすることで、やり取りが簡潔になり、相手の負担を減らすことができました。

オンライン研修の運営で学んだ3つのポイント

ソフィアに入社してから数か月が経ち、オンライン研修の仕事を担当することになりました。オンライン研修の知識は一切なく、わからないことだらけでしたが、当時は「ようやく自分の力を発揮できる」と意気込んだのを今でも覚えています。
研修業務では、主に講師・受講者のサポートや、オンラインツールのマニュアル作成を行っています。今回は、普段の研修の運営から学んだ、特に重要なポイントをご紹介します。

マイクやカメラのテストは入念に

オンライン研修では、「音声が聞こえない、顔が映らない」といったトラブルが多く発生します。同じトラブルでも、「イヤホンがPCに差し込まれていない」「適切な設定がなされていない」など原因は人それぞれです。受講者の入室時に、一人ひとりに声掛けを行い、カメラやマイクのテストを行うことで、こういったトラブルを防ぐことができます。

受講者のサポート体制は万全に

受講者の方に安心して参加いただくには、運営側のサポート体制が重要です。
ソフィアでは事務局のチャットグループを設け、「○○さんのネットワークが不安定」、「予定より時間が押している」といったように、受講者の状況や懸念点をできるだけ細かく共有し合います。そうすることで、運営側の認識を合わせることができ、より細やかなサポートを行うことができます。また、事務局のチャットは記録として残るため、研修後の振り返りとしても活用可能です。

チャット機能の活用

受講者を置き去りにしないために、オンライン会議ツールのチャット機能の活用がおすすめです。講師が口頭で出す指示や質問を、受講者が聞き逃してしまうことがよくあります。全体のチャットに共有することで、指示や質問の後も参加者がゆっくりと確認することができ、よりスムーズな研修が実現できます。

※講師の指示や、受講者に考えてもらいたい設問をチャットにて共有

研修業務を行うなかで、オンライン研修の新たな広がりを感じています。
例えば、「オンライン研修は難しい」というイメージを抱いていた方が、次第にオンライン会議ツールの使い方に慣れ、普段の業務でのツール導入を検討されていた事例。さらに、足が不自由でこれまでの集合研修には参加できなかった方が、オンライン研修が導入されたことで、初めて受講できたという事例もありました。
そして今では、「オンライン研修は、やりづらい」と感じている方に、オンライン研修の良さを感じてもらうことが目標になっています。今後、オンライン研修がさらに当たり前になることで、新たな働き方が広がるのではないでしょうか。

オンライン研修の特徴や成功に向けたポイントについて、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

コロナ禍で需要急増！失敗しないオンライン研修の特徴と成功に向けた５つのステップを押さえよう

オンライン研修のメリット・デメリットや、オンライン研修でよくある失敗例、失敗を回避するために意識しておくべき…

2022年4月の帰任に向けて

コロナ禍でリモートワークが増え、戸惑いや不安を抱えている方もまだまだ多いと思います。そんな状況だからこそ、積極的に新しいツールを使い、探究してみること。そして、相手の行動を待つのではなく、こちらから働きかけてみることが不安や悩みの解消への第一歩になると思うのです。

ソフィアでの2年間は、新しい考え方にたくさん出会いました。ソフィアの「どんな課題にも向き合い、正面から意見する」という環境だったからこそ、根拠やデータに基づいて自分の考えを遠慮なく意見することができました。
帰任先では、ソフィアでの経験を活かし、コミュニケーションが原因で起こる生産性の低下や、人材不足など、コミュニケーションに対する課題解決を行っていきたいと考えています。そして、気軽に意見を言い合い、互いが信頼できる環境を作り、認識や方針のずれをなくしていきたいです。
さらに、これまでオンライン・オフライン環境を肌で感じた経験から、それぞれを組み合わせた新しい働き方を推進していきたいと考えています。どんな立場の人も無理なく効率的に仕事ができる環境の構築を目指していきます。