社内コミュニケーション不足の悩みを診断!解決策を紹介

職場の生産性向上や課題克服のためには、社内コミュニケーションの活性化が必須です。
しかしながら、コミュニケーションの実態は目に見えず捉えにくいため、何が問題でどのように解決するのか?という社内の会議は、延々と続きまとまることはないでしょう。

この記事ではそのような企業の社内コミュニケーションの悩みを概観した上で、社内コミュニケーションの状態を診断し、あるべき組織のかたちにむけた、社内コミュニケーションの目標設定方法や具体的な事例に関して詳しく解説します。

社内コミュニケーションとは?

社内での情報伝達や広報誌、その他さまざまなツールから発信されるコミュニケーションを指します。 業務に関わるやりとりや、日常的なおしゃべりまであらゆる情報が交わされており、このような情報網を使って、社員同士が会話や情報を共有することで、生産性向上や業務の効率化が期待できるというのが一般的です。

しかし実際のところ、「組織と社員」と「社員と社員」という単純なコミュケーションの繋がりではなく、張り巡らされた複雑な回路によって構成されているため、社内コミュニケーションと一口にいっても非常に曖昧で、つかみにくいものであるというのが社内コミュニケーションの実態です。

このような複雑でとらえどころのないものであるため、通り一遍の施策を打つだけでは十分な効果は期待できません。自社のコミュニケーションの実態を把握し、そのうえで必要な施策を検討する必要があります。

社内コミュニケーションの悩み10秒診断

  • 私は当社のビジョンがどのようなものかを知っている
  • 私は当社のビジョンの背景や必要性を理解している
  • 私は当社のビジョンで示されたゴールを自分も目指したいと思う
  • 私は当社のビジョン実現のために自分の取るべき行動を考え実践している

いかがでしょうか。4 つの項目のうちどれくらい当てはまる設問がありましたか。ここに従業員一人ひとりがどれくらい組織に理解を示しているのかわかるデータがあります。このグラフからもわかるように半分以上の社員が企業理念を知らない、共感しないといった回答結果になっており、社内コミュニケーションに課題があることがわかります。

大半の従業員が自社の事業計画を知らないくても仕事はまわり、共感しなくても上司から指示がきたことだけこなすという状態の是非はさておき、見方によっては社内コミュニケーションの課題を改善することで、生産性の向上やワークエンゲージメントの向上の余地が十分にあると言えます。

社内コミュニケーションにおける現場と経営層の温度差

会社運営のための社内コミュニケーションによって浸透させたい情報は届くまでの時間や手法によって届きにくいことがわかりました。 では現場ではどのように社内コミュニケーションを捉えているのでしょうか。厚生労働省の「令和元年労使コミュニケーション調査」から 会社の経営層が考える社内コミュニケーションと現場との間にはズレがあることが以下の調査からわかっています。

社内コミュニケーションについて企業と現場、それぞれどう思っているのか?

厚生労働省の「令和元年労使コミュニケーション調査」によれば、会社が社内コミュニケーションで重視する内容は、回答が多い順に「日常業務改善」75.3%、「作業環境改善」72.9%、「職場の人間関係」69.5%となっています。社内コミュニケーションの本来の意味である「企業利益」の部分が色濃く反映されていることがよくわかります。

一方、従業員が社内コミュニケーションで重視するのは回答の多い順から「職場の人間関係」66.2%、「日常業務改善」57.7%、「賃金、労働時間等 労働条件」53.0%です。これには、「本人の働きやすさ・待遇」を示しており、双方のギャップが伺えます

社内コミュニケーションの悩みが招く事態

社内コミュニケーションの実態を把握しないまま従来通りのコミュニケーションをとっていると、やがて大きな問題を引き起こす可能性があります。一度硬化したコミュニケーションを活性化させるには多くの時間と手間がかかるうえ、ツールを入れれば解決する問題ではありません。企業がこの問題に対処するためには、社内コミュニケーションの改善のためのアクションが必要です。

社内のコミュニケーション不足は、どのような症状で表面化するのでしょうか。一つひとつ見ていきましょう。

部門間、業務間のサイロ化は社内コミュケーションを阻害する

業務のサイロ化による部門間の溝の深まりは、組織内での大きな問題の一つです。サイロ化とは、各部門が独自に業務を進め、他の部門との情報共有や連携が不足している状態を指します。このような状況では、部門間のコミュニケーションが希薄化し、意思疎通や情報共有が円滑に行われず、部門間の溝が深まることになります。

業務のサイロ化による部門間の溝の深まりには、いくつかの影響があります。まず、作業効率の低下が挙げられます。各部門が独自に業務を進めるため、同じ目的を持つ業務でも重複した作業が行われたり、情報が行き違ったりすることがあります。これにより、業務の効率が低下し、生産性が損なわれる可能性があります。

また、部門間の溝の深まりは、サービスの質の低下にもつながります。顧客に対して一貫したサービスを提供するためには、各部門が連携して情報を共有し、意思疎通を図る必要があります。しかし、サイロ化が進んでいる組織では、顧客の要望や問題が適切に伝えられず、サービスの質が低下する可能性があります。

さらに、業務のサイロ化はコストの増加をもたらすこともあります。各部門が独自に業務を進めるため、同じ業務に関する情報やデータが分散してしまい、効率的なデータの活用が困難になります。その結果、重複した業務が発生したり、必要な情報が見つけられなかったりすることがあり、その際に発生するコミュニケーションコストが増加する原因となります。残念ながらたとえ従業員が組織の方向性に無頓着でも、上長の指示のもとある程度は仕事として成り立つことも事実ですが、組織全体がこのような状態では企業理念浸透はおろかイノベーションを起こすこともままならなりません。

社内コミュニケーション不全はエンゲージメントを下げ、離職率を上げる

従業員のエンゲージメントが下がると、離職率の水準が上がるというのは、企業経営において非常に深刻な問題です。組織に対する関心の低さと組織への共感レベルは表裏一体のため、エンゲージメントとは、従業員が仕事に対してどれだけ情熱や熱意を持って取り組んでいるかということを指します。従業員のエンゲージメントが低下すると、従業員は仕事に対して興味を失い、モチベーションが減退し、離職率が上昇する傾向にあります。

従業員のエンゲージメントが下がる原因は様々ですが、主な要因としては以下のようなものが挙げられます。

まず、組織のビジョンや目標が明確でない場合、従業員は自分の仕事がどのような意義を持っているのかを理解しにくくなります。
また、上司や組織のリーダーシップが不適切な場合、従業員は指示やサポートを受けることができず、仕事に対する不満やストレスが蓄積されます。

一方で共感しない割合が高い組織の場合、かえって烏合の衆団が程よい温度感になり、不満がない程度の報酬と人間関係を受け入れているのかもしれません。環境の原因なのか、自身の問題なのか、どちらの可能性もありますが、未来のキャリアを思い描けず、自社の企業理念と自分のマインドが連動しないことや、報酬や評価制度が公平性や透明性を欠いている場合、従業員は自身の成果に対する報いがないと感じ、モチベーションが低下します。

このように組織内におけるコミュニケーションのすれ違いが作用し、エンゲージメントを引き下げていることがわかります。従業員のエンゲージメントと離職率は企業経営において重要な関係性にあります。次の章で社内コミュニケーションの活性化にむけて具体的に何をすればいいのか解説します。

VUCA時代で、経営テーマはバズワードだらけ

VUCA(ブーカ)とは、Volatility(変動性)、Uncertainty(不確実性)、Complexity(複雑性)、Ambiguity(曖昧性)の頭文字を取った言葉です。ビジネスや経済の世界でよく使用されるようになりました。VUCAの時代では、近い未来が予測できないほどの速さで変化し、これまでの常識が通用しなくなることがよくあります。そのため、柔軟に適応する能力が求められます。

しかしながら、実際には、VUCAの状況下では情報が不確かで曖昧であり、情報の信頼性や再現性を把握することも困難です。言い換えれば、ビジネスパーソン同士が相互理解を築く基盤である共通認識が揺らいでいるため、VUCAの時代ではコミュニケーションそのものが困難になっています。

グローバルな職場の現状(ギャラップ社のワークエンゲージメント/従業員エンゲージメント)

社内コミュニケーションの現状は他社と比較するものではなく、一つとして同じものはありませんが、グローバルな職場の現状として2023 年ギャラップ社のレポートを参考に見てみましょう。

2020 年のコロナ禍以降、3 年を経て従業員エンゲージメントは過去最高に達成し、特にパンデミックからの回復が顕著にあらわれています。
これは、多くの労働者が仕事に対して意義を感じ、チームや組織、雇用主とのつながりを強く感じていることがわかります。

しかし世界の従業員の半数以上は「静かな退職」と呼ばれる状態にあり深刻な事態を招いています。静かな退職とは、実社会では仕事に向き合いながらも、心理的に仕事から離れた状態のことです。そのような人たちは物理的に自分のコンピュータにログインしているかもしれませんが、何をすべきか、それがなぜ重要なのかがわかりません。また、同僚、上司、組織との間にも、支えとなる絆がない状態にある人が、実に 10 人中 6 人いるという状況です。

また、従業員のストレスも高い水準にあり、世界中で44% の従業員がストレスを感じています。これは2 年連続の記録的なレベルであり、要因は様々なことが考えられますが、とりわけ管理者の役割が大きな影響を与えていることが指摘されています。

そのようななかで、世界中の多くの国や地域で雇用の機会が急増し、労働者が新しい仕事を探しています。転職を望む人の中には待遇面のほかに、成長の機会を求める声もあります。企業はこれまで以上に人材の流動化に注意しなければなりません。

リモートワークやオフィス勤務などの選択肢があるなかで、多くの経営層は従業員のストレスケアや、「静かな退職」の従業員が職場をより良くするためのインターナルコミュニケーションが最大の関心事です。

社内コミュニケーション不足の解決策として、社内コミュニケーションの目標設定が必要

社内コミュニケーションの状態がどのようにあるのか、企業にとって重要な課題です。情報の共有や意思決定の迅速化、チームワークの強化など、良好な社内コミュニケーションは組織の成果に直結します。社内コミュニケーションに課題感のある企業には、解決策として社内コミュニケーションの目標設定が必要です。

まず、目標設定には具体性と明確性が求められます。例えば、「情報共有の効率化」や「コミュニケーションの円滑化」といった目標を設定することで、メンバーは具体的な方向性を持ち、取り組むべき課題や改善点が明確になります。

次に、目標達成のための具体的な施策を考える必要があります。例えば、社内報の充実や定期的な社内イベントの開催、従業員アンケートの実施など、様々な手法があります。これらを組み合わせて、情報共有やコミュニケーションの活性化を図ることが重要です。

さらに、目標達成の進捗管理や評価も重要です。目標達成度を定期的に評価し、改善点や課題を把握することで、継続的な改善が可能となります。また、メンバーへのフィードバックや報酬制度の導入も考慮すべきです。

最後に、目標設定と施策の実施だけでなく、コミュニケーションという曖昧模糊としたものを介して意思疎通を図るうえで重要なのは、できる限り言語化して数値化して相手の意図をくみ取ることです。
上司やリーダーのリーダーシップも同様のことが言えます。リーダーは目標に向かってメンバーを導き、コミュニケーションの重要性を理解し、模範となるよう努めましょう。また、コミュニケーションを促進するためのフォーラムやプラットフォームの活用も検討しましょう。

コミュニケーションを可視化しモニタリングすることは、誰にでもできるほど簡単ではありません。しかし自社で取り組む場合は完全である必要はありませんので、仮設に沿ったモニタリングで十分です。 目標設定は次のような手順で進めます。

*自社の社内コミュニケーションの課題を洗い出す
*ターゲットと目標の体験を具体的に数値
*期限を設定する <目標設定>
  誰が:(●●事業部の全社員が)
  いつまでに:(●●年8月31日までに)
  どのような手段で:(社内ポータルまたは、社内SNSで)
  何をするのか:(5日に1回以上、自発的に投稿している)
  結果的にどのような状態にするのか: 
 (一定の投稿数を達成し、社員の業務ストレス度が前回比-3になる状態にする)
*課題解決の優先順位を決め、素早いアクションを促す
*ログを記録する

職場内のコミュニケーションのケア

職場のコミュニケーションは上記のケースとは異なります。可視化しやすいものはリーダーから見たメンバーのスケジュールや業務内容、会議の時に発する言葉など、接点のあるものすべてが情報源です。

こちらは特に意識しなくても比較的ケアしやすいのですが、反対に目に見えないものとして、一人ひとりのモチベーションや職場の雰囲気などに代表される温度感については、人事部が行うアンケートや職場のパルスチェックをわざわざ用いて状態を確認するひとはまずいません。

対話会や何気ないコミュニケーションを通して状況を判断するなど、意図的に介入することで職場の雰囲気や一人ひとりのモチベーションの変化に敏感になります。小さなきっかけから言語化に努めましょう。

特に、現代の多くの職場では、業務が複雑化し、外部も含めたさまざまなメンバーが関わるようになっていることから、人間関係を新たに構築しなければいけない場面が増えています。そういった事からも職場内のコミュニケーションの重要性は従来以上に高くなっていると言えるでしょう。

自社の社内コミュニケーションの課題を洗い出す

まずは、社内のコミュニケーションの課題を洗い出すために、従業員の声を聞くことが重要です。従業員アンケートを実施することで、問題点や改善すべき点を把握することができます。
アンケート結果をもとに、優先順位をつけて課題を解決するためのアクションプランを策定しましょう。アンケートのほかにもオフィスレイアウトの工夫によって、チームの距離感を縮めるなどの方法によって、コミュニケーションを活性化させることができます。 社内コミュニケーションの課題解決には、具体的な目標設定を行い、改善策を実施することで、職場の雰囲気改善や経営陣と従業員の溝解消につなげることができます。職場コミュニケーションについて詳しくはこちらの記事を参照してください。


ターゲットと目標の体験を具体的に数値・期限を設定する

課題を特定したら、次に、対象となる従業員層を分析し、従業員エクスペリエンス(EX)を設計します。

従業員エクスペリエンス(Employee Experience) とは、従業員の満足度をはじめ、育成状況や所有スキル、心身の健康状態など、会社組織の中で従業員が関わるあらゆる経験を指す言葉です。

この概念は、さまざまな施策やビジネスプロセスによって、従業員のエンゲージメントを高め、組織の生産性を向上させる目的で取り組んでいます。
終身雇用の終焉とともに現代のビジネスパーソンは成長を実感できる機会を求め転職を重ねるのが一般的になりつつあります。 従業員との良好な関係性構築と自分らしいキャリア設計の二つの理由から、従業員エクスペリエンスの向上が効果的だとし、従業員の定着率向上や労働生産性向上のために、会社内での経験、すなわちエンプロイーエクスペリエンスの重要性が取りあげられるようになりました

現在では就労の目的、キャリアパスなどの展望が不確定である社員が増えつつあります。それに伴い社員の働く意欲は低く、労働生産性の低下につながってしまいます。

企業側は貴重な人材の流出を防ぐと同時に従業員の業務に対するモチベーションを高めるために、従業員との良好な関係を構築する(社員ワークエンゲージメントを高める)ことがますます重要になってきています。

社内コミュニケーションを活性化するために、従業員とのコミュニケーションの接点やトリガーを、時間の経過に沿って計画することで、目標がより具体的になり、必要なコミュニケーションの方向性が明確になります。目標を決定する際に考慮すべき要素には、章の初めにある例を参考にしてください。

この段階でとくに重要なのが、いつまでに何をするのかという数値目標と期限の設定です。

課題解決の優先順位を決め、素早いアクションを促す

次に、目的における優先順位を決めます。「緊急かつ優先度の高い」目標を優先的に解決することからはじめましょう。もし、内部のコミュニケーション不足によって「離職率の増加」「クレームの多発」「社員の連携の不備」などが起こっているのであれば、これらの状況に対してフォーカスを当てることが重要です。

さらに、インターナルコミュニケーションは、流動性や多様性に対応するためのコミュニケーションとして本領を発揮します。スムーズな推進のためにも、素早いアクションを心がけましょう。

ログを記録する

最後に、社員の感情や認識に関する状況を記録するために、モラールサーベイ(従業員意識調査)や従業員満足度調査のような認知アンケートを活用します。

その後、複数の行動背景を確認できる認知アンケートと、これまでに蓄積した各メディアのログやほしい行動(CV)などの取得可能データとの紐づけを行います。言い換えると、行動データ(ログ、トラフィックデータなど)の結果と、モラールサーベイや従業員満足度調査のような認知データを併せて分析し、状態を可視化します。これによって、ギャップが埋まって課題解決に向かっているのか、軌道修正が必要なのかを確認することができます。

社内コミュニケーションの目標を達成して目指すべき組織になる

従業員が一人ひとり目標を設定することは、組織の成長や発展につながる重要な要素といえます。個人の目標が明確にすることで、ポジティブな行動を促し、少しずつ意欲的な働き方ができるようになります。また、各従業員が目標達成に向けて積極的に取り組むことができれば、結果として組織全体の業績向上にもつながります。

社内コミュニケーションの重要性を理解すると、具体的な取り組みが求められます。例えば、定期的なミーティングやコミュニケーションツールの活用、情報共有の場の設置などがあります。さらに、社員同士の交流を促進するために、社内イベントやフィードバックの機会を設けることも有効です。

社内コミュニケーションの目標を達成にむけて社員同士の関係性を深め、情報共有や意見交換を円滑に行うことで、組織の課題解決能力や生産性を向上させることができます。また、社内コミュニケーションの充実は、組織の魅力向上にも繋がり、優れたアイデアや、これまでなかった行動パターンを生み出し、組織の発展と成長に期待できます。

目標設定とあわせて進める施策

組織内のコミュニケーションを円滑にするために重要な社内コミュニケーションですが、社内コミュニケーションの活性化は、効果的な情報共有やチームワークの促進につながります。そのため、さまざまな施策を取り入れることが求められます。

Web社内報

タイムリーに情報を発信できること、コンテンツマネジメントシステムやアプリの導入により社内での運用が容易であること、ページ数などの縛りがなく情報量に関して柔軟性が高いこと、検索性が高い特徴を持っています。また、動画を組み込んだり、業務システム上の情報や企業のWebサイトと連携させることも可能です。

一方で、読者が意思を持ってアクセスしないと見られないプル型のツールであるため、どうしても冊子の社内報と比べてメディアの認知度や閲読率が低くなりがちなことです。また、業務でPCやタブレット、スマートフォンを使用しない社員が多い、全社共通のコミュニケーション基盤となるシステムがない、セキュリティ上の不安などからWeb社内報の導入をためらう企業も多いのが現実です。

社内SNS

社内専用のSNSを導入することで、部署や拠点の垣根を越えたコミュニケーションが実現できます。

大手企業になればなるほど「未知の同僚」も増えるため、こうした施策は重要です。

社内イベント

業務から離れた社内イベントは、上司や同僚、部下の普段見られない一面を垣間見るきっかけとなります。

こうして人を点ではなくさまざまな面から見ることで、関係性を一歩深めることができ、業務におけるコミュニケーションコストを下げることにつながります。

1on1

1on1の特徴である頻度の高い対話と傾聴の姿勢には、部下の成長を促進し能力を引き出しやすいというメリットがあります。

ヤフー社の1on1を例に挙げると、同社では「部下のための時間」と位置付けて毎週1回30分の面談を実施しています。1on1の中で上司は部下の心を開くことに注力し、部下の考えを引き出し課題解決の支援を行うのですが、ここで上司の考えを押しつけたり、ものごとの方向性や結論を決めてしまったりはしません。あくまで部下自身が課題に気づき、解決策を自ら考え、実践するという一連の取り組みをサポートすることで、成長を図るだけでなく意欲づけや動機づけをも行うのです。

またこうしたコミュニケーションを行うことで、上司と部下の信頼関係も築きやすくなります。部下にとって「自分を見てもらえている」「自分の話を聞いてもらえている」「自分をサポートしてくれている」という上司の姿勢は、「一方的にこうしろ、ああしろと言われる」「自分の状況を把握していない」「聞いてくれない、分かってくれない」というものと比べて圧倒的に信頼へとつながりやすいでしょう。さらに1on1による対話は、部下の評価に対する納得感も得やすくなる特徴もあります。

社内コミュニケーションの目標を達成して組織がかわった事例

ここからは、明確に目標設定をし、社内コミュニケーションの活性化に成功した事例を解説します。

ニチレイ

冷凍食品やレトルト食品などの製造・加工・販売を手掛ける株式会社ニチレイフーズでは、社員のモットーに「ハミダス(とらわれず、明るく)」を掲げています。具体的には、全国の工場での地域社会貢献活動や食育活動、社員同士のコミュニケーション促進のためのバーベキュー大会、社員旅行など、幅広い活動の運営・支援を行っています。近年では部署名に「ハミダス」という言葉を入れた「ハミダス推進グループ」をつくり、ハミダス活動を進めています。

2017年には活動の一環として、ソフィアによる支援のもと、ハミダスWebサイトを構築しました。現在では多くのコンテンツが掲載され、ハミダス活動の活発な情報発信と交流の場として活躍しています。

三井不動産

マンションやビル建設、土地開発などを手掛ける三井不動産株式会社は、2018年に過去最高益を達成しました。その際に、今後は新しいことにチャレンジしようという気運が高まりました。しかし、もともと財閥系の企業であることから、社員の創造性やクリエイティビティを伸び伸びと発揮できる環境とは言い難いものがありました。そこで社員に自由を与えるために社員が本社から離れて自由な発想を育むための「WARP STUDIO」というスペースを開設しました。

その一方で、当時は社内に新規事業提案制度「MAG!C」を創設しましたが、新規事業に携わる社員が孤立してしまうという課題も抱えていました。そこでソフィアが組織と人材に関わるコンサルティングと、メディアやコンテンツのサポートをしました。

まとめ

社内コミュニケーションの課題について、さまざまな解決策をご紹介しました。曖昧な社内コミュニケーションの攻略には言語化や数値化が欠かせませんが、実態をつかむためにヒアリングや調査を通じて、社内コミュニケーションの適合度と乖離度を明確にし、課題やギャップを分析することが必要です。 社内コミュニケーションの目標を明確にし、解決の優先順位を決め、素早いアクションを促すことが大切です。

また、目標達成に向けた施策や手段を具体的に計画しましょう。 社内コミュニケーションの進捗や成果を記録し、振り返ることで改善の方向性を見つけることができます。

具体的な施策として、Web社内報、社内SNS、社内イベント、1on1ミーティングなどが挙げられます。これらのツールやイベントを活用することで、情報共有や意思疎通を促進し、社内コミュニケーションを活性化させることができます。 社内コミュニケーションの改善には、現状把握から目標設定、具体的な施策の実行までの一連のプロセスが必要です。組織全体での取り組みと従業員一人ひとりの意識改革が求められます。社内コミュニケーションの向上により、組織のエンゲージメントやパフォーマンスの向上につながることを期待します。

株式会社ソフィア

先生

ソフィアさん

人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。

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