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社内コミュニケーションの活性化や業務効率化を目指し、多くの大企業でSharePointを活用した社内ポータルサイトが導入されています。総務部門の皆様も、日々会社からの重要なお知らせや、福利厚生、社内イベントなどの情報をポータルに掲載し、発信に努められていることでしょう。 しかし、一生懸命に情報発信を行っているものの、「実際にどのページがどれだけ読まれているのか分からない」「情報は発信して終わりになってしまい、次回の改善に活かせていない」といったお悩みを抱えていませんか？
SharePoint Onlineには標準で簡易的な閲覧数を表示する機能は備わっています。しかし、総務部門がポータルを良くしていくために本当に知りたい「期間別の比較」や「ページ横断での分析」、「部門別の閲覧傾向」といった、運用改善に直結する切り口でのデータ取得は標準機能だけでは困難です。 さらに、詳細なログを手動でダウンロードし、Excel等で集計する作業は非常に手間がかかり、多忙な総務部門にとって「分析したくても継続できない」という構造的な問題が存在しています。
本記事では、Power Automateを活用してSharePointの閲覧ログを自動取得し、継続的かつ再利用可能な形で情報発信の改善に活用する具体的な仕組みと、システムを「作って終わり」にさせないソフィアの運用設計について解説します。
総務担当者の9割が感じている「ポータル、誰が読んでいるの？」問題
社内ポータルサイトを運用する総務担当者の多くが、情報発信後の「反応の見えにくさ」に強いフラストレーションを感じています。時間をかけて作成した記事や重要なお知らせが、果たしてターゲットである社員に届いているのかどうか、手応えを感じられないまま日々の業務に追われているのが実態です。
- せっかく記事を書いても、閲覧数が把握できずモチベーションが上がらない
- 経営陣から「ポータルの効果測定はどうなっている？」と問われても答えられない
- 標準機能のサマリーデータでは、大まかな傾向しか分からず意思決定に使えない
- 手作業でログを集計しようとしたが、工数がかかりすぎてすぐに挫折してしまった
このように、どれだけ読まれているかが分からないブラックボックスの状態では、「どこをどう改善すればよいか」という議論のスタートラインにすら立てません。閲覧ログの取得と分析は、社内広報・ポータル運用の「健康診断」とも言える重要なプロセスです。しかし、そこに多大な手間がかかってしまう現状の仕組みこそが、運用が改善されない根本的な原因となっているのです。
Excel集計に月〇時間_その労力、別の業務に使えます
SharePointの標準機能に限界を感じ、アクセス解析ツールを追加で入れたり、手動で必死にデータを集めたりしようとする企業は少なくありません。しかし、ここにも大きな壁が立ちはだかります。
- 手動ダウンロードの手間： 毎回管理画面からデータを抽出し、Excelでマージしてグラフ化する作業は属人的になりやすく、ミスも発生します。
- 分析の継続が困難： 担当者の異動や業務繁忙期には集計作業が後回しにされ、「分析したくても継続できない」という構造的な問題が発生します。
- 改善へのアクション不足： データを出すこと自体が目的化してしまい、結果を「編集方針の見直し」や「配信タイミングの変更」に活かせていません。
つまり、「どのページが、どれだけ読まれているのか」を知るための仕組みが、担当者の“努力と根性”に依存している状態では、大企業における持続可能なポータル運用は不可能です。本当に必要なのは、標準機能のサマリーではなく、改善に必要な「期間比較」や「コンテンツの賞味期限（公開後の閲覧推移）」を、担当者の手を煩わせることなく自動で蓄積し、分析・意思決定に使える状態を常に維持できる仕組みなのです。
Power Automateが変える_ログ自動取得で改善サイクルを仕組み化
この課題を根本から解決するのが、Power Automateを活用したSharePointページの「閲覧ログ自動取得システム」です。本システムでは、ページの「閲覧数」「いいね数」「コメント数」といったアクティビティデータを、定期的に自動取得します。
取得したデータはExcelやSharePointリストに蓄積され、以下のような分析が可能になります。
- 前日比・週次・月次の変化量の把握
- ページ別ランキングの可視化
- コンテンツの「賞味期限」（公開後の閲覧推移）の特定
さらに、ログ結果をもとに「閲覧数が伸びないページへのリマインド通知」や「人気コンテンツの可視化・共有」など、“見るだけで終わらない”運用改善施策へとつなげられる点が大きな価値です。
【ソフィアが大企業に選ばれる理由（実現方法）】
- 保守・運用を前提とした設計： ログ取得を一度きりの分析にせず、Power Automateの制限を考慮し「毎日／毎週／毎月」といった実運用に耐える頻度でフローを設計しています。
- 大企業要件を満たすセキュア対応： ログ取得はMicrosoft 365の権限制御内で行われ、外部に無制限にデータが流出しない安全なアーキテクチャを維持しています。
- マニュアル・仕様書設計による属人化排除： フロー構成や集計ロジックをドキュメント化し、担当者交代や将来的な内製化にも対応できる「仕組み」として企業に残します。
- 企業実績に裏付けられた信頼性： 複数の大企業案件で実稼働させてきた確かな「運用伴走力」があります。
- LMS365・研修との拡張接続： 取得したログをLMS365と組み合わせて学習履歴分析に繋げるなど、オプションの個別相談やワークショップを通じて、組織開発文脈への再設計を支援します。
ログの可視化で閲覧数が劇的改善！大企業におけるポータル運用事例
実際にソフィアのログ自動取得システムを導入し、ポータルの運用改善に成功した大手企業の事例をご紹介します。
ある大手企業では、全社向けポータルの運用を担当する部門が、手作業でのアクセス集計に毎月数時間を費やしていました。しかし、苦労して出したレポートも「ふーん」で終わってしまい、具体的な改善アクションに繋がらないことが課題でした。
- 自動化による工数削減： ソフィアの支援でPower Automateによるログ自動取得を導入し、手作業による集計工数を「ゼロ」に削減しました。
- ダッシュボードを用いた定例改善： 可視化されたデータをもとに、ソフィアのコンサルタントを交えた月次の改善ミーティングをスタート。
- データに基づく傾向の把握： 「金曜の夕方に公開した記事は読まれない」「タイトルが長いとクリック率が下がる」といった具体的な傾向がデータから明確に判明しました。
- 閲覧数のV字回復： これらのログ結果をもとに、配信タイミングの見直しや編集方針の改善を即座に行った結果、ポータル全体の平均閲覧数が大幅に向上しました。
ログを自動取得することで空いた時間を、「コンテンツの企画」や「現場の声のヒアリング」など、本来総務部門が注力すべきクリエイティブな業務に充てられるようになったことが、最大の成果と言えます。
株式会社EPクロア：ラーニングエクスペリエンスデザインの手法を生かした社内研修の内製化支援
在宅勤務やテレワークの導入が進み、研修のスタイルも変わりつつあります。医薬品開発のさまざまなプロセスにかかわ…
「ログを取る」から「改善する」へ。ソフィアの伴走型導入ステップ
- 現状ヒアリングと要件定義
現在のポータル運用の課題や、取得したい指標をヒアリングします。大企業の厳しいセキュリティ基準に準拠したセキュアなシステム設計方針を策定します。 - フロー設計・システム構築
Power Automateを用いて、SharePointの閲覧ログ自動取得フローを構築します。実行頻度や蓄積先（リストやExcel等）を最適に設定し、テスト環境で確実な動作確認を行います。 - ダッシュボード構築と仕様書作成
取得したデータを分析しやすく可視化します。あわせて、ご担当者様が自走できるよう、フロー構成や集計ロジックを整理した詳細なマニュアル・仕様書を納品します。 - 運用開始と定着化支援（ワークショップ等）
システムの運用開始に合わせて、データの見方や改善への活かし方を学ぶ管理者向けワークショップや個別相談を実施し、分析業務の定着を図ります。 - ログに基づく継続的改善サポート
取得したログをLMS365などの学習履歴と掛け合わせ、情報接触と研修効果の再分析を行うなど、組織開発へと繋げる高度な活用方法をご提案。内製化に向けた伴走支援を継続します。
- 追加のシステム利用料やライセンス費用はかかりますか？
基本的に、現在お客様がご契約されているMicrosoft 365の標準ライセンス（SharePoint、Power Automate）の範囲内で構築するため、高額な外部解析ツールの追加費用は不要です。
- ログデータのセキュリティは大丈夫でしょうか？
はい、ご安心ください。本システムはSharePointおよびMicrosoft 365の権限制御内で動作し、外部のツールに無制限にデータが流出することはありません。大企業の情報環境でも成立するセキュアな設計を前提としています。
- ITの専門知識やデータ分析の経験がなくても運用できますか？
可能です。ソフィアでは属人化を防ぐ仕様書・マニュアルの整備に加え、分析結果を運用改善に活かすためのワークショップや個別相談などの内製化支援をご提供しており、総務部門様の自走を強力にサポートいたします。
