プロジェクトファシリテーションとは?

社内のワーキンググループやタスクフォース、社外のパートナー企業や有識者を含むプロジェクトなど、さまざまな立場や所属組織のメンバーからなるプロジェクトは、規模の大小にかかわらず難易度が高いものです。こういったプロジェクトのリーダーやマネージャーのなかには「チームビルディングやプロジェクト遂行がうまくいかない」と、お悩みの方も多いのではないでしょうか。

そのようなときにひとつのヒントになるのが、「プロジェクトファシリテーション」の考え方です。プロジェクトファシリテーションとは、プロジェクトのミッションやゴール、遂行のプロセスを明確化した上で、状況に応じて柔軟に方向修正しながら、プロジェクトメンバーの間のコミュニケーションを円滑化し、メンバーの能力を最大限に発揮できる環境を整える取り組みのことを指します。

この記事では、プロジェクトファシリテーションの概要と具体的な実践方法について解説します。

プロジェクトファシリテーションとは?プロジェクトマネジメントとの違い

プロジェクトファシリテーションとは、スムーズなプロジェクト遂行とゴールの達成に向けて、あらゆる障害を取り除くために、プロジェクトメンバーの支援や社内外の関係者との調整・折衝を行うことを指します。

プロジェクトファシリテーターは、プロジェクトメンバーが持てる能力を最大限に発揮できるよう、プロセスへ介入し、プロジェクトチーム内外のコミュニケーションを円滑にする役割を担います。そのために、プロジェクトのゴールに対するプロジェクトメンバーの納得感を醸成し、プロジェクト内外の状況の変化に柔軟に対応しながら、メンバーのモチベーションを高め、安心して活動ができるような場づくりを行います。

プロジェクトファシリテーターは専任のメンバーが担う場合と、プロジェクトマネージャー自身がファシリテーターのスキルを身に着けて実践する場合があります。

そんなプロジェクトファシリテーションですが、ときに「プロジェクトマネジメント」と混同されることがあります。両者は大きく異なる概念であることをここで明確にしておきましょう。

ゴールに対する考え方のちがい

プロジェクトには必ずゴールがあります。あらかじめ定められたゴールに到達するために、必要なことは何なのか洗い出し、タスクやスケジュールに落とし込んだ上で、人・モノ・カネといったリソースや進捗状況を管理しながらプロジェクト遂行の指揮を執るのがプロジェクトマネジメントです。

システム開発などのプロジェクトではゴールに至るためにどのようなプロセスで何を行うのか、必ず要件定義をしますが、社内のワーキンググループなどは目的やゴールが漠然とした状態のまま走っていることが多々あります。

こういった状況において、プロジェクトのテーマに使われている言葉の定義を明確にしたり、事業環境や自社のビジョンや経営計画を踏まえてプロジェクトの意義や役割を整理し、プロジェクトのゴールや範囲の仮説を立てるのはプロジェクトファシリテーターの役割です。状況によっては、あらかじめ与えられたゴールに対して調整や変更を提案する必要もあるかもしれません。プロジェクトファシリテーターは、プロジェクトのゴールに関してプロジェクトのオーナー(役員など)と合意形成した上で、プロジェクトメンバーの共通理解や腹落ち感を醸成していきます。

計画に対する考え方のちがい

プロジェクトのゴールや要件が最初から明確であり、単に計画通りにタスクをこなしていけばゴールにたどり着けるのであれば、従来型のプロジェクトマネジメントで事足ります。しかし、先述のとおりプロジェクトは立ち上がった時点でゴールが明確になっているとは限りません。また、先ごろの新型頃のウイルス感染拡大のよういに、プロジェクトの最中に社会の状況やメンバーの状況が大きく変わってしまうこともあり得ます。

また、さまざまな立場のメンバーの利害がぶつかり合うような場では、たとえ必要なリソースが揃っていても、ちょっとしたコミュニケーションミスやメンバーの人間関係のもつれからメンバーが十分に能力を発揮できなかったり、プロジェクト自体が崩壊したりしてしまうこともあるでしょう。

プロジェクトマネージャーがプロジェクトを計画通りに遂行するための「管理」を主に担っているのに対し、プロジェクトファシリテーターは「調整」を主に担います。プロジェクトの進捗状況やメンバーの状況を観察する中でプロジェクトがうまくいかない要因をキャッチし、状況に応じてプロジェクトに介入し、進め方を調整します。こういった働きかけによって、プロジェクトのスムーズな遂行を行うのが、プロジェクトファシリテーターの役割です。

プロジェクトファシリテーションが重視される背景

昨今注目を集めるプロジェクトファシリテーションですが、なぜ今重視されるようになったのでしょうか。ここでは、その背景について解説します。

 組織構造が複雑になっている

一つ目の理由として、多くの企業で組織構造が複雑になっていることが挙げられます。従業員の雇用形態や働き方が多様化したことに加え、企業の合併や組織変更、中途入社などで、同じ組織に異なる文化や価値観を持つ社員が集まっていることは普通になりました。

近代の資本主義社会は、予測不可能性をリスクとして捉え、シンプルで合理的な社会を追求し、それにより経済成長を進めてきました。そうした社会では、経済的な豊かさこそが成功であり、ひいては幸福であるという価値観がマジョリティとなります。しかし、資本主義の限界とともに、その価値観は破綻しつつあります。効率化の過程で黙殺されてきた複雑なものの価値や重要性が見直され、企業においてはこれまでの事業の延長上ではないイノベーションが求められています。そういった背景もあって企業は社員の多様性を新たな価値につなげることを求めているのです。

プロジェクトのメンバーが同じような文化を共有し、同じような価値観を持っているのであれば、あうんの呼吸でプロジェクトを遂行できるかもしれませんが、多様な関係者が集まっているプロジェクトでは、例えば言葉一つとっても、そこから連想するものは人によって異なります。「DX推進」という言葉を経営陣はデジタルを活用した新事業創出ととらえ、IT部は最新のシステム導入ととらえ、営業部門の社員はペーパーレス推進ととらえ、コーポレート部門の社員はルーティン業務の自動化ととらえているかもしれません。

そこで、プロジェクトのゴールやプロセスを明確化してメンバーの目線を合わせるとともに、コミュニケーションを円滑化してスムーズに進行するためにファシリテーターの役割が重要になってくるのです。

プロジェクトが複雑になっている

また、プロジェクトが複雑化していることも理由の1つと言えるでしょう。従来であれば会社組織はそれぞれの担う機能によって部署に分かれており、各部署の業務はほぼ部署の中で完結していました。しかし今日において企業が直面している課題、例えばDX推進やSDGsの推進、働き方改革、組織風土改革などは、一つの部署で進められるようなものではありません。全社にかかわる課題だからこそ、部署連携のワーキンググループやタスクフォース、社外の関係者も含めたプロジェクトチームなどで取り組む必要があるのです。

こういったさまざまな関係者が集まるプロジェクトでは、往々にしてそれぞれの利害関係が衝突したり、誰がプロジェクトをリードするのかがあいまいで当事者意識が生まれにくい、などの問題が生じます。そのため、第三者的な立場でメンバーの関係性を調整し、それぞれの能力を発揮しやすい環境を整え、プロジェクトを前に進める、プロジェクトファシリテーターが必要とされているのです。

また、プロジェクト内部だけでなく外部の状況も複雑化しています。技術の進化や市場環境の変化などのスピードが早く、プロジェクトのスタート時に立てた計画が状況の変化よって無意味になってしまうことも少なくありません。そこで外部環境も含めたプロジェクトの状況を常に把握し、必要に応じて方向修正するファシリテーターの役割が重要度を増しています。

プロジェクトファシリテーションの施策

それでは、実際にプロジェクトファシリテーターはプロジェクトの中で具体的にどのようなことを行うのでしょうか。大まかな流れをご紹介します。

目まぐるしく変化する市場環境に適応していくためには、組織における学習が必要です。以下のようなプロセスを繰り返すことで、個々のメンバーとチーム全体の経験値を高め、より質の高いアウトプットにつなげることができます。

ゴールの明確化とメンバーの納得感醸成

まずはプロジェクトのゴールを明確化します。もし漠然としたテーマのみ掲げられていてゴールがあいまいな状態であれば、プロジェクトオーナーとの対話や、プロジェクトメンバーとのディスカッションを通じて、プロジェクトのゴールや範囲、具体的なプロセスや体制、役割分担などをドキュメントに落としましょう。

プロジェクトのミッションは何なのか、メンバー一人ひとりにどのような役割が求められていて、何をプロジェクトの成果とするのか、あらかじめ関係者と合意しておくことで、不要な手戻りを防ぐとともに、プロジェクトメンバーが納得感を持ってそれぞれの役割を果たすための環境を整えることができます。

プロジェクトの見える化

プロジェクトの遂行中は、各人のタスクや進捗状況など、プロジェクトに関する情報をプロジェクトメンバー全員がタイムリーに把握できるようにしておきます。ビジネスチャットなどのツールを利用するのもいいですし、リアルに顔を合わせられる環境であればホワイトボードなどのアナログな手法を用いるのもよいでしょう。デジタル・アナログを問わずすべてのメンバーが定期的にアクセスするツールがあると、そこがメンバー同士の交流の場になるなど、副次的な効果も期待できます。

また、プロジェクトの活動に対する周囲の理解を得るために、プロジェクトの進捗状況をプロジェクトのオーナーや経営陣、会社全体に対して発信することもあります。こちらは、プロジェクトの活動を広く知らせることで、プロジェクトに対する周囲からの期待を高め、プロジェクトメンバーのモチベーションを高める副次的な効果が期待できます。

プロセスの観察と調整

プロジェクトを進める際には、メンバー同士の利害が対立したり、プロジェクト外の関係者や関係部署からの圧力がかかったり、負担が一部のメンバーに偏るなど、さまざまなコンフリクトやトラブルが生じます。プロジェクトのスムーズな遂行を妨げる要因を素早く察知して、調整を行うのもプロジェクトファシリテーターの大切な役割です。プロジェクトメンバー内でプロセスの振り返りを行い、うまくいかない原因とその対象法を検討し、自分たちで解決するよう働きかけたり、必要に応じてプロジェクトのオーナーやプロジェクト外部の関係者と対話や交渉を行うことも必要になるでしょう。プロジェクトファシリテーターが全体の調整役を担うことで、プロジェクトメンバーは本来のプロジェクト遂行業務に集中することができます。

計画変更への対応

プロジェクトの状況によっては、プロジェクトファシリテーターから計画の変更を提案することも必要です。その際に、計画変更によってプロジェクトに対する会社からの評価が下がらないよう、プロジェクトメンバーだけでなくプロジェクトオーナーや関係部門への説明や合意形成を行うこともプロジェクトファシリテーターの仕事です。

もちろんプロジェクトメンバーには計画変更の背景や理由をしっかり説明した上で、全員が納得して次のステップに踏み出せるようにしましょう。前述した情報の可視化がうまくいっていると、計画変更の自主的な提案がプロジェクトメンバーから出るかもしれません。また、計画変更の際もスムーズな移行が可能になります。

フィードバックと改善

プロジェクトファシリテーションにおいては、プロジェクトメンバーの誰もが対等に、臆せず発言できる環境を作ることが重要です。自分の提案やアイデアがプロジェクトに活かされる前提があることで、プロジェクトメンバーはモチベーションを高めながら働くことができます。

そのために、②で可視化した情報をもとに、プロジェクトメンバーがお互いに意見を言いやすく、それぞれの発言がその後に反映されるような、フィードバックの場づくりを行いましょう。その際、KPTなどの振り返りフレームワークを用いるのもよい方法です。プロジェクトメンバーそれぞれが当事者意識をもてるようになるため、何か問題が発生した際に「マネージャーVSメンバー」ではなく、「問題VSチーム」となり、チームが分断されにくくなります。

まとめ

プロジェクトファシリテーションは、複雑化した組織体制やプロジェクトに対応するために、インターナルコミュニケーションの視点を取り入れた1つの解決策と言えます。この記事がプロジェクトの遂行やチームワークの問題を解決する際のヒントになれば幸いです。また、インターナルコミュニケーションでお悩みの際は、ぜひソフィアにご相談ください。

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