コーポレートメディア
SharePoint Online社内ポータル活用術：メリットと事例で見る成功ガイド
目次
社内ポータルを作りたいが、「どのツールを選べばいいかわからない」と悩んでいませんか?SharePoint Onlineはマイクロソフトの社内DXプラットフォームとして注目されるサービスです。大企業の情報共有やコミュニケーション基盤に最適なSharePoint Onlineの活用方法を、メリットや事例を交えて詳しくご紹介します。
SharePoint Onlineは専門知識いらず！直感的な操作でサイト作成が可能
SharePoint Onlineはもともと「ファイルや情報の共有サービス」として開発され、その後、組織内サイト作成ツールとして進化してきました。他のMicrosoft Officeアプリと同じく直感的に操作できるため、専門知識がない人でも手軽に、組織内に情報共有するためのサイトを作ることができます。
SharePoint Online単体では、ドキュメントやデータ、コンテンツの管理・共有というシンプルな機能しか持っていませんが、目的に応じたパーツが豊富に揃っているとともに、他のOffice365アプリとシームレスな連携ができるという大きな利点があります。
これらをうまく組み合わせることによって、利便性に優れた社内ポータルサイトを構築することができるのです。
SharePoint OnlineとOneDriveの違い
OneDriveは主に個人やチームのファイル保存・共有に特化したクラウドストレージであり、SharePoint Onlineは情報共有サイト(ポータル)を構築・運用するためのプラットフォームです。両者とも複数ユーザーでファイル共有や同時編集ができますが、OneDriveが単一のフォルダ/ファイル共有に留まるのに対し、SharePoint Onlineでは部署ポータルやプロジェクトサイトなど目的別のWebサイトを作成できます。OneDrive上では実現できないサイト構築やコンテンツのページ掲載が、SharePointでは可能です。
平たく言えば、OneDriveが「個人の棚」だとすれば、SharePoint Onlineは「社内図書館」のような位置付けです。それぞれの特長を活かし、用途によって使い分ける必要があるでしょう。
SharePoint Onlineを社内ポータルに活用するメリット
冒頭でも触れたように、SharePoint Onlineは必要な機能を柔軟に組み合わせて取り入れられるため、専用のイントラポータル製品に比べて開発の自由度が高い点が特長です。ここでは、SharePoint Onlineを社内ポータルとして活用する主なメリットを整理してみましょう。
スピーディーなサイト構築(モダンUIとレスポンシブ対応): SharePoint Onlineは「モダンUI」により凝ったカスタマイズをしなくても必要十分なサイトを短期間で構築できます。PCだけでなくスマートフォンやタブレットでも自動レイアウト調整されるレスポンシブデザインが標準対応しており、外出先でも見やすいポータルを簡単に実現可能です。サイトのデザイン自体もシンプルでミニマルに統一されているため、担当者は複雑なレイアウトに悩まず迷いのない導線でコンテンツ発信できるでしょう。
充実した標準機能(ドキュメント管理・検索性・共同編集など): SharePoint Online単体でドキュメントや画像、データの保管・共有機能が充実しており、社内イントラとして必要十分なコンテンツ管理が可能です。特に優れているのは高度な検索機能による必要情報の瞬時検索や、複数メンバーでのリアルタイム共同編集、そしてWindows開発元のMicrosoft製品ならではの堅牢なセキュリティの3点です。ファイルの版管理やアクセス権設定も細かく行えるため、社内ナレッジを安全かつ効率的に活用できます。
承認ワークフローによる業務効率化: SharePoint Onlineには稟議書や各種申請の電子化に便利なワークフロー機能も備わっています。標準のテンプレートを利用すればプログラミング不要で簡易な承認フローを構築できます。さらにPower Automate等と連携すれば煩雑な人事・総務手続きを自動化でき、テレワーク環境下でもスムーズな申請・承認を実現するでしょう。
Microsoft 365各種サービスとのシームレス連携: SharePoint Online最大の強みは、Office製品をはじめとする他のMicrosoftアプリやサービスとシームレスに連携できることです。SharePointサイト上でWordやExcel文書の閲覧・編集がそのままできるほか、保存したファイルはOneDrive経由でローカルPCとも同期可能です。
さらにSharePointはMicrosoft 365内の各種ツールのハブとして機能し、単体では連動しないサービス同士を繋ぐ役割も果たします。例えば社内SNSのYammer投稿と動画ストリーミングサービスStreamのコンテンツを、一つのSharePointページ上で統合表示し、動画に対する社内コメント交流を実現できます。このような社内メディアミックスもSharePointなくしては実現できません。現在注目される「デジタルワークプレイス」(業務に必要な情報やツールを一か所に集約する職場環境)の基盤ともなり、SharePoint Onlineは社内ポータルに不可欠な存在と言えるのではないでしょうか。
人事部門でのSharePoint Online活用方法
社内ポータルは部門ごとにサイトを設けることで、各部署の目的に応じた情報発信ができます。まず人事部門でのSharePoint活用例を見てみましょう。
キャリア支援サイト: 社内の各部署でどんな仕事をしているか、職場の雰囲気はどうか──外から見えにくい情報を人事部が発信するサイトです。社員が他部署の業務内容を把握できるため、社内リクルーティングの活性化につながります。部署紹介記事や社員インタビュー、キャリア形成に役立つコンテンツを掲載し、従業員のキャリアデザイン意識を高めるのに役立つでしょう。
社員研修ポータル: 研修の案内や日程をまとめ、受講者募集やリマインド、研修資料の共有、事前・事後課題の提示、アンケート回収まで一括して行えるサイトです。研修カレンダーやおすすめ研修のレコメンド表示機能を備えれば、社員は受講したい研修を見つけやすくなります。最近では研修のオンライン化も進んでおり、研修ポータルとSharePoint Onlineの相性はますます高まっています。研修事務局や講師がSharePoint上のディスカッション機能で受講者と交流し、研修へのモチベーションを高める仕掛けも可能です。
人事労務手続きサイト: 人事部門が扱う異動届・休暇申請・経費精算などの各種手続きをWeb上で完結できるサイトです。SharePoint Onlineには承認ワークフロー機能が標準搭載されているため、紙やメールで行っていた申請・承認プロセスをすべてオンライン化できます。テレワーク中でもPCやスマホから申請可能になり、対応の迅速化・効率化に直結するでしょう。さらにPower Automateと組み合わせれば、定型的な人事業務を自動化し、人事担当者の業務負荷軽減と従業員満足度向上を同時に実現できます。
広報部門でのSharePoint Online活用方法
次に、コーポレートコミュニケーションを担う広報部門での活用例です。広報は社内向け情報発信の司令塔として、SharePoint Online上にコンテンツ配信の場を設けることで従業員へのリーチを強化できます。
Web社内報サイト: 紙の社内報に代わり、オンラインで社内ニュースを発信するサイトです。Web社内報は更新や訂正が容易なため、タイムリーに情報を届けられるメリットがあります。SharePoint上に記事投稿ページを用意すれば、各部門の担当者や外部ライターにアクセス権を付与して共同で記事作成し、最終的に広報部が承認・公開するといったワークフロー運用も可能です。また閲覧権限を社内限定にすることで情報漏洩を防ぎつつ、記事への閲覧数や「いいね!」等の反応も収集でき、社内報の効果測定にも役立つでしょう。
社内SNS・コミュニティサイト: 社員同士のカジュアルな情報交換や意見収集の場として、SharePointサイト上に社内SNS機能を組み込むこともできます。具体的にはSharePointにYammerやTeamsのフィードを埋め込み、部署やテーマごとのコミュニティサイトを構築します。メールや対面では届きにくい現場の生の声を吸い上げたり、部門を超えたコミュニケーションを促進したりする効果が期待できます。社内イベントの感想募集や社長メッセージへのコメント受付などにも活用でき、従業員参加型の社内ポータルとして機能するでしょう。
事業部門や営業部門でのSharePoint Online活用方法
現場部門でも、SharePoint Onlineを使った社内ポータルが業務効率化やナレッジ共有に大きく貢献します。
ナレッジ共有サイト(事業部門の例): 各事業部門やプロジェクトチームで蓄積したノウハウ・ドキュメントを共有するためのサイトです。過去の提案書や設計書、業務マニュアル、専門用語集などを体系立てて整理・公開し、誰でも必要な情報を探せるようにします。属人的になりがちな知見を組織の財産として蓄積でき、人材異動や世代交代があっても知識が引き継がれる環境を作れます。またFAQやQ&Aフォーラムを設ければ、現場からの質問に経験者が答えるナレッジコミュニティとしても機能するでしょう。
営業支援ポータル(営業部門の例): 営業パーソンが必要とする情報やツールを集約したサイトです。製品カタログ、提案書テンプレート、競合情報、市場データなどを一箇所にまとめて営業活動の情報ハブを提供します。SharePointならPowerPoint提案資料や動画コンテンツも掲載できるため、例えば提案プロセスを解説する動画教材と提案書フォーマットを組み合わせて新人教育に使う、といった活用も可能です。
また社内SNSを使ってトップセールスのノウハウ共有やQA交流の場を作ったり、オンライン上の展示会イベント(VR空間活用等)を開催したりと、創意工夫次第で営業スキル・実績向上に直結する場となるでしょう。さらに各営業拠点の売上進捗やKPI達成状況をSharePointサイトで可視化すれば、リアルタイムな情報共有とチーム全体のモチベーションアップにもつながります。
SharePoint Onlineで構築した社内ポータルの事例
ここからは、実際にSharePoint Onlineを使用して社内ポータルを構築した事例を紹介します。
なおこれらの事例は、社内の業務やコミュニケーションに何かしらの課題感があり、そのソリューションとして社内ポータルを活用したという好事例です。
人事部門の「社内広報ニーズ」を拾ってメディア化
ある企業の人事部では、以下のような課題を抱えていました。
離職防止や就労意欲向上のため、従業員のキャリアデザインに対する意識を醸成したい
人事部が従業員に行っている支援の内容を、メッセージとして社内にきちんと伝えたい
従業員が自身のキャリアを考える材料とするため、各部署の業務内容を共有し、社内リクルーティングを活性化させたい
上記のような人事部門の要望を、広報部門がすくい上げる形で、従業員のキャリアデザインや、会社によるキャリア支援についての情報を発信する「社内メディアサイト」をSharePoint Onlineで制作しました。
更新頻度は低いがよく見られているコンテンツは「トップページ」からすぐに閲覧できるようにし、外部のデザイナーを起用して凝った見栄えのバナーを作成・設置しました。また、キャリアに関するおすすめの書籍を紹介者の想いと共にリレー形式で紹介したり、社内の有名人の職務経歴インタビューを掲載するなど、社員の興味を引くコンテンツを内製し、コンテンツ一覧からたどりやすい階層に配置しました。話題性のあるコンテンツをコンスタントに発信することで、社内の意識変容/行動変容の促進につなげている事例です。
「研修ポータル」で研修をプロモーション
こちらは人材育成に課題を持っていた企業の実践例です。
研修に対して、以下のような課題感をお持ちでした。
社内研修に対する従業員の当事者意識が低くなっていた
研修にかける時間・費用・効果が全社で疑問視されていた
これらの課題を解決するために、トップ層からの「階層研修を実施する背景」や「この研修が従業員にとってどれほど重要か」というメッセージなど、研修を自分ごととして捉えてもらうための情報を、SharePoint Onlineを利用して従業員へ発信しました。また、SharePoint Onlineを基盤にしながら研修自体をオンラインで行い、コストの大幅な削減にも成功しました。研修後は「業務に役立つ」コンテンツを継続的に提供して耳目を引きながら、必要な情報にアクセスしてもらうことで、長期にわたる研修効果の促進にもつなげています。
社員のハミダス気持ちをカタチにする「SharePoint Onlineサイト構築」
こちらは、全社活動の推進にSharePoint Onlineサイトを活用した事例です。
冷凍食品やレトルト食品の製造・加工・販売を手掛ける株式会社ニチレイフーズでは、「ハミダス（とらわれず、明るく）」を従業員のモットーとして、社内・社外でのさまざまな活動に結びつけています。SharePoint OnlineでのハミダスWebサイトを構築し、ハミダス活動の活発な情報発信と交流の場を提供しています。
社内システムをこれまでのNotesからSharePoint Onlineへ移行する際にハミダスWebサイトが立ち上がったことで、これがSharePoint Online活用のモデルケースにもなり、スムーズなシステム移行にもつながりました。
Office365を活用した理念ポータルの構築の事例
グローバル共通のコミュニケーションポータルとしても、SharePoint Onlineは適しています。
ある日本企業では、事業のグローバル化が進み、地域ごとにワークスタイル・雇用形態もバラバラになっていました。そこで、企業の総合力を発揮するため、グループ一体感の醸成に向けたインナーブランディングの推進と本社・海外拠点・グループ関連会社間での効果的な情報共有に向けたインターナルコミュニケーション体制の強化が求められてきました。
そこで、Office365をコミュニケーションのグローバル共通基盤として採用することを決定。グループ・グローバル各社で運営しているイントラポータルにあるコンテンツを調査・解析して全社で共有すべき情報を集約し、SharePoint Onlineで構築したポータルサイト上統合しています。
グローバル企業の理念浸透ポータル
グローバル展開する日本企業グループの事例です。地域ごとに異なるワークスタイルや社内文化を背景に、グループ全体で企業理念を共有・浸透させることが課題でした。解決策としてMicrosoft 365をグローバル共通基盤に採用し、各社バラバラだったイントラサイトのコンテンツを洗い出して集約。SharePoint Online上にグループ共通のインナーブランディングポータルを構築しました。全社員に向けトップメッセージや各地域の活動レポートを発信し、地理的距離や文化の壁を越えて「ワンチーム」意識を醸成することに成功しています。拠点横断の情報共有体制が強化され、グループの総合力発揮にもつながった好例です。
まとめ
最後に、SharePoint Onlineで社内ポータルを立ち上げ定着させるための重要ポイントを整理します。せっかく優れたプラットフォームを導入しても、運用を誤れば利用が進まず形骸化してしまう恐れもあります。以下の点を押さえてプロジェクトを推進しましょう。
目的・ゴールを明確化する: まずは「何のために社内ポータルを作るのか」という目的を明確に言語化しましょう。経営理念の浸透なのか、業務効率化なのか、部署間コミュニケーション活性化なのか──目的によってサイトに盛り込むべきコンテンツや機能は変わります。ゴールがあいまいだと利用者にも価値が伝わらず、ポータルが閑古鳥になりかねません。
必要な機能を洗い出し要件定義する: 目的に沿って「必要なコンテンツ・機能は何か」を整理します。掲示板機能が欲しいのか、承認ワークフローが必要か、動画配信やコメント機能はいるか等、SharePoint Onlineで実現したいことを書き出してみましょう。その上で要件を満たすSharePointの標準Webパーツやテンプレートを検討します(必要に応じて自社向けカスタム開発も検討)。闇雲に作り始めるのではなく、要件定義を行うことで開発の抜け漏れを防げるでしょう。
誰でも迷わず使えるシンプルな構成にする: 情報設計はできるだけシンプルにし、社員が直感的に操作・閲覧できるサイト構成を目指します。トップページから主要コンテンツにすぐアクセスできる導線設計、ページ階層は浅く分かりやすく、専門用語より平易なメニュー名──といった工夫で、社内ポータルのユーザビリティを高めましょう。凝ったデザインや複雑な構成はかえって利用の妨げになります。
段階的に改善を重ねる: 完璧を目指してリリースを遅らせるより、まず小さく始めてPDCAサイクルを回すことが大切です。SharePoint Onlineは後から機能追加・拡張が比較的容易なため、まず必要最低限の範囲でローンチし、利用状況のフィードバックを見ながら徐々に改良していきましょう。「段階的な改善」を前提とすることで、変化に柔軟に対応できるポータルに育てられます。
運用ルールと更新体制の整備: サイト公開後に重要なのが運用です。コンテンツの更新担当や頻度、承認フローなどのルールを事前に決めておきます。例えば「ニュースは広報部が週1更新」「各部門ページは部門長が月1チェック」など役割分担を明確にし、定期的な情報発信を習慣化しましょう。また閲覧分析による人気コンテンツの把握や、社内アンケートによるニーズ調査など、運用フェーズでの効果測定と改善も計画に入れておくと良いでしょう。
社員への教育・利用促進: ポータルを導入しても、社員が使い方を理解しなければ宝の持ち腐れです。操作マニュアルの整備や研修の実施、周知キャンペーンなどで従業員への教育に力を入れましょう。弊社ソフィアの調査では「ツールの機能や使い方に関する教育不足」が社内コミュニケーションツール活用を阻む要因の上位にあげられていました第1位でした。従来のメールや電話に慣れた社員ほど新ツールへの抵抗感を持ちやすいため、使い方を繰り返しトレーニングし、便利さを実感させて定着を促す施策が不可欠です。
必要に応じて専門家の力を借りる: 自社内にノウハウがない場合、社内ポータル構築を数多く支援している外部の専門会社に相談するのも一つの手です。サイトの構築支援はもちろん、運用ルール策定やコンテンツ企画についてもアドバイスが得られるため、結果的にプロジェクト全体の成功率を高められるでしょう。
まとめると、SharePoint Onlineは各種Officeツールとの連携により、充実したコンテンツを盛り込んだインタラクティブな社内ポータルサイトを構築できます。また、途中で紹介した「デジタルワークプレイス」の概念においても、業務上必要な情報やアプリケーションが一か所に集約されたポータルサイトは非常に重要であり、SharePoint Onlineはこれからの企業活動の中核をなすツールであると言えるのではないでしょうか。
関連サービス
- ICTシステム活用支援 ―課題解決や目的達成に最適なシステム導入のお手伝い―
- メディア・コンテンツ ―読者と発信者、双方の視点に立った企画、設計―
- 研修・ワークショップ ―実践型研修とアフターフォローで学習効果を高める―
