ファシリテーターの役割とは?必要なスキルとメリットについて解説

昨今、会議などでファシリテーターの存在が重視されるようになりましたが、それらの場でファシリテーターにはどのような役割が期待されているのでしょうか。また、ファシリテーターが存在することで会議などの主催者や参加者にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ファシリテーターに求められているスキルなどもあわせて解説していきます。

ファシリテーターとは?

まずはファシリテーターという言葉の基本的な意味を理解し、ファシリテーターとは何をする人なのかについて見ていきましょう。

ファシリテーターの意味を解説

ファシリテーターという言葉は、「促進する、容易にする、円滑に進める」といった意味を持つfacilitateという英単語が元になっています。集団活動で物事がうまく進むようにかじ取りをすることを「ファシリテーション」と言い、ファシリテーションをする人はファシリテーターと呼ばれます。

もう少し具体的に考えてみましょう。IAF WorldINIFACによると、ファシリテーターはより効率的に会を進めたり物事を選択したりする手助けを公平な立場から行う役割です。各参加者がグループに貢献しながら議論を進められるよう、バランス感のあるリーダー役になったうえで、活動の目的を達成するようガイドすることが求められます。つまりファシリテーターとは、参加者の発言を促したり意見を整理したりしながら、会議などの円滑な進行をサポートする役割です。

会社などの組織で仕事を進める際には、考え方がそれぞれに異なる多様な人々の相互理解を図り、合意形成をすることで問題を解決しなければなりません。そこで、議論のかじ取り役を担うことで会議のパフォーマンスを向上させ、アジェンダを整えたり進行をサポートしたりしながら最終的にグループが独自の選択をするのをサポートするのが、ファシリテーターなのです。

ファシリテーターと司会との違い

ファシリテーターが司会と混同されることがありますが、両者に求められている役割は異なります。

司会は、時間管理やアジェンダ確認などをしながら会を進行する役割です。会を遅滞なく進めることが仕事で、一般的には参加者から少し離れた立ち位置にいることが多いです。一方でファシリテーターは、参加者に発言を促したり議論の論点をまとめたりするなど、司会よりも積極的に会議の中に入っていくことが求められます。

会議の目的を達成する道筋を築く役割を担っているという点で、ファシリテーターは司会と大きく異なります。

なぜファシリテーターが必要なのか?

会議では、バックグラウンドや組織内での立ち位置が異なる参加者が集まるため、効率的に目的達成を目指すためには調整役が必要です。

たとえば、最近注目されているDXを社内で取り入れるようなケースを考えてみましょう。企画部門やコンサルなどはデジタル化を推進することで業務が効率的になり、組織にポジティブな影響がもたらされると考えているかもしれません。DXに関する知見も有していることでしょう。一方で、実際に現場の業務を担っている部門では、新しい技術やプロセスの導入について現場の視点からの懸念を持っています。異なる部門間では損得や価値観が異なるため、物事を決めるプロセスが複雑になりがちです。そこで、ファシリテーターが参加者の心情や実務的な懸念事項等をうまく調整しながら会議を進める必要があるのです。

新しいテクノロジーの導入を例に挙げましたが、他にも気候変動対策やダイバーシティ&インクルージョン推進、地政学的リスクなど、企業が対応すべき今日的な問題には複雑な内容も多く、問題解決に向けて議論する際には経営陣や問題に関連する担当者だけでなく外部の専門家など、多様な視点を取り入れる場面が増えています。参加者の状況に合わせて議論する内容の専門性や議論のレベル感などを調整し、組織を俯瞰したときに最適な選択肢に導くためにも、会議でのファシリテーターの役割は重要と言えます。

一般的なファシリテーターの役割

ファシリテーターの役割を、もう少し具体的に見ていきましょう。会議などで、ファシリテーターには次のような役割が求められています。

会議の責任者やオーナーとの関係作り

ファシリテーターはまず、会議の責任者やオーナーとの関係作りをする必要があります。会議の運営に必要なタスクや求められる成果を把握し、ファシリテーターに求められる具体的な役割や責任について明確化したうえで、それらについてコンセンサスを形成することが大切です。会議の責任者やオーナーのニーズを汲み取り、どのようなプロセスで進めてどの程度の成果を出すのかを設計し、あらかじめ合意を得ておきましょう。

大きなプロジェクトでは、一度の会議ではなく複数回の打ち合わせやイベントを経て結果に結びつけるのが一般的です。会が終わるごとに会議の責任者やオーナーとあらためて意識のすりあわせを行い、ファシリテーションへの満足度についてフィードバックを得たうえで次回につなげていくこともポイントです。

グループプロセスを予測し、準備する

会議の中で起こり得るグループプロセス(グループにおける参加者の発言や態度、参加者同士の関係性、感情など)を、参加者の顔ぶれからある程度予測し、準備しておくことも、ファシリテーターの重要な役割です。

問題解決や合意形成を行う上で大切なのは、ファシリテーターがグループの文化や参加者の多様性を受け入れた上で、対話へのオープンな参加を促すことです。価値観や情報に対する処理の仕方が周囲と異なる人も積極的に巻き込んでいきます。そうすることで、会議の責任者やオーナーのニーズを満たす質の高い結果を導き出すことができます。

参加者について事前に情報を得ておくことで、議論や対話の「幅」を想定することも可能になります。合意形成であれば「どのくらいコンフリクトが起きそうか」、討論であれば「どのくらい深い内容になりそうか」を想定し、議論の中で提供できる情報をどのくらい準備するかを事前に確認しておきましょう。

また、会を開くための時間と空間の準備も必要です。会議の目的に合ったスペースや備品等の確保、限られた時間を効率的に使えるようなプログラムの作成などを行い、会が開かれるのに適した環境を整えましょう。

参加しやすい環境の構築と維持

発言しやすい場を作ることも、ファシリテーターの役割の一つです。会議や研修などでは参加者が緊張してしまい、議論がなかなか活発にならないことがあります。ファシリテーターが課題設定をしたり議論の入り口を提起したりすることで、参加者が意見を出しやすくなるようにすることが大切です。

そのために重要なのが、参加者との信頼関係を築くことです。多様性を尊重した上で参加者が安心して参加できる環境の基礎を構築し、さまざまな意見やアイデアを受け入れることで参加者にとっての会議への参入の障壁を取り除くことがポイントです。また、参加者の様子を観察したり意見を吟味したりして適切なフィードバックを提供するスキルも、参加型の環境を維持し参加者の当事者意識を醸成するためには重要です。

それぞれの意見を引き出す

すべての参加者が積極的に発言できるように進行することも、ファシリテーターに求められる役割です。少数意見であっても否定せず、相槌を打ったり興味があるという態度を示したりすると、異なる見解を持つ参加者も発言しやすくなります。グループ内において対立や緊張が生じる要因を理解して適切に対処することで、意思決定のサポートをしましょう。

また、参加者の発言を要約したり、検討が必要な点を反復したりすることで、ほかの参加者の情報処理を助けたり理解をサポートしたりすることも期待されています。参加者の理解が高まれば高まるほど、創造的な思考が深まったり様々なアプローチからの視点が加わったりするため、より深い議論につながるのです。

意見を整理してまとめる

ファシリテーターは、議論中も時折ポイントを整理しながら、出された意見をまとめていくことが求められます。白熱した会議では参加者がゴールを見失ってしまうことがあるため、会議の目的をあらためて思い出させたり参加者の共通認識を形成していったりすることで、会議の目的が達成に近づくように働きかけることが重要です。明確な方法とプロセスでグループの合意形成を誘導したり、セッションにおいて明確な背景を確立したりすることが求められます。

結論を導き出す

ファシリテーターには、最終的にその場の議論をゴールに導く役割が期待されています。参加者が議論しながら絞り込んでいった意見やアイデアをあらためて整理することで、最終的な結論に導きます。会議等で参加者全員の意見が一致することは少ないですが、それぞれにとって納得感のある結論になるかどうかは、ファシリテーターの手腕にかかっています。

また、会議によっては、必ずしも全員で合意を形成することを求められているわけではありません。いくつかの見解に対して意味付けをしたり、今後の課題点を挙げたりして会を終わらせることもあります。

出た結論に対して、ネクストステップをまとめることも大切です。次に誰が何をしなければいけないのか、会議の先を見据えたアクションを明確にし、参加者に行動を促すこともファシリテーターの役割です。

ファシリテーターがいても議論が上手くいかないのはなぜ?

ファシリテーターがいても、議論がうまく進まないことはあります。考えられる原因は、ファシリテーター自身の準備不足や経験・スキル不足などです。

たとえば、議題となっている事柄に関する専門的な知識がファシリテーター自身になければ、円滑に議論を進めるサポートはできません。論点をまとめることができなかったり、意見のポイントが理解できなかったりするからです。参加者の意見に会議の目的やテーマからずれたものが目立つ場合は、ファシリテーターが効果的にサポートできていない可能性があります。

また、ファシリテーターが会議のゴールをしっかり設定できていない場合にも、議論がうまく進みません。論点がずれたときに、方向修正ができないからです。

ファシリテーターがいても、一定のスキルがなければ求められる役割を果たすのは難しいのです。

議論が上手くいかない理由①会議前

ファシリテーターがいても議論がスムーズに進まない原因の一部は、会議前の準備不足にあります。

たとえば、議題について参加者が充分な情報を得ていなかったり、知識が不足していたりすると、議論はうまくいきません。参加者の専門領域によって議論のテーマやその背景に関する理解に隔たりがあったり、立場が異なるためにそれぞれちがうゴールを見ていたりすることもあり、会議前に情報格差をなくすなどの配慮が必要です。

そのためにも、議論のテーマ等に対する参加者それぞれの理解度や心理状態をファシリテーターが事前に把握しておくことが重要です。その上で、会議中の対立や心情の変化等も想定して事前にいくつかのシナリオを作成し、それに沿ってアジェンダを設定しておくことが成功のポイントなのです。

議論が上手くいかない理由②会議中

では、会議中に議論がうまく進まない理由はどのようなものでしょうか。それは、議論の内容が複雑であるために参加者が同じ理解のもと話を進めることができておらず、議論がかみ合っていないという状況です。言葉の定義が曖昧だったり、論点が整理できていなかったりするために、論理的な討論が行われていないのです。

議論の焦点が明確になれば、本質的な対立がどこにあるのかが見えてくるため、より議論を深めたり見方を変えて解決につなげたりすることができるようになります。参加者の議論の内容や様子からどこにズレがあるのかをファシリテーターが把握し、曖昧性を排除したり論点によりフォーカスした議論を促したりすることが必要です。

議論が上手くいかない理由③終わり方

見落とされがちですが、会議の終わり方も重要です。会議の結論は、一部の人が押しつけたりファシリテーターが無理矢理まとめたりしたものではなく、参加者それぞれが議論した上で導き出したと思えるものでなければいけません。ファシリテーターはそれまでの議論を踏まえて、ある程度は参加者に先導を任せつつ、結論をまとめる役割に徹したり、次回につながる問いかけをするとよいでしょう。

ただし、結論も出ていないのに会を無理やりに終わらせるのはよくありません。納得できる落とし所がないにもかかわらず無理やり終わらせると、参加者に不満やわだかまりが残ってしまいます。結論が出ない場合は、すぐに次回以降の話の流れを考えて、次回の会議を設定しましょう。

全員が結論を導き出すプロセスに納得できるような方法で会を終わらせる必要があります。そのためには、ファシリテーターとしての経験値も非常に重要になります。

会議にファシリテーターを導入するメリット

必要なスキルを備えたファシリテーターを入れることで、会議の主催者や参加者にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

焦点を絞った議論ができる

会議にファシリテーターがいることで、議論の焦点が定まりやすくなります。

1つの議題についてさまざまな視点から意見が出たり、多くの懸念事項が指摘されたりするのは当然で、決して悪いことではありません。ただし、定められた時間の中で目的を達成するためには、優先順位を決めて一定の事柄についての議論を深めなければいけない場合もあります。ファシリテーターがいれば特に優先すべきポイントについて焦点をあてた議論を行うことができ、論点に沿った意見が集まりやすくなるため、より効果の高いディスカッションができます。しかし、状況によっては焦点を絞らずに広く意見を求めることも必要です。広く意見を求め、話し合いが進行するにしたがって焦点を絞っていくという手法もあります。

また、会議では往々にして、参加者同士で論点がかみ合っていなかったり、言葉の定義をそれぞれ異なる意味で使っていたりするような状況が生じます。ファシリテーターはそのような問題に気が付きやすい立ち位置にいるため、議論のポイントを再確認したり、曖昧に使われている言葉に対する認識を全員ですり合わせたりするようサポートすることができます。だからこそファシリテーターの役割は重要なのです。

参加者が良い心理状態で議論に参加できる

会議などの場では、発言力のある人や立場の高い人に遠慮してなかなか意見を述べられない参加者もいます。しかし、ファシリテーターがいることでそのような参加者にも目が向けられ、より多くの意見を引き出すことが可能です。

多くの意見が出る会議というのは、参加者が良い心理状態であるからこそ発言をしやすくなるという側面もあります。議論の当事者ではなく客観的な第三者としてファシリテーターが会議の場にいることで、「周囲と異なる意見でも発言していい」という場の雰囲気を作ることができ、多様性のある議論を形成しやすくなる、というメリットが生じるのです。

ファシリテーターに必要なスキルとコツ

ファシリテーターを務める際には、どのようなスキルが必要でしょうか。また、会議をファシリテートするコツもあわせてみていきましょう。

目的設定と設計力

ファシリテーターは、会議の目的を設定することが求められます。そして、グループが目的を達成するためには時間と空間の準備が必要です。そのため、まずは適切な場所を手配し、参加者を選定することが重要です。また、タイムマネジメントもしながら会議の進行ができなければいけません。

参加者や発言者をある程度ファシリテーターの裁量で決めることができる場合、誰にどの段階で発言を求めれば有意義な話し合いができるのか、といった視点も求められます。目的達成をサポートするために、会議の雰囲気作りをすることも求められているのです。これらはいわば、会議の設計力とも言えるスキルです。

コミュニケーション力と議事進行力

ファシリテーターには進行力も必要です。そのためには、さまざまな立場や価値観の人とコミュニケーションをとることのできるスキルが求められています。

参加者が初対面であまり関係が築けていない場合や、意見の対立が生じやすい場面である場合などには、自己紹介や簡単な交流などアイスブレイクを導入することで場の空気を穏やかにするような工夫も必要です。ファシリテーターには、決められた時間の中で議事を適切に進行していくことができる経験値も期待されているのです。

発言を整理して相違点を視覚化する、分析・図解力

多くの意見を整理したり、深まった議論を視覚化したりすることも、ファシリテーターに求められるスキルです。

会議は合意形成が目的の場合もありますが、意見の相違を見つけたり課題を洗い出したりすることが目的の場合もあります。必ずしも何らかの結論を出すことが求められているわけではなく、当初設定した目的に到達するためにはどのような方向でまとめていけばいいのかを見極める力が必要とされています。そこで、ファシリテーターには、議論の内容を集約して会議の成果を視覚化できる力が必要となるのです。

プロセス(過程)についての対話を促す観察・介入力

ファシリテーターには、プロセスについての対話を深める気配りも必要です。会議等の場ではどうしても結論が重視されてしまいがちですが、実際にはそこに至るまでの過程に、大切な示唆があったり課題が隠れていたりするからです。形になっていない事柄や抽象的な事柄も言語化することで、より精度の高い議論ができる可能性もあるため、参加者の様子を観察しながら適切な介入を行い、プロセスも重視した議論を進めることもファシリテーションに必要なスキルと言えます。

ファシリテーターとして会議に参加する場合の注意点

では、実際にファシリテーターの役割を果たさなければいけない場面ではどのようなことに気をつけたら良いのかを考えてみましょう。

自分の意見を主張しない

一般的には、議論に参加する際には自分の意見を主張することが重視されます。しかし、ファシリテーターとしての役回りでは、基本的には自分の意見を主張しない方がよいでしょう。ファシリテーターが偏った意見を言ってしまうと、ほかの参加者が異なる意見を言いにくくなってしまうからです。つまり、その会議には結局ファシリテーターがいないのと同じになってしまいます。

できる限り主観や意見は含めずに、全体を俯瞰しながら進行することに集中しましょう。

サポートに徹する

ファシリテーターとして会議に参加する際は、サポートに徹するようにしましょう。参加者の意見や考えをまとめて論点を整理したり意思決定の方向性を形作ったりするのがファシリテーターの役割です。自分の意思で最終的な決定を変えてはいけません。

ただし、ファシリテートをするからといって意思決定の場に参加してはいけない訳ではありません。ファシリテーターには実際には、議論をどのような方向性に動かしていくかについて大きな裁量があります。上手に進行し、適切なタイミングで議論に介入することで、自らの意思に沿って議論の流れを形成することも可能です。

会議への介入と放任のバランスも重要

議論への介入と放任のバランスも重要です。ファシリテーターが議論に介入すればするほど、会議の方向性を参加者ではなくファシリテーターが作る形になってしまい、自分たちで結論を出したという納得感を参加者が得にくくなります。一方で、まったく介入せずに放任すると、議論が盛り上がらなかったり、ただの会話になってしまい何も決まらなかったりする可能性があります。また、それぞれの意見の対立が大きくなり参加者同士の関係性が悪くなってしまうかもしれません。

介入と放任のバランスが非常に難しいからこそ、事前の準備が重要になるわけです。シナリオを想定する際に合意形成の段階を小刻みにしてみるなど、様々な状況に対応しやすいような計画を立て、うまく会議への介入と見守りを両立できるようにしましょう。

また、良質なコミュニケーションができれば結論に至らなくても、内容を振り返ることができます。最終的には、ファシリテーターがいなくても参加者が自分たちで議論できるような状況をつくることが、ファシリテーションの理想形です。

まとめ

この記事では、ファシリテーターの役割について見ていきました。ファシリテーターがうまく機能し、良質なコミュニケーションが実現している会議では、意見の対立があったり議論が停滞したりしても、振り返って打開策を探ることができます。また、参加者それぞれにファシリテーションのスキルがあれば自分たちで議論の流れを作ることは可能であり、必ずしもファシリテーターの役割を特別に置かなければいけないわけではありません。むしろ、これからの時代に対応するためには1人1人がファシリテーションスキルを保有していることが大切でしょう。

今後の組織改革や人材育成についてお悩みがあれば、ぜひソフィアにご相談ください。

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