ファシリテーションの具体的な手法は?コツや実践例も紹介

会議などの場にファシリテーターを起用する際には、ファシリテーターがうまく機能しているかどうかで目標の達成度が大きく異なります。議論の場において論点を絞り込み、議論のクオリティを上げるのはファシリテーターの役割です。では、ファシリテーションはどのように進めていけばいいのでしょうか。手法やコツを見てみましょう。

ファシリテーションの流れ

会議のファシリテーションを行うにあたって、ファシリテーターが理解しておくべき大まかなフローがあります。まずは、ファシリテーションの流れを確認しましょう。

議論の場をデザインする

ファシリテーターの役割は、実際に会議が始まる前から始まっています。ファシリテーターはまず初めに、議論の場をデザインすることから手がける必要があるからです。

また、「場」とは、物理的な場所という意味もありますが、議論や対話をする人たちが創り出す雰囲気や規範も含んでいます。

最初に、会議の目的を定めましょう。何をもってゴールとするのかを決め、そのためにはどのようなアジェンダをどのような時間配分で話し合うべきなのかを整理します。会議のテーマに沿って最適な議論の進め方を決めたり、特に重要となる論点をあらかじめ検討したりしておくことで、実際の議論がより有意義でクオリティの高いものになります。

また、議論や対話をファシリテーションのする上で、「どのような雰囲気や規範なのか?」を事前に具体的な言語化・イメージ化することも重要です。

ファシリテーションとは、参加者の議論や対話と雰囲気・規範、そして物理的な空間が相互作用させて「場」に伴走して、ゴールに導くことです。如何に「場」をデザインできるかが、ファシリテーションのクオリティの成否を分けると言っても言い過ぎではありません。

意見を引き出す

会議の最中には、多くの意見を引き出すことがファシリテーターの役割の1つです。議論の冒頭では特に、参加者が発言しやすいように論点を提示することで、活発なディスカッションを促します。会議の要所要所で参加者に発言を求めたり、反対意見なども募ったりしながら、議論をより深めていきましょう。

できるだけ多角的な視点からの意見を参加者から引き出すことで、参加者が充分に論点を理解したり議論の目的に共感したりできるような下地をつくり、最終的な結論に対して多くの人が納得感を得られるように道筋を用意することが大切です。

また参加者同士の関係性が希薄な場合やコンフリクトを内在化している議論や対話の場合は、敢えて論点を議論しやすい内容から変えたり、参加者のパーソナルな内容を提示し胸襟を開けることも意見を引き出し助けになります。ツールやゲームを入れることは効果的な場合もあります。

意見を整理して場に提示する

たくさんの意見が出そろったら、集まった意見を整理するのもファシリテーターの役割です。異なる意見のように見えるけれども実は同じようなことを言っていたり、進むべき方向性に対して課題を提示していたりと、出てきた意見の中にはさまざまな性質のものがあります。そうした意見を表やチャートなども使いながら構造化し、目に見えるような形へ落とし込んでいきます。

参加者同士がその場でコミュニケーションしていることを可視化、共有化することです。更には、発言と発言の関係性や構造化という相互作用も可視化する必要があります。傾聴力を使い、言葉だけではなく非言語のサイン(表情や体の動き)を読みとり、相手の気持ち感情も把握することを努力しましょう

そのうえで、さらに議論を深めるべきポイントを絞り込んでいったり、結論となりそうな事柄について意味づけ・センスメイキングをすることで、広がった議論を少しずつ一定の方向性に導いていきます。

目的達成に向けたサポートを行う

そもそも、ファシリテーターをおいて迄、実施する会議体や議論は、重要な目的が必ず存在します。つまり、ファシリテーターはあらかじめ定めた目的の達成に向けて参加者をサポートする必要があります。

結論の方向性が絞り込まれたら、参加者の合意形成を図っていきます。根強い反対意見がある場合など、その場で合意がとれない可能性もありますが、必ずしも1つの結論に対して全員で合意を形成することが求められているわけではありません。いくつかの見解に対して意味付けをしたり今後の課題点を挙げたりして会を終わらせ、最終決定は別の場に譲ったり、リーダーなどに託したりすることもあります。設定したゴールに応じて対応を決めましょう。

会議の中では、意見が対立したり、対立するほどの意見も出なかったり、参加者の不満がたまるような場面もあるでしょう。このような状況の中で、ファシリテーター参加者の言動や感情をとらえ、カメレオンのようにその場での立ち位置や役割を変えながら、あの手この手で柔軟に対応していく必要があります。

結論を出さなければいけない場合には、判断基準を参加者と共有し、その判断基準をもとに検討していく必要があります。異なる意見にどの程度譲歩するのか、別の考えを融合させることはできるかなど、話し合いの最終段階をサポートすることで、会議の目的達成を目指しましょう。

ファシリテーションのコツ

適切にファシリテーションを進めるためには、どのような点に注意したら良いのでしょうか。ファシリテーションを行う際のコツを見てみましょう。

ゴールの設定と事前準備

まずポイントとなるのが、会議の目的や方針を明確にすることです。何のために開かれている話し合いの場なのか、何をもってゴールとするのかといった点を、まずはファシリテーター自身の中で整理しましょう。そして、ゴールや価値観、判断基準などについて参加者と共通認識を持つことが大切です。

ファシリテーションはコミュニケーションの取り扱うため、しばしば曖昧模糊としており、結果を予測することが難しい場合があり、それに対応するためにその場しのぎの方法を用いることがあります。しかしながら、論理的な構造化をすることにより、複数のメンバー間のコミュニケーションは一定程度予測可能になります。論理的構造化とは、情報の構造や関係を分析し、論理的に整理する手法です。この手法を用いることで、複数のメンバー間のコミュニケーションにおいても情報の整理や構造化を行い、仮説を立てることができます。仮説を立てることで、コミュニケーションにおける予測可能なケースが増え、より効率的かつ効果的なファシリテーションが可能です。また、仮説を立てることで、コミュニケーションの失敗から学び、今後の対策を立てることもできます。ファシリテーションは、綿密で多産的なコミュニケーションのシナリオ(仮説)の土台の上で初めて成立するものです。つまり、論理的構造化を用いることで、コミュニケーションの曖昧さを解消し、正確性や予測可能性を高めることができます。この技術を習得することは初心者にとって非常に重要なことです。

また、ファシリテーターがどのような役割を果たすのかについても参加者に伝えておくとよいでしょう。どのように進行するのか、議論にどの程度介入するのかなどを、あらかじめ共有しておきましょう。

安心安全な場を作る

参加者全員が安心して意見を言える場をつくることも、ファシリテーターの腕の見せ所です。議論の場では、公平性が大切です。普段の役職や年齢、立場といったヒエラルキーを会議に持ち込むと、思うように発言できなくなる参加者が出てきてしまいます。また、見えない「同調圧力(同調バイアス)」の代表される暗黙の規範は、良くも悪くも存在します。

ビジネスにおける「場」とは、経済合理の側面と人間関係という側面が併存しています。つまり実際の業務遂行に加え、個々の心情や人間関係を考慮する必要があるということです。そのため、時には明示的な合理性と暗示的な人情を両立させる必要が生じ、場の規範や雰囲気などの環境を複雑にすることがあります。この2重構造がひどくなると「面従腹背」「忖度」「本音と建て前」という明示的な合理性と暗示的な心情とバランスをとれなくなり、場にメンバーは場の空気に任せたり、独善的な意見を言うようになります。この2重構造は、人がビジネスにする上で避けては通れません。しかし、安心安全の場を創るということは、2重構造のギャップを0に近づけ維持することにほかならないのです。

従って、ほかの参加者の意見を否定したり、攻撃的な言動をとったりする人物がいると、活発な議論が行われにくくなります。また、全く意見が出ない可能性すらあります。それは建設的に意見交換を進める場ができていなかったり、公平性を欠いたりする場面があれば、ファシリテーターが介入して道筋を修正することで、全員が対等に意見を言える場を創造と維持と放棄を状況に併せて対応することバランスを重要です。

ファシリテーションとは、議論や対話の内容と関係性や雰囲気の双方の観点において、中立性を維持調整しながら、で、安心安全の場を創ることが必要です。

状況を見て、ケースバイケースで、その場で、判断する

ファシリテーターには柔軟性も求められます。議論の全体や参加者の状況を見ながら、どのように議論を進めるかケースバイケースで対応を判断していく必要があるからです。

たとえば、議論がゴールとは異なる方向に進んでいってしまっている場合は、論点を再度確認したりそこまでの議論を一度整理し直したりすることで、うまく軌道修正できるようにしなければいけません。

議論に偏りが生じている場合は、あまり発言していない参加者に意見を求めたり自ら反対意見を提示したりしなければいけない場面もあるでしょう。あえて異なる考えを言ったり矛盾を突いたりすることで、対立する状況を作り出さなければいけない状況もあります。また、良質なディスカッションが行われている場合は、介入せずに見守る方がよい場合もあります。介入と放任のバランスは非常に重要です。介入しすぎると参加者の主体性がなくなってしまいます。しかし、放任しすぎると「意見交換が行われない」「論点がズレてしまう」などが起きてしまいます。

そのため、ファシリテーターは、状況に応じて議論への関わり方を柔軟に判断できなければなりません。

会議のファシリテーション手法と実践例

ここまで解説してきたファシリテーションの流れやコツをもとに、より実践に近い形でファシリテーションの手法を追ってみましょう。

会議前の準備

ファシリテーターを務める場合、まず、会議前の準備が必要です。

会議のテーマや進め方を確認し、論点となる部分を整理しておきましょう。必要に応じて、論点や課題をあらかじめ参加者に共有しておきます。使用する資料がある場合も事前に配布しておくと良いでしょう。あわせて、どのようなメンバーが集まるのかといった参加者の情報や当日のアジェンダなども伝えておくと親切です。

なお、参加者ごとに事前知識は異なります。そのため、参加者全員が最低限の前提となる知識や理解を共有した状態で会議を開始できることが重要です。事前資料の配布などを通じてそれぞれの情報格差がなくなるように配慮すると同時に、ファシリテーター自身も、参加者の専門領域や立ち位置を理解しておきましょう。事前の理解が不足していると、参加者の考え方や心理状態が会議中に変化したときに効果的なファシリテーションを行うことが難しくなってしまいます。

また、物理的な準備も忘れてはいけません。使用する会場のレイアウトや、インターネットやプロジェクターといった必要なツールが問題なく作動するかどうかの確認など、事前に準備を整えておくことで会議をスムーズに始めることができます。

ファシリテーターの役割は、会議が始まる前から始まっています。

会議中

参加者が会の目的や進め方を認識できるよう、会議が始まったら冒頭に簡単な説明を行います。現時点での課題が何かを明確にし、会議のゴールを共有することで、参加者が議論の方向性を理解しやすくするためです。

会議中は議論の方向性にずれが生じないよう、定期的に目的を確認したり、ゴールと現状のギャップを整理したりましょう。また、うわべだけの議論にならないように、現時点での課題の原因やうまくいかない点についての対処法を考えるように誘導し、より有意義な議論を構築します。

参加者の心理状態も、議論がスムーズに進むかどうかに影響します。顔色、態度、発言のトーンなどから参加者の心理状態を読み取り、グループの様子を把握しながらその状況に応じた対処をするように努めましょう。ファシリテーターが場の雰囲気を感じ取れるかどうかも、会議の目的達成のためには極めて重要です。場の雰囲気を感じ取った上で、介入と放任のバランスを見極めながら、会議が上手くいくように調整しなければなりません。会議の目的に到達するように導くことがファシリテーターの役割ですが、そのためのプロセスにはさまざまな工夫の余地があるのです。

会議後

会議の最終段階で、必ず参加者とともに議論の内容を振り返って整理するようにしましょう。どれだけ良いディスカッションが行われていても、結果をまとめて次につなげなければ意味がありません。当初の目的に到達したか達成状況を確認し、そこから浮かび上がった課題を次回までの宿題としてまとめます。また、誰がいつまでに何をする必要があるのかを、ネクストステップとして確認しましょう。全員が共通の認識を持って終わるのが理想です。

会議で話し合った事柄や結論は、誤解や間違いを防ぐためにも、文字にして残すとよいでしょう。議事録はできるだけスピーディーに作成し、参加者の記憶が新鮮なうちに回覧することもポイントです。

会議が終わった後のことまで気にかけるのが、良いファシリテーターに求められる資質です。

ワークショップのファシリテーション手法と実践例

通常の会議だけでなく、ワークショップなどの場でもファシリテーターの存在は重要です。会議とワークショップとでファシリテーターの役割が大きく変わるわけではありません。しかし、ワークショップでは、より積極的な関わりが必要となる場面も出てくるため、ワークショップの流れを確認しておきましょう。

ワークショップ前の準備

ビジネスにおいてはイノベーション創出、事業開発、チームビルディング、組織開発などさまざまな目的でワークショップが行われています。そのため、どのような目的で、どのようなプログラムを組んで進めるのか、事前の見極めや準備がより重要となります。たとえば、ワークショップのテーマに関連した技術などを実際に体験したりロールプレイを行うような時間を組み込んだり、グループワークの時間を設定したりと、いくつかのプログラムを用意することで、積極的な参加を促すことができます。ワークショップのテーマについて参加者がどの程度の知識や経験があるのか、事前に確認した上で、レベルにあわせたプログラムを構成するとよいでしょう。

ワークショップの目的に合わせてプログラムを組み立て、どのような流れで進めていくかを検討したり、参加者に事前課題等の提出を求める場合はその連絡を行ったりと、ワークショップを成功させるためにはワークショップの開始前から綿密な計画が必要です。

ワークショップ中

ワークショップ中は、通常の会議と同じく、できるだけ参加者全員が積極的に参加できるように場の雰囲気を作っていきます。盛り上がりが足りない場合は、ファシリテーターが率先して参加者の発言を肯定したり問いかけを行ったりすることで、会話を前に進める流れをつくるとよいでしょう。また、グループワークなどを行っている場合は、できるだけすべてのグループを回りながら状況を確認することも大切です。

ここでも介入と放任のバランスが重要となります。介入と放任のバランスを見極めながら、ワークショップが上手くいくように調整しましょう。

また、ファシリテーターのサポートがなくても最終的には参加者同士で対話を進められるようになることが理想です。そのため、必要以上の介入は避け、参加者間での意見交換を見守るなど一歩後ろに下がった対応もできるとよいでしょう。

ワークショップ後

ワークショップでは最後にもう一度目的を確認し、どのような学びや発見があったのかを参加者同士で振り返る時間を設けましょう。グループワークや体験活動などの反省を取り入れ、ワークショップ前後で考え方やスキルなどがどう変化したのかをあらためて考えることが大切です。

また、ワークショップの活動内容はしっかりと記録することもポイントです。参加者の学びや新しい発見、議論が深まったポイントなどだけでなく、進行の際に気になったことやスムーズに行かなかったこと、参加者が戸惑っていた場面なども含め、気づきをまとめておきましょう。そうすることで、次にワークショップを開催する際に反省点を活かして改善できます。

まとめ

会議やワークショップを円滑に進めるためには、質の高いファシリテーションが重要です。ビジネスにおける会議の場において、ファシリテーションのできる人材は、今後ますます重宝されます。

会議やワークショップの進行が上手くいかない場合は、この記事の内容も参考にしながら、ファシリテーションを実践してみてはいかがでしょうか。また、組織改革や人材育成を進めようとしているものの、何から始めたらいいのかわからないといった場合は、どうぞお気軽にソフィアまでご相談ください。

株式会社ソフィア

先生

ソフィアさん

人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。

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