社内コミュニケーションを活性化させるイベントとは？「場」の力を引き出すポイント
目次
社内コミュニケーションを活性化させる方法のひとつとして、社内でイベントを開催するという方法があります。しかし、イベントが「社内行事」として形骸化して意味を失い、儀式になっているような場合もあるでしょう。そのような場合は、「場」の力を活用することで、「イベント」をリフレームできる可能性があります。
この記事では、社内コミュニケーションを活性化させる手段としての「ワークショップ」「周年イベント」「キックオフ」など、従業員を集めて行う社内イベントについて紹介します。イベントという「場」の力を活用し、社内コミュニケーションの実際の成功事例を交えながら、「場」「規範」「内容」のデザインに関して解説していきます。
社内コミュニケーションとは
そもそも社内コミュニケーションとは、どのようなものなのでしょうか。この記事では、社内コミュニケーションを「インターナルコミュニケーション」の同義として定義します。
インターナルコミュニケーションとは、企業が社内に向けて行う広報活動です。トップダウン、ボトムアップでのコミュニケーション強化、もしくは従業員間の連携強化を通して、組織力を高めていく取り組みとなります。そのため、プライベートのコミュニケーションとは異なる性質を持っています。
社内コミュニケーションについて詳しく知りたい方は下記の記事をご覧ください。
「多様性」を高めるためには社内コミュニケーションが必要不可欠
まず前提として、社内コミュニケーションが重要である理由について整理しておきましょう。社内コミュニケーションが不可欠になってきている主な理由は「社内環境の変化」「働く人の多様化」「離職防止と社員のつながり」「テレワーク問題」の4つであると考えられます。一つずつ解説していきます。
社内環境の変化
昨今の多くの企業では、ビジネスの複雑性が高まり、それにより、組織構成も複雑化しています。ビジネスや組織の課題解決する上で、自部門だけでは難しく、他部門、外部有識者、他社との連携は必須です。
しかし、各部門、外部、他社がそれぞれ異なる業務プロセスや言語や目的を持っているため連携が難しく社内コミュニケーションはますます複雑化します。
多様なリソースを揃えることはコストがあれば可能であり、多様性を統合しコラボレーションを起こすシナリオを描くこともできます。個別の多様性を繋ぐコミュニケーションは、業務プロセスや目的がバラバラのサイロを繋ぐために必要不可欠ですが、その実現が容易ではないことも事実です。
働く人の多様化
さまざまな雇用形態、さまざまなバックグラウンドを持った従業員がひとつの組織に集まるようになった結果、社内の共通言語がなくなり、かつてのような「阿吽の呼吸」が通じない状態になってきています。若い世代を中心の転職が前提にある中で、長く根付い「阿吽の呼吸」を理解共感する前に転職してしまいます。
このような終身雇用を前提とするハイコンテクストコミュニケーションは、通用しなくなってきています。
そもそも多様性が促進されるとコミュニケーションは取りづらくなります。そのため、過去に比べてコミュニケーションにかかる労力やコストは増大してしまいます。
ただ、多様性を受け入れることで、チームワークが深まり、多様なアイデアの創出が期待され、イノベーションにも大いに役立ちます。つまり、多様性の高い個人としっかりコミュニケーションを取ることで、労力やコスト以上の効果を得ることができるでしょう。
離職防止と社員同士のつながり
離職の原因は、年齢によるきっかけ、ライフステージの変化、異動の辞令、業務や人間関係による不満など、人それぞれさまざまです。会社として社員個々人を尊重し、定期的なコミュニケーションを通じて、自分の意見や悩みを発信し受け入れてもらえる環境を整えることが大切です。
そのため、コミュニケーション不足は離職に大きく影響を与えます。上司や会社からの説明が不足していると、社員に誤った理解を誘発してしまいます。正しい情報や指示を得られない場合、業務効率が低下し、ミスやトラブルが生じやすくなるうえ、モチベーションや信頼も損なわれてしまいます。さらに、適切な制度や従業員に対する真摯な想いも理解されず、勘違いから離職を選ぶといった状況もあり得ます。
社員が職場で安心感を持ち、自身の成長や貢献を実感できるようなコミュニケーション文化を構築することが離職防止に不可欠なのです。
また、社員同士の関係性を深めるためには、単なる業務上のコミュニケーションだけでなく、社内イベントや交流会などを通じてチームビルディングを行うことが有効です。定期的にチームメンバーが集まる機会を設けることで、個々のアイデンティティや強みを理解し合い、連帯感を高めましょう。 社内コミュニケーションを通じて離職防止と社員同士の関係性のつながりを強化していくことが、組織の持続的な成長に不可欠であると言えます。
テレワーク問題
今ではテレワークが浸透し、従来よりも従業員同士の会話の時間が減っています。かつては自然と得られていた情報が得にくくなっているのです。
これらの理由から、多くの企業は社内コミュニケーションを活性化させる必要性を感じています。リアルとオンラインを組み合わせるハイブリッドな働き方で、従業員同士のコミュニケーションを促すことが、組織の運営をスムーズにします。
必要最低限のコミュニケーションがあれば、仕事そのものに影響はないと考える人もいるでしょう。しかし、豊かなコミュニケーションから、他の従業員や部署について知ることは、従業員が仕事を深く理解するためにも必要なのです。また、人と人との関わりを通して従業員が精神的に満たされれば、仕事に対する意欲も高まります。
社内コミュニケーションイベントの効果と目的
社内コミュニケーションを活性化させる手段として、親睦会や社員研修がありますが、イベントも社内コミュニケーション活性化施策のひとつで、メリットを押さえて実施すれば高い効果が期待できます。
企業のビジョンや目標を共有できる
社内イベントは経営者の声を従業員一人ひとりに届ける効果的な手段です。日ごろ関わりの少ない経営層から企業のビジョンや目標を従業員に直に伝えることで、それらをブレることなく共有できます。
企業のビジョンや目標を共有できるようになると、従業員それぞれが、自分は組織の構成員であり企業経営に欠かせない存在だと強く認識するようになります。その意識は企業に対するエンゲージメントを強化し、優秀な人材を定着させ、業務における意欲を引き出します。
社内コミュニケーションコストを下げる
コミュニケーションコスト（意思疎通や認識共有、情報伝達に要する時間）は、相手が自分にとって既知か未知かの違いによって大きく変化します。メールや内線では何度もやりとりしているのに、実際に顔を合わせたことはない「未知の同僚」は、大企業においては珍しくない存在です。
社内イベントは、未知の同僚たちと対面できる貴重な機会です。普段の業務におけるやりとりから推察する相手の個性や価値観に直接触れることで、相手の人間性についてより深く知ることができ、その後のコミュニケーションコストを大きく下げつつ、ひいては業務効率や生産性の向上につながります。
普段関わり合いのない人同士でのイノベーションを起こす
企業が成長し続けるためにイノベーション創出に向けた活動は必須です。しかし、日常業務においてチームメンバーの中だけで斬新で画期的なアイデアを生み出すことは決して容易ではありません。
社内イベントでの交流では、業務上まったく接点のない社員の視点や意見が思いがけないヒントをもたらし、普段関わり合いのない人同士の交流は、イノベーションを起こすよい機会となります。
従業員のモチベーションやスキルの向上につながる
社内イベントは、モチベーションとスキルの向上につながります。たとえば、セミナーやワークショップに近い、学習イベントを開催すれば、従業員はスキルを得て、実際の業務に活用してくれます。仕事への貢献意欲も高まるでしょう。
イベントと言っても、種類は多岐に渡るため、まずは実施目的を明確にし、それに合ったイベントを開催することが重要です。イベントによってエンゲージメントを高めることができれば、会社に愛着を持ってもらえるようになり、定着率も向上します。
社内コミュニケーションイベントは共体験のアプローチ
組織が高いパフォーマンスを維持しながら協働していくためには、従業員間での「共感」や「共鳴」「共振」、そしてそれらを生み出す「共体験」の機会を作ることが重要です。
共感とは、相手と自分とが同じ感覚を持つ関係です。共鳴とは、エネルギーの強い方にもう一方が影響を受ける関係です。共振は共鳴に似ていますが、お互いのエネルギーが干渉しあいながら同じ波長に乗り、強まっていく関係です。
共感をベースに共鳴が生まれ、やがて共振していきます。このベースとなる共感を生むものが共体験、すなわち組織内で共通の価値を共有するということです。
一橋大学名誉教授の野中郁次郎氏は、上記の一連を総合した「共同化」が組織内の関係性構築において重要であると述べています。
共同化は共体験によって生まれます。組織の構成員が共通の体験をすることで、個人のナレッジが組織のナレッジとなり、再び個のナレッジへと還元されていき、結果として組織全体のパフォーマンスが向上します。社内イベントという共体験はこのようなナレッジの好循環を生み出すきっかけとなります。
共体験の身近な例として、「新年に初詣に行く」や「同じ釜の飯を食う」などが挙げられます。イベントを通して同じ体験をすることで、関係を強められるのです。単なるイベントでありながらも、メンバーの考え方のベースを変えるという意味では決して軽視できないことが明らかになっています。
詳しくは、野中郁次郎氏の著書『知識創造企業東洋経済新報社(1996/3/1) 』をご参照ください。
社内コミュニケーションイベントに必要な「非日常の場」のデザイン
どの会社も試行錯誤を重ね、よりよい社内コミュニケーションイベントを企画運営していることでしょう。しかし、評判のよい社内コミュニケーションイベントであっても、続けていくうちにマンネリ化してきます。企画の意図や目的を整理することはもちろん重要ですが、いかに従業員を飽きさせないかということも重要です。
とはいえ、アイデアのみで目的が伴っていないイベントを行っても、参加者には「これを会社で行う意味があるのか？」という疑問が生じます。社内コミュニケーションイベントには、目的を踏まえながら従業員をワクワクさせる「非日常の場」のデザインが必要です。以下に、「非日常の場」をデザインするためのポイントを解説していきます。
非日常の空間をデザインする
ここでいう「空間」とは、場を構成する物質的なものを指します。たとえば、会社の会議室で実施するイベントと、外の青空の下で実施するイベントとでは、参加者の体験はまったく異なります。
参加する従業員のドレスコードや会場の装飾、イベントで使用するファシリティ、イベント中に流れる音楽に至るまで、さまざまな要素で普段の業務とは異なる「非日常」を演出しましょう。
非日常の規範や雰囲気をデザインする
社内コミュニケーションイベントの規範や雰囲気を作り出す上で、空間のデザインはもちろん大切です。しかしもっとも影響が大きいのは、「そのイベントに誰が呼ばれているのか」という点です。
せっかく非日常の空間を演出しても、参加するメンバーが日常業務と同じ規範や雰囲気を持ち込んでしまっては、狙った効果が得られないかもしれません。非日常のイベントには、その目的に応じて「主役」を決めておく必要があります。イベント全体の進行や演出において「主役」と「それ以外」の役割が明確にわかるように設計しましょう。
また、イベントの規範や雰囲気にはリーダーの行動が強く影響し、イベント冒頭の短い時間で雰囲気は8割決まります。イベントの演出、主役の盛り上げにリーダーの行動をうまく使うことも重要です。
非日常の内容をデザインする
イベント企画者がしばしば悩むのは「イベントで何をするのか」ということではないでしょうか。マンネリ化を避けるためには新しいアイデアが欠かせません。
ここで、発想のヒントをひとつご紹介します。それは、日々の業務や日常の関係を別のシチュエーションに置き換えるという手法です。たとえば、日常業務においてチームは協力するものという前提がありますが、実際にはチーム内で仲間割れしていたり、コミュニケーション不全が発生していたりという事態が多々あります。しかし、社内運動会で他のチームと対抗するとなると、普段それほど協力的でないメンバーも一致団結して活躍するかもしれません。
プログラム次第では、そういった非日常の体験から仕事におけるチームワークに関する本質的な気付きにつなげることも可能です。イベントの目的に合わせて、日常の体験を非日常の場に置き換える手法を試してみてください。
社内コミュニケーションイベントは偶然性を楽しむ姿勢を忘れないこと
社内コミュニケーションを目的とした「イベント」は、事務局や企画者は、水も漏らさない緻密な計画や進行表を立てます。計画された「イベント」は、予期しない参加者の行動やアクシデントで、事務局の肝を冷やし、ひやひやした心境を起こすかもしれません。必然性を担保しつつも、偶然におけるアクシデントや予期しない参加者の行動を楽しむといった、偶然性を楽しむ姿勢や受容する体制は非常に重要です。
しかし、設問や模範解答をすべて用意すれば、イベントとしては成立しますが、社内コミュニケーションとしては逆効果かもしれません。
哲学者のクァンタン・メイヤスは「有限性の後で偶然性の必然性についての試論」の中で、「社会や人なんてものは偶然性できていることが必然であるのだから、偶然性を受け入れましょう」と言っています。
予算とコストの掛かった社内のイベントであり、水も漏らさない計画でありながらも、想定外の偶然性を受け入れ、楽しみながら対応する事務局の姿勢は、参加者にとって意図や意味合いを感じるイベントとなり、より記憶に残るのではないでしょうか。計画や進行に手を抜くこと推奨しているわけでありませんが、あくまでも完全なイベントなど存在しないということです。
社内コミュニケーションイベントの企画・アイデア
社内コミュニケーションイベントの企画やアイデアには、いくつかの重要なポイントがあります。
まず、参加者が楽しめる内容や活動、参加者が意見交換やアイデア共有などができる場を設けることが重要です。組織のビジョンや目標を共有する機会を設けることで、全体の方針に対する理解が深まり、従業員同士の結束が強化されるでしょう。
また、従業員のモチベーション向上や働きやすさを向上させる要素も大切です。従業員の自己成長を目指す機会を提供することで、やりがいや熱意が向上し、組織全体のパフォーマンスも向上するでしょう。
このようなポイントを押さえたうえで、下記のような企画・アイデアを進めてみてはいかがでしょうか。
社員のモチベーションやスキル向上につながるイベント
まず、社員のモチベーション・スキル向上につながるイベントをご紹介します。
これらのイベントは、社員のモチベーション向上やスキルアップに大きく寄与し、組織全体の活性化につながります。
社内表彰イベント
社内表彰イベントは、優れた成績や功績を上げた従業員を称える機会であり、従業員に対する評価と感謝の気持ちを表します。またそれだけでなく、他の従業員にも模範となる存在を示すことができます。また、企業の価値観や文化を体現する機会でもあり、従業員が自らの努力や成果を認められることで、仕事へのやりがいや誇りを感じることができます。
社内表彰は企業にとっても従業員にとっても双方にとって有益な取り組みであり、定期的に実施されることで、組織全体の活性化やパフォーマンス向上につながることが期待されます。
勉強会
勉強会では、社員同士が知識や経験を共有し、お互いに学び合うことができます。専門知識を持つ社員が講師となり、他のメンバーに教える形式で行われることが一般的です。また、参加者が事前に興味のあるテーマやトピックを提案できるような形式も取り入れることで、より多様な学びの機会となります。勉強会を通じて、社内のコミュニケーションを深め、知識やスキルの共有を促進しましょう。
合宿
合宿は社員同士の親睦を深めるための効果的な手段です。1泊2日の合宿では、日常の職場環境から離れてリラックスし、他のメンバーとの交流を深めることができます。合宿中にはチームビルディング活動やアウトドアアクティビティを通じて、チームワークやコミュニケーション能力を向上させることができます。また、食事や宿泊を共にすることで、メンバー同士の距離が縮まり、信頼関係が築かれます。合宿は日常の業務では難しいコミュニケーションを深め、チーム全体の結束力を高めることができるでしょう。
社員旅行
社員旅行は、社員同士の親睦を深めるだけでなく、リフレッシュやストレス解消にもつながるイベントです。普段の業務では見られない同僚の一面を発見したり、新しい交流を築くきっかけにもなります。さらに、仕事においてもチームビルディングやコミュニケーション能力の向上にプラスになることが期待できます。社員旅行を企画する際には、参加者全員が楽しめるプランを考えることが重要です。観光地やアクティビティの選定、食事や宿泊の手配など、細部に至るまで計画をしっかり立てることが成功の鍵となります。また、参加者の意見や要望を取り入れることで、より多くの社員が参加したいと思える社内イベントになるでしょう。
懇親会・交流会系のイベント
次に、懇親会・交流会系のイベントをご紹介します。
組織内のコミュニケーションやチームワークを促進し、社員同士のつながりを深める重要な懇親の場として位置付けられています。
歓送迎会
歓送迎会は、新入社員を歓迎し、退職する社員を送る会です。従業員同士の親睦を深め、チームビルディングにも役立ちます。楽しい雰囲気の中でリラックスでき、上司や同僚との距離を知事める効果もあります。さまざまなゲームやパフォーマンスを通じて、従業員同士の結束を高めることにもつながります。
忘年会 ・新年会
忘年会は年末に行われる恒例のイベントです。一年間の業績を振り返り、一年の疲れを癒します。一方新年会は、新年を迎える際に行われ、メンバー同士の新たなスタートを祝います。新年の抱負を語り合い、過去の一年を振り返る機会にもなるでしょう。
どちらも社内のコミュニケーションを促進し、協力関係を強化する重要な役割を果たしています。参加者が楽しめるプログラムを取り入れることで、より一層の交流が深まり、社員間のチームワーク向上が期待できます。
シャッフルランチ
普段は交流が少ない社員同士がランダムにグループを組み、食事を共にすることで新たなつながりが生まれます。さまざまな部署やポジションのメンバーが集まることで、組織全体のつながりが深まり、情報共有やアイデアの交換が活発化します。
シャッフルランチを通じて、社員同士の理解や協力関係が築かれ、組織の活性化や社員のモチベーション向上に貢献するだけでなく、楽しさや親睦を育む場としても重要です。
スポーツを行うイベント
次に、スポーツによるイベントをご紹介します。
参加者同士の交流や競技を通じた楽しみを提供し、チームビルディングやコミュニケーションの機会としても重要な役割を果たしています。さまざまなスポーツを通じて、健康促進やストレス解消などの効果も期待されます。
運動会
社内運動会は、会社が主催し、社員やその家族などを招待しまします。競技による一体感・達成感の醸成、チームで協力することによるコミュニケーション促進、健康増進やストレス解消などさまざまなメリットがあり、企業の生産性向上にもつながるでしょう。
しかし、実際に企画や運営をすると手間や時間がかかることも事実です。はじめて社内運動会を企画する場合は、想像している以上に労力がかかり、イベントの完成度も低いものになりがちです。
それでも、従業員のモチベーション向上や職場環境の改善にも役立つことが期待され、令和の時代においても、積極的に取り入れる価値があると言えるでしょう。
ゴルフコンペ
ゴルフはビジネスの世界で人気のあるスポーツであり、社内でのコンペ形式はチームビルディングやコミュニケーションを促進するのに最適です。スポーツとしての楽しさだけでなく、戦略的思考や協力プレーが求められる点が魅力的です。
社内のメンバーがゴルフを通じて競い合うことで、チームワークやリーダーシップの向上につながります。また、ゴルフはフェアな競技であり、勝敗よりも参加者全員が楽しめることが特徴です。さらにリラックスした雰囲気で行われるため、社内のストレス解消やリフレッシュにも効果的です。
ボウリング大会
ボウリングは運動が苦手な方でも気軽に楽しめるスポーツであり、参加者全員が楽しめる魅力があります。企画の際には、参加者全員が楽しめるようなルールや賞品の用意、飲食物の手配など、細かな配慮が必要です。社内イベントでボウリング大会を楽しむためには、事前の準備と配慮が不可欠です。参加者一人ひとりの楽しみや期待に応えるよう心がけましょう。
アウトドアで行うイベント
次に、アウトドアでできるイベントをご紹介します。
アウトドアでのイベントは、ストレス解消や健康づくりにも役立ち、自然とのふれあいを通じて心身のリフレッシュが期待されます。
BBQイベント
BBQイベントは、社員同士の交流を深めたり、気分をリフレッシュしたりできるだけでなく、社員教育にもつながります。事前の準備が多く必要ですが、幹事が気をつけるポイントやおすすめの会場などを考慮することで成功につながるでしょう。
企画や盛り上げ方に悩む方も多いかもしれませんが、適切な企画や工夫を凝らすことで、楽しい社内イベントが実現できるでしょう。参加者が楽しめるだけでなく、チームビルディングやコミュニケーションの場としても最適です。
キャンプ
キャンプは普段とは異なる環境で過ごすことができ、従業員同士が協力して楽しい時間を過ごすことができます。キャンプを通じて、仲間意識を醸成し、また自然の中でリフレッシュすることで、ストレス解消や創造性の向上にもつながります。
さらに、キャンプでは食事を一緒に作ることも多く、コミュニケーションを深める機会にもなります。従業員の健康促進やワークライフバランスの向上にも貢献することが期待できるでしょう。
ハイキング
ハイキングは健康促進にもつながるため、社員の健康意識向上にも役立ちます。さらに、自然の中での活動はリラックス効果が高く、創造性やアイデアの生産性向上にもつながるかもしれません。
社員の健康やモチベーション向上につながるだけでなく、新たな視点やアプローチを生み出す可能性もあるのではないでしょうか。
季節に合わせたイベント
最後に季節ごとの行事におけるイベントについてご紹介します。
季節に合わせたイベントは、人々に楽しみとコミュニケーションの機会を提供し、季節の移り変わりを感じることができます。
お花見
お花見は日本の伝統的な行事であり、春になると多くの会社やグループがお花見を楽しむ機会を設けます。お花見では、美しい桜の花を眺めながら、仕事仲間や同僚と楽しい時間を過ごすことができます。お弁当やお菓子を持参してピクニックを楽しむ、お酒を飲みながら和やかな雰囲気の中で親睦を深めるといった内容が一般的です。また、季節感を味わいながらリフレッシュできるため、社内のコミュニケーションを活性化させる効果も期待できます。春の訪れを感じながら、会社の仲間との絆を深める良い機会となるでしょう。
夏祭り
夏祭りは会社の雰囲気を活性化させ、従業員同士の交流を深めるきっかけとなります。夏の暑い日には、涼を求める人も多いため、納涼祭も人気があります。浴衣や甚平を着て参加することで、日常とはひと味違った雰囲気も魅力的です。かき氷やたこ焼きなどの屋台や、花火大会や盆踊りなどの伝統的なイベントも取り入れることで、参加者全体の盛り上がりを図ることができます。
従業員が楽しみながらコミュニケーションを深め、仕事に対する意欲を高めることにつながり、会社の活性化や従業員満足度向上に期待できます。
ハロウィン
ハロウィンは、仮装を楽しみ、お菓子を配るといったイベントで、社内の雰囲気を盛り上げるのに最適です。仮装コンテストやお菓子交換、ゲームやダンスなどの企画を通じて、社内の一体感や楽しい時間を共有することができます。
適切な企画と準備を行い、社内の活性化やコミュニケーション促進につなげることが大切です。
クリスマス
クリスマスイベントは多くの企業で行われる定番のイベントの一つです。クリスマスの季節に合わせて、クリスマスツリーやイルミネーションを飾り付け、パーティーやゲーム、プレゼント交換などの楽しい企画を行います。
参加者全員が楽しめるよう配慮し、職場の雰囲気を活性化させ、社員の満足度や働きやすさを向上させていきましょう。
社内コミュニケーションイベントの導入成功事例
ここからは、実際に社内コミュニケーションの活性化に成功したイベントの導入事例を5つ紹介します。
社内運動会
1つ目は、株式会社ヤオコーが導入している「社内運動会」です。社内運動会は近年あらためて注目を浴びるようになった社内イベントです。
同社の社内運動会は全店舗総数10,000人以上の従業員が一堂に会する年1回の一大イベントで、さいたまスーパーアリーナを貸し切って有名アーティストをゲストに迎えるというその豪華さから、大きな話題となりました。
ここまでの規模でなくとも、運動会には楽しみながらチームワークを向上させるという効果があります。実はこの「楽しみながら」が、社内イベントにとって重要なポイントです。
社内イベント成功の鍵は、従業員の満足度です。「やらされている」という受動的な感覚が心に芽生えると、満足度は著しく低下します。そのため、一人ひとりが楽しみながら能動的に参加することのできる社内運動会は、従業員からの満足を得やすい施策です。
また、運動会はヤオコー社の「チャレンジ」「健康」という経営方針や「チームで仕事」という運営方針に沿ったイベントであり、企業のメッセージを従業員に浸透させている好例でもあります。
毎日席替え制度
2つ目はカルビー株式会社が導入している「毎日席替え制度」です。同社は2010年の本社移転に伴ってフリーアドレス制度（固定席を持たずに自由な席で作業ができる制度）を全面導入しましたが、人は無意識に自分がお気に入りの席を確保したり、知り合いとの距離が近い席に集まったりしてしまうものです。
そこで、ダーツシステムによって毎日ランダムに席を変えることで、従来のフリーアドレス制度を新たなコミュニケーションが生まれやすくなるように進化させました。フリーアドレス制度には経営層も参加するため、一般社員の隣に執行役員が座ることもあり、ヨコだけでなくタテの関係においても物理的・心理的な距離を縮める効果を生んでいます。
TGIF
3つ目はアナグラム株式会社が導入した「TGIF（「ThankGod,It’sFriday.」の略語）」です。これはGoogle社でも導入されている社内イベントで、隔週金曜日の午後16時～17時ごろを「フリータイム」と称して会社がケータリングやアルコールを社内で振る舞い、自由に意見交換ができます。また、時期によっては新入社員の自己紹介を行ったりボードゲームを開催したりと、部署や役職の垣根を越えて社内交流を深める有意義な時間を実現している社内イベントです。
無人島研修
4つ目の事例は、日清食品ホールディングスが行なっているユニークかつ大胆でハードな「無人島研修」です。
本研修では私物をすべて没収され、3日間にわたって無人島生活を行います。即席ラーメンが一人あたり1日1食支給されるのみで、それ以外は自分たちで調達しなければなりません。
日清食品グループには、「食足りて世は平らか」という創業以来の価値観があります。この研修では、社員が精神的にも肉体的にも骨太になることを目指すといいます。また、チームでの課題解決を通じて創造力や判断力、リーダーシップ、結束力の向上を図っています。
ウォーキングミーティング
最後の事例は株式会社ぐるなびの「ウォーキングミーティング」です。これは文字どおり歩きながらミーティングをするイベントです。
もともと社長が習慣で行っていたウォーキングに、社長と話したい社員が付き添うようになって始まりました。座りっぱなしになりがちなデスクワークの従業員たちが運動不足を解消し、会話の中からアイデアも生まれ、コミュニケーションも活性化する健康的なイベントです。
働き方改革推進のヒントをメディア研究者に聞いてみた～言いにくいことはポエムで語れ!? ～
個人の事情や組織のしがらみが気になってなかなか発言できない…そんな障壁をなくす演劇を取り入れたディスカッション…
オフラインイベントでなければ効果がないのか？
社内イベントというとオフライン（対面、リアル）のイベントのイメージが強いかもしれませんが、実際はWeb会議システムやテキストチャットを使用して対面に近い環境を作ることができ、適切に運営できればしっかりとコミュニケーション活性化の効果があります。
オンラインでできる社内コミュニケーションイベントの例
社内コミュニケーションイベントはオンラインでも可能です。以下にいくつかの例をご紹介します。
リモート飲み会
GoogleMeetやZoomなどのテレビ会議システム使って、ビデオチャットをしながら飲み会をすることを指します。緊急事態宣言の最中、プライベートで体験したことのある方もいるのではないでしょうか。とくに単身世帯の従業員は会話の機会が減っていることもありますので、業務から離れてざっくばらんな会話を楽しむ機会を設けるとよいでしょう。
あるいはTGIFのように金曜の夕方に誰でも入れるオンライン会議室を設け、軽食やアルコールを各自用意しながら特定の議題についてディスカッションを行ってもよいかもしれません。
オンラインランチ会
部署やチームごと昼休憩の時間を一斉にとり、ビデオチャットをオンにしながらのオンラインでランチを楽しむことも可能です。これまで社内の食堂や休憩室で行われていた会話をそのままオンラインで行うことができます。特定の人たちで固まってしまわないよう、参加メンバーを入れ替え制にするとコミュニケーションがより活性化しやすくなります。
オンライン朝礼
オンライン朝礼を行えば、パソコンの画面越しで、表情や声色でその日の同僚の調子をうかがい知ることができます。また、その日やるべき業務の予定や昨日行った業務の報告を行うとチーム全体でメンバーの進捗状況を共有もできます。イベントの観点ではアイスブレイクを入れて業務とは離れた会話からはじめたり、タスク報告はテキストチャットで行ったりすることが重要です。また、各メンバーからの1分間スピーチをメインにするなど、朝礼の場をいろいろな方法で活用できます。
リモートゲーム
オンラインで懇親会や親睦会を行う場合におすすめなのが、リモートゲームです。エンターテイメント性が高く協働しながらできるリモートゲームでいうと、脱出ゲームで有名なSCRAP社のオンラインイベントがあります。有料にはなりますがクオリティが高く、誰かがファシリテーションをする必要もないので気軽に実施できるでしょう。
オンライン勉強会
社内行事の一環で、すでに勉強会を採用している企業もあるかもしれません。一般的に会議室に集まってのプレゼンテーションは、ホワイトボードを併用したり身振り手振りを加えたりすることで、不足している部分をある程度カバーできました。しかし、ビデオチャットツールで画面共有を行うと発表者の姿が見えなくなるため、聞き手はスライドに集中します。そのため、わかりやすい図表と伝わりやすい説明が不可欠となります。オンライン勉強会で社員が発表する機会を設けることが、プレゼンテーション資料の作成やプレゼンテーションスキルを磨くきっかけにつながるかもしれません。
イベント開催における７ステップ
イベントを成功させるためには、適切な計画と準備が欠かせません。イベント開催における７つのステップを理解し、実践することが重要です。
１．イベントの目的を明確にする
イベントを成功させるためには、まず「何を達成したいのか」を明確にすることが重要です。目的がはっきりすれば、イベントの方向性が定まり、関係者や参加者もそのビジョンを理解しやすくなります。
目的を明確にすることでイベントの成功基準も明確となり、イベントの効果や成果を客観的に評価できます。これにより、今後に生かすべき点や改善すべき点を見つけることができ、より良いイベントを実現することができるでしょう。
２．主催メンバーを集める
主催メンバーは、プロジェクトやイベントを円滑に進めるための中心的存在であり、適切な人選が必要です。その役割や責任を明確に定義し、必要なスキルや経験を持ったメンバーを選定することが求められます。また、主催メンバー同士のコミュニケーションや連携も大切であり、チームワークを育むことが成功の鍵となります。さらに、長期的な視野を持ち、将来の展望を考慮することも重要です。
主催メンバーの集め方には様々な手法がありますが、適切な人選とチームの一体感を築くことが、プロジェクトやイベントの成功につながるポイントと言えます。
３．イベント内容を決める
イベントの成功には、イベント内容が重要となります。イベントの目的が明確であれば、その目的に合った魅力的な内容を考えることができるでしょう。
たとえば、商品の認知度を高めたい場合は、商品のメリットを伝えるイベントを企画し、ターゲット層が求めている内容やトレンドを考慮しながら、過去の成功事例を参考にしてイベント内容を具体化していくと効果的です。また、来場者へのプレゼントの用意や集客方法の検討も、イベントの成功に欠かせない要素です。
工夫を凝らしたイベント内容は、参加者にとっても満足度が高くなり、イベントの成功につながることでしょう。
４．会場・出店・出品等を手配する
会場の選定はイベントの成功に大きく影響し、参加者の快適な空間を確保する必要があります。さらに、出店や出品の手配も欠かせず、多様なブースやアクティビティを通じて参加者の興味を引きつける工夫が求められます。
一方で、予算やスケジュールの制約から、効率的な手配や適切なリソース管理が重要となります。そのため、事前の計画と柔軟な対応が不可欠です。最終的には、円滑なイベント運営を実現するために、慎重な手配とチームワークが不可欠です。
５．社員に告知する
イベントの詳細や日程が確定したら、従業員に早めに告知することで参加率を上げることができます。告知方法としては、社内用メールやチャットツール、掲示板などさまざまな媒体を活用することが効果的です。また、告知文にはイベントの魅力や参加のメリットを明確に記載し、従業員の関心を引く工夫をするとよいでしょう。従業員がイベントに参加する意欲を高めるためには、事前に情報を十分に提供し、参加者が楽しみやすい環境を整えることがポイントです。
６．イベント開催
イベント当日は、事前に準備された会場や設備を整えるところからスタートします。参加者が到着し始めると、受付や案内のスタッフが役割を果たし、参加者を歓迎します。開会の挨拶やイベントの趣旨説明が行われ、プログラムが進行します。 また、休憩時間やランチタイムでは参加者同士が交流し合い、ネットワーキングの機会も提供されます。イベント中にフィードバックを収集するためのアンケートや投票も行われることがあります。イベントの終盤には閉会の挨拶や感謝の言葉が述べられ、参加者には記念品や参加証が配布されることもあります。最後に、片付けやアフターフォローアクションが行われ、イベントは終了となります。イベント当日は、参加者が有意義な時間を過ごし、学びや交流の機会を提供することが重要です。
７．アンケートの実施とイベントの様子を公開
アンケートを通じて、参加者がどのような点に満足していたのか、どのような点が改善の余地があるのかを明確に把握することができます。満足度に関する質問やフィードバックアンケートの質問項目は、参加者のニーズや期待に応えるイベントを提供するための手がかりとなるでしょう。イベントの成功や課題を客観的に評価し、それを次回に生かすことで、より良いイベントへとつながります。
また、イベントの様子を公開することで、参加できなかった人々や次回の参加者獲得のため、イベントの魅力や成功ポイントを共有できる機会となります。
情報の透明性や公平性を保ちつつ、アンケートの結果やイベントの様子を公開することで、イベントの品質向上や参加者満足度の向上にもつながることが期待されます。
社内イベントを成功させるポイント
最後に、実際に社内イベントを計画する場合に注意したいポイントを整理していきます。どのようなことに気をつければ、より効果の高い、意味のある社内イベントを生み出すことができるのでしょうか。
目的とイベント終了後の状態を設計
どのようなイベントを実施するべきなのかは、目的によって変わります。そのためまずは「社内イベントを通して何を得たいのか」を、明確にしましょう。
たとえば、部署間での交流を深めたいのであれば、リモート飲み会・ランチ会などで実際に会話する機会を提供するのが効果的です。従業員のモチベーションアップを継続的に促したいのであれば、毎朝のオンライン朝礼は良い起爆剤になるでしょう。
大切なのは、目的に合ったイベントを選ぶことと、その目的を参加者にも共有することです。目的が明確でない漫然とした企画は、参加意欲の低下や、満足度の低下につながってしまうため、注意が必要です。
従業員のニーズに沿ったアイデアを企画する
具体的なアイデアを考える際には、従業員のニーズをしっかりと踏まえてから描いていくことが大切です。
事前に従業員にアンケートを取り、どのようなイベントであれば参加意欲が湧くのか、ヒアリングしてみるとよいでしょう。場合によっては魅力的な景品を使って、参加のきっかけを作ることもできるはずです。なお、いいイベントを作っても、参加するハードルが高く感じられると、巻き込める人数も減ってしまいます。参加ハードルを下げるための工夫もしっかり考えましょう。
世間にはユニークな社内イベントを開催している企業が多くあるので、他社の成功事例を参考にするのもよいでしょう。ただ、単に真似をするのではなく、自社の特性、自社ならではのニーズを踏まえ、オリジナリティのある企画をすることが大切です。
遊びを残した運営設計
事務局は従業員をゲストとして迎え、演出し体験価値を提供しなければなりません。つまり、社内イベントはエンターテインメント性を含んでいます。「楽しんでもらいたい」「モチベーションを上げてほしい」など、行動変容や感情喚起を起こすため、仕掛けを組み込まなければなりません。
遊びのない運営は、参加者を知らず知らずのうちに事務局の管理下に追いやってしまいます。運営設計において、参加者が自由に動ける場や時間を創ることで、「場」は事務局と参加者が共創的に変化します。
イベントを社内で共有する
イベント実施時は、企画と同じくらい集客にも力を入れる必要があります。いくら素晴らしい内容のイベントを用意しても、参加する従業員が少なければ意味の薄いものになってしまいます。社内イベントを企画したら、社内にしっかりと発信をしましょう。社内報や社内チャット、社内SNS等を活用すると効果的です。
さらに、イベント後の報告も同じく重要です。実際のイベントの様子を、社内へ発信しましょう。参加していない従業員がその情報に触れることで「次回は自分も参加してみようかな」と思ってくれるかもしれません。
まとめ
冒頭でもお伝えしたとおり、社内コミュニケーションの活性化は個人やチームの能力発揮を促すために重要な要素のひとつです。企業の理念や社風を反映した社内イベントは、コミュニケーションの活性化を促す効果的な手段であり、今回紹介したイベントはその好例といえます。
忘れてはいけないポイントは、自社にとってどのようなイベントが適切であるかを徹底して見極め、創意工夫を凝らすことです。社内イベントに決まりきった型はありません。自社に適したイベント施策とは何か、じっくり考えてみましょう。そして、イベントの情報について社内でしっかり共有しましょう。
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よくある質問
- インターナルコミュニケーションとは何ですか？
社内やグループ会社内など、同一の組織内における広報活動のことです。「社内広報」や「インナーコミュニケーション」とも呼ばれ、社内報や社内セミナー、対話集会などを通して、社内におけるコミュニケーションを活性化する活動全般を指します。
こうした活動は、組織の価値観や文化に対する社員の知識・理解を深めることにつながります。会社のビジョンを外部に向けて主体的に発信することのできる社員を育成し、組織全体を良い方向へと導く取り組みとして、インターナルコミュニケーションが行われます。
- オフラインイベントでなければ効果がないのか？
社内イベントというとオフライン（対面、リアル）のイベントのイメージが強いかもしれませんが、実際はWeb会議システムやテキストチャットを使用して対面に近い環境を作ることができ、適切に運営できればしっかりとコミュニケーション活性化の効果があります。
株式会社ソフィア
プロデューサー
小林 裕大
調査、メディアコンテンツディレクション、イベント企画、運営を担当しています。一番の得意分野は進め方がわからない、やり方が決まっていないプロジェクトを伴走して推進していくことです。
株式会社ソフィア
プロデューサー
小林 裕大
調査、メディアコンテンツディレクション、イベント企画、運営を担当しています。一番の得意分野は進め方がわからない、やり方が決まっていないプロジェクトを伴走して推進していくことです。
