現場の共感が業務変革成功のカギ 7月27日「管理部門のオペレーション変革」セミナーを開催しました

#ICTシステム活用支援#コミュニケーション#働き方

03.Aug.2018

2018年7月27日(金)、キヤノンシステムアンドサポート株式会社が主催する「管理部門のオペレーション変革」オンラインセミナーにて弊社コンサルタントの築地が講師を務めました。

当日は北海道から九州まで全国の人事部、総務部、経理部等の方々がオンラインで参加。管理部門の業務変革の進め方について、事例を交えながらお話ししました。

管理部門の方々にはさまざまな悩みがあります。明らかに非効率と思われる業務手順が「今までやっていたから」という理由で継続されていること、業務の属人化により業務の知識ノウハウが組織に残らず、担当者の突然の退職が業務継続のリスクになっていること、後任スタッフの採用・育成に苦心すること(特に中小企業)などです。
実際、セミナーの受講者アンケートの集計によると、管理部門の抱える問題点のうち、「業務の属人化」(80%)を自社の課題として挙げる人が最多でした(下グラフ参照)。

また課題を感じつつも、業務変革がなかなか進んでいない企業が多いのも現状です。同アンケートで、業務変革が進まない理由について質問したところ、「変革を主導する担当者の不在」が45.8%、「担当者の変革への理解(が足りていないこと)」が管理部門・直接部門それぞれ37.5%、33.3%(複数選択式)という結果でした。

これらの課題を前提としつつ、セミナーの中では、業務改革を推進するための道筋として、①現状分析と現行業務フローの可視化、②現行業務フローの中での問題箇所抽出、③あるべき業務フローの可視化と、④外部リソースの活用も含めた課題解決策の検討(BPO(※)やITツールの導入など)について解説しました。
加えて、現場社員の理解や共感を得られないまま業務変革を無理に推し進めても、後々社員の反発を受けて、新しい仕事の仕方が定着しなかったり、変革自体が頓挫したりするケースが後を絶たないことにも触れ、改善後の業務フローをしっかりと根付かせるために⑤業務変更に関する社内コミュニケーションを徹底し、現場の共感を得ることの重要性を強調しました。

※BPO…Business Process Outsourcingの略。ある一連の自社業務を専門会社へ業務委託すること。

弊社では業務プロセス改善はもちろんのこと、社内コミュニケーションに関するさまざまな課題解決をお手伝いいたします。お気軽にご相談ください。

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