業績のよい企業の社員に話を聞くと、社内コミュニケーションが活発であり、風通しのよい職場であるということがよくわかります。
しかし、社内コミュニケーションの重要性を理解してはいても、実際にはコミュニケーション不足の状態を打破できていない会社が多いのではないでしょうか。

では、社内コミュニケーションが活発な企業はどのようにコミュニケーションをとっているのでしょうか?
この記事では、社内コミュニケーションに活用できるオススメツールの紹介や使い方、導入のメリットなどを企業の実例を交えながらお伝えします。

社内コミュニケーションを円滑にするツールの役割

コミュニケーション不足を解消するために、多くの企業が導入しているのが社内コミュニケーションツールです。そもそも社内コミュニケーションツールとはどういったものなのでしょうか?

社内コミュニケーションツールとは

社内コミュニケーションツールとは、社員同士で行うコミュニケーションの活性化や、情報共有、業務の効率化などを促すための手段のことをいいます。
広義では、社内に掲載されているホワイトボードの予定表や観覧版などのアナログなツールも社内コミュニケーションツールの一部ですが、この記事ではデジタルツールに限定してご紹介します。
例えばビジネスチャットツールや社内SNS、グループウェアなどがそれにあたります。
その場で話をしているような環境を作りだせるチャット機能や、見ている社員全体に一斉に情報共有することが出来るWEB掲示板の機能や、各々のタスク管理をすることができるツールもあります。

参考記事:
社内コミュニケーションを円滑にするには?  

社内コミュニケーションツールが普及した背景

1990〜2000年あたりから、IBMのNotesやMicrosoftのSharePointの普及により、現在グループウェアと呼ばれる社内サイトが一般化しました。当初は、文書管理機能としての役割が強く、社員が使いたい資料にアクセスするためのいわゆる“窓口”として利用されていました。会社から社員への一方的な情報提供であり、通達や手紙の回覧を電子化したようなものでした。
2000年代に入り、Facebookやmixiなどの投稿機能を持つソーシャルメディアの広がりとともに「自らが発信でき、それに対して反応をもらう」ような、双方向のコミュニケーションスタイルが主流となっていきました。メールや電話とのコミュニケーションの大きな違いは、プライベートなやりとりを不特定多数の人が閲覧できることです。
外部のコミュニケーションの変容に伴い、投稿や掲示板などのソーシャル機能を持つ、社内SNSなどのコミュニケーションツールを採用する企業も増加しました。
さらにここ最近では、雇用形態の多様化に合わせて、場所を選ばす利用できる“デジタルワークプレイス”としての機能を持つツールが主流となってきています。プロジェクトごとにコミュニケーションする場所を分けることができたり、ファイルを共有できたりするなど、目的に合わせて使い分けられる、パーソナライズ機能を兼ね備えています。
世の中の変容に合わせて、社内のコミュニケーションが変化してきたことがわかります。

参考記事:
デジタルトランスフォーメーション(DX)とは 組織変革の事例と進め方

社内コミュニケーションツールを利用するメリット

社内コミュニケーションツールを利用するメリットは大きく分けて4つ挙げられます。

・コミュニケーションの活性化

ツールを利用することで、社内外でも気軽に連絡が取りあえるというメリットがあります。
また、通常の業務の中ではなかなか会えない他の部署の人や同期、上司相手にも気軽に使うことが出来ます。普段プライベートで使っているSNSなどのスタンプ機能を搭載しているものもあり、少しリラックスしてカジュアルなコミュニケーションが取れることも魅力の一つです。

・業務効率の向上

チャットツールなどは、スピード感を持って連絡を取り合えることがメリットです。例えば一本メールを送るだけでも、宛先を選んで、あいさつ文を記載する必要がないですし、打ち合わせのやりとりも残りますので、あえて新しく議事録を作る必要もありません。プロジェクトごとにやり取りが管理されていれば、後任者はメッセージのやり取りを遡ることで業務の流れをつかむことができますので、わざわざ引き継ぎ資料を作る手間を省くことができます。また、会議を行う場合に必要な会議室の予約、移動時間などの時間もなくすぐに会議が行えることも業務工数の削減につながっています。

・情報共有の効率化

社内コミュニケーションツールで情報共有も円滑にできるようになります。チャット機能以外に、資料の同時修正や、ファイルの共有などもメールのように容量を気にせず利用することが可能です。また、掲示板の機能やビデオ会議のように一斉に沢山の人へ情報共有することもできます。

・属人化の防止

社内コミュニケーションがなくなると、仕事が属人化すると言われています。業務上の相談をすることもなくなり、自分だけのやりかたで仕事を進めていってしまうと、業務を可視化することが難しくなります。業務が可視化できないままだと、改善する機会を失い、必要のない業務に多くの時間を取られてしまっていることが見過ごされてしまいます。
それを防止する役割を果たすのも、コミュニケーションツールのメリットの一つとなっています。

参考記事:
コミュニケーション不全が組織を蝕む~うちの会社は大丈夫?~

社内コミュニケーションツールを導入する際の注意点

メリットが多数ある社内コミュニケーションツールですが、導入する際に「運用ルール」をしっかりと作る必要があります。
例えば、どのツールでどんな情報を伝えたかわからなくなってしまうなど、導入したことによって逆に余計な仕事が増えてしまうことも起こり得ます。
こういった導入時の問題を防ぐためには、事前にどこで何を伝えるのかをルールの中で決めておくことが重要になります。
運用ルールの作成など、それぞれの社内コミュニケーションツールが最大限の効果を発揮できるよう管理運営することを「チャネルマネジメント」と呼びます。
また、チャネルマネジメントをするにあたって、あくまでも各社毎に運用ルールやツールの用途は様々ですが、一例として、下記の図のようにツールの役割や特性をポジショニングマップの中で可視化しておくことも有効です。
社内で、各ツールに対する役割・運用方法の認識が統一されている状態を目指すと社内ツールの導入がスムーズに進みますので、覚えておくと良いでしょう。

ツールの位置付けの一例

参考記事:
全組織の課題を見える化!? 「コミュニケーション調査」は企業の健康診断  

社内コミュニケーションに役立つツール

ここでは、代表的なツールについて、利用することのメリットと、どのような情報をやりとりするのが最適なのか、一部企業の実例とともにツールの特徴をご紹介します。

イントラネット、ポータルサイト、WEB社内報/社内CMSサイト

【ツール例:SharePoint、Notesなど】
メリット:パソコンの電源を入れるとイントラネットのポータルにつながるように設定できるので、会社として発信したいコンテンツを社員の目に触れさせることができます。また、掲示板機能で情報交換・共有の機能を使い社員の関係性を深めることもできます。特に掲示板やWEB社内報などでは、より社員のプライベートを垣間見ることができるような特集を組むことで、仕事以外での共通点や接点を見つけて会話を促すきっかけにもなります。部活動の掲示板などを作る会社もその一環と言えます。

参考記事:
「Share Point Online」「Yammer」などMicrosoft 365(旧 Office365)から始める社内コミュニケーション活性化  

WEB会議システム

【ツール例:Skype、Zoom、Teamsなど】
メリット:対面のコミュニケーションと近い環境を作ることができるため、出張の代わりにWEB会議システムを利用する企業もあり、導入の費用対効果が高いと言えます。以前使われていたテレビ会議(ビデオ会議)システムでは、高価な専用機器がお互いに必要となり、映像・音声のみのやりとりで故障した時にも相当な費用がかかっていましたが、WEB会議システムでは、専用機器もなく安価でインターネットに接続できる環境さえあればどこでも利用することが出来るのは最大のメリットです。個人の普及率80%を超えるほど、インターネットが一般的になった現代ならではのツールと言えます。

参考記事:
なしくずしテレワークを脱却!ZoomやTeamsを活用してより効率的な働き方を生むための3つのコツ  

ビデオ配信

【ツール例: Microsoft Stream、Ustream など】
メリット:一貫したメッセージを多くの視聴者に提供できます。テレワーク実施者や、別の拠点で勤務している社員のために全体朝礼として使っている会社もあります。普段一般の社員とは距離が遠い社長やマネジメント層のメッセージを配信することで、会社へ対するロイヤリティが向上し、社員のモチベーションをアップに効果が期待されます。また、1分間の動画はWEBページ3600ページ分の情報量に匹敵とも言われており、短時間で、圧倒的な情報を提供できること、コミュニケーションツールとしの最大メリットといえます。
Eラーニングや研修・セミナーなどへの応用も可能です。ビデオに撮ることで何度も利用できるメリットもあり、業務時間短縮にもつながっています。

参考記事:
緊急事態宣言下の企業の対応 ―意思決定の背景を従業員に届ける―  

社内SNS

【ツール例:Teams、Slack、chatworkなど】
メリット:プロジェクトごとにチャネルを作成することができるなど、パーソナライズ機能に優れており、業務のやりとりを行うツールとして導入する企業が多いです
プライベートで使う人が多いFacebookやLINEのメッセンジャーと同じようにテキストが入力中であるかどうかが表示されるので、リアルタイムのコミュニケーションに向いています。複数でも簡単な会議のように会話ができますので、議事録を残したいものから、気軽な雑談など、幅広く活用できるのが魅力です。最近では社内メールを社内SNSに置き換えて運用している企業がふえています。

参考記事:
エンタープライズソーシャルが持つ力

まとめ

社内コミュニケーションに役立つツールの紹介をしてきましたが、いかがでしたでしょうか。
これらのツールを導入する場合は、利用する社員の利用シーンや目的をきちんと想像し、目的に沿った利用方法に導くことが重要です。多くの人が利用することで、ツールの価値も企業にとってのメリットもより一層上がること間違いなしです。

関連サービス

お問い合わせ

「社内コミュニケーションに役立つツールをご紹介」の記事をシェア!

おすすめの記事