人材育成は社内コミュニケーションがカギ!人事部サイト作成の事例を紹介

企業にとって価値ある人材を確保し、育てることは永遠に続く課題です。また投資家から、人的資本開示の要求もあり、人財は経営においてより重要なファクターになってきています。

従来は、人事部や人財開発が企業の掲げるビジョンや戦略、バリューに基づいた理想的な人材像を制定し、人事制度や階層研修で浸透してきました。
しかし、昨今は階層研修よりも自己選択型のキャリア開発が主になり、あるべき人財像を自分ごとのレベルでとらえる機会は少なっています。

また、テレワークなどで働くスタイルが変容している現在、数年に一度の集合研修や、トップが発するメッセージを提示するだけでは従業員の理解は進みません。
企業が期待する人材像を効率的・効果的に発信するには、人事部サイトを活用したコミュニケーションが大きなカギとなるでしょう。

この記事では人事部や人材開発部による社内外への情報発信やコミュニケーションの重要性と、SharePoint Onlineを使ったサイトの構築方法についてお伝えします。

人事部に求めらる社外のコミュニケーションと社内のコミュニケーション

人事部や人材開発部の大きな役割として、採用や面接に必要な社外コミュニケーションと社員や経営陣に必要なインターナルコミュニケーションがありますが、企業にとって重要な要素である採用や面接における社外コミュニケーションは、応募者との円滑なコミュニケーションを通じて、適切な人材を選定するための手段となります。

一方、社員や経営陣に必要なインターナルコミュニケーションは、コミュニケーションの円滑な流れをサポートし、社外と社内の双方において相互理解と信頼を築いています

この絶え間ない対話と情報の共有が、健全で持続可能な組織文化の形成に繋がりますが、企業が成功するためには、とりわけこのインターナルコミュニケーションがカギとなり、多くの企業でさまざまな悩みと直面し、試行錯誤がなされているのではないでしょうか。

採用や面接に必要な社外コミュニケーション

採用広告および企業のブランディング

採用広告および企業のブランディングは、企業が求職者に対して魅力的な印象を与えるために重要な役割を果たしています。

採用広告は、求職者に企業の存在や価値観、ビジョンを伝える重要な手段であり、その情報がブランディングを形成します。

一方、企業のブランディングは、企業が社会に対してどのような存在であるかを示し、求職者が企業に魅力を感じる要因となります。
採用広告とブランディングを組み合わせることで、求職者にむけて自社の価値を明確に伝えています。

採用時の求職者および新卒者への対面のコミュニケーションスキル

採用時の求職者および新卒者への対面のコミュニケーションは、企業と新人社員の間に存在するギャップを埋めるために行います。
企業と求職者、新卒者の間でのオープンな対話やコミュニケーションを通じて、双方が互いの立場や期待を理解し合うことが重要です。

採用時の求職者および新卒者への対面のコミュニケーションスキルは、リーダーシップや協力性、柔軟性などの能力も重要になり、採用活動の延長として新人社員に対してこれらの能力を育成する機会を提供し、自己成長を促すことが求められます。

コミュニケーションスキルにはどのような種類があるのか

社内のコミュニケーションについて考える際、対話不足などとよくいわれますが、日常的な「会話」や仕事における「ディスカッション」や「議論」と、「対話」は違うのでしょうか。なぜ組織の問題解決においては「対話」が重要とされるのかについて見ていきましょう。

伝える力

  • 対話にはテーマがある
  • 対話は結論を求めない
  • 対話において話者同士は対等である

この3つを認識することで、自分とは異なる視点や価値観を発見し、対象とする物事の意味や文脈をあらためて認識することができます。

論理的な表現力

ロジカル・シンキングは情報を決められた枠組みにしたがって整理・分析するさまざまなスキルの集まりを指し 、わかるための「分け方」です。

決められた枠組みにそって、事象を分解して(分けて)整理し、矛盾をなくしていきます。「筋道」や「体系的」という前提や基礎的な条件下において、物事を論理的にとらえ、筋道を立てて矛盾なく考える思考方法と言えます。

感じの良さを表現できる力

レトリックは情報を発信する側が説得したり、納得させたりするための手法やテクニックです。
レトリックは日本語で「修辞法」と訳されており、具体的な表現技法としては比喩、誇張、反語、倒置などがあります。海外では、説得やスピーチという文脈で用いられる場合が多く、プレゼンテーションのトレーニングでも、レトリックは欠かせないスキル項目になっています。

傾聴

傾聴(積極的傾聴/アクティブリスニング)という言葉は 、単に相手の話を聞くのではなく、相手の立場に立って共感しながら、相手の話に積極的に耳を傾けることを指しています。 傾聴はもともとカウンセリングの技術ですが、ビジネスシーンにおいても、顧客と従業員、上司と部下、同僚間といった関係性におけるコミュニケーションに応用されています。

言語・非言語のコミュニケーション

コミュニケーションは、Aさんが見ている言語や非言語のコミュニケーション(目に見える)を、Bさんが認識し、Bさんの頭の中で解釈し思考(目に見えない)され、そしてBさんが、言語や非言語のコミュニケーション(目に見える)で、Aさんに伝えるというプロセスです。

人事部/人材開発部が発信する情報は社員にきちんと伝わっているか

もともと人事部や人財開発は、コーポレート部門の中でも、管理や統制的なイメージが強く、社員に寄り添うというスタンスというよりは、社員を管理統制するというスタンスでした。

しかし、労働人口減少、転職の常態化など雇用関係の変化や、製造業的なものが生産の中心のビジネスから、アイディアや発想を必要とする人が中心のビジネスに変化する中で、管理から支援という役割に変化しています。

簡単にいえば、人財開発や人事部は、社員に指示命令をして動かす時代は終わり、動機付けやコミュニケーションで動かす時代に変化しました。

従って、人事部/人財開発部には、コミュニケーションという業務が付加されたということです。

企業がどのような人材像を期待するのか、最も端的に伝えるにはトップからのメッセージを発信することが重要です。

しかし、戦略的な視点で語られるトップメッセージは抽象度が高いため、社員にとっては「まぁそうかなぁ」程度の認識でしょう。
全社に発信する抽象的なメッセージを、実際の現場に当てはめて具体的にイメージできるよう噛み砕き、社員が自分ゴト化することが人事部の使命です。

また、社員が自らキャリアビジョンを描き、目標に向かって自己啓発を続けるためには、会社が求める人材像やチームの姿を理解する必要があります。

社内にどのような種類の仕事があり、それぞれどのような姿勢や行動活動が期待されているのか。
そしてそれを達成するために、どのような学びの機会があるのか。社員のキャリア形成を支援する制度には、社内外における各種の研修や、学習支援などさまざまなものがあります。

こういった、人事や教育に関する情報、求められる人材像を共有できるようにすることも、人事部の役割になっています。

これを実現するためには、社内で優れた成績をあげている社員や、重要な役割を果たした社員の業務内容や成果と共に、その背後にある学びのスタイルやマインドを紹介することが効果的です。

こうした情報を的確に社内に届けていくには、研修や社内報などのツールと合わせて、人材育成に特化した人事セクション主導のポータルサイトを用いることがおすすめです。

キャリアアップイメージや支援の制度についても、社員が参照できるコンテンツをそこに一元化すれば、人事や教育に関する情報がワンストップで得られるようになり、人事部と社員双方の負担が軽減されるでしょう。

社内コミュニケーションは現在多くの会社が、広報部が担当していますが、最近は広報部と人事部の垣根がなくなりつつある会社も増えています。


人材育成の際に人事部/人材開発部が社内コミュニケーションに力を入れるメリット

人事部がポータルサイトで計画的・主体的に情報を提供し、コミュニケーションを図ることによって、次のような効果が期待できます。

  • 組織の求める人材像を周知することで、社員が自分の目指すべき姿をイメージできる
  • 組織にどのような仕事があるのかを周知することで、社員が将来やりたい仕事を具体的にイメージできる
  • キャリアアップを目指す社員が、利用できる制度や教育プログラムを知ることができる
  • 身近なロールモデルを知ることで、社員が自分の成長をより具体的にイメージできる

上記のように、人事部が社内コミュニケーションを強化し、人材育成を行うことのメリットは多くあります。

これらのメリットを享受するために、ポータルサイトを使って社内へ積極的に情報を発信していきましょう。

Share Point Onlineを使った人事部/人材開発部サイト構築方法

社内向けポータルサイトの構築は、手間やコストの面から敬遠されることも少なくありません。

そこでおすすめなのがSharePoint Onlineの活用です。専門的な知識を必要とせず社内で簡単に構築でき、更新やコンテンツの管理も容易なため、人事部サイト構築に適しています

ここからは、SharePoint Onlineを用いて人材育成に特化したポータルサイトを構築する進め方を解説します。

人事部/人材開発部が情報発信にShare Point Onlineを使うメリット

Share Point Onlineは、Microsoft365を導入している企業であれば、すぐに利用することができます。
テンプレートやwebパーツなどが豊富に用意されており、専門知識がない担当者でも簡単にサイト構築が進められます
ユーザーの利用状況も把握できるため、PDCAサイクルへ反映してサイトの充実化が図れるでしょう。
Share Point Onlineを効果的に活用するためには、ツールへの理解が欠かせません。下記リンクを参照して、効果的な活用を目指してください。

Share Point Onlineを使った人事部/人材開発部サイト構築のステップ

サイト構築にあたっては、あらかじめSharePoint Onlineで利用できる機能をよく理解しておきましょう。そのうえで、全体計画にそってコンテンツを作り込んでいきます。ここではサイト構築とコンテンツ制作の具体的な進め方をご紹介します。

コンテンツ企画・制作におけるプロジェクトの進め方

まずは、サイトでどのような情報を発信していくべきなのか、コンテンツの企画を行います。

企画立案 期待される人材を育成するために、どのようなコンテンツが必要なのか検討しましょう。
企業としての人材ビジョン、育成に関する基本的な考え方を同期させるため、必要に応じて関係部署やトップマネジメント層とのミーティングを実施し、情報のすり合わせを行いながら進めます。
基本方針が固まったら他社事例を研究したり、外部リソースの協力を得るなどして、適切に内容を検討し、関係方面へ提示する企画資料を作成しましょう。

合意が得られたら、サイト設計へ反映するとともに、取材先の選定など、記事作成の準備をします。
次に取材 企画内容に基づいて、従業員や関係者に取材を行ったり、資料を集めたりします。取材の対象者にはあらかじめ趣旨を説明し、動画・写真撮影、スケジュールなどについて、事前の調整を十分に行って臨みましょう。

続いて編集 取材や収集した素材をもとに、キャッチコピーや文章を構成し、コンテンツを完成させます。内容に合わせてグラフなどの視覚化や、画像、音声、動画などを組み合わせて、訴求力を高めましょう。

サイト構築におけるプロジェクトの進め方

1.サイト要件定義 掲載するコンテンツの内容に応じて、SharePoint Onlineサイトに実装する構成要素の洗い出しを行います。コンテンツの特性によってサイト上での表現も異なりますので適切なwebパーツを選定する必要があります。また、従業員に伝えていきたいメッセージの優先度によって掲載順序も変わってきます。同時に各コンテンツを誰がどのように運用していくのかにより、運用に適した構成も検討していく必要があります。

2.サイト設計/構築 要件定義で整理した情報をもとに、実際にサイト上にwebパーツを配置しながらSharePoint Onlineサイトを構築していきます。実際にwebパーツを配置していく中で見た目や導線の調整が必要なところも出てくるでしょう。まずは細かい設定などは省き、プロトタイプとして簡易的に構築したものを関係者や場合によってはユーザーも巻き込んでレビューを行っていきます。 サイトに対する印象や操作性などは人によって異なりますので、プロトタイプを細かく修正して議論を繰り返し、徐々に完成度をあげていきます。

3.デザイン IA(情報アーキテクチャ:information architecture)の観点から、各要素に優先順位をつけ、ユーザーにわかりやすいように配色を考えたり、デザインパーツを作成したりします。最終的には、そのサイトを見たユーザーがどのように問題解決したり、気付きを得たりするのか、あらかじめ想定したエクスペリエンスを実現できるようなユーザーインターフェースの完成を目指します。

4.ページ作成 サイトの各コーナーの目的に応じて、一覧ページや詳細ページを作り込んでいきます。アップロードしたページのコンテンツは必要に応じて修正・更新を行い、社内外の関連情報へのリンクを掲載するなどによって、広報など他部署との連携に活用していきます。

人事部/人材開発部サイト構築の企業事例

発信したコンテンツと、使用したWebパーツ・機能

第一線で活躍している従業員の、過去の失敗談や転機、現在に至るまでの苦労話や成功体験を掲載しました。

従業員が愛読している本の紹介を掲載し、それがどのように業務に活かされているか詳細に記事化するなどの豊富なコンテンツが掲載されています。

また、個々の事例コンテンツをWebページとして作成し、テキスト、写真、本の書影などをレイアウトし、読み物としてわかりやすいページを作成しています。

さらに強調表示のコンテンツ機能を活用し、サムネイル付きでわかりやすいようにトップページに配置しました。
記事が更新されると新着として表示されるよう自動化の仕組みを構築しているので、発信したコンテンツが従業員に届きやすいようになっています。

さらに、強調表示コンテンツ機能を活用して最新の記事一覧をページ内に埋め込むと、本の紹介コンテンツや、おすすめ書籍の各記事ページから、関連する過去のアーカイブ記事へもスムーズに遷移できるようになりました。

今回の事例では、自律人材(人財)になるためのヒントを動画メッセージとして定期的に公開しています。
移り変わる世相やキーファクターを交えながら「自律とは」「キャリアとは」といったさまざまなテーマについて解説を行い、従業員が自律人財になるためのきっかけづくりを演出しました。
動画は専用チャンネルの情報が自動的に表示されるよう、Stream Webパーツを用いて最新情報を掲載するようにしています。

まとめ

企業が求める人材像は、掲げるミッションやビジョン、パーパスを理解して主体的に自己啓発を行い、業務に反映していける社員です。
その社員像を組織に浸透させるためには、求める人材のイメージや、育成のための具体的な支援策について、社員とのあらゆる接点を使って繰り返し伝えていくことが必要です。

まずは人材に特化したポータルサイトで情報の発信量を増やしていくことから始めましょう。
社員が「知りたい」と思った内容が、ポータルにわかりやすくまとめられていると大変便利です。時代の変化や、人事に関する新しい方針に即応できるポータルサイトを構築してください。

社内ですでにMicrosoft365が導入されているのであれば、SharePoint Online SPOを活用して人事部が独自に、情報発信を行うことが可能です。
ツールの活用方法や魅力的なサイト制作、コンテンツ制作についてノウハウの蓄積がない場合は、外部リソースを利用するのもひとつの方法でしょう。

私たちはこれまで、多くのクライアント様と共にさまざまな部門・分野の社内ポータルサイトについて、課題解決の支援を続けてきました。社内の情報共有や活用の面でお困りごとがございましたら、どうぞ私たちにご相談ください。

よくある質問
  • 人材育成は社内コミュニケーションがカギとはどういうことですか?
  • 経営の発信する抽象的なメッセージを、実際の現場に当てはめて具体的にでイメージできるよう噛み砕き、人材開発に活用できるように展開するのが人事部の使命です。社内にどのような種類の仕事があり、それぞれどんな姿勢や行動活動が期待されているのか。そしてそれを達成するために、どのような学びの機会があるのか。社員のキャリア形成を支援する制度には、社内外における各種の研修や、学習支援など様々なものがあります。こういった、人事や教育に関する情報、求められる人材像を共有できるようにすることも、人事部の役割です。

  • 人事部が情報発信にShare Point Onlineを使うメリットとは?
  • Share Point Onlineは、Microsoft365を導入している企業であれば、すぐに自分の端末から発信することができます。テンプレートやwebパーツなどが豊富に用意されており、専門知識がない担当者でも簡単にサイト構築が進められます。ユーザーの利用状況も把握できるため、PDCAサイクルへ反映してサイトの充実化が図れるでしょう。

  • SharePoint 何が出来る?
  • SharePointは主に、情報を「管理する」「整理する」「保管する」「検索する」ことに優れていますが、これらにさまざまな機能パーツを加えられるので、組織のニーズに合わせてカスタマイズすることができます。
    活用例:アンケートの作成、共有ファイルの閲覧・編集、掲示板・回覧板

株式会社ソフィア

システムコンサルタント

山口 孝弘

新規システム導入時や、既存システムのリプレイス時などのシステムコンサルティングが得意です。Microsoft365の利活用支援やSharePoint上へのポータルサイト、WEB社内報の構築をお手伝いします。

株式会社ソフィア

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株式会社ソフィア

デザインコンサルタント

竹内 昌弘

Web系のページデザイン/レイアウトや紙系のデザイン/レイアウト、動画の制作編集、音声/音楽の制作編集、グッズの制作等、ツクルことが天命です。

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