社内コミュニケーションツールのおすすめ12選!利用時の注意点も解説

#業務プロセス改善#ICTシステム活用支援#イントラポータル#コミュニケーション#働き方

20.Jan.2021

電話やFAX、手紙やeメール、電報などは昔から今まで使われているコミュニケーションツールですが、近年はインターネットの普及により、新たなコミュニケーションツールが台頭しています。例えば、プライベートで用いるツールとしてすっかり市民権を得た「LINE」などは、この10年のうちに生まれ、定番化したツールです。

コミュニケーションツールにはそれぞれ特徴があり、適した用途やメリット・デメリットが存在します。そのため、利用シーンに応じて適切なツールを用いることが求められます。また、社内コミュニケーションツールはただ導入すればよいわけではなく、利用にあたって重要な注意点も存在します。

本記事では、ビジネスのうち主に社内で用いるコミュニケーションツールに焦点を当てて、おすすめのツールを紹介します。

社内コミュニケーションツールとは

社内コミュニケーションツールとは、その名のとおり「社内でコミュニケーションを行うためのツール」です。今回は双方向のコミュニケーションツールに加えて、一方からもう一方へ情報伝達を行うツールも含みます。

社内コミュニケーションツールの需要が高まっている

2020年初頭から猛威をふるっている新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響と、働き方改革の推進に伴い、オフィス外で業務を行うテレワークの需要が拡大しました。
それによって社員同士が対面でやりとりをする機会が減り、社内のコミュニケーションを円滑に滞りなく行うためのコミュニケーションツールにはより一層注目が集まっています。

テキストチャットツール

冒頭で紹介したLINEのように、テキストで会話を行うツールです。メールと比べて速報性に優れるほか、1対1だけでなくチームでの会話ができるツールもあります。モバイルデバイスで操作することもあるため、基本的にはメールほどの長文は送らず、短い文章(ショートメッセージ)が主です。

Web会議(テレビ会議・ビデオ会議)

端末に搭載された(あるいは別途準備して取り付けた)カメラとマイク機能を使い、インターネット回線を利用して遠隔地で画面越しに顔を合わせながら話すことのできるツールです。回線速度に大きく依存するものの、技術の進歩によりビジネス利用であればほぼ遅延や乱れはなくなりました。また参加者の端末に表示されている画面を全員に共有でき、ビデオ通話だけでなく「会議」ができるように工夫されていることが特徴です。

イントラネット・Web社内報

イントラネットと呼ばれる社内の人間だけがアクセスできるネットワークを介して設置するポータルサイトや、かつては冊子が中心だった社内報をオンライン上で展開するWeb社内報も社内コミュニケーションツールのひとつです。イントラネットには掲示板を設けることもできるので、トップメッセージに対する意見を社員が書き込んで交流したり、Web社内報に機能をつけて読者と双方向にやりとりしたり使い方もできます。昔は大規模なシステムを必要としましたが、今はクラウドサービスを利用して手軽に導入が可能です。

社内SNS

「Facebook」などの個人向けSNSに似た社内限定のSNSを活用している企業もあります。ネットワークを介してグループ内で個人同士が交流したり各々の投稿を読んだり「フォロー」をしたりと、全員が顔を合わせる機会の少ない大手企業において部門の垣根を越えて交流する際などに活躍します。

動画配信 社内YouTube

こちらは「YouTube」を思い浮かべるとわかりやすいですが、情報伝達の手段として文字だけでなく動画も活用されるようになってきました。動画は文字と比べると情報量が圧倒的に多く、短い時間で印象的なメッセージを発信できます。あらかじめ録画した動画を掲載できるほか、ストリーミング配信という形式でライブ中継も可能です。

社内コミュニケーションツールの機能・できること

多くのコミュニケーションツールには、情報発信や会話を行う以外の機能も備わっています。

ファイル共有

会話の中で画像やドキュメント、各種データを共有する必要が生じた際、ツールの中でファイルを共有できます。別途メールソフトを立ち上げてファイルを送る必要がないためシームレスな情報共有が実現します。
また最近では、Microsoft 365に代表されるように共有したファイルを複数人が同時に編集する機能などを備えたものもあります。

タスク管理(スケジュール管理)

ビジネスにおいて徹底したタスクとスケジュール管理は自身のためにもチームとしても不可欠です。特にチームでの業務においては今どの作業工程にあり、誰がバトンを持っていてネクストアクションは何かをしっかりと全員が共有して認識をすり合わせておく必要があります。
こうした管理ツールをコミュニケーションツールが内包していることがあるので、あわせて使うとツール活用の幅が広がります。また、ツール自体に管理機能がなくてもAPIを利用して会社内のタスク管理・スケジュール管理ツールと連携をさせられることもあるので、システム担当者へ確認をとってみるとよいでしょう。

おすすめの社内コミュニケーションツール12選

ここからは、機能別におすすめの社内コミュニケーションツールをご紹介します(重複あり)。自社の環境に適したものを探してみてください。

おすすめのビジネスチャットツール

ここでは、おすすめのビジネスチャットツールをご紹介します。

Slack

Slackは米国で開発され、主にIT系やWeb系の企業で使用されることの多いクラウド型ビジネスチャットツールです。海外発のツールではありますが、日本語にローカライズされているため利用に際して困ることありません。ブラウザ版、アプリケーション(PC、Mac、モバイルデバイス)版が存在するマルチデバイスのコミュニケーションツールです。
特徴としては、1対1のダイレクトメッセージ機能のほかに、ワークスペース内に存在する話題別のチャットルーム(チャンネル)を設けられます。このチャットルームには入室制限や表示・非表示もできるので、職能が異なる人たちが混在する場合でも役立ちます。
さらにAPI連携が豊富なことでも知られており、非常に多くのツールと連携して機能する点は大きなメリットでしょう。

無料プラン:あり
有料プラン:1ユーザー850円〜/月(2020年12月1日現在)

Chatwork

Chatworkは、国産のクラウド型ビジネスチャットツールとしては利用者数No.1を誇るツールです。業界・職能問わずさまざまな企業で導入されており、日本企業が運用していることからサポート体制も安心です。また、公式サイトで操作マニュアルや活用の手引き書をPDFファイルにて配布しているので、用途に応じて活用することもできます。
Chatworkには話題ごとのチャットルームはないものの、社外のChatworkユーザーとやりとりできる点や、官公庁が採用するほどの高セキュリティ、主要WebサービスとのAPI連携など、安心して使える水準を保っています。

無料プラン:あり
有料プラン:1ユーザー400円〜/月(2020年12月1日現在)

Microsoft Teams

Microsoft TeamsはWindowsでおなじみのMicrosoft社が提供する「Microsoft 365(旧Office 365)」に含まれるクラウド型ビジネスチャットツールです。セキュリティが堅牢であることはもちろん、Microsoft Teamsを使いながら後述するファイル共有ツール(Microsoft OneDrive)のファイルを参照したり、その中のWordファイルやExcelファイルをチャットと平行しながら共同編集したりと、作業をシームレスに行える大きなメリットがあります。チャット機能としてはSlackのようなチャネル機能を設けているほか、1対1、1対他のメッセージのやりとりも可能です。大手企業で導入されるケースが多いのですが、Microsoft 365がとても便利なのであわせて利用することも視野に入れておくとよいでしょう。

無料プラン:あり
有料プラン:1ユーザー約540円〜/月(2020年12月1日現在)

ファイル共有のおすすめツール

ここではコミュニケーションを円滑にするための「ファイル共有」ツールを3つご紹介します。

Google Drive

Google Driveは、Google社が提供するクラウドストレージです。Googleアカウントを持っていれば15GBまで無料で使用できます。ドキュメントや写真、動画などファイルを形式にかかわらず保存できるほか、Google社の提供するGoogleドキュメントやスプレッドシートであれば容量は無制限です。セキュリティに関してはいうまでもなく、また検索エンジンのテクノロジーを生かしたドライブ内のファイル検索機能も強力です。さらに、Googleドライブに保存したファイルは1つ1つにURLが割り当てられるため、共有が簡単でもあります。
最近ではWordやExcelの代替としてGoogleドキュメントやスプレッドシートを使う企業も増えてきたので、有料サービスであるGoogle Workspace(旧G Suite)を利用しているのであればあわせて活用するとさらに便利でしょう。

無料プラン:あり
有料プラン:1ユーザー680円/月〜(2020年12月1日現在)

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDriveはMicrosoft社提供のクラウドストレージで、最大のメリットはOffice製品との相互性です。WordやExcel、PowerPointといったデータファイルをローカルに置いておくことなく、保存の際にMicrosoft OneDriveを指定するだけで一箇所にまとめることができます。さらに、Microsoft OneDrive上でこれらのファイルを共同編集できる点も大きな強みでしょう。Google DriveのようにURLでファイル共有ができる点も及第点です。

無料プラン:あり
有料プラン:1ユーザー約540円〜/月(2020年12月1日現在)

Dropbox

Dropboxは、クラウドストレージサービスのパイオニアたる存在です。リリースが2008年なので、ブロードバンドが浸透し始めたころにはすでにサービスを開始していました。URLでの共有や共同編集機能はDropboxが他社に先駆けて開発したようです。ローカルに保存したファイルとDropbox上のファイルとの同期が可能なので、ローカルでも作業をしたい場合にはおすすめです。

無料プラン:あり
有料プラン(法人):1ユーザー1,500円〜/月(2020年12月1日現在)

タスク管理・共有ツール

次に、タスクを可視化・管理できるツールを3つご紹介します。

Trello

Trello(トレロ)は、タスクを記載した「カード」をプロジェクトの進捗状況に応じて「カンバン」上でスライドさせながらタスク管理ができるタスク管理ツールです。世界中で数百万人ものユーザーが利用しています。
簡単に解説すると、はじめは「Things To Do(すべきこと)」にカードを並べて、開始したらら「Doing(着手)」にカードを移動し、終わったら「Done(完了)」に移動する、といったように使い方が明快です。この画面を全員で共有することでどんなタスクが誰に割り当てられていて今どの状態かを知ることができます。
海外産のツールながらローカライズもしっかりしており、利用者も多いことから使い方には困りません。無料で試用できるので、まずは実際に使ってみることをおすすめします。

無料プラン:あり
有料プラン:1ユーザー9.99ドル/月(2020年12月1日現在)

Backlog

Backlogは、株式会社ヌーラボが提供する国産のタスク管理ツールです。チャット機能も備わっており料金体系がユーザー数ごとではないので、全社でアルバイトや派遣社員など全員で使う際などに力を発揮するでしょう。
タスクは担当者や進捗状況、対応期限が一覧で表示されるため俯瞰しやすく、ガントチャートにもできるほか、リマインドメールも送られるようになっています。ヘルプセンター、ユーザーコミュニティ、お問い合わせ窓口がすべて国内にあるというのも大きなメリットであり、海外産のツールはたとえローカライズされていても浸透が不安という場合にはおすすめです。

無料プラン:なし(30日間のトライアルあり)
有料プラン:ユーザー数無制限 19,800円/月(2020年12月1日現在)

Asana

Asana(アサナ)は、Facebookの共同創業者と元Googleエンジニアが立ち上げたタスク管理ツールです。2015年にフルリニューアルを行ってから人気が高まっています。
タスク管理画面はTrelloのようなカンバン形式にもBacklogのようなリスト形式にもできます。各タスクにはコメントが記載できるため、個々のタスク確認も楽です。ガントチャートはありませんがカレンダー(タイムライン)形式にも対応しており、Googleカレンダーとの連携も可能です。自由度が高いぶん初心者にはハードルが高いかもしれませんが、かゆいところに手の届くカスタマイズ性がAsanaのウリなので、ほかのタスク管理ツールで物足りない方は試してみてください。

無料プラン:なし(30日間のトライアルあり)
有料プラン:1ユーザー1,200円/月〜(2020年12月1日現在)

Web会議(テレビ会議・ビデオ会議)のおすすめツール

テキストではなく動画で社内コミュニケーションをとりたい場合に便利なおすすめツールをご紹介します。

Google Meet

Google MeetはGoogle社の無料ビデオ会議サービスです。有料プランでは1回あたりの会議時間を延長できます(無料プランは1時間まで)。GoogleカレンダーやGmailと連携しており、カレンダーやメールから直接ビデオ会議に進めるのは便利です。招待の際もURLを発行して相手に送信するだけなので手軽であり、社外の人も参加できます。

無料プラン:なし(30日間のトライアルあり)
有料プラン:1ユーザー8ドル/月〜(2020年12月1日現在)

Zoom

ビデオ会議を世に知らしめて普及させた立役者がおそらくZoomでしょう。2020年初頭から使われ始め、一時期は業界シェアNo.1を獲得していました。セキュリティ面で懸念があり多くの企業が離れたものの、問題はすべて解決しており、現在はセキュアにWeb会議を実施できます。機能面ではGoogle Meetとほぼ同様ですが、背景を仮想化できる「バーチャル壁紙」はZoomならではの人気機能です。

無料プラン:なし(30日間のトライアルあり)
有料プラン:1ユーザー2,000円/月〜(2020年12月1日現在)

Microsoft Teams

Microsoft TeamsもMicrosoft 365(旧Office 365)に含まれるツールで、Web会議のためのツールです。やはり特筆すべきはOfficeツールとの連携で、会議をしながらその場でWordの議事録を全員で編集したりExcelのグラフを参照したりと利便性に優れます。また、Zoomに続いてバーチャル背景を導入していますので、テレワークで自宅を見られたくない場合には有用でしょう。こちらも単体で使うのではなく他のMicrosoftとともに活用すると効果的です。

無料プラン:あり
有料プラン:1ユーザー約540円〜/月(2020年12月1日現在)

社内コミュニケーションツールを利用する際の注意点

コミュニケーションツールはこうして一覧で並べてみるととても便利に思えるのですが、実際にビジネスで社内に導入するときには注意すべきことがあります。それは、「導入しただけでは意味がない」という点です。詳しく見ていきましょう。

ツールが社内に浸透するよう働きかけが必要

こうしたツールを導入した際、勉強会やレクチャーを行う企業はまだ少ないのではないでしょうか。ITリテラシーの高い社員であれば特に説明がなくてもすぐに使いこなせるようになりますが、人によっては使い慣れず放置してしまうこともあります。そしてそれをまわりがフォローしてくれればまだよいほうで、使えない人が増えてくるとだんだんと利用離れが加速し、気づけば無用の長物と化してしまうこともあります。
コストや労力はかかるかもしれませんが、「なぜ導入するのか」「導入するとどうなるのか」「どうやって利用するのか」「わからないときはどうすればよいのか」を明らかにし、全社に浸透させるよう積極的に働きかける活動が不可欠です。たとえどんなに便利なツールでも使われなければ意味がありません。

ツールに頼りきりにならない

例えばチャットツールが浸透してくると、オフィスが静かになりがちです。人によっては息が詰まると感じることもあるようです。コミュニケーションツールは既存のコミュニケーション手段の完全な代替というわけではなく、あくまでバリエーションのひとつだと捉えましょう。顔を合わせられるならこれまで通り口頭でのコミュニケーションも大事にし、簡単に済ませられる用件であればチャットツールを使ったり、在宅ワークの社員とはWeb会議を利用したりと、ツールに頼りきるのではなくうまく使い分けることが肝要です。

コミュニケーションを整理する

チャットツール、ファイル共有ツール、タスク管理ツール、ビデオ会議ツールと社内コミュニケーションツールを紹介しましたが、これらを自在に使い分けるためには、まず「コミュニケーションの整理」が必要です。コミュニケーションが整理されていないと、これらのツールをいつどこで使えばいいかがわからなくなってしまうのです。
こうしたデジタルツールを導入することでコミュニケーションが円滑になるわけではなく、円滑な社内コミュニケーション環境を多様な働き方の中でも維持するためにデジタルツールが存在するという考え方だといえます。リアルな現場でうまくいっていないコミュニケーションを、デジタルツールの導入によって改善できることは原則としてありません。もしそれがあるとすれば、ツールを方便にして会社のコミュニケーションを大きく変革しようと試みる企業でしょう。ただしその場合にも、コミュニケーションの専門家が介入しない限り変革は極めて困難だということは覚えておいてください。

まとめ

今回は社内コミュニケーションのデジタルツール12選をご紹介しました。ここまで読んで比較検討し、気になったツールはすぐにでも試用したくなるかもしれませんが、まずは最後に解説したとおり、社内コミュニケーションのあり方を今一度整理しましょう。ソフィアは社内コミュニケーションや社内コミュニケーションツールの支援を得意としておりますので、検討の際はぜひおまかせください。

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