社内コミュニケーションに役立つデジタルツール11選!

業績を上げている企業の社員に話を聞くと、社内コミュニケーションが活発であり、風通しのよい職場である場合が多く、企業成長のためには社内コミュニケーションが重要であるということがよくわかります。しかし、社内コミュニケーションの重要性を理解してはいても、実際にはコミュニケーション不足の状態を打破できていない会社も多いのではないでしょうか。


社内コミュニケーションが活発な企業は、さまざまな「社内コミュニケーションツール」を目的に合わせて活用しています。本記事では、社内コミュニケーションを活性化できるツールのご紹介や導入のメリット、実際の使い方を解説します。

社内コミュニケーションを円滑にするツールの役割

社内でのコミュニケーション不足を解消するために、多くの企業が導入しているのが社内コミュニケーションツールです。

社内コミュニケーションツールとは

社内コミュニケーションツールとは、社員同士で行うコミュニケーションの活性化や、情報共有、業務効率化などを促すツールです。

※広義では、社内に掲載されるホワイトボードの予定表や回覧板などのアナログなツールも社内コミュニケーションツールの一部ですが、この記事ではデジタルツールに限定してご紹介します。

デジタルの社内コミュニケーションツールは、例えばテキストチャットやビデオ会議システム、社内SNS、グループウェア(デジタルワークプレイス)などです。プライベートな場面ではLINEや(Facebook)Messenger、TwitterやFacebook、YouTubeやTikTokなどが人気ですが、これらのビジネス版が社内コミュニケーションツールと呼ばれます(社外とやりとりできるツールもあります)。

社内コミュニケーションツールが普及した背景

1990〜2000年あたりから、IBM社のNotesやMicrosoft社のSharePointが普及しはじめ、現在では「グループウェア」と呼ばれる社内サイトが一般化しました。これらのグループウェアには、当時世間で人気を博した「2ちゃんねる」のような掲示板機能が実装されていました。
スタート当初はドキュメント管理機能としての役割を主に担っており、社員が使いたい資料にアクセスするための窓口として利用されていました。これは会社から社員への一方的な情報提供であり、通達や回覧を電子化したようなものでした。当時の社内コミュニケーションツールは電話やeメールが主に使われており、デジタル化の波はここから訪れます。

2000年代に入ってから、Facebookやmixiなどの投稿機能を持つソーシャルメディアの広がりとともに「自らが発信でき、それに対して反応をもらう」双方向あるいは1対他のコミュニケーションスタイルが主流となっていきました。Facebookとmixiはほぼ同時期にローンチしましたが、日本ではFacebookよりもmixiのほうが流行っており、徐々にTwitterやFacebookへ移行することとなります。なお、世界初の社内SNSは2004年にビートコミュニケーションが「Beat Communication」というパッケージをリリースしており、mixiの流行に合わせてmixiに似たUIを採用するに至っています。

コミュニケーションのこうした変容に伴い、ビジネスシーンにおいても掲示板やコメント機能などのソーシャル機能を持つ社内SNSなどの社内コミュニケーションツールを採用する企業が増加しており、この潮流は現在も続いています。

さらに近年では在宅勤務をはじめとしたテレワークなどの多様な働き方に合わせて、場所を選ばす利用できる「デジタルワークプレイス」としての機能を持つ社内コミュニケーションツールが主流となってきています。デジタルワークプレイスとは社内ネットワークの一箇所に業務アプリケーションや社内コミュニケーションツールが集約し、そこにアクセスすればすべての業務や社内コミュニケーションを行えるというツールやサービスの総称です。
社内イントラや社内ポータルは、もともとは情報の倉庫、情報の置き場としての役割を担っていましたが、今では社内コミュニケーションの場、ワークプレイスとして進化しました。世の中の変容に合わせて、社内でのコミュニケーションが変化してきたことがわかります。

社内コミュニケーションツールを利用するメリット

社内コミュニケーションツールを利用するメリットは大きく分けて4つ挙げられます。

・コミュニケーションの活性化

社内コミュニケーションツールを利用することで、離れていてもこまめに連絡を取り合うことができます。チャットツールや掲示板、SNSはすぐに返信する必要がない非同期型コミュニケーションツールであるため、社員にとっては電話よりも気軽です。また、通常業務ではなかなか接点のない他部門の社員とも交流ができます。イラスト使ったスタンプ機能、アイコン機能を搭載しているツールもあり、カジュアルなコミュニケーションがとれることも魅力のひとつです。

従来から社内コミュニケーションの型として「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)」がしばしば言及されてきましたが、最近では「ザッソウ(雑談・相談)」という言葉が生まれるくらいに、こうしたカジュアルなコミュニケーションが重視されるようになってきました。

・業務効率の向上

チャットツールはeメールと比べるとスピード感があります。例えばeメールでは1本メールを送るだけでも、宛先を選び、冒頭にあいさつ文を書く手間がありました。さらにそれまでのやりとりを振り返る際は前のメールに遡ったり、メール下部にずらっと並んだ引用文をスクロールして探したりする必要があり、あまり効率のよいものではありませんでした。

チャットツールは基本的に用件やそのときの内容を短くシンプルに記載することに特化しています。打ち合わせのやりとりも残すことができますので、あえて議事録を作る必要もありません。プロジェクトごとにやりとりが管理されていれば、後任者はメッセージをスクロールするだけで業務の流れをつかむことができますので、わざわざ引き継ぎ資料を作る手間も不要です。

・情報共有の効率化

社内コミュニケーションツールを活用すると、情報共有も円滑にできるようになります。クラウド上のワークスペースにドキュメントの共同編集が備わっていることも多く、ファイルも一元管理できます。これらのファイルを1つのURLだけで多数の社員に共有することも可能です。

・属人化の防止

社内コミュニケーションが不足すると、業務を自分のやりかたで進めてしまうために仕事が属人化します。報連相もなおざりになり、上司は部下の作業状況を把握することが難しくなっていきます。そしてそのまま改善の機会を失い、生産性や業務の正確性、チームビルディングに支障が生まれます。この属人化を防止する役割を果たすのも、社内コミュニケーションツールが持つメリットのひとつです。

社内コミュニケーションツールを導入する際の注意点

社内コミュニケーションツールにはメリットが多くあるものの、導入する際に運用ルールを設けないとこれらのメリットを最大限に享受することができません。例えばどの情報をどのツールで伝えたかわからなくなってしまうと、ツールの導入によって現場の混乱も起こりえます。こういった問題を防ぐためには、ツールの使い方に関するルールを事前に決めておくことが重要になります。
このような運用ルールの作成など、それぞれの社内コミュニケーションツールが最大限の効果を発揮できるように運用管理を行うことを「チャネルマネジメント」と呼びます。
チャネルマネジメントによって決められる運用ルールは各社によってさまざまですが、一例として下記の図のようにツールの役割や特性を「ポジショニングマップ」を用いて可視化しておくと便利です。各ツールに対する役割や運用方法の認識が社内で統一されているとツールの導入がスムーズに進みますので、チャネルマネジメントやポジショニングマップはぜひ活用してみてください。

ポジショニングマップの一例

ツールを入れるとコミュニケーションが変わるというのは妄想である

社内SNSの導入が失敗している企業の多くでは、社内SNSのツールを入れてもコミュニケーションに大きな変化がないか、あるいはこうしたツールが好きな人たちだけが集まる特定の場所になっているケースが見受けられます。
この理由は明白で、例えば部門間連携を強化することを理由に社内SNSを導入したとしても、そもそも部門間の関係性やコミュニケーションが必要であると認識されていない場合は、どんな便利なツールを導入しても使われることはないのです。普段から存在していないコミュニケーションが、ツールを導入することで自然発生することはありえません。
社内SNSをはじめコミュニケーションツールを導入する際は、目的と手段を混同しないように注意しましょう。

用途別 社内コミュニケーションツールのおすすめ11選

ここからは、おすすめの社内コミュニケーションツールをピックアップするとともに、利用時のメリットと、どのような情報をやりとりするのが最適なのかをご紹介します。

ビジネスチャット

【おすすめのツール:Microsoft Teams、Slack、Chatwork】
メリットメールと比べると短文で簡単なやりとりを行うのに向いています。また、話題ごとにチャンネル(チャネル)を設けたり、関係者同士でグループを作ってやりとりができたりするため、オンラインで文字を使いながら簡易的な打ち合わせも可能です(きちんとした打ち合わせはビデオ会議システムを推奨します)。スマートフォンやタブレット用にアプリも用意されていることが多く、いつどこにいてもインターネットさえあれば閲覧・返信が可能です。

Microsoft Teams(無料プラン:あり)

Microsoft社のビジネスチャットツールです。他のMicrosoft製品と連携ができるため、チャットをしながらWordやExcelを同時編集することも可能です。また、話題に合わせて参加者をチャネルに分類できます。

Slack(無料プラン:あり)

海外産ビジネスチャットツールです。ローカライズの精度が高く、国産のツールと比べても使い心地は遜色ありません。IT企業やWeb業界で多く用いられています。さまざまな外部サービスとAPI連携できるメリットがあります。SlackもMicrosoft Teamsと同じく話題に合わせて参加者を分けられます(チャンネル)。

Chatwork(無料プラン:あり)

国産ツールの中でシェアNo.1(2020年度)を誇るビジネスチャットツールです。操作が簡単なため、業界や職能を問わず導入されています。ファイル共有やビデオ会議システムなども備え、これひとつで社内コミュニケーションが賄えるといっても過言ではありません。

イントラネット、ポータルサイト、WEB社内報/社内CMSサイト

【おすすめのツール:HCL Notes、ArielAirOne、サイボウズ ガルーン】
メリット:パソコンの電源を入れるとイントラネットのポータルにつながるように設定できるので、会社として発信したいコンテンツを社員の目に触れさせることができます。また、掲示板機能で情報交換・共有の機能を使い社員の関係性を深めることもできます。特に掲示板やWEB社内報などでは、より社員のプライベートを垣間見ることができるようなトピックを用意することで、仕事以外での共通点や接点を見つけて会話を促すきっかけにもなります。部活動の掲示板などを作る会社もその一環と言えます。

サイボウズ ガルーン(無料プラン:あり)

社内ポータルやスケジュール共有、ワークスペースやワークフローなど主要機能をすべて押さえつつ、国産ならではの直感的なUIが人気のグループウェアです。初期費用がかからない点も魅力です。

HCL Notes(無料プラン:なし)

Notesは、グループウェアの先駆者ともいわれる存在です。スケジュール共有やファイル管理、ワークフロー、掲示板機能を備え、チャット機能や在席確認機能も網羅されました。自社のサーバーにインストールする形式なので、クラウド型では不都合がある場合や、自社にカスタマイズしたい特に大手企業の場合には便利でしょう。

ArielAirOne(無料プラン:なし)

スケジュール共有や施設管理、ポータルサイト構築や掲示板、ワークフローやタスクマネージャーなど豊富な機能をモジュール形式で組み合わせられるため、HCL Notesと同じくカスタマイズ性に優れています。こちらもクラウド型ではないため導入を検討する際はシステム担当に相談するとよいでしょう。

Web会議ツール

【おすすめのツール:Skype、Zoom、Microsoft Teams】
メリット:対面のコミュニケーションと近い環境を作ることができるため、テレワークで大活躍しています。以前は高価なマイクやカメラが必要でしたが、現在は安価で販売されているほか、パソコンに内蔵されていることも多く、またスマートフォンでも利用できるため、ハードルが極めて低くなりました。インターネットの回線速度やモデム・ルーターの性能さえ十分であれば、会話が途切れることも少なくストレスフリーで活用できます。

Zoom(無料プラン:あり)

2020年の新型コロナウイルス感染症(COVID-19)流行と働き方改革推進の動きに合わせて一気にシェアNo.1に躍り出たWeb会議ツールです。テレワークでのWeb会議時に自宅を見られたくない人のために、背景を仮想化する機能が人気を博しました。一時期はセキュリティ上の問題が発生していたものの、現在は解消され、再び利用率が高まっています。

Microsoft Teams(無料プラン:あり)

Microsoft Teamsはテキストチャットだけでなくビデオチャットも可能です。すなわち、ビデオでWeb会議をしながらテキストで議事録を打ち、PowerPointの資料を全員で閲覧しつつ編集もできるというハイクオリティなWeb会議が実現します。また、各業務のチャネルにおいて、必要に応じて組織外のメンバーを招待し共同作業を行うことができます。
Microsoft社はMicrosoft 365(旧Office 365)というグループウェアを販売していて、Teamsも含まれているので、こちらの導入を検討してもよいでしょう。

Skype(無料プラン:あり)

現在はMicrosoft社傘下のSkypeはWeb会議ツールやネット通話ツールのパイオニアです。会員登録、ソフトウェアやアプリのダウンロードなしにブラウザ経由で扱えるようになりました。有料機能ではネット通話で使える電話番号を持つこともできます。しかし、Skype for Business Onlineは2021年7月31日にサービス終了を予定しており、ユーザーには Microsoft Teamsへの移行を推奨しています。

動画配信

【おすすめのツール: YouTube】
メリット:メッセージを多くの視聴者に提供できます。テレワーク実施者や、別の拠点で勤務している社員のために全体朝礼として使っている会社もあります。一般社員と距離が遠い社長や経営層のメッセージを配信することで、会社へ対するロイヤルティが向上し、社員のモチベーションアップの効果が期待できます。1分間の動画はWebページ3600ページ分の情報量に匹敵するともいわれており、短時間で圧倒的な情報を提供できることが社内コミュニケーションツールとしての最大のメリットといえます。
また動画はeラーニングや研修・セミナーなどへの応用も可能です。コンテンツを動画として残しておくことで受講者の復習に再活用できるメリットもあります。

YouTube(無料プラン:あり)

YouTubeは言わずと知れた動画配信サービスです。ビジネス利用の場合は公開範囲を特定のユーザー(社員)に限定することで、対応可能となります。録画したコンテンツもライブ配信も得意としているので、どちらの用途にも耐えうるでしょう。しかし、限定公開にしていてもURLさえ知っていれば外部の人でも視聴可能となります。URLの取り扱いについて、ユーザー(社員)への注意喚起が必要となります。

社内SNS

【おすすめのツール:Microsoft Yammer】
メリット:プライベートなSNSで有名なFacebookのように個人が投稿でき、その投稿に「いいね」やコメントを返すことができます。投稿内容はテキストだけでなく写真や動画などさまざまです。また、プロジェクトメンバーや有志のサークルでコミュニティを作ることもでき、その中で限られたやりとりも可能です。

Microsoft Yammer(無料プラン:なし)

グループウェアであるMicrosoft 365に含まれる社内SNSです。こちらも繰り返しとなりますが他のMicrosoftソフトウェアと統合されているため、Yammer内でPowerPointを開いたり、Teamsで会議を行いながらYammerにコメントを投稿したりといったシームレスな活用が実現します。

まとめ

社内コミュニケーションを活発化させている企業は、ほぼ決まってこうしたツールを目的に合わせて活用しています。この「目的に合わせて」という部分が重要で、これらのツールを導入する場合は、利用する社員の利用シーンや目的をきちんと想像し、目的に合わせた利用をしなければメリットが発揮できません。もし「コミュニケーションを活性化するためにツールは利用したいが、どう目的を設定すればいいかわからない」と感じた場合は、お気軽にソフィアまでご相談ください。

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