ワークショップでのファシリテーターの役割は?失敗しないためのスキルを解説

最近、ビジネスの場でワークショップを行って課題解決を目指したりプロジェクトの方向性を決めたりする機会が増えてきました。ワークショップが成功するかどうかを左右する条件のひとつとして、適切なファシリテーションの有無があります。ファシリテーターは、どのような点に気をつけながらワークショップを進めたらよいのでしょうか。ワークショップにおけるファシリテーターの役割について見ていきましょう。

そもそもワークショップとは?

ファシリテーターについて触れる前に、まずは、ワークショップの意味や目的について解説していきます。

ワークショップの意味

ワークショップとは、「仕事場、作業場」といった意味がある英語の「workshop」という単語が元になった言葉です。学びや創造のために用いられる手法の1つで、参加者が主体となって課題解決やスキルの向上などを目指す場を指します。

ワークショップのプログラムには、グループでディスカッションをしたり、テーマに沿って体験をしたりとさまざまなものがあります。明確な定義があるわけではありませんが、多くの場合は参加者主体の学びの場というような意味合いで用いられています。

研修は一般的に、講師が受講者に物事を教えるという一方通行の関係性のもと成立しています。しかし現代では、ある程度の情報はインターネットで調査することなどにより手に入れることができます。これからの世の中でより重視されるのは、明確な解答のない問いに対する答えを考えたり、当たり前だと思っている物事から問題を定義したりすることです。そこで、さまざまなバックグラウンドを持つ人々がそれぞれの知識や経験を融合させてより深い議論を行うために、ワークショップが開かれるのです。

ワークショップの狙い

ワークショップの狙いは、参加者それぞれが対等な立場で意見やスキルを持ち寄り、新たな気付きを得たり、より良いものを生み出したりすることです。講師や主催者がテーマに沿って講演をするセミナーなどの場では、知識の流れは一方通行となり、新たなアイデアなどが生まれる機会はあまりありません。しかしワークショップでは双方向の対話の流れを作ることで、参加者が元々持っている知識や経験を融合させ、よりよいものを生み出すことができます。ないものを創り出したり、新たなものを生み出したりすることが、ワークショップの狙いです。

ワークショップの歴史と経緯

ワークショップはもともと、20世紀の初め頃にアメリカなどで行われるようになったと言われています。特に演劇などの芸術分野で、作品を鑑賞したり新たな作品を生み出したりする手法として用いられていました。新人を育成するための教育の一環としてワークショップが行われていた経緯もあり、必ずしも対話の場としてだけではなく知識や考え方の伝達のためにもワークショップが取り入れられていました。

その後、教育やまちづくり、社会運動などさまざまな場面で、人々が意見を交換して合意を形成したりよりよいものを生み出したりするためにワークショップが行われるようになります。ワークショップが広く取り入れられるようになる中で、スキルや知識を発展させたり、今あるものを磨いたりすることが主流の目的となっていったのです。

ビジネスの場におけるワークショップ

ワークショップの手法は、ビジネスの場でも取り入れられています。研修やセミナーは「教える」立場と「教わる」立場が明確に分かれていて、すでにある理論や技術を知識として伝えるために行われます。しかし、ワークショップは参加者全員が同じ立場で意見やアイデアを出し合い、すでにある理論や技術を発展させたり実用化したりすることに重きを置いています。

チームビルディングや組織開発のためにワークショップが行われることもあり、周囲の人の考えや価値観を理解してよりよい協力関係を築くといったことも可能です。また、イノベーションや商品開発などの目的でもワークショップが用いられます。

ビジネスにおいても、さらなる発展や開発を目指してさまざまな場面でワークショップが行われています。

E・Hシャインは、支援する側(コンサルタント)とされる側(クライアント)の関係のあり方について3つのモデルを提唱しています。クライアントがコンサルタントから情報やサービスなどを入手する「専門家モデル」、コンサルタントがクライアントに対して調査や分析をした上でニーズを検討し、指導したりサポートしたりする「医師・患者モデル」、そしてクライアントが自身で課題を解決できるようにスキルや課題発見の手法を教える「プロセスコンサルテーション・モデル」です。

このうちの「専門家モデル」と「医師・患者モデル」については、ネット上の情報などである程度カバーすることができますが、「プロセスコンサルテーション・モデル」はコンサルタントの支援が必要になります。チームビルディングや組織開発のために行われるワークショップの多くは、「プロセスコンサルテーション・モデル」の達成を目的としています。

ワークショップとファシリテーターの関係性

ワークショップでは参加者全員が対等に議論を進めますが、ファシリテーターを置くことで、円滑な進行を実現しやすくなります。ファシリテーターとは、目的に沿って話し合いを進めながら他の参加者に発言を促したり論点を整理したりする役割のことです。

ワークショップを開催する際に、必ずしもファシリテーターがいなければいけないというわけではありません。しかし、ファシリテーターがいる方がワークショップの目的を達成しやすくなります。たとえば、参加者同士があまり親しくない場合や多くの人が参加している場合などには、ファシリテーターが場をとりまとめることで議論が発展しやすくなります。

特に、プログラムに沿ってワークショップを進めたい場合や、初めてワークショップを開催する場合などはファシリテーターの力を活用すると良いでしょう。

ファシリテーターは、ワークショップに対して適切なバランスで介入しなければなりません。あまりにも介入しすぎると参加者が自主的に物事を決める機会を奪うことにもつながりかねませんが、逆に放任しすぎてしまうと議論が発展しなかったり参加者同士が対立し分断が生じてしまったりするからです。参加者が自ら新しい発見をしたり気付きを得たりしながら学習できるように、良いバランスでの介入が必要です。

ワークショップのファシリテーターに必要なスキル

近年、テーマや課題を設定し、知識や経験と思考力を活用し試行錯誤しながら課題解決・意思決定をしてき、その過程の中で学習していく探求型学習やプロジェクトベースドラーニングといった教育手法が、企業や学校において注目されています。答えのない社会課題に立ち向かうためにも有効な手法と言われているこれらの教育手法は多くの場合ワークショップ形式で実践され、アクティブな学びを効果的に進めるにあたってはファシリテーターの役割が非常に重要です。

ワークショップのファシリテーターを務めるために必要な条件として、身に着けておくべきスキルをご紹介します。

設計力

ファシリテーターには、ワークショップの「設計力」が必要です。ワークショップが上手くいくかどうかは、ほとんどがファシリテーターの設計力にかかっています。

ワークショップを開催する理由の確認、最終的なゴールの設定、テーマに関する現状分析などのほか、当日のプログラムや時間配分など、ファシリテーターが準備しておくべきことは多岐にわたります。ワークショップの全体像を適切にデザインするためにも、なぜワークショップを開くのか、参加者にどのような価値が提供できるのかなど、事前に考えた上で準備をすることが大切です。

また、物理的な面でもファシリテーターの力が問われます。たとえば、対面にするのかオンラインにするのか、対面の場合はどのような会場のレイアウトで進めるのかなどです。さらに、参加人数や参加条件などもファシリテーターに委ねられる場合があります。

このように、ワークショップそのものを多角的に検討して設計する力がファシリテーターには求められます。

進行力

ワークショップの「進行力」も、ファシリテーターに必要な力です。

プログラムをすべてこなしたり、時間管理をすることも大切です。しかし、進行力はそれだけではありません。ワークショップの狙いをわかりやすく参加者に説明したり、議論の出発点を提供することで参加者が発言しやすい環境を作ったりすることも、進行力と言えます。発言が少なければ積極的に意見が出るように促し、時間が押していればうまく要約して結論に誘導するなど、状況に応じた対応ができることも求められます。

観察力

ファシリテーターには、「観察力」も重要です。その場の状況をうまくくみ取り、適切な対応をとる必要があるからです。

ワークショップでは説明の内容が伝わらずに参加者の作業が止まっていたり、一部の参加者しか会話に入れていなかったりするようなケースが生じることもあります。そんなとき、ファシリテーターは場の状況を見極めて、問題点を把握し、必要に応じて課題の変更や説明の追加、ディスカッションの手法の変更をするなど、臨機応変に判断することを求められます。

問題解決力

ファシリテーターは、ワークショップのテーマに関して知見がなければいけません。参加者から質問や疑問が出た場合に、ファシリテーターがある程度答えられなければ、信頼を得ることができず、ファシリテーションの役目をこなせないからです。テーマに関して十分な知識や経験を持った上で、それを必要に応じて的確に伝えることのできる力が問われます。

また、問題解決能力も必要です。何らかの障壁に出会ったときに、保有している知識やスキルをどう活用したら先に進めるのかを考え、言語化できなければなりません。

場をまとめる力

ファシリテーターには、場をまとめる力が必要です。慣れない作業やレベルの高い議論で参加者が混乱している場合は、問題を見つけ出して解決の糸口を提供したり、軌道修正したりすることも役割の1つとなります。反対に、参加者が同じような意見ばかり述べている場合には、矛盾する点や賛否の分かれる点などを提起してあえて対立させることも重要です。対立することで、今までに見えなかった事柄や斬新な考え方などが生まれやすくなるからです。

介入と放任のバランス感覚

ワークショップにおいては、参加メンバーへの介入と放任のバランス感覚も求められます。介入と放任のバランスを取るためには事前の準備が重要です。ワークショップのシナリオを作る際には、参加者それぞれの立場やテーマに関する知識などを把握した上で、合意形成の段階を小刻みに検討し、さまざまな状況に対応しやすいような計画を立てましょう。

ワークショップ中は、ファシリテーターが参加メンバーに介入すればするほど、ワークショップの方向性をファシリテーターが作る形になってしまいます。一方で、まったく介入せずに放任すると、ワークショップが盛り上がらず、ただの会話になってしまうことも少なくありません。ファシリテーターは、その場の状況をよく観察し、参加メンバーへの介入と見守りを適切に両立できるようにしましょう。

ファシリテーターに必要なスキルを身に着けるために

ここまで、ワークショップのファシリテーターに必要なスキルを見てきました。では、ワークショップでファシリテーションをするために必要なスキルを身に着けるためには、日頃どのようなことを心掛ければよいのでしょうか。いくつかのヒントをご紹介します。

ワークショップのテーマに関する情報を集める

ワークショップの設計や進行を行うためには、そのワークショップのテーマに関する専門的な知識をある程度身に着けておく必要があります。ディスカッションをサポートするためには、その場で議論されていることをファシリテーションが理解しており、議論のレベル感などを判断できることが不可欠だからです。また、自分の持つ知識を活用することで、論点を提示したり課題を示したりし、参加者の共通認識を形成していくことができます。

とくに、ビジネスにおけるワークショップの目的は、それぞれの参加者の知識や経験をつなげてよりよいものを創り出したり新しいアイデアを生み出したりすることです。より活発な議論を促すためにも、ファシリテーターにはレベルの高い知識に裏付けられた議論の誘導が求められます。事前に情報を集め、参加者と対等に話ができる知識を身に着けておきましょう。

ワークショップの目的について主催者と対話する

ファシリテーターには、ゴールを設定してそこに到達するためのプロセスを設計する力が求められます。まずはワークショップの主催者やオーナーとしっかり対話してワークショップ開催の狙いを理解した上で、適切な目的を定めましょう。そして、目的を達成するためにはどのような流れで進めたらいいのか、議論しなければいけないテーマは何か、などといった点を検討し、具体的なプログラムを組み立てていきます。

また、物理的な場所の手配や直前の会場準備等も必要です。参加者の検討や事前案内なども含め、そもそもワークショップを始めるにあたって必要な事柄を準備しなければいけないのです。もし、すでに主催者側でテーマ設定や場の設計が終わっている場合にも、テーマや会場、参加者などの選定理由について、意図や背景を確認し、不足があると感じたらファシリテーターからも意見を出すようにしましょう。

事前にシミュレーションと事後の振り返りを行う

前述のとおり、ワークショップの成功はほぼファシリテーターの設計力にかかっています。緻密な設計を行い、当日もスムーズに進めるためには、会の中でどのような議論が展開されるのか、それぞれの参加者がどのような感情を持ち、どのような発言をするのか、想定しておくことが大事です。当日の流れをシミュレーションする中で、参加者への事前連絡が必要なことや、当日の備品で足りないもの、時間配分変更の必要性などに気付くこともあるでしょう。また、ワークショップの最中に参加者同士の衝突や議論の膠着などが起こったり、まったく議論が盛り上がらない、発言が出ない、などの状況に陥った際にも、それが想定済みのことであれば冷静に対処することができます。

また、ワークショップの終了後にも主催者やオーナーと振り返りを行い、目的の達成度や今後の動きなどを確認します。なぜうまくいったのか、なぜうまくいかなかったのか、足りなった準備は何なのか、というファシリテーター個人としての振り返りも大切です。

ワークショップの設計力や、状況を観察してその場その場で柔軟な判断を行う進行力は、ファシリテーターとしての実践経験を重ねる中で磨かれていくものですが、事前のシミュレーションや事後の振り返りをしっかり行うことで、スキル向上のスピードを上げることは可能です。ぜひ実践してみてください。

議論のプロセスに着目し、記録・視覚化する

問題解決やアイデア出しなどを行うワークショップでは、最終的に何らかのアウトプットをまとめることが求められます。そこで、メンバーにとって納得のいくアウトプットを導き出すためには過程について対話できることが重要です。より議論を深め、その中から学びや気付きを得るためにも、なぜその意見が出たのか、懸念事項の解決においてどのような工夫や課題があったかなど、アウトプットに至るまでのプロセスに着目しまし、参加者と共有するようにしましょう。

そのために必要なスキルとして、メンバーの発言を記録・整理し、視覚化する方法を学んでおきましょう。代表的なものとしてKJ法や、グラフィックレコーディングなどが挙げられます。書籍やセミナーなどで学ぶほか、日頃の会議などでも積極的に活用し、スキルを磨いていきましょう。

まとめ

ワークショップは、学びを深めたり新たなアイデアを生み出したりするために有効な手段です。チームビルディングや組織開発のためにワークショップを積極的に活用してみてはいかがでしょうか。

ワークショップを成功させるためには、ファシリテーターの存在が重要です。チームをサポートして議論を活性化させ、質の高いアウトプットを出すために多くのスキルが求められるワークショップファシリテーターは、これからの時代にリーダーシップをとっていくことのできる優秀な人材ともいえます。ソフィアでは、企業における次世代リーダーの育成や組織変革の支援を行っていますので、お困りの際はぜひご相談ください。

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