社内コミュニケーションを活性化させるイベントとは?成功事例に学ぶポイント

企業がビジネスを進めていくうえで従業員同士の社内コミュニケーション活性化は不可欠な要素です。しかし、「どうやって社内コミュニケーションを活性化させるか」という手段に関して具体的なノウハウはあまり知られていません。
今回は、社内コミュニケーションを活性化させる手段とその中でも効果的な施策である「イベント」に関して、実際の成功事例を交えながら解説します。

社内コミュニケーションとは

社内コミュニケーションとは、社員同士の関係性を深めることで知識や技能の共有を図るとともに、各々が組織を構成する一端を担う構成員であるという自覚を促すための「有意義な」交流を意味します。単なる日常会話やメッセージのやりとりではない点に注意してください。また、社内コミュニケーションは必ずしも対面での交流に限りません。近年ではコロナ禍や働き方改革の影響で在宅勤務やリモートワークが普及しはじめていることから、チャットなどのICTツールを活用して社内コミュニケーションを強化する企業も増えています。

社内コミュニケーションの活性化による効果

社内コミュニケーションが活性化すると、以下のような効果が生まれます。

  • 企業やチームの掲げるビジョンやミッションが社員に浸透する
  • 業務効率や生産性が向上する
  • 健全な社内風土や企業文化が醸成される
  • タテ/ヨコ/ナナメの信頼関係が強化される
  • 社員の定着率が向上する(優秀な人材の流出を防止できる)

逆に社内コミュニケーションが不活性・不健全な状態では、ネガティブな影響が生じやすくなります。

社内コミュニケーションを活性化させる手段

社内コミュニケーションを活性化させるためには、大きく分けて4つの手段があります。

① 経営トップ層と社員との交流

例1:ボードメンバーと社員との直接対話
例2:社長と社員との親睦会

② 社員研修・ワークショップ

例1:ディスカッションやグループでの課題解決
例2:研修後の意見交換会兼懇親会

③ 社内プロジェクト

例1:部署を横断した企画(ダイバーシティ推進プロジェクト、新規事業コンテストなど)
例2:委員会やクラブ活動

④ イベント

以降は4つ目の「イベント」について解説します。

社内コミュニケーションイベントの目的と効果

イベントも社内コミュニケーション活性化施策のひとつで、メリットを押さえて実施すれば高い効果が期待できます。

企業のビジョンや目標を共有できる

社内イベントは経営者の声を社員一人ひとりに届ける効果的な手段です。日ごろ関わりの少ない経営層から企業のビジョンや目標を社員に直に伝えることで、それらをブレなく共有できます。
企業のビジョンや目標を共有できるようになると、社員それぞれが自分を組織の構成員であり企業経営に欠かせない存在だと強く認識するようになります。その意識は企業に対する社員のエンゲージメントを強化し、優秀な社員を定着させ業務における意欲を引き出します。

社内コミュケーションコストを下げる

コミュニケーションコスト(意思疎通や認識共有、情報伝達に要する時間)は、相手が自分にとって既知か未知かの違いによって大きく変化します。
メールや内線では何度もやりとりしているのに実際に顔を合わせたことはない「未知の同僚」は、大企業においては珍しくない存在です。
社内イベントは、未知の同僚たちと対面できる貴重な機会です。普段の業務におけるやりとりから推察する相手の個性や価値観に直接触れることで相手の人間性についてより深く知ることができ、その後のコミュニケーションコストを大きく下げつつ、ひいては業務効率や生産性の向上につながります。

普段関わり合いのない人同士でのイノベーションを起こす

企業が成長し続けるためにイノベーション創出に向けた活動は必須です。しかし、日常業務においてチームメンバーの中だけで斬新で画期的なアイディアを生み出すことは決して容易ではありません。
そんなとき、業務上まったく接点のない社員の視点や意見が思いがけないヒントをもたらすことがあります。それが社内イベントという場です。普段関わり合いのない人同士の交流は、イノベーションを起こすよい機会となります。

社内コミュニケーションイベントは共体験のアプローチ

組織が高いパフォーマンスを維持しながら協働していくためには、社員間での「共感」や「共鳴」「共振」、そしてそれらを生み出す「共体験」の機会を作ることが重要です。
共感とは、相手と自分とが同じ感覚を持つ関係です。共鳴とは、エネルギーの強い方にもう一方が影響を受ける関係です。共振は共鳴に似ていますが、お互いのエネルギーが干渉しあいながら同じ波長に乗り、強まっていく関係です。
共感をベースに共鳴が生まれ、やがて共振していきます。このベースとなる共感を生むものが共体験、すなわち組織内で共通の価値を共有するということです。
一橋大学名誉教授の野中郁次郎氏は、上記の一連を総合した「共同化」が組織内の関係性構築において重要であると述べています。共同化は共体験によって生まれます。組織の構成員が共通の体験をすることで、個人のナレッジが組織のナレッジとなり、再び個のナレッジへと還元されていき、結果として組織全体のパフォーマンスが向上します。社内イベントという共体験はこのようなナレッジの好循環を生み出すきっかけとなります。

詳しくは、野中郁次郎氏の著書『知識創造企業』をご参照ください。

社内コミュケーションイベントに必要な「非日常の場」のデザイン

あなたの会社も試行錯誤を重ねてよりよい社内コミュケーションイベントを企画運営していることでしょう。しかし、評判のよい社内コミュケーションイベントであっても、続けていくうちにマンネリ化してきます。企画の意図や目的を整理することはもちろん重要ですが、いかに社員を飽きさせないかということも重要です。とはいえ、アイディアのみで目的が伴っていないイベントを行っても、参加者には「これを会社で行う意味があるのか?」という疑問が生じます。社内コミュニケーションイベントには、目的を踏まえながら従業員をワクワクさせる「非日常の場」のデザインが必要です。以下に、「非日常の場」をデザインするためのポイントを解説していきます。

非日常の空間をデザインする

ここでいう「空間」とは、場を構成する物質的なものを指します。例えば、会社の会議室で実施するイベントと、外の青空の下で実施するイベントとでは、参加者の体験はまったく異なります。参加する社員のドレスコードや会場の装飾、イベントで使用するファシリティ、イベント中に流れる音楽に至るまで、さまざまな要素で普段の業務とは異なる「非日常」を演出しましょう。

非日常の規範や雰囲気をデザインする

社内コミュケーションイベントの規範や雰囲気を作り出す上で、空間のデザインはもちろん大切です。しかしもっとも影響が大きいのは、「そのイベントに誰が呼ばれているのか」という点です。せっかく非日常の空間を演出しても、参加するメンバーが日常業務と同じ規範や雰囲気を持ち込んでしまっては、ねらった効果が得られないかもしれません。非日常のイベントには、その目的に応じて「主役」を決めておく必要があります。イベント全体の進行や演出において「主役」と「それ以外」の役割が明確にわかるように設計しましょう。また、イベントの規範や雰囲気にはリーダーの行動が強く影響し、イベント冒頭の短い時間で雰囲気は8割決まります。イベントの演出、主役の盛り上げにリーダーの行動をうまく使うことも重要です。

非日常の内容をデザインする

イベント企画者がしばしば悩むのは「イベントで何をするのか」ということではないでしょうか。マンネリ化を避けるためには新しいアイデアが欠かせません。ここで、発想のヒントをひとつご紹介します。それは、日々の業務や日常の関係を別のシチュエーションに置き換えるという手法です。
例えば、日常業務においてチームは協力するものという前提がありますが、実際にはチーム内で仲間割れしていたり、コミュニケーション不全が発生していたりという事態が多々あります。しかし、社内運動会で他のチームと対抗するとなると、普段それほど協力的でないメンバーも一致団結して活躍するかもしれません。
プログラム次第では、そういった非日常の体験から仕事におけるチームワークに関する本質的な気付きにつなげることも可能です。イベントの目的に合わせて、日常の体験を非日常の場に置き換える手法を試してみてください。

社内コミュニケーションイベントの導入成功事例

ここからは、実際に社内コミュニケーションの活性化に成功したイベントの導入事例を5つ紹介します。

社内運動会

1つ目は、株式会社ヤオコーが導入している「社内運動会」です。社内運動会は近年あらためて注目を浴びるようになった社内イベントです。
同社の社内運動会は全店舗総数10,000人以上の従業員が一堂に会する年1回の一大イベントで、さいたまスーパーアリーナを貸し切って有名アーティストをゲストに迎えるというその豪華さから、大きな話題となりました。
ここまでの規模でなくとも、運動会には楽しみながらチームワークを向上させるという効果があります。実はこの「楽しみながら」が社内イベントにとって重要なポイントです。
社内イベント成功の鍵は社員の満足度です。「やらされている」という受動的な感覚が社員の心に芽生えると、満足度は著しく低下します。そのため、社員が楽しみながら能動的に参加することのできる社内運動会は、社員からの満足を得やすい施策です。
また、運動会はヤオコー社の「チャレンジ」「健康」という経営方針や「チームで仕事」という運営方針に沿ったイベントであり、企業のメッセージを従業員に浸透させている好例でもあります。

毎日席替え制度

2つ目はカルビー株式会社が導入している「毎日席替え制度」です。同社は2010年の本社移転に伴ってフリーアドレス制度(固定席を持たずに自由な席で作業ができる制度)を全面導入しましたが、人は無意識に自分がお気に入りの席を確保したり、知り合いとの距離が近い席に集まったりしてしまうものです。
そこで、ダーツシステムによって毎日ランダムに席を変えることで、従来のフリーアドレス制度を新たなコミュニケーションが生まれやすくなるように進化させました。フリーアドレス制度には経営層も参加するため、一般社員のとなりに執行役員が座ることもあり、ヨコだけでなくタテの関係においても物理的・心理的な距離を縮める効果を生んでいます。

TGIF

3つ目はアナグラム株式会社が導入した「TGIF(「Thank God, It’s Friday.」の略語)」です。これはGoogle社でも導入されている社内イベントで、隔週金曜日の午後16時~17時ごろを「フリータイム」と称して会社がケータリングやアルコールを社内で振る舞い、自由に意見交換ができるほか、回によっては新入社員の自己紹介を行ったりボードゲームを開催したりと、部署や役職の垣根を越えて社内交流を深める有意義な時間を実現している社内イベントです。

無人島研修

日清食品ホールディングスが行なっているのは、ユニークかつ大胆でハードな「無人島研修」です。
本研修では私物をすべて没収され、3日間にわたって無人島生活を行います。チキンラーメンが一人あたり1日1食支給されるのみで、それ以外は自分たちで調達しなければなりません。
日清食品グループには、「食足りて世は平らか」という創業以来の価値観があります。この研修では、社員が精神的にも肉体的にも骨太になることを目指すといいます。また、チームでの課題解決を通じて創造力や判断力、リーダーシップ、結束力の向上を図っています。

ウォーキングミーティング

最後の事例は株式会社ぐるなびの「ウォーキングミーティング」です。これは文字どおり歩きながらミーティングをするイベントです。もともとは社長のウォーキングの習慣に、社長と話したい社員が付き添うようになって始まりました。座りっぱなしになりがちなデスクワークの社員たちが運動不足を解消し、会話の中からアイディアも生まれ、コミュニケーションも活性化する健康的なイベントです。

オフラインイベントでなければ効果がないのか?

社内イベントというとオフライン(対面、リアル)のイベントのイメージが強いかもしれませんが、実際はWeb会議システムやテキストチャットを使用して対面に近い環境を作るができ、適切に運営できればしっかりとコミュニケーション活性化の効果があります。すなわちこれはコロナ禍であっても行うことができ、逆に社内コミュニケーションが希薄になりがちなコロナ禍だからこそ行うべきだともいえます。

オンラインでもできる社内コミュニケーションイベント例

最近はコロナ禍で人が集まってイベントを開催することが難しくなりました。しかし、社内コミュニケーションイベントはオンラインでも可能です。以下にいくつかの例をご紹介します。

リモート飲み会

Google MeetやZoomなどのテレビ会議システム使って、ビデオチャットをしながら飲み会をすることを指します。緊急事態宣言の最中、プライベートで体験したことのある方もいるのではないでしょうか。とくに単身世帯の社員は会話の機会が減っていることもありますので、業務から離れてざっくばらんな会話を楽しむ機会を設けるとよいでしょう。
あるいはTGIFのように金曜の夕方に誰でも入れるオンライン会議室を設け、軽食やアルコールを各自用意しながら特定の議題についてディスカッションを行ってもよいかもしれません。

オンラインランチ会

昼休憩の時間を部署やチームごとに一斉にとって、ビデオチャットをオンにしながらのオンラインでランチを楽しむことも可能です。これまで社内の食堂や休憩室で行われていた会話をそのままオンラインで行うことができます。特定の人たちで固まってしまわないよう、参加メンバーを入れ替え制にするとコミュニケーションがより活性化しやすくなります。

オンライン朝礼

パソコンの画面越しで顔色まではわからないかもしれませんが、表情や声色でその日の同僚の調子を窺い知ることができます。また、その日やるべき業務の予定や昨日行った業務の報告を行うとチーム全体でメンバーの進捗状況を共有もできます。ただしイベントの観点ではアイスブレイクを入れて業務とは離れた会話からはじめたり、タスク報告はテキストチャットで行ったり、頭を仕事モードに切り替えるために各メンバーからの1分間スピーチをメインにしたりするなど、朝礼の場を色々な方法で活用できます。

リモートゲーム

オンラインで懇親会や親睦会を行う場合におすすめなのが、リモートゲームです。エンターテイメント性が高く協働しながらできるものに、脱出ゲームで有名なSCRAP社のオンラインイベントがあります。有料にはなりますがクオリティが高く、誰かがファシリテーションをする必要もないので気軽に実施できるでしょう。
参考:https://www.scrapmagazine.com/online-event2020/

オンライン勉強会

社内行事の一環で、すでに勉強会を採用している企業もあるかもしれません。一般的に会議室に集まってのプレゼンテーションは、ホワイトボードを併用したり身振り手振りを加えたりすることで不足している部分がある程度カバーできました。しかし、ビデオチャットツールで画面共有を行うと発表者の姿が見えなくなるため、聞き手はスライドに集中します。そのため、わかりやすい図表と伝わりやすい説明が不可欠となります。オンライン勉強会で社員が発表する機会を設けることが、プレゼンテーション資料の作成やプレゼンテーションスキルを磨くきっかけにつながるかもしれません。

まとめ

冒頭でもお伝えしたとおり、社内コミュニケーションの活性化は個人やチームの能力発揮を促すために重要な要素のひとつです。企業の理念や社風を反映した社内イベントはコミュニケーションの活性化を促す効果的な手段であり、今回紹介したイベントはその好例といえます。
忘れてはいけないポイントは、自社にとってどのようなイベントが適切であるかを徹底して見極め、創意工夫を凝らすことです。社内イベントに決まりきった型はありません。自社に適したイベント施策は何かをじっくり考えてみましょう。もし自分たちでは難しいという場合は、ソフィアまでお気軽にご相談ください。

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株式会社ソフィア

プロデューサー

小林 裕大

調査、メディアコンテンツディレクション、イベント企画、運営を担当しています。一番の得意分野は進め方がわからない、やり方が決まっていないプロジェクトを伴走して推進していくことです。

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