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企業におけるDX推進の一環として、Microsoft 365（M365）などの強力なITツールを全社導入する企業が増えています。しかし、DX推進部門のご担当者様からは「導入はしたものの、現場の社員が従来のメール機能しか使わず、便利な共有機能などが全く利用されていない」「活用Tipsを社内ポータルに掲載しても、ほとんど閲覧されない」といった深い悩みが寄せられます。
本記事では、ITツールの便利な機能が現場に浸透しない根本的な原因を紐解きます。その上で、デジタルの推進にあえてアナログな「日めくりカレンダー」という媒体を用い、日常的にM365のTipsをインプットさせるというユニークかつ非常に効果的なコンテンツ施策について詳しく解説します。
ITツールの便利機能（Tips）が社内に浸透しない理由
DX推進部門がどれほど使いやすいマニュアルを作成し、社内ポータルでM365の便利な機能（Tips）を発信しても、現場の社員はなかなか見てくれません。その最大の理由は、日々の業務に追われる社員にとって「自分からわざわざ情報を探しに行く」という行為自体が非常にハードルが高いからです。
デジタルツールのマニュアルは、検索すれば答えが見つかるというメリットがある反面、「そもそもそんな便利な機能があること自体を知らない」という状態の社員には、検索のしようがありません。文字だらけのマニュアルや、階層の深い社内ポータルに情報を置いているだけでは、ITリテラシーの高い一部の社員にしか届かず、ツールに対するアレルギーを持った大多数の社員の行動を変えることは不可能なのです。積極的な情報発信をしているつもりでも、受け手側の日常の導線に乗っていなければ、それは単なる「情報の押し付け」になってしまいます。
- 文字だらけのマニュアルは現場で読まれない
- 社内ポータルの奥深くでは情報が埋もれる
- 現場の社員は新しいツールの学習に消極的
- 自分から検索しないと便利機能に気づけない
- そもそも「何が便利か」が直感的に伝わらない
解決の鍵は手元に置けるアナログな「日めくりカレンダー」
情報が埋もれてしまうというデジタルの弱点を補い、M365の活用を爆発的に浸透させる解決策が、あえてアナログに回帰する「日めくりカレンダー」の作成と配布です。
毎日めくる卓上カレンダーは、社員のデスクという「一等地」を物理的に陣取ることができます。そこに「実はTeamsでこんなショートカットが使えます！」といったM365の小技を一日に一つずつ掲載するのです。カレンダーであれば、社員が自ら検索しなくても、毎日必ず自然と目に入ります（セレンディピティの創出）。ボリュームの多いマニュアルと違い、一日に一つのTipsというマイクロラーニング形式は、ITが苦手な社員でも抵抗なく受け入れることができます。カレンダーの紙面に詳細な操作手順へのQRコードを添えておけば、アナログを起点として社内ポータルサイトへのアクセスを効果的に誘引することも可能になります。
- あえてアナログな紙媒体で情報をデスクに届ける
- 毎日1つだけ無理なくTipsをインプットさせる
- 自分から検索しなくても自然に目に入る仕掛け
- 可愛いデザインやクスッと笑える工夫を取り入れる
- QRコード等からデジタル（社内ポータル）へ誘導
デジタル化の壁を「ユーモア」と「アナログツール」で突破する。行動変容を促す社内広報の仕掛け
デジタルツールの活用を現場に定着させるためには、「正しいマニュアル」よりも「つい読んで試したくなる仕掛け」の方が圧倒的に重要です。ユーモアを交えた親しみやすいコンテンツや、アナログツールを効果的に社内広報に組み込むことで、社員の興味を惹きつけ、ITツールの定着と組織内のコミュニケーション活性化を実現した企業の具体的な支援事例をご紹介します。
無機質なITツールとアナログのギャップで心を掴む。行動心理と遊び心を突いたDX浸透プロセス
ここまで、デジタルの定着において物理的な媒体（日めくりカレンダー）がいかに有効かについて解説してまいりました。弊社ソフィアでは、単にカレンダーを印刷するだけでなく、御社のDX推進課題に合わせたTipsの抽出から、心を動かすデザイン・コピー制作までを包括的に伴走支援しております。ここでは、具体的な支援内容をご紹介します。
現場のITリテラシーと活用課題のヒアリング
まずは、DX推進部門のご担当者様へのヒアリングを実施します。「M365のどの機能が特に使われていないのか（Teams、SharePoint、Plannerなど）」「現場の社員の平均的なITリテラシーはどの程度か」といった現状のボトルネックを精緻に把握します。
若手が多い職場とシニア層が多い職場では、響く便利機能や困りごとは異なります。現場のリアルな課題感を浮き彫りにすることで、カレンダーに掲載すべきTipsの方向性を的確に設定します。
カレンダーに掲載するM365のTips選定と企画
ヒアリング内容をふまえ、「31日分（または平日分）」の紙面に掲載するM365のTipsを弊社にて企画・選定いたします。「知る人ぞ知る便利なショートカットキー」から、「共同編集の際の暗黙のマナー」など、実務ですぐに試してみたくなる小技をバランスよく配置します。
専門用語を羅列するのではなく、パソコンが苦手な社員でも「これなら使えそう」と思えるような、圧倒的に分かりやすい切り口と言葉選びでコンテンツを構築します。
デスクに置きたくなるデザインとコピー制作
カレンダーは「デスクの上のインテリア」でもあるため、デザイン性が非常に重要です。会社のロゴを入れるだけでなく、親しみやすいキャラクターのイラストを用いたり、クスッと笑える川柳調のコピーを添えたりするなど、社員が「捨てずに毎日めくりたい」と思えるクリエイティブを提案します。
「無機質なITツール」と「温かみのあるアナログデザイン」のギャップを意図的に作り出すことで、社員の心理的ハードルを大きく下げます。
印刷・配布から社内ポータルへの導線設計支援
完成したデザインデータの入稿から印刷の手配はもちろんのこと、カレンダーの紙面に掲載しきれない詳細な操作手順（動画マニュアルなど）へ誘導するためのQRコードの設計など、アナログからデジタル（社内ポータル）へと繋ぐ導線づくりもサポートします。
「紙を見て終わり」ではなく、それをきっかけに社内ポータルへのアクセス数を劇的に向上させるための、総合的なメディアミックス施策として伴走いたします。
「M365活用Tips 日めくりカレンダー」制作から活用定着までの5ステップ
実際にこの「M365活用Tips 日めくりカレンダー」を制作し、社内に配布して活用を促進するまでの具体的なステップをご説明します。企業のブランドカラーやご予算に合わせ、進行の各段階で丁寧にすり合わせを行いながら進行いたします。
ツール活用に関する現状課題のヒアリング
キックオフミーティングを実施し、現在御社で推進しているM365の活用状況と、担当者様が抱える「この機能をもっと使ってほしい」という目標をお伺いいたします。合わせてカレンダーの配布対象（全社員か、特定のモデル部門か）と部数などの概要を確認します。
カレンダーのコンセプトと掲載Tipsの構成案作成
ヒアリングに基づき、弊社からカレンダー全体のデザインコンセプト（ポップな形か、スタイリッシュな形かなど）と、31日分に掲載するTipsのテーマ一覧（構成案）をご提案いたします。担当者様に内容をご確認いただき、現場に響くラインナップへとブラッシュアップします。
デザイン制作とテスト版（モックアップ）の確認
構成案が決定した後、弊社のデザイナーが紙面レイアウトとイラスト制作に入ります。数ページ分のデザインが上がった段階で、実際の卓上カレンダーのイメージ（モックアップ）をご確認いただき、文字の読みやすさやQRコードのサイズ感などの細かな軌道修正を行います。
カレンダーの印刷と各拠点・社員への配布
デザインが校了（FIX）したのち、提携する印刷所にてカレンダーの物理的な印刷・製本を行います。完成したカレンダーは、本社や各支社などご指定の拠点へ納品いたします。年末年始のノベルティや、新年度のキックオフのタイミングなどに合わせた配布が特に効果的です。
配布後のアンケート調査とポータルアクセスの効果測定
カレンダーの配布後、実際に現場の社員同士でどのような会話が生まれたか、あるいは紙面に掲載したQRコード経由で社内ポータルへのアクセスがどれだけ増加したかといった効果測定（ログ解析とアンケート調査）を行い、次なるDX推進施策に向けたフィードバックをご提供いたします。
- なぜ今時、デジタルの推進に紙のカレンダーを使うのですか？
情報が溢れる現代だからこそ、あえて物理的な「モノ」として手元に届き、毎日視界に入る紙媒体が、強制力と親しみやすさのバランスにおいて非常に優れているからです。
デジタルスキルをデジタル媒体だけで教えようとしても、苦手な人はそもそもアクセスしてくれません。アナログを入り口にすることで、ITへの敷居をまたぐ強力な足がかりとなります。
- M365以外の自社システムのTipsを掲載することも可能ですか？
はい、もちろん可能です。
自社独自の業務システム（経費精算ツール、独自の社内ポータル、タレントマネジメントシステムなど）の使い方や、社内ルールに関する内容を組み合わせてカレンダーを構成することも大変効果的です。企画段階で掲載したい内容を自由にピックアップしていただけます。
- 全社員ではなく特定の部門だけに試験的に配布できますか？
はい、可能です。
印刷部数のロットにもよりますが、まずは活用が遅れている特定の事業部などにスモールスタートで配布し、ポータルへのアクセス数や現場の反響といった効果測定を行った上で、翌年から全社へ展開していくといった着実なアプローチもご提案しております。
- デザインやイラストのタッチは自社のカラーに合わせられますか？
はい、完全にカスタマイズして制作いたします。
「お堅い企業風土なので、ユーモアは入れつつもスタイリッシュにしたい」「会社の公式マスコットキャラクターをカレンダーの随所に登場させたい」といったご要望はすべて反映可能です。御社の組織風土に最もマッチしたクリエイティブをご提供します。
- 制作にかかる期間と費用の目安はどの程度ですか？
デザインをゼロから書き起こすボリューム（イラストの点数など）や、印刷するカレンダーの部数と仕様（サイズ、紙質、リング製本かなど）によってお見積りは変動いたします。ご相談から納品・配布まで、デザインの制作期間と印刷期間を含めておおむね2ヶ月～3ヶ月程度を想定していただいております。ご予算に応じた仕様のご提案もいたしますので、お気軽にご連絡ください。
