会議におけるファシリテーターとは?理想的なファシリテーターについて解説!

スムーズな会議進行には、優秀なファシリテーターが必要です。会議におけるファシリテーターの役割は、時間の管理やルール決定などさまざまです。

また、ファシリテーターには会議におけるプロセスの構築や専門的な知識が必要です。この記事ではファシリテーターの役割や、合意形成をスムーズに行うために必要な段取りなどについて解説します。

会議におけるファシリテーターの役割

ファシリテーターとは「ファシリテーション」、つまり会議の舵取りを行う人のことを指します。諸説ありますが、会議は、「コミュニケーション会議」「議論会議」「意思決定会議」の3つに分類することができます。

会議の種類によって、ファシリテーターが果たすべき役割は違います。どのようなファシリテーションが必要かは、会議の後にどのような状態を期待するかで決まるでしょう。以下では、会議の種類ごとの、ファシリテーターの仕事を詳しく見ていきます。

コミュニケーション会議

コミュニケーション会議は、報告や連絡事項、知識共有など、参加者の情報を共有することを目的に実施されるため、詳細な情報の中身を正確に共有できるかどうかが重要です。会議が終わった後の状態をイメージして、ファシリテーターは会議を進める必要があります。そのため、言葉の定義の明確化や時間の管理がファシリテーターの役割と言えるでしょう。

議論会議

議論会議は、企画の提示や業務に関する問題提起など、主に提案とそれに沿った議論が目的です。そのため、議論会議におけるファシリテーターの役割は、賛同意見だけでなく否定意見や疑問点など、さまざまな発言をうながすことが求められます。

また、議論会議は問題の発見を目的とする場合と、問題がすでに発見されている状態で行われる場合とがあります。どちらの会議でもさまざまな観点から意見を出すことが重要です。しかし、問題の発見を目的とする場合は、双方が自らの意見を主張し収拾がつかなくなることもあります。

そのため、議論の焦点やテーマの設定、参加者の立ち位置を明確化し、ファシリテーション手法やツールを使って適切に時間配分を行うなど、議論を円滑に進めるための工夫が必要です。

意思決定会議

意思決定会議は、それまでの決定事項をベースに適切な計画を立てたり、業務に落とし込んだりすることが目的です。そのため、意思決定会議では合意形成を図る必要があります。

合意形成においては、参加者の適切な「妥協」と「納得」が必要です。ファシリテーターは自分が議論に参加するのか、参加しないのか、といった慎重な判断を行わなければなりません。議論が感情論になっている場合は中立の立場として参加する、誰も発言しないのであれば発言をうながすように仕向ける、上手く意見が出ているのであれば参加しないなど、その場に合わせた判断力が問われます。

また、ここでもダラダラとした時間が流れないように、適切に時間配分を行い、会議の進捗を操作・管理することが重要です。

 会議を効率良く進める方法は? 

ファシリテーターの役割がわかったところで、実際に会議を効率的に進めるには、どのような段取りが必要なのでしょうか。

ここからは、会議を効率よく進めるうえで押さえておきたいポイントをご紹介いたします。

会議の責任者やオーナーと関係性を作っておく

会議の参加者や会議の主催者と、良好な関係性を作っておきましょう。

会議の主宰者が求めるタスクや求められる成果を把握し、具体的な役割や責任を明確化したうえで、それらのコンセンサスを形成することが大切です。会議の主催者のニーズを汲み取り、どのようなプロセスで進めて、どの程度の成果を出すのかを設計し、あらかじめ合意しておきましょう。 

会議のシナリオを準備しておく

会議のシナリオを準備しておくこともポイントです。事前に会議進行の方針を定め、議論の落としどころを考えておきましょう。

ファシリテーターがいても議論がうまく進まない大きな理由は、主に準備不足にあります。そのため、充分に幅を持たせたシナリオを事前に想定しておくことが大切です。会議中に起こりうる対立関係や参加者の心情の変化等も想定してシナリオを作成し、それに沿ってアジェンダを設定しておきましょう。

ルールを決めておく

繰り返しになりますが、事前に会議のルールを決めて参加者に共有しておくことは、やはり重要なポイントです。

具体的には、

  • アイデアを一方的に批判しない
  • 反論するときは対案を必ず出す
  • 他人の話は途中で遮らない
  • 自分にできないことは安易に言わない

などのルールが挙げられます。

また、言葉の定義や論点の共有を行うことも重要です。

議論の内容が複雑だと参加者が同じ理解の下で話を進めることができず、議論がかみ合わないというケースがあります。これは、言葉の定義が曖昧だったり、論点が整理できていなかったりするために、論理的なディベートが行えないという状態です。

議論の焦点が明確になれば、本質的な対立がどこにあるのかが見えてくるため、より議論を深めたり、見方を変えて解決につなげたりすることができるでしょう。

ファシリテーターには、参加者の議論の内容や様子から、どこに認識のズレがあるのかを把握し、曖昧さを排除したり、論点ごとにフォーカスした議論をうながすといった役割が求められます。

会議における理想的なファシリテーター

では、会議において理想的なファシリテーターとは、どのような人物像を言うのでしょうか。ここからは、ファシリテーターに求められるスキルについて、紹介します。

目的設定と設計力がある

理想的なファシリテーターには、会議の目的設定と会議の設計力が求められます。会議において、会議の目的や参加者の選定は非常に重要な要素です。

有意義な話し合いをするためには会議の目的を設定しましょう。会議の目的には情報の共有、研究・開発、組織改革などがあります。

目的に沿って結論を出すためには誰を参加させるべきなのか人員を選定し、そこから目的に向かって会議を組み立てていく設計力も必要となります。

また、ファシリテーターには会議を円滑に行うためのツールへの理解や、組織論にどれだけ精通しているかが重要となるため一定の専門性も必要です。 

ファシリテーターは会議に介入しないことが会議の極意

会議に極力参加しない、ということもファシリテーターの役割と言えます。これは、一切意見を主張しないという意味ではなく、ゴールに沿った議論を進めることを優先するというものです。

最終的には、ファシリテーターがいなくても、自分達で合意形成ができるという状態が理想でしょう。良質なコミュニケーションに参加者が早く慣れるように、うまく誘導していくことが大切です。

良質なコミュニケーションが可能になれば、仮に合意形成に失敗したとしても、振り返りを行うことができます。一方で、発言しづらい環境や、意見が出ない状況への対処など、色々な問題に対してその都度参加していくことも、ファシリテーターに要求される役割です。

しかし、ファシリテーターが会議に参加しないからと言って必要ないわけではありません。ファシリテーターの役割は会議中だけなく、会議前や会議後においても重要となります。会議のシナリオ作成や、会議後に振り返りを行いアクションを促すこともファシリテーターの役割です。

ファシリテーターは、参加者全員の陰になり日向になり、参加者の当事者意識を醸成し、白熱した議論を展開し、納得感の合意形成を創造することが目的と言えます。

プロセス(過程)に対して振り返りを行う

ファシリテーターは、「プロセス(過程)」を重要視して、振り返りを行いましょう。

仮に合意形成に至らない場合でも、これまで見えなかったところを可視化して話し合うことにより、より精度の高い議論ができるようになるのです。

その際は、議論の内容や結果に対して振り返りをするのでなく、あくまでプロセス=コミュニケーションに対して振り返りを行うことが重要です。参加者それぞれが持つ、会議内容の納得度や腹落ち感はどうか、言いたいことが言えたか、メンバーの発言に対する感情(頭にきた、うれしかった)などの当事者意識に注目しましょう。

会議内容だけでなく、会議中の感情や参加者の認識といった、見えない感情や気持ちなどを中心に振り返るのがオススメです。ファシリテーターを評価する際にも、合意形成ができたかどうかではなく、良好なコミュニケーションをとれたかどうかを重要視しましょう。

まとめ

この記事では、ファシリテーターの役割と必要な段取りや求められるスキルについてご紹介しました。適切なファシリテーションには、インターナルコミュニケーションが重要になります。

「会議の雰囲気が決していいとは言えず、思うように進まない」という場合は、まず貴社のインターナルコミュニケーションの状態を見直し、改善に向けた取り組みを実施する必要があります。お困りの際は、企業の組織マネジメントを支援しているソフィアまでぜひご相談ください。

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