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社内報はもはや単なる情報提供ツールではなく、組織内のコミュニケーションを活性化させる強力な手段となっています。実務に役立つ情報やミッション、ビジョンなどの理念を浸透させ、会社の戦略や部署の方針を明確に示すために活用することができます。しかし、社内報を作成することは簡単ではなく、企画、取材、校正などの作成作業やその後の印刷発送などをすべて対応すると時間と手間がかかります。その時間と手間に見合うだけの大きなリターンを得られるよう、この記事では、社内報の効果的な作成方法や従業員に読んでもらうポイントについて具体的に探り、社内報が持つ潜在的な力を最大限に引き出すためのヒントに迫ります。
社内報とは、一言で言うと従業員を対象に制作されるオウンドメディアです。元々は紙で発行されることがほとんどでしたが、現在はweb社内報への移行や紙とwebの両方を発行するタイプも見られます。社内報の役割は会社や社内の状況によってさまざまですが、主なものとしては次の３つが挙げられるでしょう。
ここでは、社内報の歴史も踏まえて社内報の基本について触れていきます。
社内報を作成する際、従業員に読んでもらえない、外部の制作会社との協働が上手くいかないなど、実際の制作過程でさまざまな問題が浮上することがあります。せっかくの努力が無駄にならないよう、この記事ではよく発生する課題とその解決策に焦点を当てます。読者に伝わるやデザインの工夫、適切な情報量など、社内報制作における課題に対する具体的で実用的なアドバイスを紹介します。また、制作会社とのスムーズな連携やコラボレーションのヒントも提供します。社内報が組織内で真に有益であるためには、問題に対処し、改善策を見つけることが不可欠です。
ここまで社内報の基本と制作の際に起こり得る問題点とその解決方法について触れてきましたが、ここからはインターナルコミュニケーションの観点から社内報の特徴を掘り下げていきます。
冒頭でも触れましたが、インターナルコミュニケーションの促進に対して社内報はいくつかの特徴と利点があります。
まず、情報共有の促進です。社内報は経営層から従業員まで組織内のすべてのメンバーに向けて一貫した情報を伝える手段です。これにより、企業の戦略や業績、プロジェクトの進捗など、重要な情報を全社員に届けることができます。特に、リモートワークや多拠点展開が進む現代のビジネス環境においては、社内報が一元的な情報源として機能し、誤解や情報の偏りを防ぐことに役立ちます。
次に、エンゲージメントの向上です。社内報は、従業員の声を拾い上げ、意見交換の機会を提供する役割を果たします。従業員のインタビューや成功事例の紹介、チームの成果発表などを掲載することで、社員一人ひとりの貢献が認識され、組織全体のモチベーションが向上します。また、社員のプライベートな一面や趣味を紹介するコーナーを設けることで、職場での人間関係の深化や相互理解の促進にもつながります。
さらに、企業文化の浸透です。社内報は、企業の価値観やミッション、ビジョンを繰り返し伝えることで、企業文化の浸透を図ります。新入社員や異動した社員にとっても、社内報を通じて会社の歴史や文化を学ぶことができるため、スムーズな適応が可能となります。特に、新しい取り組みや価値観の変革期には、社内報が重要な役割を果たします。
最後に、双方向のコミュニケーションの促進です。社内報は、単なる情報提供にとどまらず、社員からのフィードバックを受け取るプラットフォームとしても機能します。アンケートやコメント欄を設けることで、社員の意見やアイデアを収集し、経営層にフィードバックすることができます。これにより、社員が会社の運営に参画しているという実感を持ちやすくなり、主体的な行動が促進されます。
以上のような特徴や利点を十分生かし、より効果的に社内報を展開する手段として、運用しやすいツールの導入、グローバル対応までスコープに入れた社内報の展開も検討する必要があるかもしません。
最後に補足として、実際に社内報を公開するツールとして使用したSPO（SharePoint Online）の紹介と、海外拠点を持つ企業による社内報のグローバル対応について紹介します。これらのアプローチがより効果的なインターナルコミュニケーションの促進につながった事例を取り上げます。
