SharePoint Onlineを社内ポータルで活用する方法をご紹介！利用するメリット・デメリットも紹介
目次
「社内ポータルを作りたいが、サービスが多すぎてどれを選んだらいいのかわからない！」「資料をたくさん取り寄せてはみたものの、情報が多すぎて逆に選べなくなった」、そんな困りごとをお持ちではありませんか。
社内ポータルを構築する際は機能面のほか、従業員がどれだけ利用しやすいものを作れるかという点や、業務との親和性も重要になってきます。
さらに、構築・更新を社内で行う場合は、作業や管理のしやすさも不可欠です。
この記事では、これらをすべて網羅するマイクロソフト社のSharePoint Onlineについて解説します。
SharePoint Onlineは専門知識いらず！直感的な操作でサイト作成が可能
SharePoint Onlineはもともと「ファイルや情報の共有サービス」として開発され、その後、組織内サイト作成ツールとして進化してきました。他のMicrosoft Officeアプリと同じく直感的に操作できるため、専門知識がない人でも手軽に、組織内に情報共有するためのサイトを作ることができます。
SharePoint Online単体では、ドキュメントやデータ、コンテンツの管理・共有というシンプルな機能しか持っていませんが、目的に応じたパーツが豊富に揃っているとともに、他のOffice365アプリとシームレスな連携ができるという大きな利点があります。
これらをうまく組み合わせることによって、利便性に優れた社内ポータルサイトを構築することができるのです。
社内ポータルを構築する際にSharePoint Onlineを利用するメリット
冒頭で述べたとおり、SharePoint Onlineは必要な機能を選択的に取り入れられるため、他のツールより開発の自由度が高く、さまざまなメリットも有しています。
Microsoft365導入済み企業においてSharePoint活用のハードルが低い
すでにMicrosoft365を導入している企業にとっては、外部のサーバーや新しいSaaSを使うよりも、SharePointを活用する方が圧倒的に導入しやすいでしょう。情報システム部門から「まずはSharePoint Online（SPO）を使って」と指示が出るケースも多くあります。最近では、新しいツールを導入する前に「Microsoft365やSharePointでできないか？」と検討することが一般的になってきています。
社内ポータルの使い方が多様化するなか、コストや人手を「運用」に充てたい企業にとって、初期費用を大きく抑えられるSharePointは、非常に有力な選択肢となっています。
また、DXの流れで2020年から2023年まではIT投資が活発でしたが、2023年以降はやや鈍化しており、「投資した分の成果を出す」フェーズに入っています。IT予算自体は高水準を保っているものの、急激な拡大は見られず、企業の多くが「新しいものを試す」よりも、「今あるツールを使いこなす」方向へとシフトしています。「もう新しいものを増やすのはやめて、今の環境で十分にやっていける」と考える企業が増えているのが現状です。
参考：一般社団法人 日本情報システム・ユーザー協会（JUAS）
Microsoftの高いセキュリティを前提とした柔軟な権限設定ができる
SharePointは、Microsoftの高いセキュリティを前提に、柔軟な権限設定が可能です。たとえば「この情報はこの部署だけに見せる」「この資料は一部のメンバーだけに共有する」といった設定が簡単にでき、必要な人にだけ情報を届けることができます。
また、社内での修正や変更がしやすいのも大きな特徴です。今後、社内ポータルは常に変化し続けるものとして運用されるため、最初は外部業者に基本の仕組みを作ってもらい、その後は自社内で柔軟に更新・改善していくスタイルが主流になっています。これにより、業務の変化にもスピーディに対応できます。
モダンUI（モダン機能）の追加が可能
SharePoint Onlineは「モダンUI」が標準となっています。なお、モダンUIが導入される以前のUIは「クラシックUI」と呼ばれます（クラシックUIへの切り替えも可能です）。
モダンUIは、「凝ったデザインや豊富な機能のサイトを、時間をかけて作り込みたい」というよりも「必要最低限の機能を盛り込んだサイトを『スピーディーに』作りたい」という場合に適しています。また、従来のテキストメインのサイトではなく、「画像や動画が中心のマルチデバイスでも閲覧しやすいサイト」を作成する際に適しています。
すでにクラシックUIで作成されたサイトが社内で使われている場合などは、自社のニーズに応じてクラシックUIと切り替えて使用するとよいでしょう。
レスポンシブ／ミニマルデザイン
モダンUIを使用すると、外出先でもスマートフォンやタブレットで社内ポータルを閲覧できるように、画面レイアウトをデバイスに合わせて自動調整して表示する「レスポンシブデザイン」を簡単に導入できます。また、モダンUIのサイトデザインは非常にミニマルです。
「ミニマルデザイン」とは、伝えたい内容を強調して伝えるために過剰な装飾を極限まで削ぎ落とした、シンプルでクリアな、コンテンツありきのデザインを指し、近年のWebサイトやプロダクトにおいて主流となっています。どこにリンクを貼れば読んでもらいやすいか、どういう並び順であれば見やすいかなどを重点的に考えてポータルを構築できます。
導線の最適化
以前はリンクやボタンなど導線の複雑さがしばしば指摘されてきたSharePointですが、モダンUIではより直感的で迷いのない操作が可能なレイアウトが取り入れられています。
そのため、サイト作成に不慣れな担当者でも、レイアウトに悩むことなくスピーディーにコンテンツの更新やサイト改善ができます。
標準機能でもできることが豊富
SharePoint Onlineは、単体でも豊富な機能を備えています。
ドキュメント／コンテンツ管理機能
SharePoint Onlineは、従来の一般的な社内イントラと同じくドキュメントや画像、各種データなどのコンテンツを保管・管理でき、社内間で共有できます。特に優れている点は、ドキュメントの検索性の高さ、複数人での編集のしやすさ、高いセキュリティの3点です。
SharePoint Onlineでは高性能な検索機能が標準装備されているので、膨大なデータから必要なものを瞬時に見つけ出すことも可能です。
また、SharePoint Online上で保管・管理しているドキュメントは複数人でリアルタイムに共同編集ができるため、チーム全体ひいては全社の業務効率化に大きく寄与します。
さらに、Windows OSを開発したマイクロソフト社のツールであることから、セキュリティも極めて堅牢です。
他のOffice製品やサードパーティーアプリとの連携
他社製品では実現できない一番の強みが、オフィスワークに欠かせないExcelやWord、PowerPointといったMicrosoft Office製品とシームレスに連携できることです。
具体的には、SharePoint Onlineの中で、Officeソフトで作られたドキュメントの確認・共有・編集ができてしまいます。さらにそれらの作業を複数人で同時に行えることも魅力のひとつです。
ちなみに、業務に使うツール群をオンライン上の一ヶ所に集約して、そこにアクセスすればすべての作業を遂行できる「デジタルワークプレイス」という概念が注目を集めていますが、SharePoint Onlineはその基盤を担うものとなります。
他のOffice365アプリやサービスのハブとなる
SharePoint Onlineの最大の強みとも言える機能です。具体的には、SharePointを介して他のMicrosoftアプリやサービス同士を連動させることができます。
たとえば、Microsoft StreamとYammerはそれら単体同士では連動させることができませんが、これらをSharePointで作成したひとつのページ上に掲載することで、ひとまとまりのコンテンツとして社内に展開することができます。
例： Streamに掲載した以下のような動画を、それぞれの内容に関連したYammerのチャネルと組合せることで、社内からコメントを入れたり、双方向の交流ができるようにする
● 社長のメッセージ
● 社内技術の紹介（各現場で使われている技術を紹介）
● 各自のスキル自慢
● 広報部の取材裏話
● 他社の動向や最新技術のシェアなど
これらのメディアミックスはSharePointなくしてできません。
これからの社内ポータルには必須とも言える機能であり、SharePoint Onlineが力を発揮する分野です。
社内ポータルを構築する際にSharePoint Onlineを利用するデメリット
SharePoint OnlineはMicrosoft365と連携しやすく、多くの利点がありますが、一方で課題も存在します。ここでは、特に導入時や運用面で注意が必要なポイントを取り上げ、利用前に知っておくべきデメリットを整理します。
デザイン性が低い
SharePointでは、あらかじめ用意されたテンプレートからデザインを選んでページを作成するのが基本のため、希望通りのデザインで社内ポータルを構築できないことがあります。
「誰でも使える」ことを優先した設計になっており、細かい調整ができない仕組みです。たとえば、フォントの種類や文字の間隔（縦・横）の微調整はできず、テキスト・画像・リンクの配置も、あらかじめ決められたパターンの中から選ぶ必要があります。そのため、情報量が多いポータルになると、各要素が自動的に下方向に積み重ねられ、スクロールの多い縦長のトップページになってしまう傾向があります。
アクセス解析機能が簡易的
SharePointには標準でアクセス解析機能が用意されていますが、機能は限定的で、アクセス数や閲覧ユーザー数といった基本的な情報しか取得できません。ユーザーの行動パターンやページ遷移といった詳細なデータ分析は困難で、利用状況に応じた改善施策の検討には不十分です。高度な解析を行いたい場合には、Google AnalyticsやPower BIなど、外部ツールとの併用が求められます。
マイクロソフト社側の障害影響を受ける
SharePoint OnlineはMicrosoftのクラウド基盤上で提供されているため、システム自体の稼働状況はMicrosoft側に依存します。そのため、Microsoft側で障害やメンテナンスが発生した場合、ユーザー側では対処できず、ページの表示が遅くなったり、操作ができなくなったりすることがあります。社内での重要な情報共有や業務に影響を及ぼすリスクがあるため、BCP（事業継続計画）の一環として、代替手段の検討も必要です。
SharePoint OnlineとOneDriveの違い
SharePointは、OneDriveには無いポータルサイト作成機能が搭載されており、ファイル管理や共同作業向けの機能が充実していることが特徴です。個人ではOneDriveで十分活用できますが、チームで情報共有や共同作業を行う場合にはSharePointの方が適しているでしょう。
部門別の社内ポータルの機能、活用事例
そもそも「ポータル」とは、提供者側が用意したさまざまな機能や情報に対して、ユーザーがアクセスできるように“入口”を設けることで、情報への到達を支援する仕組みです。もしその入口がなければ、ユーザーは必要な情報や機能にたどり着くことすらできません。
社内の業務がIT化・システム化されるにつれ、それぞれの業務システムやツールへのアクセスを効率化する「ポータル」の役割はますます重要になっています。従来から全社的なポータルは存在していましたが、近年ではその役割がより細分化・専門化される傾向にあり、用途ごとに整理されたポータル構成が、使いやすさや業務効率化の面で大きな差別化要素になっています。代表的なポータルの用途は、以下のようなものです。
人事部のサイト
キャリア支援サイト、研修サイト
どの部門でどんな仕事をしているのかなど、外からでは見えにくい業務内容や職場の雰囲気をキャリア支援サイト上で発信することで、社内リクルーティングを活性化させることができます。
また、社員向け研修の内容や開催日程を取りまとめて研修サイトで発信すれば、社員は自分が受けたい研修をチェックしたり、受講予定の研修の内容やスケジュールを確認したりしやすくなります。サイトをカスタマイズすることで、個々の社員のスキルやキャリア形成との関連性が高い研修を表示させることも可能です。
近年では研修自体のオンライン化が進んでいるため、研修とSharePoint Onlineの親和性もますます高まっています。たとえば、受講者募集の告知や、研修開催前の受講者へのリマインド、研修後の資料共有、研修の事前事後の課題の出題、研修後のアンケートなどに活用できます。また、SharePoint Onlineのコミュニケーション機能を使って研修事務局や講師が受講者とコミュニケーションすることで、受講者へキャリア形成に向けた動機付けにつなげることも可能です。
人事労務手続き
SharePoint Onlineには人事労務関連に必要な承認ワークフロー機能が揃っているため、申請、署名、フィードバックなどの承認プロセスを備えたサイトを構築できます。これによって社員はテレワーク環境からもPCやスマートフォン上で各種申請・承認を行うことが可能です。
また、煩雑な人事業務もPower Automateを使って自動化することが可能です。SharePoint OnlineとPower Automateを連携することで、利用者の利便性・満足度向上と、人事担当者の業務効率向上の両立が見込めるのです。
人事労務に関するシステムは多くの種類が存在し、さまざまな企業で活用されています。しかし、基本的な仕組み自体は比較的シンプルなため、Power AutomateやPower Appsを使えば、承認ワークフローを簡単に構築することが可能です。
こうしたワークフローをSharePoint Onlineに組み込むことで、Microsoftアカウントと連携した承認者の選択や、承認者への通知などの機能を備えつつ、適切な権限管理を行うことができます。これにより、専門的な知識がなくても、社内の誰もが利用できる便利な承認フローを構築・運用することができます。
広報部門のサイト
WEB社内報
WEB社内報は紙媒体と比較して簡単に加筆・訂正が可能で、社内のニュースをスピーディーかつ手軽に発信できるというメリットがあります。
また、社外の編集パートナーや各部門の編集委員にアカウントを付与することで、記事の投稿や編集の作業は共同で行い、最後に編集部が承認・公開するなど、業務改善につなげることもできます。広報特有の煩雑な業務もPower Automateで自動化することが可能であり、SharePoint OnlineとPower Automateと連携することで、さらなる業務改善が可能です。
社内SNS
社内の手軽な情報発信や情報交換の場としてSharePointサイト上に社内SNSを作ることもできます。具体的には、SharePointサイトにYammerやTeamsを統合します。あらかじめテーマ別のチャットルームを設けるなどにより、部署の垣根を越えたコミュニケーションの促進に生かすことができます。
事業部門のサイト
ナレッジ共有サイト
過去のプロジェクトドキュメントや用語の解説記事など、組織に蓄積したナレッジ共有を図るためのサイトです。仕様書や設計書、業務マニュアルなどのドキュメントを体系的に管理することでノウハウの属人化から開放されます。
営業部門のサイト
営業支援サイト
営業活動に必要な情報やノウハウを提供するサイトの構築においてSharePoint Onlineは非常に有効なツールです。
これまで営業ノウハウは、経験に基づく「暗黙知」として属人的になりがちで、伝達や共有が難しいとされてきました。しかし現在では、こうしたノウハウを組織全体で活用できる「集合知」へと変えていく動きが広がっています。
SharePoint Onlineはもともと文書管理に優れており、社員が作成した資料を簡単に共有できるだけでなく、自動で分類・整理する機能も備えています。
さらに、分類方法や情報構造を柔軟に設計できるため、自社独自の営業スタイルや資料の探し方に応じた最適なポータル設計が可能です。
また、動画と提案書を組み合わせて提案プロセスを可視化したり、外部のEラーニングサービス（例：LMS365）と連携してトレーニングコースを用意するなど、営業ナレッジの共有と人材育成を一体的に進めることができます。
加えて、SharePoint Online上の仮想空間を活用し、VR営業イベントなどを実施することも可能です。これにより、知識共有だけでなく、実際の営業活動への応用も広がります。
SharePoint Onlineで構築した社内ポータルの事例
ここからは、実際にSharePoint Onlineを使用して社内ポータルを構築した事例をご紹介します。
なおこれらの事例は、社内の業務やコミュニケーションに何かしらの課題感があり、そのソリューションとして社内ポータルを活用したという好事例です。
人事部門の「社内広報ニーズ」を拾ってメディア化
ある企業の人事部では、以下のような課題を抱えていました。
- 離職防止や就労意欲向上のため、従業員のキャリアデザインに対する意識を醸成したい
- 人事部が従業員に行っている支援の内容を、メッセージとして社内にきちんと伝えたい
- 従業員が自身のキャリアを考える材料とするため、各部署の業務内容を共有し、社内リクルーティングを活性化させたい
上記のような人事部門の要望を、広報部門がすくい上げる形で、従業員のキャリアデザインや、会社によるキャリア支援についての情報を発信する「社内メディアサイト」をSharePoint Onlineで制作しました。
更新頻度は低いがよく見られているコンテンツは「トップページ」からすぐに閲覧できるようにし、外部のデザイナーを起用して凝った見栄えのバナーを作成・設置しました。また、キャリアに関するおすすめの書籍を紹介者の想いと共にリレー形式で紹介したり、社内の有名人の職務経歴インタビューを掲載するなど、社員の興味を引くコンテンツを内製し、コンテンツ一覧からたどりやすい階層に配置しました。話題性のあるコンテンツをコンスタントに発信することで、社内の意識変容/行動変容の促進につなげている事例です。
「研修ポータル」で研修をプロモーション
こちらは人材育成に課題を持っていた企業の実践例です。研修に対して、以下のような課題感をお持ちでした。
- 社内研修に対する従業員の当事者意識が低くなっている
- 研修にかける時間・費用・効果が全社で疑問視されている
これらの課題を解決するために、トップ層からの「階層研修を実施する背景」や「この研修が従業員にとってどれほど重要か」というメッセージなど、研修を自分ごととして捉えてもらうための情報を、SharePoint Onlineを利用して従業員へ発信しました。
また、SharePoint Onlineを基盤にしながら研修自体をオンラインで行い、コストの大幅な削減にも成功しました。研修後は「業務に役立つ」コンテンツを継続的に提供して耳目を引きながら、必要な情報にアクセスしてもらうことで、長期にわたる研修効果の促進にも繋げています。
社員のハミダス気持ちをカタチにする「SharePoint Onlineサイト構築」
こちらは、全社活動の推進にSharePoint Onlineサイトを活用した事例です。
冷凍食品やレトルト食品の製造・加工・販売を手掛ける株式会社ニチレイフーズでは、「ハミダス（とらわれず、明るく）」を従業員のモットーとして、社内・社外でのさまざまな活動に結びつけています。SharePoint OnlineでのハミダスWebサイトを構築し、ハミダス活動の活発な情報発信と交流の場を提供しています。
社内システムをこれまでのNotesからSharePoint Onlineへ移行する際にハミダスWebサイトが立ち上がったことで、これがSharePoint Online活用のモデルケースにもなり、スムーズなシステム移行にも繋がりました。
Office365を活用した理念ポータルの構築の事例
グローバル共通のコミュニケーションポータルとしても、SharePoint Onlineは適しています。
ある日本企業では、事業のグローバル化が進み、地域ごとにワークスタイル・雇用形態もバラバラになっていました。そこで、企業の総合力を発揮するため、グループ一体感の醸成に向けたインナーブランディングの推進と本社・海外拠点・グループ関連会社間での効果的な情報共有に向けたインターナルコミュニケーション体制の強化が求められてきました。
そこで、Office365をコミュニケーションのグローバル共通基盤として採用することを決定。グループ・グローバル各社で運営しているイントラポータルにあるコンテンツを調査・解析して全社で共有すべき情報を集約し、SharePoint Onlineで構築したポータルサイト上で統合しています。
まとめ
SharePoint Onlineは各種Officeツールとの連携することで、充実したコンテンツを盛り込んだインタラクティブな社内ポータルサイトが構築できます。
また、途中で紹介した「デジタルワークプレイス」の概念においても、業務上必要な情報やアプリケーションが一か所に集約されたポータルサイトは非常に重要であり、SharePoint Onlineはこれからの企業活動の中核をなすツールであると言えるでしょう。
社内ポータルで情報を発信したいとお考えになっているコーポレート部門や、コーポレート部門から依頼を受けて社内ポータル用のツールを検討しているシステム部門のみなさまは、ぜひSharePoint Onlineの導入を検討してみてください。
関連サービス
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