インターナルコミュニケーション
社内コミュニケーションに役立つデジタルツール15選！選び方も解説
最終更新日：2023.05.10
目次
業績を上げている企業の多くは、社内コミュニケーションが活発で風通しのよい職場です。コミュニケーションの重要性は理解されつつも、実際には十分に取れていない企業も少なくありません。テレワークの普及や人材の流動化により日常的な対面コミュニケーションが難しくなる中、社内コミュニケーションを活性化させるデジタルツールが注目を集めています。本記事では、社内コミュニケーションを円滑にするためのツールの紹介と導入メリット、効果的な活用方法や選定のポイントを解説します。
多くの企業がコミュニケーションにおける課題を感じている
社内コミュニケーションの実態について、毎年調査を実施しているHR総研の2022年度のアンケート調査結果によると、7割以上が「自社の社内コミュニケーションに課題あり」としています。
このことから、大半の企業がコミュニケーションの課題を恒常的に抱えていることがわかります。
一方、コミュニケーションをとりやすいのは「対面」と回答した企業が圧倒的に多く、7割にも及んでいます。逆にいえば、リモートワークが進む中、多くの企業が非対面でのコミュニケーションに難しさを感じていると言ってよいでしょう。
さらにHR総研の2024年調査でも、企業規模1,001名以上の大企業では約70%が自社のコミュニケーションに課題があると回答しており、中堅・中小企業でも6割以上が課題を認識しています。 9割近く の企業が「コミュニケーション不足は業務の障害になる」と感じていることから、円滑な情報共有や意思疎通の重要性が改めて浮き彫りになっています。
また、企業規模別に見ると、従業員数1,001名以上の大企業では「対面コミュニケーションの減少」が最も多く42％、次いで「管理職のコミュニケーション力」が41％となっています。業務環境の変化により、従来以上に社内コミュニケーションの活性化策が求められていると言えるでしょう。
社内コミュニケーションを円滑にするツールの役割
社内でのコミュニケーション不足を解消するために、多くの企業が導入しているのが社内コミュニケーションツールです。
これらのツールを活用することで、離れた場所にいる社員同士でも円滑に情報共有や意思疎通が行えるようになります。チャットやオンライン会議など 非対面でも対面に近いコミュニケーション環境 を作り出し、業務のスピードアップやコラボレーション促進に役立ちます。
社内コミュニケーションツールとは
社内コミュニケーションツールとは、社員同士で行うコミュニケーションの活性化や、情報共有、業務効率化などを促すツールです。
例えばテキストチャットやビデオ会議システム、社内SNS、グループウェア（デジタルワークプレイス）などです。プライベートな場面ではLINEやMessenger（Facebook）、TwitterやFacebook、YouTubeやTikTokなどが人気ですが、これらのビジネス版が社内コミュニケーションツールと呼ばれます（社外とやりとりできるツールもあります）。
さらに、社内に掲示されるホワイトボードの予定表や回覧板などのアナログなツールも、社内コミュニケーションツールの一部にあたります。
この記事では社内SNSやチャット、Web会議、ナレッジ共有などデジタルツールに限定してご紹介しています。
主なコミュニケーションツールの種類:
ビジネスチャットツール: テキストメッセージでリアルタイムにやり取りするツール。メールより手軽で日常的な連絡に適しています。
ビデオ会議ツール: 音声や映像を使ってオンラインで会議を行うツール。遠隔地でも対面に近い感覚で打ち合わせ可能です。
プロジェクト管理・コラボレーションツール: タスク管理や情報の共有・一元管理を行い、チームでの仕事を”見える化”するためのツール。
グループウェア: 社内ポータルやスケジュール管理、掲示板など社内業務全般を一元化できるツール。
ナレッジ共有ツール: 社内のマニュアルやナレッジを蓄積し、必要な情報を誰もが検索・閲覧できるようにするツール。
オンラインストレージ: ファイルの保存・共有をクラウド上で行うツール。最新版ファイルへの同時アクセスや共同編集が可能になります。
社内コミュニケーションツールが普及 した背景
スタート当初はドキュメント管理機能としての役割を主に担っており、社員が使いたい資料にアクセスするための窓口として利用されていました。これは会社から社員への一方的な情報提供であり、通達や回覧を電子化したようなものでした。当時の社内コミュニケーションツールは電話やEメールが主に使われており、デジタル化の波はここから訪れます。
2000年代に入ってから、Facebookやmixiなどの投稿機能を持つソーシャルメディアの広がりとともに「自らが発信でき、それに対して反応をもらう」双方向あるいは1対他のコミュニケーションスタイルが主流となっていきました。Facebookとmixiはほぼ同時期にサービスを開始しましたが、日本ではFacebookよりもmixiの方が流行っており、徐々にTwitterやFacebookへ移行することとなります。なお、世界初の社内SNSは2004年にビートコミュニケーションが「Beat Communication」というパッケージをリリースしており、mixiの流行に合わせてmixiに似たUIを採用するに至っています。
コミュニケーションのこうした変容に伴い、ビジネスシーンにおいても掲示板やコメント機能やソーシャル機能を持つ社内SNSなどの社内コミュニケーションツールを採用する企業が増加しており、この潮流は現在も続いています。
さらに近年では在宅勤務をはじめとしたテレワークなどの多様な働き方に合わせて、場所を選ばず利用できる「デジタルワークプレイス」としての機能を持つ社内コミュニケーションツールが主流となってきています。
デジタルワークプレイスとは、社内ネットワークの一箇所に業務アプリケーションや社内コミュニケーションツールが集約し、そこにアクセスすればすべての業務や社内コミュニケーションを行えるというツールやサービスの総称です。
社内イントラや社内ポータルは、もともとは情報の倉庫、情報の置き場としての役割 を担っていましたが、 今では社内コミュニケーションの場、ワークプレイスとして進化 しました。世の中の変容に合わせて、社内でのコミュニケーションが変化してきたことがわかります。
社内コミュニケーションツールによりデジタルワークプレイスの時代へ
デジタルワークプレイスとは、いつどこにいてもインターネットに接続さえすれば作業や仕事上のやりとりができる、新たな働き方を支援するビジネス戦略です。業務に必要なアプリケーションや情報、コミュニケーションツールをクラウドベースのデジタル空間上に集約し、PCやスマートフォンをはじめさまざまなデバイスでアクセス可能となります。
個人のデバイスにデータやアプリケーションを置かず、これらの資源をサーバーにより一括して管理することができます。デジタルワークプレイスの普及によってビジネスにさまざまなメリットがもたらされます。
デジタルワークプレイスという考え方自体は時代に応じた新たな働き方において生産性や業務効率を高める手段のひとつとして、以前から存在していました。これまでできなかった構想がデジタル技術の進化と高速インターネット回線、社内コミュニケーションツールの普及により、近年になってようやく実用化されました。
社内コミュニケーションツールを利用するメリット
社内コミュニケーションツールを利用するメリットは大きく分けて56つ挙げられます。
コミュニケーションの活性化
社内コミュニケーションツールを利用することで、離れていてもこまめに連絡を取り合うことができます。チャットツールや掲示板、SNSはすぐに返信する必要がない非同期型コミュニケーションツールであるため、社員にとっては電話よりも気軽です。
また、通常業務ではなかなか接点のない他部門の社員とも交流ができます。イラストを使ったスタンプ機能、アイコン機能を搭載しているツールもあり、カジュアルなコミュニケーションがとれることも魅力の一つです。
これまで社内コミュニケーションの型として「ホウレンソウ（報告・連絡・相談）」がしばしば言及されてきましたが、最近では「ザッソウ（雑談・相談）」という言葉が生まれるくらいに、こうしたカジュアルなコミュニケーションが重視される ようになってきました。
業務効率の向上
チャットツールはEメールと比べるとスピード感があります。例えばEメールでは1本メールを送るだけでも、宛先を選び、冒頭にあいさつ文を書く手間がありました。さらにそれまでのやりとりを振り返る際は、前のメールに遡ったりメール下部にずらっと並んだ引用文をスクロールして探したりする必要があり、あまり効率のよいものではありませんでした。
チャットツールは基本的に用件やそのときの内容を短くシンプルに記載することに特化 しています。打ち合わせのやりとりも残すことができますので、あえて議事録を作る必要もありません。プロジェクトごとにやりとりが管理されていれば、後任者はメッセージをスクロールするだけで業務の流れと文脈をつかむことができ、わざわざ引継ぎ資料を作る手間も不要です。業務とコミュニケーションは密接に関係しているのです。
情報共有の効率化
社内コミュニケーションツールを活用すると、情報共有も円滑にできるようになります。クラウド上のワークスペースにドキュメントの共同編集機能が備わっている ことも多く、ファイルも一元管理できます。これらのファイルを1つのURLだけで多数の社員に共有することも可能です。
属人化の防止
社内コミュニケーションが不足すると、業務を自分のやり方で進めてしまうために仕事が属人化します。報連相もおろそかになり、上司は部下の作業状況を把握することが難しくなっていきます。そしてそのまま改善の機会を失い、生産性や業務の正確性、チームビルディングに支障をきたします。この属人化を防止する役割を果たすのも、社内コミュニケーションツールが持つメリットのひとつです。
エンゲージメントの可視化と向上
社内コミュニケーションツールを活用することで、会社と社員、部門と部門、上司と部下、社員と社員などの関係を深めることができ、エンゲージメントの向上につながります。
しかしエンゲージメントは、ツールの特性や機能を活用してコミュニケーションをとらない限り向上しません 。社内コミュニケーションツールを使い、その中で生まれるコミュニケーションが促進し、活発な議論が交わされる中でこそエンゲージメントは高まります。
そうしたコミュニケーションツールに蓄積されるデータはコミュニケーション組織内の大きな傾向や問題を捉えることに活かすことができます。
また、オンラインでのコミュニケーションが増える中で、チーム内のマネジメントの難易度があがりました。社員一人ひとりのモチベーションや調子、仕事の忙しさなどもリーダーから見えにくく、適切なフォローや手助けが行き届かなくなっています。
社内コミュニケーションツールを用いれば、チャットやメールなどのコミュニケーションの量、連絡相手の多様さ（孤立していないか・話し相手が固定化していないか）、作成したファイルの数など、社員が抱える不調や問題に目が届くようになります。ただし、「従業員の一挙一動を監視する」といったものにならないよう注意が必要です。
さらに、社内コミュニケーションに課題がない企業ほど従業員エンゲージメントが高いことも調査で示されています 。コミュニケーションが円滑な組織では社員の意欲や会社への愛着心が顕著に高まり、生産性や定着率の向上にもつながるといえるでしょう。
コラボレーションの推進
社内コミュニケーションツールの導入により、リアルの場では関わりのない社員同士をつなげることも可能となります。社員同士がツール内で情報交換や協働して業務を行うといった、デジタルコラボレーションが起こりやすい環境を整備することで、これまでにない新しい価値が生まれる可能性があります。
例えば社内ポータルサイトがあれば、部署をまたいだコミュニケーションはさらにスムーズになり、従業員自らプロジェクトを発足したり意見交換をしたりと、企業活動が活発化していくでしょう。
ツール導入の失敗と社員起点のコミュニケーション設計の重要性
部門間のコミュニケーション活性化のために「社内SNSを導入したが、社内コミュニケーションが活性化しなかった」という話を聞いたことはないでしょうか。
そもそも、「話すことがない」「関係性が悪い」「部署間で使用している専門用語が違う」などの問題を整理しないまま導入してもあまり意味がありません。コミュニケーションツールの導入＝活性化というイメージがあるかと思いますが、その前にコミュニケーションを可視化することが重要です。
その理由は、企業が描いている事業の戦略や社員の働き方といった経営テーマと、現状の社員同士のコミュニケーションがどの程度フィットしているか を明確にしない限り、いくら社内コミュニケーションツールを用いても問題点や課題が解決しないからです。
現状の社員同士のコミュニケーションを整理、可視化すると、社内コミュニケーションツールを導入するべき問題点が見えてきます。まずはこの問題点を洗い出し、目的を持って社内コミュニケーションツールを導入していくことが大切です。
社内コミュニケーションツールを導入しただけでは活性化しない
社内コミュニケーションツールに代表される「社内ポータル」「社内SNS」「チャットツール」「いいねボタン」などは、「情報共有の効率化」や「コラボレーション促進」、「心理的安全性」などを達成させるために導入 されます。
しかし、「社内ポータルを導入したが、情報システム部への問い合わせは減らない」「社内報をWeb化したものの、誰も見ない」「社内SNSには誰も投稿しない」「いいねボタンを押したんだから伝わっているはずだと思い込んでいる」などの問題も浮上します。このような状態ではツールの導入が逆効果になってしまう場合も少なくありません。
上記の根本の原因を特定し、整理して説明できるのはごく限られた人だけではないでしょうか。しっかりと原因を突き止めないまま社内コミュニケーションツールを導入したとしても、効果的なコミュニケーションの改善や向上は望めないでしょう。
「そもそもコミュニケーションを取りたいのか？」「コミュニケーションを取る必要性があるのか」など、動機や要求がない場合に「場」や「ツール」を提供することは逆効果になります。ツールは組織内のコミュニケーションがなされて機能するもので、コミュニケーションを担保するものではありません。コミュニケーションの主体は人であり組織であるという事実を認識した上で、ツールの導入を検討 しましょう。
ツールは必然性を担保し、人が偶然性のあるコミュニケーションを生み出すから価値になる
社内コミュニケーションツールは、ある一定の必然性を担保するのみです。コミュニケーションにおける偶然性を担保するものではありません。
例えば、お互いの共通の趣味や出身校が同じなど、コミュニケーションを取る中で偶然性があるでしょう。このような偶然性がお互いの理解を深め、価値のあるコミュニケーションとなります。
企業は社内コミュニケーションツールの導入に向けて、導入計画やテスト導入計画を情報システム部や事業部は事細かに計画を立てます。活用のガイドラインやポリシー作成、ユーザー教育など、活用してもらうユーザーに向けて、ありとあらゆる施策を講じます。
しかし、だからといって価値のあるコミュニケーションが生みだされるわけではありません。コミュニケーションを価値のあるものにするかどうかは、あくまでも人だという認識を忘れないようにしましょう。
【用途別】社内コミュニケーションツールのおすすめ15選
ここからは、目的に合わせて活用できる社内コミュニケーションツールをジャンル別にピックアップしてご紹介します。自社の課題や目的に合ったツールを選ぶ参考にしてください。
ビジネスチャット（デジタルワークプレイス）
メリット: メールと比べて短文で迅速なやりとりに向いています。話題ごとにチャンネル（チャネル）を作成したり、関係者同士でグループを組んでコミュニケーションできるため、簡易的な打ち合わせも可能です（本格的な打ち合わせはWeb会議を活用すると良いでしょう）。スマートフォンやタブレット用のアプリも提供されている場合が多く、いつどこにいてもインターネットさえあれば閲覧・返信が可能です。
Microsoft Teams（無料プランあり）
Microsoft社のビジネスチャットツール。他のMicrosoft 365製品とシームレスに連携できるため、チャット中にWordやExcelを同時編集することも可能です。プロジェクトごとにチームを作成し、その中で話題別に複数のチャネルを設定して議論できます。
Slack（無料プランあり）
アメリカ発のビジネスチャットツールで、全世界で4,200人以上が利用しています。豊富な外部サービスとのAPI連携が可能で、GoogleカレンダーやZoom、Notionなどと連動させれば日々の業務を一つのプラットフォーム上で完結できます。チャンネル機能で話題ごとに会話を整理でき、IT企業やWeb業界を中心に多く導入されています。
Chatwork（無料プランあり）
国産のビジネスチャットツールで、2020年度時点でシェアNo.1を誇ります。操作がシンプルでPCやスマホに不慣れな方でも扱いやすく、中小企業から大企業まで業界・職種を問わず導入されています。タスク管理機能やグループチャット機能、ファイル共有やビデオ会議機能も備え、これひとつで社内コミュニケーションの大半をカバーできるのも特徴です。
LINE WORKS（無料プランあり）
個人向けチャットアプリLINEのビジネス版。普段使い慣れたインターフェースで導入ハードルが低く、スタンプなども使えるため社内の気軽な連絡手段として人気です。セキュリティや管理機能も企業向けに強化されており、幅広い業種で採用されています。
イントラネット／ポータル／社内報・CMSサイト
メリット:
社員が最初に目にする社内ポータルを充実させることで、会社から発信したい情報を確実に届けることができます。掲示板機能で意見交換・情報共有を行えば部署を超えた交流が生まれ、社員同士の関係性を深める効果も期待できます。とくに社内報や掲示板では仕事以外のプライベートな話題を取り上げることで共通点や接点を見つけるきっかけとなり、コミュニケーションを促進します（実際に部活動紹介の掲示板を設けている企業もあります）。
サイボウズ ガルーン（無料プランあり）
国産の代表的なグループウェア。社内ポータルやスケジュール共有、ワークフロー（稟議書など承認フロー）、掲示板など主要機能を一通り備えつつ、直感的に操作できるUIが評価されています。クラウド版とオンプレミス版があり、自社に合わせて選択可能です。初期費用がかからず手軽に導入できる点も魅力です。
HCL Notes（旧IBM Notes、無料プランなし）
グループウェアの先駆け的存在。スケジュール共有やファイル管理、ワークフロー、掲示板、チャット、在席確認など企業内コミュニケーションに必要な機能を網羅しています。自社サーバーに構築するオンプレミス型のため、自社に合わせた細かなカスタマイズが可能で、大企業を中心に根強く利用されています。
SharePoint Online（無料プランなし）
Microsoft社が提供するクラウド型の社内サイト／情報共有サービスです。ファイル共有のOneDriveと連携しつつ、チームやプロジェクト単位でサイト（ページ）を作成して情報発信できます。ドキュメントのバージョン管理や同時編集、強力な検索機能を備え、膨大な社内資料から必要な情報を素早く見つけ出すことができます。
Google Workspace（無料プランなし）
Googleが提供するビジネス向け統合クラウドサービスで、Gmailやカレンダー、オンラインストレージ（Googleドライブ）、Chat、ビデオ会議（Google Meet）、サイト作成（Google Sites）などあらゆる機能がセットになっています。プログラミング知識不要のサイト作成ツールも含まれ、プロジェクトやイベントごとにチームサイトを簡単に立ち上げて情報共有が可能です。Googleアカウント一つで多様な社内コミュニケーションを実現できるのが強みです。
Web会議ツール
メリット:
離れていても顔を見ながら会話できるため、テレワーク下でも対面に近いコミュニケーション環境を提供します。以前は専用の高価な機器が必要でしたが、現在はPC内蔵や安価なマイク・カメラで十分対応でき、スマートフォンでも手軽に参加できます。ネット回線さえ安定していれば音声や映像が途切れるストレスも少なく、円滑に会議が行えます。
Zoom（無料プランあり）
2020年の新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の流行に伴い、一気にシェアNo.1となったWeb会議ツールです。シンプルで高品質な映像通信が特長で、大人数の会議やウェビナーにも対応可能です。自宅を映したくない場合のバーチャル背景機能が人気を博し、リモートワークの代名詞的存在になりました。一時期セキュリティ上の問題が指摘されましたが現在は改善され、企業での利用も再び増えています。
Microsoft Teams
ビジネスチャットの項で紹介したTeamsはWeb会議機能も統合されています。チャットでのやりとりからシームレスにオンライン会議に移行でき、資料共有や録画も簡単です。社内の予定表（Outlook）とも連携して会議招集ができるため、日常的な打ち合わせから社内セミナーまで幅広く活用されています。
Google Meet（無料プランあり）
Google Workspaceに含まれるビデオ会議ツールです。ブラウザだけで利用でき追加ソフトのインストールが不要な手軽さが魅力です。参加用URLを共有するだけで社内外問わずスムーズに会議を開始でき、Googleカレンダー予定と連動したリマインドや会議記録のGoogleドライブ保存など、他のGoogleサービスとの強力な連携が可能です。社内外の拠点をつないだ定例会議からオンライン研修まで幅広く使われています。
プロジェクト管理・コラボレーションツール
メリット:
チームのタスクや進捗を”見える化”し、担当者間で効率よく情報共有・協働できるようにするツールです。プロジェクトベースのコミュニケーションを支え、部署や職種を超えたコラボレーションを円滑にします。タスクのステータス管理や期限のリマインド、自動通知などにより、抜け漏れ防止や生産性向上に寄与します。
Trello（無料プランあり）
アジャイルなタスク管理に適したカンバン方式のコラボレーションツールです。付箋感覚でタスク（カード）をボード上に並べ、ドラッグ＆ドロップで進捗を更新できます。誰が何を担当し、今どの段階にあるかが一目で分かるため、プロジェクトの状況共有が容易です。シンプルな操作性からエンジニア以外の部門でも広く使われています。
Asana（無料プランあり）
プロジェクトとタスクを体系的に管理できるコラボレーションツールです。リスト表示やボード表示、ガントチャートのタイムライン表示など多彩な方法でプロジェクト計画を可視化できます。タスクごとにコメントやファイル添付ができ、メンバー間のコミュニケーションをタスク単位で記録できます。プロジェクトの期日や責任者を明確にし、大規模チームの業務管理にも耐えうるスケーラビリティを持っています。
Notion（無料プランあり）
ドキュメント作成とプロジェクト管理が一体化したオールインワンのコラボレーションツールです。議事録やマニュアル作成からタスク管理、データベース構築まで自由度高く利用でき、スタートアップから大企業まで注目されています。社内Wikiとしてナレッジを蓄積しつつ、プロジェクトスペースでタスク管理も行えるため、小規模チームではこれ一つでコミュニケーション基盤を構築するケースもあります。
社内Wiki・ナレッジ共有ツール
メリット:
業務マニュアルやナレッジ、ナレッジベースを蓄積し、社員が必要な情報をいつでも引き出せるようにするツールです。情報が個人に留まらず組織の共有財産となるため、属人化防止や新人教育の効率化に繋がります。検索機能やタグ機能で過去の知見をすぐに参照でき、生産性向上やミス削減に寄与します。
Confluence（コンフルエンス）
Atlassian社が提供する企業向けWikiツール。議事録や設計資料、報告書などあらゆるドキュメントをWeb上で共同編集・共有できます。ページ単位のアクセス権管理や変更履歴、テンプレート機能などを備え、大企業のナレッジ管理にも耐えるスケーラビリティがあります。Jiraなど他の開発ツールとも統合でき、IT企業を中心に導入が進んでいます。
NotePM（ノートピーエム）
国産の社内Wiki／ドキュメント共有ツールです。シンプルなUIで非IT層にも使いやすく、議事録・手順書から社内報まで幅広い用途で利用されています。ページをノートごとに階層管理でき、コメント機能でフィードバックも残せます。全文検索が高速で、欲しい情報にすぐたどり着ける点が評価されています。専門知識不要で導入できるクラウドサービスとして、中小企業から大企業まで幅広く活用されています。
オンラインストレージ（ファイル共有）ツール
メリット:
社内のファイルをクラウド上で一元管理し、場所を問わずアクセス・共有できるようにするツールです。メール添付の手間を省き、常に最新版のファイルを複数人で閲覧・編集できるため、情報の齟齬や重複管理を防げます。アクセス権限を細かく設定することでセキュリティを確保しつつ、テレワーク下でも円滑に資料共有が可能です。
Dropbox（無料プランあり）
個人から企業まで幅広く利用されているクラウドストレージサービスです。ローカルのフォルダと同期して自動でクラウドにバックアップでき、リンク共有で大容量ファイルも簡単に他者と共有できます。履歴管理や復元機能も備わっており、万が一の誤削除にも対応可能です。シンプルな操作性で部署・拠点間のファイル共有インフラとして定評があります。
Box（無料プランあり）
企業向けにセキュリティ機能を強化したクラウドストレージサービスです。社内だけでなく取引先など社外ユーザーとも安全にファイル共有ができ、機密情報の管理に適しています。フォルダごとの権限設定や詳細なアクセスログ、ワークフロー機能を持ち、大企業の情報共有基盤として導入が進んでいます。Microsoft 365やGoogle Workspaceとも連携し、既存業務環境にスムーズに統合可能です。
まとめ
今回は社内コミュニケーションに役立つデジタルツール15選を用途別にご紹介しました。気になるツールがあればぜひ試用して比較検討したくなるかもしれませんが、導入を急ぐ前に自社のコミュニケーションの現状や課題を整理することが肝心 です。本記事の最後で解説したとおり、単にツールを入れるだけでは十分な効果は得られません。人と組織が主体となってコミュニケーションの質を高めていく土壌づくりがあってこそ、ツールも活きてきます。
ソフィアは社内コミュニケーションや社内コミュニケーションツールの支援を得意としていますので、検討の際はぜひお任せください。専門コンサルタントによる導入計画策定から運用定着まで包括的にサポートし、貴社の社内コミュニケーション活性化をお手伝いいたします。
