2023.06.09
ファシリテーションの意味とは？企業においてファシリテーションが重要になる背景や目的を解説
目次
ファシリテーションとは、会議やグループワークなどのプロセスにおいて、進行や意思決定を促進する技法を指します。具体的には、参加者の意見を引き出したり、問題を整理したり、合意形成を促進したりするための手法や技術を用いて、円滑なコミュニケーションを支援することです。
現代の企業において、ファシリテーションが重要な役割を担う背景には、多様な人材が集まる多文化環境や、複雑化・多様化するビジネス環境が挙げられます。これらの環境下においては、従来の上下関係や縦割り組織では対応しきれない課題が生じ、意思決定の迅速化や創造的な問題解決を求められるでしょう。ファシリテーションを活用することで、参加者が自己責任意識を高め、協働することでより良い結果を生み出すことができます。
本記事では、ファシリテーションの基本的な意味を始めとして、考え方が広まった背景や成功に導くポイントについて解説していきます。
ファシリテーションの意味とは？
ここでは、ファシリテーションという言葉の基本的な概念について解説します。ファシリテーションには類似した概念も多いため理解する上では注意が必要です。ここでは、司会やネゴシエーションとの違いについても解説していきます。
ファシリテーションの意味
ファシリテーションの基本的な意味について深掘りしていきましょう。ファシリテーションは英語の「facilitate」が元になっており、従来は「円滑にする」、「簡単にする」といった意味を持ちます。
ビジネスにおけるファシリテーションは、会議の司会進行に留まらず、参加者の発言を促す、議論の道筋を示すなど会議や議論などの目的を達成するために必要なサポートを行います。これらの役割はいずれも会議や議論などを円滑にするために不可欠なものです。そして、ファシリテーションを実行する人をファシリテーターと呼びます。
ファシリテーションと司会の違い
ファシリテーションと類似した概念として司会進行という言葉がありますが、これらはそれぞれ異なる意味を持ちます。司会の主な役割は会議を滞りなく進行させることであり、ファシリテーターが担う役割のごく一部に過ぎません。一方、ファシリテーターは司会進行の役割に加えて、会議の最終目的を達成することに責任を持ちます。
会議の中で議論が紛糾した際、参加者の意見を論理的に整理して結論の落とし所を探るところまでがファシリテーターの役割です。司会進行も参加者の発言を引き出す、時間内に会議を終了させるように調整を行うといった役割はあるものの、参加者の合意形成といった会議の最終的な目的には責任を負わないことがファシリテーションとの大きな違いです。
ファシリテーションとネゴシエーションの違い
ファシリテーションと混同されがちな用語の一つにネゴシエーションがあります。ネゴシエーションとは「交渉」や「調整」を意味する言葉であり、ファシリテーションとは異なる概念です。
しかし、ファシリテーションにおいても交渉が必要になる場面があります。たとえば、参加者の中で意見が分かれて議論が平行線をたどっている場合や、一部の参加者に不利となる結論を出す場合には、ファシリテーターが主体になって利害の調整を行う必要があります。
そのため、ファシリテーションに求められる役割の一部にネゴシエーションが含まれると考えることができますが、あくまで両者は異なる概念であると理解しておきましょう。
ファシリテーションが広まった背景
ビジネスシーンの複雑化や多様化が進んでいる昨今は、ファシリテーションの重要性が高まっています。ここからは、ファシリテーションが広まった背景について詳しく解説していきます。
ビジネスの複雑化
現代社会は変化のスピードが速く、将来的な予測がしづらいVUCA(ブーカ)の時代といわれています。VUCAとは「Volatility(変動性)」「Uncertainty(不確実性)」「Complexity(複雑性)」「Ambiguity(曖昧性)」の頭文字をとった造語であり、将来の予測が困難な状況を意味します。
従来の日本経済は年功序列、終身雇用、企業内組合という日本的経営のものとに醸成された強烈な同質性の上に成り立っていました。しかし、グローバル化によりコミュニケーションの対象が海外の社員に広がり、派遣・外注・嘱託等背景など雇用形態の違う社員も増え、人材流動化が進み転職、出向、外部連携はいつでも起こる状態に変化しました。
会議では、そのような立場や価値観が異なる人と協力して合意形成に辿り着く必要があります。意見を引き出し、軌道を修正しながら、目的である合意形成を達成するために、ファシリテーションの手法が広まっているのです。
日本型の経営の限界
日本型経営の限界が認識されつつあることも、ファシリテーションの概念が広まった背景の一つです。従来型の日本企業は、従業員や組織の同質性を備えたトップダウン方式の経営スタイルでした。
また、日本型経営の中で終身雇用、年功序列の賃金体系などが一般的になっていったのです。製造業を中心に大量生産が重視された高度経済成長期には、日本における同質性は大きな武器となりました。しかし、より国際社会が複雑化した中で国際競争力を維持するためには、日本企業が持つ同質性が逆に足枷になりつつあります。
そのような状況下において、組織の同質性に課題を感じ、終身雇用や年功序列の賃金体系を見直す企業も現れています。過同質性から多様性へと移り変わる現代において、多様な意見を引き出すファシリテーションの役割が重要視されてきているのです。
企業内において多様な意見をまとめなければならない
厚生労働省の「外国人雇用状況の届出状況まとめ（令和３年10月末現在）」や国立社会保障・人口問題研究所の「出生動向基本調査（結婚と出産に関する全国調査）」によると、子育てをしながら働く人や外国籍の従業員も増えています。従業員の多様性が広がる中で、従業員の多様な価値観を反映した合意形成が求められています。
一例として、減少傾向にある売上を回復させるための手段として一人当たりの作業時間を増やすという施策の合意形成を行うケースを考えてみましょう。従業員や組織の同質性を備えたトップダウンの経営スタイルであれば、長時間労働を伴う施策も受け入れられたかもしれません。しかし多様性が重視される昨今は、子育てと仕事を両立する従業員やワークライフバランスを重視する従業員からは反対の声が上がる可能性があります。
このような多様な価値観を持つ従業員が増える中で、ファシリテーターには様々な意見をまとめ、スムーズに合意形成に導く力が求められるのです。
合意形成と多様性の相克解消としてのファシリテーション
日本企業の強みでもあり弱みでもある合意形成を重視するコミュニケーションスタイルは、昨今の急激な事業変化に対して、経営意思決定や変革の遅延につながるなど、弊害を生んでいるとも言われています。
しかし、腹落ちや共感を価値観に置く、丁寧な合意形成をするコミュニケーションを踏むことが、堅牢性と柔軟性を両立するレジリエンスを産み出すことも事実です。合意形成のための丁寧なコミュニケーションを踏むには、共通の足場がなければ議論も会話も成立しません。総合職男性終身雇用というある意味共通の足場がしっかりあった時代は終わり、事業と人は不可逆的に多様性に向かっている現代は共通の足場が急速に薄い状態であると言えます。このジレンマにおいては、合意形成が嚙み合わないのは必然であり、嚙み合わせる必要性からファシリテーションが急激にニーズとして浮かび上がってきたと言えるでしょう。
ファシリテーターという伴走者には必然性がある
事業と人の多様化によって複雑化した環境は、有効な策を講じなければ瞬く間にサイロ化し、意思決定が進まなくなります。このような状況を回避するために、多様な価値観をつなぐ媒介役としてのファシリテーターが必要なのです。ファシリテーターは自社で育成することもあれば、外部のコンサルティング会社に依頼することもあります。
DXやサスティナブルなどの変化と現場を繋げる存在
DX(デジタルトランスフォーメーション)やサステナビリティ経営などといった概念は、いずれも事業の多様性や人の価値観の変化に対応していくための手段として語られることがあります。しかし、DXやサステナビリティ経営などの変革を実行に移していくためには、多様な価値観をまとめ上げて合意形成に導くための第三者、つまりミドルマンの存在が必要なのです。
ミドルマンとはポール・ラザースフェルトという哲学者が提唱した概念です。ミドルマンは「専門家の難解な言葉を簡潔に説明できる人」、「無数のメディアから発せられる情報を要約し伝える存在(オピニオンリーダー)」と定義されています。
今後も人材や価値観の多様化が進んでいく現代社会の企業では、専門的な内容を専門外の従業員にわかりやすく伝えるミドルマンの存在が求められるでしょう。
専門性と多様性は複雑にならざるを得ない
グローバル化が進んでいる現代社会においては、異なる価値観を持つ人たちの意見をまとめ、同じ目的に向かって進むことが重要です。また、複雑化したビジネスの目的を達成するためには専門性の高い人材、他業種の経験者、国際経験のある人材を中途採用で確保するなどの施策も求められます。
グローバル化によって多様化が進んだ社会でビジネスを行うためには、専門性と多様性を備えた組織体系が必要になるでしょう。そのため、ビジネスでの生き残りを図るために組織が複雑化することは不可避であり、多様な価値観の中で合意形成を図るスキルがより重要視されます。
事業はミドルマンとファシリテーターの掛け算でないと成立しない
複雑化かつグローバル化した現代社会においては、先述したミドルマンとファシリテーター双方の力が必要となります。ミドルマンが存在することで、情報を受け取る側は、自分たちと直接関係のない情報情報を受け取る側は、自分たちと直接関係のない情報ことで、情報を受け取る側は、自分たちと直接関係のない情報を受け入れやすくなるという効果があります。
情報を発信する側にとっても、ミドルマンは非常に重要な存在です。ミドルマンを通じて情報を発信することで、より多くの人に情報が届く可能性があります。組織における意思決定では、専門的な内容を専門外の従業員に簡潔に説明することができるミドルマンが必要なのです。
また、ミドルマンには大量の情報から意思決定に必要なものだけを要約して他者に伝える役割もあるでしょう。一方で、ミドルマンが提供した情報をベースに合意形成を行う際にはファシリテーターによる円滑な会議運営スキルが必要です。
多様化した組織では、ミドルマンとファシリテーターがシナジーを発揮することで合意形成が可能になります。変わりゆくビジネス環境に臨機応変に対応するためには、ミドルマンとファシリテーターを担える人材の確保が必須と言えるでしょう。
複雑かつ葛藤だらけの会議を合意に導くファシリテーションのポイント
多様化かつ複雑化した組織において、会議での合意形成を図ることは重要でありながらも困難な取り組みです。意見の対立や議論の紛糾が起こりがちな会議を合意形成に導くためには、どのようなファシリテーションが必要なのでしょうか。
ここでは、代表的ないくつかのポイントを紹介します。
複雑難解な言葉や理屈を整理する
ビジネスにおける会議では、専門的な知識を前提とする場合や複雑難解な用語について議論することもあります。先述したミドルマンの役割を担うメンバーにも協力してもらいながら、専門的な内容についても参加者全員が共通理解している状態に導くことが重要です。
専門外でかつ自分が理解できない内容について議論されていると、蚊帳の外に置かれた参加者は会議へのモチベーションが薄れていきます。このような事態を防ぐためにも、専門的な内容について議論する際には、会議前に説明資料を配布する、冒頭に説明の場を設けるなどの工夫をし、議題についての共通理解を醸成することが重要です。
専門知識を持たない参加者も含めて、全員が納得感を持って会議に参加できるように準備しましょう。
多様な価値観立場が産み出す感情を整理する
会議にはさまざまな価値観や立場を持った人が参加するため、議題によっては感情的な意見対立が起こりやすくなります。ファシリテーターとしては会議が感情論の応酬だけで終わってしまうことは何としても避けたいところです。
意見の対立が起こった際には、ファシリテーターとして双方の意見に共感を示す一方で、議論を本筋に戻すための働きかけが求められます。たとえば、対立している意見の論点を整理する、発言者に対して問題提起を行うなどのアクションが考えられるでしょう。
このようにファシリテーターには、参加者に共感し意見を引き出すコミュニケーション能力、議論の内容を正確に整理する論理的思考力など多様なスキルが必要です。
問いと気づきを創る
どのような疑問を持つかによって、組織やチームの雰囲気は大きく変わります。問いの立て方によっては、メンバー同士が積極的に意見を出し合うことができる場を作ることができますが、逆に、発言がためらわれる場合もあるでしょう。
また、メンバー同士が直接対面することで、人間関係を深めることができ、議論が円滑に進むことがあります。しかし、どのような人間関係であっても、役割や業務目的といった合理的な側面と感情的な側面が存在します。そのため、コミュニケーションは合理的側面と感情的側面の二重構造となります。この二重構造がバランスを崩すと、問題が生じてしまいます。
意思決定においては合理性と感情的側面の両方を考慮することが必要であり、問いを立てる際にも、合理性と感情的側面を両方考慮した意思決定に役立つキーワードを創出することが大切です。
それにより、活発な討論が行われると、新しいアイデアや取り組みが誕生したり、以前は気付かなかった観点から発見が生まれ、協業や創造的な文化を形成したりすることがあります。グループワークなどでこうした効果を得るためには、適切な問いを立てる技術が欠かせません。
合意形成の過程を創る
会議の目的は新規事業の案出しや役割分担の決定など様々ですが、いずれも何らかの合意形成を伴うものです。ファシリテーターは単なる司会進行と違い、会議における目的や合意形成を達成することに責任を持ちます。
様々な価値観、意見、立場を持つ人が参加する会議においては、先述の通り意見の対立が発生することもあります。また、管理職と一般社員の双方が参加する会議であれば、一般社員から管理職への忖度が発生し、一般社員の発言が減るなどのケースが想定されます。
これらの障害を克服し、参加者が納得できる合意形成が図れるかどうかは、ファシリテーターのスキルにかかっているといっても過言ではありません。
まとめ
ビジネスシーンにおけるグローバル化と多様化を背景に広まったファシリテーションは、議論を成功に導く重要なスキルの一つとして認知されています。また、今後もビジネス環境が複雑化していくことが予想され、ファシリテーション能力が求められる場面は増えていくでしょう。
現代の企業においては、ファシリテーションを活用することで、参加者の自己責任意識を高め、協働することでより良い結果を生み出すことができます。参加者が積極的にアイデアを出し合い、意見交換を行うことでよりよい結論に達し、組織の成果を高めることが可能となるでしょう。
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株式会社ソフィア
先生
ソフィアさん
人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。
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