インターナルコミュニケーション(社内広報)とは?目的や重要性について解説

目次

「インターナルコミュニケーション」は、企業が社内に向けて行う広報活動を意味しますが、具体的にどのようなものなのでしょうか。インターナルコミュニケーションは多くの企業で取り入れられつつある活動ですが、広報というと対外的なものをイメージしやすく、よくわからないという人もいるかもしれません。この記事では、インターナルコミュニケーションの目的や方法を解説します。

インターナルコミュニケーション(社内広報)とは

まずは、インターナルコミュニケーションの定義や目的など基本的な点を解説します。

インターナルコミュニケーション(社内広報)の定義

インターナルコミュニケーションとは、社内やグループ会社内など、同一の組織内における広報活動のことです。「社内広報」や「インナーコミュニケーション」とも呼ばれ、社内報や社内セミナー、対話集会などを通して、社内におけるコミュニケーションを活性化する活動全般を指します。

こうした活動は、組織の価値観や文化に対する社員の知識・理解を深めることにつながります。会社のビジョンを外部に向けて主体的に発信することのできる社員を育成し、組織全体を良い方向へと導く取り組みとして、インターナルコミュニケーションが用いられます。

インターナルコミュニケーションの目的

インターナルコミュニケーションの目的は大きく3つにわけることができ、そのうちの2つは役員と社員との相互理解に関わっています。たとえば、企業理念や経営ビジョンなどは一般的に経営陣が中心となって決定されますが、すべての社員に落とし込まれており、日々の業務に落とし込めているかというと、必ずしもそうではないでしょう。

1つ目の目的として、「上から下(トップダウン)」のコミュニケーションを活性化させることで、そのような課題に対応することができます。

一方で、現場の要望を経営陣に知ってもらい環境改善につなげたいと考える社員もいるでしょう。そうした状況で、現場からトップに声が伝わりやすくなるように「下から上(ボトムアップ)」のコミュニケーションを機能させることが、インターナルコミュニケーションの2つ目の目的です。

3つ目は、部門間・社員間での連携強化です。会社が大きくなればなるほど、別の部署でどのような取り組みが行われているのかが見えにくくなります。

小規模な会社でも、社員ごとに携わっている業務が異なれば、同僚が何をしているのか、正確に説明はできないものです。社内の情報発信が活性化していると、会社全体の動きを理解しやすくなるメリットがあります。また、個々の情報発信力が高くなると成功事例や失敗事例を全社的に共有することができ、業務の効率化につながる可能性もあります。他部署の社員どうしで意見交換が行われ、思いがけない新事業の企画が生まれることもあるかもしれません。

このように、インターナルコミュニケーションはさまざまなレベルでの社内コミュニケーションの活性化を目的としています。

インターナルコミュニケーションはなぜ重要になったのか?

インターナルコミュニケーションは、昨今多くの企業で重要視されています。なぜ、かつてなく重要性が高まっているのか、その理由はどこにあるのでしょうか。4つの要素に切り分けて、要素ごとに、詳しく見ていきましょう。

事業変化と複雑性

現代のビジネス界では、「両利きの経営」と呼ばれる考え方が普及し、その重要性が高く評価されています。この経営手法では、新規事業の推進を担う人材と既存事業の継続に貢献する人材の両方に期待をかけ、探索(新規事業)と深化(既存事業)のバランスを変えて組織を運営することが求められています。

注意すべきは、既存事業の社員が劣位に立たされ、経営と距離がうまれてしまうと、既存事業の収益性が低下し、新規事業に必要な財務基盤が壊れてしまう可能性があります。既存の高収益な事業をより収益性を高めながら、挑戦的な新規事業に攻めていくというメッセージは、それぞれの立場の従業員に正確に伝えることは実はかなり難しいことです。

なぜならば、個別にターゲットを定義し、継続的なコミュニケーションを通じて、人材要件や期待する仕事の詳細を明確に伝えなければなりません。さらに、コミュニケーションテクノロジーを駆使するだけでなく、事業全体のバランスの難しさを理解し、相手、内容、場所などの詳細を考慮し、設計した上で伝えることがもっとも重要だからです。

しかしながら、現実世界をいくら追い求めようとしても、限界があることを認識しなければなりません。情報伝達はAIやデジタルに任せて、むしろ、新たな視点を変え、現実を創り出すことや現実世界への発信に焦点を当てることが求めらています。

現在のインターナルコミュニケーションは、パーソナライズされたメッセージや表現方法、伝える媒体、場所など事業の複雑性に伴って、詳細かつ複雑になっており、且つ人間を媒介とするコミュニケーションは、新たな視点を変え、現実を創り出すこと変化するでしょう

多様化する働き方との関係

近年、企業においては、リモートワークが一般化し、フレックスタイム制が普及してきています。これによりワークライフバランスを追求し、個人の好きな場所や時間で自由な働き方が可能になり、企業と社員の関係性に変化が生じています。

従来の企業においては、同じ場所に出社し、一体感を持って働くことが重要視されていました。しかし、多様な働き方が認められるようになる中で、社内コミュニケーションにおいては、ツールの活用が必要不可欠になってきています。

ではツールの導入により、以前より円滑なコミュニケーションが可能となったでしょうか?生産性は向上したでしょうか?柔軟な働き方や雇用関係を得るためにツールを導入することで、生産性やコミュニケーションの欠如が発生することは理想的な状況ではありません。

現在のビジネスにおいて、人と人のコミュニケーションを円滑に行うことが生産性の向上に繋がり、多くの企業が、必要なツールやシステムを適切に活用しています。これらの状況下でのコミュニケーションスタイルは、過去とは異なるものであるため、求められるスキルやコミュニケーション方法を検討する必要があります。

日本社会は、もうかつての阿吽の呼吸 以心伝心を取り戻すことはできないでしょう。しかし、強い中心や仕組みを構築するのではなく、各人が根底でつなぐような概念が保証されれば、ここの集団が自由に動いているはずなのに、おのずと抑制が効くという創造的なプラットフォームへのなりうる可能性があります。そして、各人が根底でつなぐような概念というものは、企業哲学や理念、ビジョンにあたります。精巧な制度や指標を構築するのではなく、今一度自社がどんな価値を生み出しているのか?を再検討し、そしてどんな哲学で経営しているか、を問い直す方が早道です。

人財の仕事観/キャリア観の変化

長年、日本は米欧中など諸外国とは異なる終身雇用制度を維持してきましたが、現在ではこの制度も変化し、転職が常態化しています。

今日では、世界の諸外国を含め、40歳前後までに転職を繰り返すことで、キャリアを形成し、自分の市場価値と収入を向上させることが一般的になりました。

転職活動は、職歴や実績がなければ雇用されず、また給与も上がりません。これからは、若年層が早いうちから転職を始め、年々専門性や自己の競争力を高めていくことが必要になってくるでしょう。

企業側から言えば、退職するまで所属社員が増えるほど、社内コミュニケーションのコストは増加する傾向にあります。また、国際関係、ジェンダー、雇用関係などの一般的な価値観が変化しており、企業や組織自体が、独自の言説や隠れた意味を持つハイコンテクストなコミュニケーションでは通用しなくなってきています。そのため、現状においてはローコンテキストなコミュニケーションや、論理的な説明が求められるようになってきているのです。

インターナルコミュニケーションは重要な触媒

中途採用が活発化するということは、組織内における人の入れ替わりが激しくなるということです。企業は、自社の求める人材を効率良く獲得・維持するために、これまで以上に情報発信に時間やコストを費やすようになっています。

以前は、大企業のキャリアであれば、ゼネラリストが重宝されていました。しかし、現在では、現場で必要とされる技術や知識が複雑化しているため、専門性を持った人材が求められています。さらに、縦に深い専門性を持つスペシャリストであるI型やT型ではなく、自身が専門性と幅広い知識を持ちながら、他の分野の人材とも繋がり仕事を進められるH型やN型と呼ばれる人材が求められています。

スキルのある人材を奪い合うような状態が続くなかだからこそ、企業は自社の価値観や考え方を、丁寧に発信するようになったのです。自社に合った人材を獲得するための触媒として、インターナルコミュニケーションは重要な役割を担っているのです。

生産性の向上_いかに早く正確に伝わるか

インターナルコミュニケーションを強化することは、生産性の向上につながります。情報共有が進むことで、個々の業務進捗の把握に役立ち、迅速かつ適切な対応がとりやすくなるほか、社内の風通しが良くなると他部署との連携体制が築きやすくなります。部署をまたいだプロジェクトの進捗管理などもスムーズになるでしょう。

また、インターナルコミュニケーションによって、判断の拠り所となる大きな方向性が明確になると「どこまでは変えていいのか、どこからは変えてはいけないのか」を従業員単位で判断できるようになります。組織のアジリティが高まり、スピーディーに判断を下すことができる、強い組織を目指せるでしょう。

経営におけるアジリティ戦略については、下記の記事をご覧ください。


社内外の情報マネジメント_組織内の共通言語や共通認識の増やす

情報を適切に扱い、社内外をマネジメントできるようになるのも、インターナルコミュニケーションのメリットです。日々変化する経営状況や外部環境を社員に正しく知らせたり、メディアによる報道の真偽を社内に向けて発信したりなど、インターナルコミュニケーションによって情報面からのマネジメントが適切に行えるようになります。これにより、素早い意思決定につながるでしょう。

さらに昨今、組織や事業が複雑化し、従業員やパートナーの職務も多様化しています。社内外の情報を可視化してスムーズに共有できるようにすることは、部門間・社員間のコンフリクト減少につながります。

最近では、コミュニケーションツールをデジタル空間上に集約し、マルチデバイスでアクセスできるようにした「デジタルワークプレイス」が広がってきています。社内ポータルサイトやイントラネット、社内SNS、動画等、デジタルワークプレイスによってインターナルコミュニケーションを活性化すると、このメリットを享受しやすくなります。

組織風土の醸成_関係性を産み、関係性は規範と風土を産む

インターナルコミュニケーションには、組織風土を醸成するという役割もあります。ただし、理念やビジョンを単に掲げるだけでは、風土が作られるレベルにまで達しません。企業の理念や変革のビジョンを実現していくためには、まずは社員の理解度を向上させ、そこから行動変容へと結び付くようなコミュニケーションの設計を慎重に行わなくてはなりません。

まずは理念やビジョンを、社員が理解・共感できるような言葉に噛み砕いて「社内報」などのメディアを活用し浸透を促しましょう。これらを1人ひとりの社員に繰り返し印象付けることで、組織風土は醸成されるのだと意識することが大切です。

ガバナンスやセキュリティなどに対する意識の向上

近年、コンプライアンスの遵守は非常に重要な問題となっています。また、機密情報や最先端の技術などを扱う企業にとってはセキュリティ対策も避けては通れません。こうした観点からも、インターナルコミュニケーションは有効です。

実務に直結させて理解するのが難しいコンプライアンスや、日常業務の中であまり意識することのないセキュリティですが、具体性のある事例や注意点を発信することで、身近なこととして捉えやすくなります。コンプライアンスやセキュリティに対する意識が、社内にいまいち浸透していないという課題がある場合、定期的に社内報などでPRしてみるとよいでしょう。

ただし、意識改革に取り組む際に経営者のみが先走ってしまうと、従業員の気持ちが取り残されてしまい、モチベーション低下につながってしまうこともあります。従業員自らが重要性を感じて前向きに意識向上できるように、研修や対話などの施策や、社内メディアなど、工夫を凝らしながら多角的に取り組むことが重要です。

離職率の低減/動機付け 心が動けば体も動く

インターナルコミュニケーションが活性化するほど、離職率が低くなる傾向があると言われています。インターナルコミュニケーションによって、タテ・ヨコ・ナナメの意見交換が活発になった企業では、従業員の不満が解決されやすく、良好な職場環境が実現されます。経営陣と従業員との考え方のずれや部署間での認識の相違を解消できれば、従業員の満足度を向上させることにもつながります。

このような理想的な状態に持っていくために重要なのは、組織が目指す方向について、従業員一人ひとりに共感してもらうことです。従業員は、共感して初めて、積極的にビジョンを実践

します。各々がビジョンを実践するようになれば、組織には協働意識が芽生え、満足度の高い環境が完成します。

コミュニケーションスキル向上

インターナルコミュニケーションは、ビジョンの浸透だけでなく、従業員同士、また上司・部下間の信頼関係構築を促進することに役立ちます。心地いい組織文化が生まれることで、コミュニケーションが活発化していくでしょう。

経営層や管理職は、企業のビジョンに関するメッセージを効果的に発信するようになり、現場の従業員は、建設的なフィードバックや活発な意見交換を行うようになります。企業と社員の相互理解が深まれば、組織としてのコミュニケーションスキルが継続的に高まることが期待できます。

不確実な時代に必要不可欠なインターナルコミュニケーション(社内広報)

従来型の組織において、経営資源を動かすことができるのは組織の中で上位の階層にいるメンバーのみでした。下位の階層にいるメンバーが変化を察知した場合には、それを組織のラインに沿って報告・上申し、対応に必要な資源を得るための承認を得る必要がありました。また、トップから指示を出して現場を動かす際も、組織の階層ごとに順次、指示を下ろしていく必要がありました。しかし、いずれもアクションまでのリードタイムが長すぎるため、アジャイルな(機敏な)対応とは言えません。

昨今のビジネスは、不確実な状況に置かれています。日本では、長らく正社員の終身雇用制が一般的なものでしたが、近年では転職する人の割合が増え、雇用形態も多様化しています。そのような中で、社会にはさまざまな脅威があり、先の見通しが立たないような外的要因に企業は常時振り回されるようになっています。

この不確実な時代を乗り切るために、アジリティの高い経営を実現することが求められます。仕事に必要な情報がすべての社員にオープンに共有されており、権限委譲によって個人の裁量が高い、フラットな組織を作ることが理想的です。

さらに、現代のような不確実性の高い状況において、企業はジョブ型の人事制度を取り入れ、スキル重視の採用を行うように変化しています。今後もこの傾向は加速していくと考えられています。そのため、組織のアジリティだけでなく、コミュニケーション能力、生産性の向上などにもつながるインターナルコミュニケーションは、日本企業にとってますます重要なものになると考えられます。

インターナルコミュニケーション(社内広報)企業での一般的な施策

インターナルコミュニケーションの活動は具体的にどのようなものなのか、その例を見ていきましょう。

対話集会(タウンホールミーティング)

対話集会は、タウンホールミーティングとも呼ばれ、経営陣と社員とが情報を共有する場として設けられます。外資系企業ではインターナルコミュニケーションの一環として以前からさかんに取り組まれています。

年度目標の確認や業績結果の共有などに使われることが多く、テレビ会議などを利用して全社員が参加するケースもあります。経営陣から社員に対する情報発信の機会としての役割を果たすのが一般的ですが、質疑応答やグループ討論の場を設けることで、双方向の意見交換が行われるとなお良いでしょう。

社内報

社内報とは、企業や組織が社内向けに発行する情報誌やニュースレターのことを指します。社内報は、従業員や役員、関連会社など、企業内にいる人々に向けた情報発信の手段として利用されます。社内報は多くの人に閲覧されるものであるため、見た目の美しさが重要だと思われがちです。しかし、その役割や目的、対象者に合致している内容であれば、デザインが美しくなくても、ターゲット層にしっかりと伝えることができます。


社内ポータル・イントラネット

社内ポータルやイントラネットとは、企業内部で利用される、社員向けのWebサイトのことです。社内で使用する情報や知識を共有する場所であり、社員が必要な情報やドキュメントにアクセスすることができます。また、チャットやメールなどのコミュニケーションツールを通じて連絡を取り合うことも可能です。

一般的には、社員の業務に必要な情報や規則、福利厚生制度、社内イベントの情報などが掲載されています。また、グループウェアとしても機能し、スケジュール管理やタスク管理、プロジェクト管理などの業務支援機能が備わっていることもあります。

ビデオコミュニケーション(YouTube、社内放送)

動画を利用した情報発信では、勉強用コンテンツとして社内向けの放送やYouTubeを利用する企業が増えています。たとえば、対外に向けて今後発表される新たなサービス内容や業務に関わる最近の法令改正など、全社員に周知しておくべき事柄を動画にして配信するケースもあります。

SNS(Facebook、Instagram、ChatWork、Slack等)

企業によっては、SNSをコミュニケーションツールとして日常的に利用しています。FacebookやInstagramなどは対外向けの広告として利用されることの多い情報発信ツールですが、新サービスなどの自社情報にキャッチアップできるよう社員にもフォローを勧めるケースがあります。

また、ChatWorkやSlackなどのチャットツールも社内でのコミュニケーションのために使われています。ビジネス向けに開発されたチャットツールはプロジェクト単位でのスケジュール共有などに優れ、スピード感のある情報伝達ができるようになります。

社員参加型イベント、社内表彰

社員参加型のイベントや社内表彰の制度も、インターナルコミュニケーションとして有益です。イベントでは上司や部下の仕事以外の顔を知ったり、普段の業務では関わりのない社員とのリレーションを築いたりすることができるため、社内におけるタテヨコのつながりを深めるのに優れています。

社内表彰は、目標を達成した社員をねぎらうために毎年1~2度程度行われることが多くみられます。企業の経営理念やビジョンへの参画意識を高めることができるだけでなく、表彰者は社長との食事会など特別なイベントに参加できるような場合もあり、日常とは異なる交流の場が設けられます。

現場訪問

経営陣が現場を訪問することで、士気の高揚や課題発見につながります。同時に現場の社員とランチ会が行われたり意見交換会が開かれたりすることもあり、問題提起などの機会となっています。

GoodJobカード、サンクスカード

素晴らしい活躍をした社員を称える「GoodJobカード」や、お世話になった同僚に感謝の気持ちを届ける「サンクスカード」などを取り入れる制度です。日頃はなかなか直接伝えることのできない気持ちを形に表すことで、人間関係を円滑にし、より良い職場環境を築く目的があります。

日報

日報もインターナルコミュニケーションの一種です。部下が日々どのような仕事に取り組み、どのような成果を出しているのかを上司が知る手段として、また、現場の状況を本部の社員が知る手段として利用されています。

満足度調査、アンケート

多くの企業が、定期的に満足度調査やアンケートを行っています。直接は言いにくい業務上の不満や問題を無記名のアンケートに記載することで、本部に届けることができ、働きやすい環境の構築につながります。

インターナルコミュニケーションの充実を成功させた事例

以下では、インターナルコミュニケーションの具体的な事例を紹介します。どちらも、インターナルコミュニケーションによって、組織の運営をより充実させられたという事例です。

株式会社ニチレイフーズの事例

株式会社ニチレイフーズは、「ハミダス(とらわれず、明るく)」を従業員のモットーに掲げ、社内外のさまざまな活動に結びつけています。このモットーをより推進するために、ソフィアは2017年、SharePoint Onlineでの「ハミダスWebサイト」の構築を支援しました。相互にコミュニケーションが取れるWebサイトです。

社内で好評となり、現在では数多くのコンテンツが掲載され、ハミダス活動の活発な情報発信と交流の場となっています。将来的には、ニチレイフーズのポータルサイトのような位置づけに持っていくこと、ひいては、社外コミュニケーションの舞台にもなるようにサイトを改善していくことも視野に入れています。

エコラボ合同会社の事例

2019年に創立50周年を迎えた、グローバル企業のエコラボ。この50周年を記念するさまざまな施策の企画・実施を、ワンストップで支援しました。コンセプトは、「未来志向」「社員参加」「つながる」です。

これらのコンセプトに基づき、50周年ロゴの制作、SharePoint OnlineやTeamsといったデジタルアプリケーションを使った社内コミュニケーションの促進、一つのラグビーボールをチームからチームへ全部門全拠点をパスしてつなぐ「One Team」を表現したビデオ制作などを実施しました。さらに、社員の成長ストーリーや、未来に向けたエコラボジャパンの想いをまとめた記念誌(デジタルブック)の作成なども実施しています。社員からはポジティブなコメントが多数聞かれました。

まとめ

インターナルコミュニケーションを活性化するためには、前述した方法のようにさまざまな取り組みが考えられます。まずは何を目的とするのかを考え、その目的に応じた方法を選択しましょう。すでにインターナルコミュニケーションを実践している企業も、あらためて目的を明確にすることで社内のコミュニケーションをさらに活性化させることができるでしょう。

よくある質問
  • インターナルコミュニケーションとは何ですか?
  • 社内やグループ会社内など、同一の組織内における広報活動のことです。「社内広報」や「インナーコミュニケーション」とも呼ばれ、社内報や社内セミナー、対話集会などを通して、社内におけるコミュニケーションを活性化する活動全般を指します。
    こうした活動は、組織の価値観や文化に対する社員の知識・理解を深めることにつながります。会社のビジョンを外部に向けて主体的に発信することのできる社員を育成し、組織全体を良い方向へと導く取り組みとして、インターナルコミュニケーションが行われます。

  • インターナルコミュニケーションのメリットは何ですか?
  • ・生産性の向上
    ・社内外の情報マネジメント
    ・組織風土の醸成
    ・コンプライアンスやセキュリティなどに対する意識の向上
    ・離職率の低減
    などがあげられます。

  • 社内報の目的は何ですか?
  • 社内報の目的は、企業内部での情報共有やコミュニケーションの促進、社員のモチベーション向上など、さまざまなものがあります。具体的には、企業の理念やビジョンの共有、業務の進捗状況の報告、社員のアイデアや提言の集約、社員の関心事の情報提供、部署や個人の取り組みや成果の紹介などが挙げられます。また、近年はリモートワークなど働き方の変化により、社内報が重要なコミュニケーション手段となっています。企業によって社内報の目的や内容は異なりますが、社員と企業のつながりを強化するために欠かせない役割があると言えます。

株式会社ソフィア

先生

ソフィアさん

人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。

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