社内コミュニケーションツールのおすすめ17選！利用時の注意点も解説
目次
電話やFAX、手紙やメール、電報などは昔から使われているコミュニケーションツールですが、近年はインターネットの普及により、新たなコミュニケーションツールが台頭しています。例えば、プライベートで用いるツールとしてすっかり市民権を得た「LINE」などは、インターネット普及後に生まれ定番化したツールです。コミュニケーションツールにはそれぞれ特徴があり、適した用途やメリット・デメリットが存在します。そのため、利用シーンに応じて適切なツールを用いることが求められます。この記事では主に社内で用いるコミュニケーションツールに焦点を当てて、おすすめのツールを紹介します。
社内コミュニケーションとは？重要である理由と課題
社内コミュニケーションとは、組織内での情報共有や意思疎通を円滑に行うためのコミュニケーションのことです。これが十分に機能することで、業務の効率化やチームワークの向上につながります。情報が適切に伝達されることで、誤解やミスを防ぎ、業務の円滑な進行を促進します。
企業は社内コミュニケーションの重要性を認識し、定期的な情報共有や意見交換の場を設けることが必要です。またツールやシステムを活用し、コミュニケーションの円滑化を図る取り組みも重要です。社内コミュニケーションを改善することで、組織全体の生産性向上や従業員の満足度向上につながるでしょう。
社内コミュニケーションの重要性
企業内の従業員同士が円滑に情報を共有し意見交換を行うことで、業務の効率化や生産性向上に繋がります。また、適切なコミュニケーションを通じて、チームの結束力が高まり、共通の目標に向かって一丸となることができます。
さらに、社内コミュニケーションが活発に行われる環境では、従業員のモチベーションも向上し、離職率の低下にもつながることがあります。そのため、組織内での円滑なコミュニケーションは、企業の成長や持続可能な発展にとって欠かせない要素と言えます。
社内コミュニケーションの重要性を理解し、適切な施策を取ることで、組織全体のパフォーマンス向上につなげることができるでしょう。
社内コミュニケーションを課題に感じている企業は多い
近年、働き方の多様化やリモートワークの普及により、従業員間のコミュニケーションが難しくなっている現状があります。コミュニケーション不足は業務の円滑さに影響を及ぼし、ミスやトラブルのリスクを高める可能性があります。
とくにリモートワークでは、直接会って話す機会が限られるため、情報共有や意思疎通が難しくなることが挙げられます。このような課題に対処するためには、適切なコミュニケーション手段やツールの活用が重要です。
また、上司やリーダーがコミュニケーションをリードし、従業員間の意見交換やフィードバックを促進することも重要です。社内コミュニケーションの改善は、従業員のモチベーション向上やチームの協力関係構築にもつながります。企業はこれらの課題に真剣に取り組み、効果的なコミュニケーション戦略を構築することが必要となるでしょう。
離職防止においてコミュニケーション不足が課題
多様化が進む働き方や個々人の成長によって、コミュニケーション不足は離職にもつながるリスクとなっています。社内での情報共有や意見交換が不十分だと、社員は自分の価値を認めてもらえないと感じ、モチベーションが低下し、結果的に離職につながる可能性が高まります。
また、コミュニケーション不足により、ミスリードや勘違いも発生しやすくなります。たとえば優秀な社員が別の部署への異動を希望、または別の業務に携わってみたいと考えていたとします。しかしうまくコミュニケーションが取れていない（説明が不足している）ことで、異動の仕方がいまいちわからない、また他部門とのコミュニケーション不足によって、他の部署がどのような業務をしているのか、正しい情報を知る機会がないといった状況に陥ってしまいます。その結果、離職を選択するといったもったいない話も存在しています。
企業の離職増加が気になるのであれば、社内のコミュニケーションが不足していないか、社員に対する説明は十分に行われているか、情報開示や情報共有は適切かどうかを見直す必要があるかもしれません。
社内コミュニケーションツールとは
社内コミュニケーションツールは、社員間での情報や意思の伝達をスムーズに行うために活用されるツールです。業務上必要となる意思疎通や、知識・ノウハウといった情報を素早く共有し、効率的に業務を遂行していく目的で導入されています。
インターネットの普及により情報取得の方法が変わり、新聞などで得ていた情報はニュースサイトやアプリのようなWebメディアに掲載され、デジタル化しました。同様に、社内報など社内における情報取得もデジタル化が進み、社内外ともにデジタルを活用した情報の発信・受信が当たり前になっています。
また、社内で利用できる情報伝達ツールも変わってきています。発信者と受信者の関係性がフラット化し、今までは情報を出す側と受け取る側の一方通行の構図だったものが、双方向にやり取りするコミュニケーションの場へと変化しました。情報伝達ツールの変化を受け、昨今では社内コミュニケーションツールの需要が高まってきています。
オフィス外で業務を行うテレワークが拡大したことで、社員同士が対面で交流する機会が減り、社内コミュニケーションを円滑に行うためのコミュニケーションツールに一層注目が集まるようになりました。
とはいえ、ツールを導入したからといってコミュニケーションが活性化するわけではありません。もともとの社内コミュニケーションが活発でなければ、ツールを使用してもらえない可能性があります。
たとえば、社内SNSを入れたとしても、「社内で情報を共有したい」と思わなければ使われません。社内ポータルサイトを制作したとしても、コミュニケーション不足から社員が見たい内容を理解できず、社員の興味を引く内容を掲載できない。結果誰も見ないという状況に陥ってしまうでしょう。
ツールの導入と社内コミュニケーションの活性化は、別で考えていくことが必要です。
コミュニケーションツールを導入する前に社内のコミュニケーションをしっかり設計する
コミュニケーションの設計において情報伝達とコミュニケーションの違いを正しく理解し、用途に合わせて適切に使いわける必要があります。コミュニケーションにおける主な役割は「情報伝達」と思われがちですが、それよりもはるかに広い役割を果たしています。情報伝達による2×2の答えは4以外ありません。これは、誰がどう伝えようと答えは同じであり、発信者と受信者の間での食い違いが起こることはほぼないでしょう。
この「誰がどう伝えようとも同じである」という性質が情報伝達にあたります。一方、コミュニケーションの良し悪しは、情報伝達のような目的や方法論にはなりえないのです。
コンストラクタルという考え方があり、「川が海にそそぐとき、最も円滑で流れやすいコースを取るように、企業の中の情報も最も滑らかに流れることが望ましい」というものです。このことからすると、「円滑に流れる情報を阻害することこそ企業にとって大きな害であり、うまくいかない職場は円滑に情報が流れていない」ということになります。
その際に障害となるのが、プライドや、好き嫌い、嫉妬などです。こういった感情が、情報の円滑な流れを妨げ、業績にも大いに影響を与えてしまいます。
コミュニケーションツールが実際に円滑なコミュニケーションを生むために
社内コミュニケーションツールを実際に導入する中で重要なのが、ツールがあるというだけで円滑なコミュニケーションが生まれるわけではないということです。これまで対面で行われていたことが文字・テキスト（それと少しのアイコンや画像）に置き換わる際に生じる問題は、「見ているファイルが違った」「既読がついたので確認されたと思った」など、思いもよらないものも含めて数多くあります。
これまでも起きていたコミュニケーション上の問題が、オンライン化をきっかけとして表面化するということもあるでしょう。ある企業内の社内調査を経年比較した際、コロナ禍によるロックダウンの前後で、「業務の指示が不明瞭」「背景が共有されない」といった意見が大きく増加したケースがあります。
そこで、そうした意見を深堀りするためヒアリングを行いました。結果、口頭で交わされていた情報量と、テキストでやり取りされる情報量は変わらないかむしろ増えており「これまでオフィスでの雑談も含めて共有されてきた文脈が、なくなったため」と結論づけられました。
しかし、そうした「暗黙のうちに察する」ということが自然と求められてきた慣習に対し、「空気を読むのがうまい社員のみが出世する」といった不満も出ていたでしょう。また、それよりも複雑化・不確実化するビジネスや市場環境の中で、容易に共通認識を持つことが難しくなってきています。そもそも関係性の悪い個人間・部門間でのやり取りは、オンラインコミュニケーションによってさらに悪化し、なおかつそれを不可視なものにしてしまう恐れもあります。指示や依頼と、それに対する承諾といった“タスクコミュニケーション”のみが表面上でやり取りされ、背景にある目的や意図、不満やストレスが裏で蓄積されるという問題が発生する可能性もあります。コミュニケーションツール導入時に、そのことをしっかりと想定しておくことが何よりも重要です。
テレワークが普及し、オンラインでの業務推進やコミュニケーションにメリットはもちろん多く、それらを享受していくことは積極的に考えるべきです。しかし、「対面で」「同期的に」やり取りされる情報量を、「非対面で」「非同期的に」やり取りされる情報量が超えることはできません。メリットを捉えつつ、同時に問題を解決していかなければならないということです。
これらの、①情報量の減少 ②個人間の関係性の問題について、もう少し詳しく見ていきます。
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情報量の減少
オンラインのコミュニケーションにおいて交わされる情報量が減るというのは、文脈や前提情報が大きく削ぎ落されるということです。同じものを見聞きし、それを対象に話すということが無くなるので、互いの認識を慎重にすり合わせなければなりません。
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社員間・部署間の関係性
会話の「その場」における目的や文脈にとどまらず、価値観や目標、あるいはより具体的な計画や業務内容などが影響します。
これらを解決するのは本来、話者のコミュニケーションスキルです。自分と相手の目的を理解し、会話の前提となっていることを明確化し、互いの認識を言語化して確認する、といった一連の工夫と習慣がそれにあたります。しかし、全ての社員のそうした能力を向上させる、というのは一朝一夕に実現可能なものではありません。個人の取り組みではなく、コミュニケーションの場の設計と、共有される「規範」によって解決することが求められます。コミュニケーションツール上でどんな問題が起きうるか？それについてどんな工夫が必要か？などをガイドラインといった形で示し、ツール導入時に合わせて情報発信し、また現場側でもそうしたリスクを認識し、改善する意識付けが必要です。こうした問題は実際のところ、オンラインコミュニケーションツールが生んだ問題というわけではありません。これまでも起きていたことが、オンラインで更に悪化してしまうというものです。であるからこそ、ツール導入を1つのきっかけとして、解決に取り組むことが非常に重要です。
社内コミュニケーションツールの機能・できること
多くのコミュニケーションツールには、情報発信や会話を行う以外の機能も備わっています。ここでは社内コミュニケーションツールの機能について紹介します。
チャット・グループチャット機能
社内コミュニケーションツールのチャットは、リアルタイムで文章のやり取りを行い、コミュニケーションを取ることができます。1対1のテキストチャット、複数の人とテキストチャットを行うグループチャットなどの機能があります。チャット上の内容をタグ付けすることや、検索といったテキストならではのやり取りも可能となっているため、業務忘れが減少することにも期待できるでしょう。PCだけでなく、スマホやタブレットからも利用でき、ファイルの保存・共有も可能です。また、音声通話やビデオ通話機能を搭載したチャットツールもあり、オンライン会議やチャットでは伝わりにくい内容を伝えることができます。
メールと比べて速報性に優れるほか、1対1だけでなくチームでの会話ができるツールもあります。モバイルデバイスで操作することもあるため、基本的にはメールほどの長文は送らず、短い文章（ショートメッセージ）によるコミュニケーションが主になります。
ファイル共有
会話の中で画像やドキュメント、各種データを共有する必要が生じた際、ツールの中でファイルを共有できます。別途メールソフトを立ち上げてファイルを送る必要がないためシームレスな情報共有が実現します。また最近では、Microsoft 365に代表されるように共有したファイルを複数人が同時に編集する機能などを備えたものもあります。
タスク管理（スケジュール管理）
ビジネスにおいて徹底したタスクとスケジュール管理は自身のためにもチームとしても不可欠です。とくにチームでの業務においては今どの作業工程にあり、誰がバトンを持っていてネクストアクションは何かをしっかりと全員が共有して認識をすり合わせておく必要があります。こうした管理ツール（グループウェア）は、メールやチャットといったコミュニケーションを重視し、タスクやスケジュールの管理、連絡先の一覧といった多様な機能が1つになっています。社内外での業務に必要な機能が集約されており、企業や組織間での情報共有に適しています。
また、ツール自体に管理機能がなくてもAPIを利用して会社内のタスク管理・スケジュール管理ツールと連携をさせることもできるので、システム担当者へ確認を取ってみるとよいでしょう。
通話・オンライン会議機能
テキストでのやり取りで意思疎通が困難な場合は、社内コミュニケーションツールに搭載されている通話・オンライン会議機能が役立つでしょう。
端末に搭載された（あるいは別途準備して取り付けた）カメラとマイク機能を使い、インターネット回線を利用して遠隔地で画面越しに顔を合わせながら話すことができます。回線速度に大きく依存するものの、技術の進歩によりビジネス利用であれば、ほぼ遅延や乱れはなくなりました。また、会議ができるよう、参加者の端末に表示されている画面を全員に共有することも可能です。
とくにテレワークが推進されている昨今ではZoomを筆頭とした多くのオンライン会議サービスが誕生し、カメラ機能や音声機能を使った社員同士のやり取りは一般化しています。
イントラネット・Web社内報
「イントラネット」と呼ばれる社内の人間だけがアクセスできるよう設置したポータルサイトや、かつては冊子が中心だった社内報をオンライン上で展開するWeb社内報も社内コミュニケーションツールのひとつです。イントラネットには掲示板を設けることもできるので、トップメッセージに対する意見を社員が書き込んで交流したり、Web社内報に機能をつけて読者と双方向にやりとりしたりといった使い方もできます。昔は大規模なシステムを必要としましたが、今はクラウドサービスを利用して手軽に導入することが可能です。
社内SNS
「Facebook」などの個人向けSNSに似た社内限定のSNSを活用している企業もあります。ネットワークを介してグループ内で個人同士が交流したり各々の投稿を読んだり「フォロー」をしたりと、全員が顔を合わせる機会の少ない大手企業において部門の垣根を越えて交流する際などに活躍します。
動画配信社内YouTube
こちらは「YouTube」を思い浮かべるとわかりやすいですが、情報伝達の手段として文字だけでなく動画も活用されるようになってきました。動画は文字と比べると情報量が圧倒的に多く、短い時間で印象的なメッセージを発信できます。あらかじめ録画した動画を掲載できるほか、ストリーミング配信という形式でライブ中継も可能です。
社内コミュニケーションツールを導入するメリット
社内コミュニケーションツールの導入にはいくつかのメリットがあります。ここからは、具体的なメリットについて解説します。
業務が効率化する
社内コミュニケーションツールの導入により、従来のメールや電話だけではなく、リアルタイムでのチャットや共有ドキュメント機能の活用が可能となります。そのため、業務上の連絡や情報共有が迅速かつ効果的に行えるようになり情報の漏れや重複を防ぎ、タイムリーな意思決定が可能となります。
また、業務の進捗状況や課題管理を一元化し、全体の可視化が促進されるため、チーム全体の調整や効率的な業務推進が可能となります。さらに、社内コミュニケーションツールを活用することで、業務フローのスムーズ化やタスクの追跡が容易になるため、作業効率が向上します。これにより、従業員の生産性向上や業務の効率的な遂行が実現され、結果として組織全体の業績向上に繋がることが期待されます。
コミュニケーションの透明性が向上する
社内コミュニケーションツールを導入すると、柔軟で気軽なコミュニケーションを取ることが可能になります。コミュニケーションの機会が増えることでチームや社内の風通しが良くなり、知識やノウハウの伝達もスムーズに行われるため、ナレッジの蓄積が期待できます。また連絡メッセージの通知がすぐに届き、スピード感のある報告・連絡・相談につながり、業務の修正やミスの予防に役立ちます。さらに、プロジェクトや業務に関する情報の共有を行うことで、社員がノウハウのインプットを円滑に行える点もメリットでしょう。
ただし、透明化の進め方によっては、心理的安全性を脅かす結果を招いてしまう場合もあります。たとえば、社員の意見やアンケート結果の差異を数値化し、相互評価・フィードバックをさせるといった方法から、社員の感情や主張を無理やり可視化してしまうと、確かに透明性は高まりますが、社員の自尊心を傷つけ、プライバシーの侵害になる恐れもあります。
どのような情報が社員のためになり、どのような情報公開が社員に不信感を与え、どのような情報が企業に信頼をもたらすのかをよく考え、細心の注意を払い、バランスよく情報を公開することが大切です。
担当業務がわかりやすくなる
社内コミュニケーションツールは、個人やチーム単位でメッセージを送ることができるので、誰がどの業務を行っているかを明確にしやすいというメリットがあります。またグループごとに社員を分けて情報を共有できるため、社員それぞれが役割を理解しながら業務の全体像を掴める点もメリットのひとつでしょう。社内コミュニケーションツールを導入することで社員の進捗状況を把握し、マネジメントがしやすくなります。
コストの削減
チャットツールを活用することで対面での会議にかかるコストを削減できることもメリットです。また、必要な状況に合わせてチャットではなくオンライン会議を開くことにより、コミュニケーションの齟齬を抑えることもできます。チャット・オンライン会議・対面の中から、内容に適したコミュニケーションを選択することで、コストの削減が期待できます。
社内コミュニケーションツールを選ぶ際のポイント
ここからは、社内コミュニケーションツールを選ぶ際のポイントについて解説します。選定には自社のコミュニケーションの状況を加味して、「必要な機能が揃っているか」「使いやすい仕様になっているか」を重視しましょう。
必要な機能が揃っているか
社内の業務状況に合わせ、検討している社内コミュニケーションツールに必要な機能が揃っているか確認しましょう。多くのデータを扱う場合はストレージ容量の確認も必要になります。導入前に現状の業務の課題と、必要なツールの機能を洗い出し、改善に適したツールなのか確認しておきましょう。
自社や目的に合ったものであるか
社内コミュニケーションツールを導入する際に自社や目的に合ったものであるかを検討することは非常に重要です。たとえば、大規模な企業であれば、多機能かつ大規模なツールが必要となる場合があります。一方で、中小企業やスタートアップ企業では、使いやすさやコスト面も考慮する必要があります。 また、自社の業界や特性に合った機能を持つツールを選ぶことも重要です。クリエイティブな業種であればファイル共有やコラボレーション機能が充実したツールが適している一方で、製造業や建設業などでは、タスク管理や進捗管理機能が重要となります。 さらに、社員の利便性や使いやすさも考慮する必要があります。社内コミュニケーションツールは全社員が利用するものであるため、使い勝手の良さや学習コストの低さが重要です。トレーニングやサポート体制が整っているかどうかも判断基準として重要です。
以上の観点から、自社や目的に合った社内コミュニケーションツールを選定することが効果的な導入と活用につながります。適切なツールの選定により、社内コミュニケーションの円滑化や業務効率の向上が期待できます。
使いやすい仕様になっているか
社内コミュニケーションツール全体のUIが、使いやすい仕様・デザインになっているかも重要です。導入したはいいものの、使いにくくてやり取りに時間がかかったり、使えない人が出たりしてしまっては意味がありません。誰でもスムーズに利用できるツールかどうかを確認しましょう。特に情報共有やタスク管理は、社員やメンバー全員で行う必要があるため、使いやすい機能かどうかは必ずチェックしておきましょう。
スマホからのアクセスができるか
現代の働き方では、オフィス外での業務が増えており、スマホを利用して業務を行うことが一般的になってきています。そのため、社内コミュニケーションツールもスマホからのアクセスができることが求められます。スマホからアクセスができることで時間や場所に制約されることなく、いつでもどこでもコミュニケーションを取ることができます。
たとえば、在宅勤務や出張など、オフィスにいない場合やPCがない状況でも、スマホがあればチームと連絡を取ることができます。また、外出先で急な打ち合わせが入った場合でも、スマホからすぐに参加できるため、柔軟な働き方をサポートし、効率的なコミュニケーションを実現します。
これにより、オフィス内外での情報共有や意思決定がスムーズに行われ、業務の効率化につながります。しかし、スマホからのアクセスができるツールを選ぶ際には注意点もあります。スマホの画面はパソコンに比べて小さいため、操作性や表示の使いやすさが求められます。また、スマホは持ち歩いているものであるため、紛失や盗難のリスクがあります。社内の機密情報が漏洩しないよう、セキュリティ対策が重要となります。
おすすめの社内コミュニケーションツール17選
ここからは、機能別におすすめの社内コミュニケーションツールを「ビジネスチャット」「ファイル共有」「タスク管理・共有」「Web会議」と、目的別にご紹介します（重複あり）。自社の環境に適したものを探してみてください。
ビジネスチャット： Slack
Slackは米国で開発され、主にIT系やWeb系の企業で使用されることの多いクラウド型ビジネスチャットツールです。海外発のツールではありますが、日本語にローカライズされているため利用に際して困ることありません。ブラウザ版、アプリケーション（PC、Mac、モバイルデバイス）版が存在するマルチデバイスのコミュニケーションツールです。特徴としては、1対1のダイレクトメッセージ機能のほかに、ワークスペース内に存在する話題別のチャットルーム（チャンネル）を設けられます。このチャットルームには入室制限や表示・非表示もできるので、職能が異なる人たちが混在する場合でも役立ちます。さらにAPI連携が豊富なことでも知られており、非常に多くのツールと連携して機能する点は大きなメリットでしょう。
Slack
無料プラン：あり
有料プラン：1ユーザー525円〜/月（2024年6月28日現在）
ビジネスチャット： Chatwork
Chatworkは、国産のクラウド型ビジネスチャットツールとしては利用者数No.1を誇るツールです。業界・職能問わずさまざまな企業で導入されており、日本企業が運用していることからサポート体制も安心です。また、公式サイトで操作マニュアルや活用の手引き書をPDFファイルにて配布しているので、用途に応じて活用することもできます。Chatworkには話題ごとのチャットルームはないものの、社外のChatworkユーザーとやりとりできる点や、官公庁が採用するほどの高セキュリティ、主要WebサービスとのAPI連携など、安心して使える水準を保っています。
Chatwork
無料プラン：あり
有料プラン：1ユーザー700 円〜/月（2024年6月28日現在）
ビジネスチャット： Microsoft Teams
Microsoft TeamsはWindowsでおなじみのMicrosoft社が提供する「Microsoft 365（旧Office 365）」に含まれるクラウド型ビジネスチャットツールです。セキュリティが堅牢であることはもちろん、Microsoft Teamsを使いながらファイル共有ツール（Microsoft OneDrive）のファイルを参照し、その中のWordやExcelをチャットと平行しながら共同編集でき、作業をシームレスに行えます。チャット機能としてはSlackのようなチャネル機能を設けているほか、1対1、1対他のメッセージのやりとりも可能です。大手企業で導入されるケースが多いのですが、Microsoft 365は非常に便利なため、合わせて利用することも視野に入れておくとよいでしょう。
Microsoft Teams
無料プラン：あり
有料プラン：1ユーザー約599円〜/月（2024年6月28日現在）
ビジネスチャット：LINE WORKS
LINE WORKSはビジネス向けのコミュニケーションツールであり、LINEとは異なる機能が多く存在します。LINE WORKSは、組織やチームの効率的な運営を支援するために設計されており、グループウェアとして機能します。このツールを利用する際には、組織用のアカウントを作成し、管理者がメンバーを追加または招待することで、チーム全体が連携して業務を進めることが可能となります。
チャット機能だけでなく、メールやカレンダー、ファイル管理などの機能も備わっており、PCやスマートフォンからどこからでも利用することができます。このような機能を活用することで、働き方改革を推進し、効率的な業務遂行が可能となります。さらに、LINE WORKSは最近テレビCMでも注目を集めており、多くの企業や組織が導入を検討しています。
LINE WORKS
無料プラン：あり
有料プラン：1ユーザー約450円〜/月（2024年6月28日現在）
ビジネスチャット：Talknote
Talknoteは情報共有プラットフォームであり、リアルタイムの情報共有を通じて、働く人々が最大限に力を発揮できる環境をサポートしています。このツールは、組織内のコミュニケーションを活性化させ、企業理念や文化の浸透を促進します。メッセージ機能を通じたコミュニケーションやタスク機能を通じたタスクの依頼と管理、HR機能を使って各状況を数値化することができます。
Talknoteは組織の運営を改善し、効率的な情報共有を可能にします。これにより、各個人の力を最大限に引き出し、組織全体を強化することができます。
Talknote
無料プラン：あり(無料トライアル)
有料プラン：ご契約内容による（2024年6月28日現在）
ファイル共有： Google Drive
Google Driveは、Google社が提供するクラウドストレージです。Googleアカウントを持っていれば15GBまで無料で使用できます。ドキュメントや写真、動画などファイルを形式にかかわらず保存できるほか、Google社の提供するGoogleドキュメントやスプレッドシートであれば容量は無制限です。セキュリティンのテクノロジーを生かしたドライブ内のファイル検索機能も強力です。さらに、Googleドライブに保存したファイルは一つひとつにURLが割り当てられるため、共有が簡単でもあります。
最近ではWordやExcelの代替としてGoogleドキュメントやスプレッドシートを使う企業も増えてきました。有料サービスであるGoogle Workspace（旧G Suite）を利用しているのであれば、合わせて活用するとさらに便利でしょう。
Google Drive
無料プラン：あり
有料プラン：1ユーザー1,360円/月〜（2024年6月28日現在）
ファイル共有： Microsoft OneDrive
Microsoft OneDriveはMicrosoft社提供のクラウドストレージで、最大のメリットはOffice製品との相互性です。WordやExcel、PowerPointといったデータファイルをローカルに置いておくことなく、保存の際にMicrosoft OneDriveを指定するだけで一箇所にまとめることができます。さらに、Microsoft OneDrive上でこれらのファイルを共同編集できる点も大きな強みでしょう。Google DriveのようにURLでファイル共有ができる点も及第点です。
Microsoft OneDrive
無料プラン：あり
有料プラン：1ユーザー約260円〜/月（2024年6月28日現在）
ファイル共有： Dropbox
Dropboxは、クラウドストレージサービスのパイオニアたる存在です。リリースが2008年なので、ブロードバンドが浸透し始めたころにはすでにサービスを開始していました。URLでの共有や共同編集機能はDropboxが他社に先駆けて開発したようです。ローカルに保存したファイルとDropbox上のファイルとの同期が可能なので、ローカルでも作業をしたい場合にはおすすめです。
Dropbox
無料プラン：あり（トライアル）
有料プラン（法人）：1ユーザー1,500円〜/月（2024年6月28日現在）
タスク管理・共有 ：Trello
Trello（トレロ）は、タスクを記載した「カード」をプロジェクトの進捗状況に応じて「カンバン」上でスライドさせながらタスク管理ができるタスク管理ツールです。世界中で数百万人ものユーザーが利用しています。
簡単に解説すると、はじめは「Things To Do（すべきこと）」にカードを並べて、開始したら「Doing（着手）」にカードを移動し、終わったら「Done（完了）」に移動、といったように使い方が明快です。この画面を全員で共有することでどのようなタスクが誰に割り当てられていて今どの状態かを知ることができます。
海外産のツールながらローカライズもしっかりしており、利用者も多いことから使い方には困りません。無料で使用できるので、まずは実際に使ってみることをおすすめします。
Trello
無料プラン：あり
有料プラン：1ユーザー5ドル/月（2024年6月28日現在）
タスク管理・共有：Backlog
Backlogは、株式会社ヌーラボが提供する国産のタスク管理ツールです。チャット機能も備わっており料金体系がユーザー数ごとではないので、全社でアルバイトや派遣社員など全員で使う際などに力を発揮するでしょう。
タスクは担当者や進捗状況、対応期限が一覧で表示されるため俯瞰しやすく、ガントチャートにもできるほか、リマインドメールも送られるようになっています。ヘルプセンター、ユーザーコミュニティ、お問い合わせ窓口がすべて国内にあるというのも大きなメリットであり、海外産のツールはたとえローカライズされていても浸透が不安という場合にはおすすめです。
Backlo
無料プラン：なし（30日間のトライアルあり）
有料プラン：2,970円～/月（2024年6月28日現在）
タスク管理・共有：Asana
Asana（アサナ）は、Facebookの共同創業者と元Googleエンジニアが立ち上げたタスク管理ツールです。2015年にフルリニューアルを行ってから人気が高まっています。タスク管理画面はTrelloのようなカンバン形式にもBacklogのようなリスト形式にもできます。各タスクにはコメントが記載できるため、個々のタスク確認も楽です。ガントチャートはありませんがカレンダー（タイムライン）形式にも対応しており、Googleカレンダーとの連携も可能です。自由度が高いぶん初心者にはハードルが高いかもれませんが、かゆいところに手の届くカスタマイズ性がAsanaのウリなので、ほかのタスク管理ツールで物足りない方は試してみてください。
Asana
無料プラン：あり
有料プラン：1ユーザー1,200円〜/月（2024年6月28日現在）
Web会議 ：Google Meet
Google MeetはGoogle社の無料ビデオ会議サービスです。有料プランでは1回あたりの会議時間を延長できます（無料プランは1時間まで）。GoogleカレンダーやGmailと連携しており、カレンダーやメールから直接ビデオ会議に進めるのは便利です。招待の際もURLを発行して相手に送信するだけなので手軽であり、社外の人も参加できます。
Google Mee（ https://workspace.google.com/intl/ja/products/meet/）
無料プラン：あり
有料プラン：1ユーザー680円〜/月（2024年6月28日現在）
Web会議： Zoom
ビデオ会議を世に知らしめて普及させた立役者がおそらくZoomでしょう。2020年初頭から使われ始め、一時期は業界シェアNo.1を獲得していました。セキュリティ面で懸念があり多くの企業が離れたものの、問題はすべて解決しており、現在はセキュアにWeb会議を実施できます。機能面ではGoogle Meetとほぼ同様ですが、背景を仮想化できる「バーチャル壁紙」はZoomならではの人気機能です。
Zoo
無料プラン：あり
有料プラン：1ユーザー1,771円〜/月（2024年6月28日現在）
Web会議：Microsoft Teams
Microsoft TeamsもMicrosoft 365（旧Office 365）に含まれるツールで、Web会議のためのツールです。やはり特筆すべきはOfficeツールとの連携で、会議をしながらその場でWordの議事録を全員で編集したりExcelのグラフを参照したりと利便性に優れます。また、Zoomに続いてバーチャル背景を導入していますので、テレワークで自宅を見られたくない場合には有用でしょう。こちらも単体で使うのではなく他のMicrosoftとともに活用すると効果的です。
Microsoft Teams
無料プラン：あり
有料プラン：599円〜/月（2024年6月28日現在）
社内SNS： Microsoft Viva Engage （旧 Yammer ）
Microsoft Viva Engage は、Microsoft 365で利用可能なコミュニケーション基盤であり、社内SNSとして広く知られています。ユーザーはトピックを投稿し、他のメンバーと交流することができます。会話だけでなく、質問や称賛、投票なども簡単に作成できるため、情報共有や意見交換がスムーズに行えます。
富士通でもMicrosoft Yammer（現Microsoft Viva Engage）の導入により、社内コミュニケーションが活性化し、社員同士のつながりが深まりました。
組織全体が一体となって情報を共有し、意見を交換することで、より良い業務環境が築かれるでしょう。
Microsoft Viva Engag
無料プラン：あり
有料プラン：299円〜/月（2024年6月28日現在）
バーチャルオフィス： ovice
日本で今一番選ばれているバーチャルオフィスの一つである ovice ですが、様々なロケーションにいるメンバー同士がコラボレーションを最大化することができます。
ovice はバーチャル空間であり、通信中のみの対話ではなく、同じ空間にいる相手に声をかけることができる点が特徴的です。たとえば、Web会議ツールと異なり、oviceではリアルなオフィスのように自然なコミュニケーションが可能です。オフィスでのコミュニケーションをリモートで再現し、チームメンバーとの連携を強化することができます。
ほかにもさまざまな機能が備わっており、効果的なコラボレーションをサポートしています。声をかける、共同作業、プレゼンテーションなどの状況にも対応できる機能が充実しており、柔軟な働き方の実現や、チーム全体の生産性向上につなげることができます。oviceは、現代の働き方に合わせた革新的なツールであり、ビジネス環境の変化に対応するための重要な存在となっています。
ovice
無料プラン：あり
有料プラン：7,315円〜/月（2024年6月28日現在）
オンラインイベント：EventIn
「EventIn」とは、イベントDXソリューションを提供するブイキューブのオンライン展示会プラットフォームです。 このプラットフォームでは、プレゼン・トーク・展示といった様々なモードを切り替えることが可能であり、オンライン内定式や入社式、懇親会、バーチャル展示会、交流会など、多様なイベント形式に活用することができます。さらに、各ブースには資料の展示が可能であり、参加者は興味のある情報を自由に閲覧することができます。
昨今、イベントはオンライン開催へ移行していますが、コミュニケーションの活性化については課題が残っていました。 EventInにより、オンラインイベントでの相互交流が促進され、満足度の高いイベントの実現が期待できます。
EventIn
料金プラン：要問合せ
無料ツールと有料ツールの違い
社内コミュニケーションツールには無料のものと有料のものがあります。無料のオープンソースのものは、セキュリティ面の問題や利用人数に制限があるため、一定のITリテラシーがある社員向けのツールとも言えます。有料のものはデベロッパーに企業がついており、セキュリティ面が堅牢で、利用人数も無料のものより大人数に設定されています。他にも無料のものと有料のものでは、広告の非表示、トークのログ、アップロード容量といった違いが出てきます。社内で使用する場合は、無料のものだと機能面に不足を感じるケースもあるでしょう。
社内コミュニケーションツールを利用する際の注意点
コミュニケーションツールはこうして一覧で並べてみるととても便利に思えますが、実際にビジネスで社内に導入するときには注意すべきことがあります。それは、「導入しただけでは意味がない」という点です。詳しく見ていきましょう。
ツールが社内に浸透するよう働きかけが必要
こうしたツールを導入した際、勉強会やレクチャーを行う企業はまだ少ないのではないでしょうか。ITリテラシーの高い社員であれば特に説明がなくてもすぐに使いこなせるようになりますが、人によっては使い慣れず放置してしまうこともあります。そして使えない人が増えてくるとだんだんと利用離れが加速してしまうこともあります。コストや労力はかかるかもしれませんが、「なぜ導入するのか」「導入するとどうなるのか」「どうやって利用するのか」「わからないときはどうすればよいのか」を明らかにし、全社に浸透させるよう積極的に働きかける活動が不可欠です。たとえどんなに便利なツールでも使われなければ意味がありません。
ツールに頼りきりにならない
チャットツールが浸透してくると、オフィスが静かになりがちです。人によっては息が詰まると感じることもあるようです。コミュニケーションツールは既存のコミュニケーション手段の完全な代替というわけではなく、あくまでコミュニケーション手段のひとつとして捉えましょう。顔を合わせられるならこれまで通り口頭でのコミュニケーションも大事にしつつ、簡単に済ませられる用件であればチャットツールを使ったり、在宅ワークの社員とはWeb会議を利用したりと、ツールに頼りきるのではなくうまく使い分けることが重要です。
コミュニケーションを整理する
さまざまな社内コミュニケーションツールを紹介しましたが、これらを自在に使い分けるためには、まず「コミュニケーションの整理」が必要です。コミュニケーションが整理されていないと、これらのツールをいつどこで使えばいいかがわからなくなってしまいます。コミュニケーションの目的と手段を整理し、適切にツールを活用できるようになる必要があります。
まとめ
社内コミュニケーションツールは、情報の伝達、チャットツールによる迅速なやり取り、ファイルの共有やタスク管理、といったビジネスにとって必要な機能が集約されたツールです。しかしその恩恵を受けるには社員同士にコミュニケーションの土台ができていることが前提で、便利な機能だけを目的に導入してもうまく機能しません。ツールはあくまでも業務自体を効率化するものです。ツールが人同士のコミュニケーションを改善してくれることはなく、ツールの機能のみに頼った機械的なやり取りは、逆にコミュニケーションを悪い方向へ向かわせてしまう場合もあるでしょう。
社内の人間関係に問題がある場合は、意見交換などのアナログな手法によってしっかりと向き合うようにしましょう。場合によってはコミュニケーションの専門家を呼ぶ必要があるかもしれません。その上で、改善点や向上すべき部分に適用する形で社内コミュニケーションツールを導入し活用していくようにしましょう。社員同士のコミュニケーションの土台ができている状態であれば、社内コミュニケーションツールの導入によって、知識・ノウハウといった情報が社員で共有され、社内全体の業務スキルが向上する恩恵を受けることができます。社内の状況に適したコミュニケーションツールを実装できれば、効率的でスムーズな業務進行を行うことができるでしょう。
関連サービス
- 調査・コンサルティング ―さまざまなデータから、課題解決につながるインサイトを抽出―
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よくある質問
- インターナルコミュニケーションとは何ですか？
社内やグループ会社内など、同一の組織内における広報活動のことです。「社内広報」や「インナーコミュニケーション」とも呼ばれ、社内報や社内セミナー、対話集会などを通して、社内におけるコミュニケーションを活性化する活動全般を指します。
こうした活動は、組織の価値観や文化に対する社員の知識・理解を深めることにつながります。会社のビジョンを外部に向けて主体的に発信することのできる社員を育成し、組織全体を良い方向へと導く取り組みとして、インターナルコミュニケーションが行われます。
- ツールを入れるとコミュニケーションが変わるのですか？
チャットツールが浸透してくると、オフィスが静かになりがちです。人によっては息が詰まると感じることもあるようです。コミュニケーションツールは既存のコミュニケーション手段の完全な代替というわけではなく、あくまでコミュニケーション手段のひとつとして捉えましょう。顔を合わせられるならこれまで通り口頭でのコミュニケーションも大事にしつつ、簡単に済ませられる用件であればチャットツールを使ったり、在宅ワークの社員とはWeb会議を利用したりと、ツールに頼りきるのではなくうまく使い分けることが重要です。
株式会社ソフィア
先生
ソフィアさん
人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。
株式会社ソフィア
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