コミュニケーションスキル研修とは?ビジネスで重要となる要素やリスクを徹底解説

仕事をする上で、人間関係や業務をスムーズに進めるために欠かすことができない要素の一つとして「コミュニケーションスキル」が挙げられます。そのため、コミュニケーションスキルを身に付けるための研修・講座を行い、社員の学びを促す企業も少なくはありません。もし、社員のコミュニケーションスキルが十分でない場合には、仕事をする上でどのようなリスクがあるのでしょうか。また、コミュニケーションスキル研修を実施すると社員はどのようなスキルを獲得でき、組織としてどのようなメリットを得ることができるのでしょうか。

この記事では、コミュニケーションスキル研修の概要やメリットを紹介します。

コミュニケーションスキル研修とは

コミュニケーションスキル研修は、仕事のさまざまな場面におけるコミュニケーションに必要なスキルを開発するための、重要な研修です。

企業組織では、会議日程を調整するといった日常的なものから、経営レベルの合意形成まで、さまざまな場面、さまざまなレベルでコミュニケーションが行われています。そして、社員のコミュニケーションスキル向上は、社内外の関係者の行動喚起、部下に対する仕事への動機付け、会議における意思決定や合意形成など、仕事におけるあらゆる取り組みの促進につながります。

合意形成や意思決定のスピードは、組織のパフォーマンスを左右する重要な要素です。だからこそ、コミュニケーションスキルは若手社員から経営者まであらゆる社員にとって必要なスキルであり、同様にコミュニケーション研修もあらゆる社員に実施すべき研修であると言えるのです。

コミュニケーションが上手くいかないことによるデメリット

次に、コミュニケーションが上手くいかないことによるデメリットについて、詳しく見ていきましょう。

誤解やミスの発生、経営・現場間や社員間の不信につながる

仕事上のコミュニケーションにおける誤解やミスリーディングは多くの場合、情報を発信する側、または受信する側のコミュニケーションスキルの不足に起因します。

例えば、上司が部下に「見積もりを作っておいて」と指示したとしましょう。しかし、この指示だけでは何の見積もりをいつまでに作ればいいのかわかりません。上司と部下の間に、わからないことを率直に質問できるような関係性ができていれば、部下は上司に不明点を確認して適切な見積を作成することができるでしょう。しかし、そうでない場合には、上司の意図とは違った見積もりが出来上がってくる可能性が高くなります。

この例においてミスが起こった場合には、上司側の「目的や背景、期限を明確にして適切な指示を出すスキル」や「部下が気軽に質問できるような関係性を作るスキル」、部下側の「指示を的確に読み解いて、不明点を確認・解決するスキル」など、双方のコミュニケーションスキル不足が原因だといえるでしょう。そこから、足りないスキルを開発する必要性に気付ければよいのですが、実際には双方がミスの責任を押し付け合ったり、責任の所在をうやむやにしたりして同じミスを繰り返し、社員同士の不信感による人間関係の悪化や、仕事の非効率につながる原因にもなりがちです。

社員間の不信感は、適切なコミュニケーションをいっそう阻害する要因にもつながります。その結果として、関係者に必要な報告・連絡・相談をしないままに意思決定する場面が増え、ミスの増加や関係者のエンゲージメント低下、手戻り等による非効率につながったり、不透明な意思決定プロセスが不要な忖度や業務における不正を誘発したりする可能性もあります。

建設的な議論や、前例のないことへのチャレンジを阻害する 

社員や経営陣のコミュニケーションスキルが乏しいと、前例のない取り組みについて、是非を的確に判断することも難しくなります。その結果、前例がないと何もできない企業となってしまい、イノベーションが停滞することも考えられます。

建設的な議論をするためにはコミュニケーションスキルが必要です。たとえば、議論の場で使用される言葉の解釈が参加者ごとにバラバラだったり、前提となる情報や目指すべきゴールが共有されていない状況では、お互いの主張が噛み合わず、他部門の社員など、立場の異なる人同士での連携も困難になるでしょう。

その結果、実りの少ない会議が増え、時間を圧迫してしまう可能性もあります。

セクハラ、パワハラの横行や、若者の早期離職を招く

社員や経営陣のコミュニケーションスキル不足は、ハラスメントの横行による職場環境の悪化や、それにともなう若者の早期離職につながる場合もあります。

一昔前まで「正社員・日本人・男性」を中心とする、人材の同質性の高い職場が多かった日本企業では、相互理解のための密なコミュニケーションをせずとも「あうんの呼吸」を期待され、少数派の意見は顕在化しにくい傾向がありました。しかし近年、ジェンダー、国籍、雇用形態など、人材の多様性が急速に高まったことで、しばしば世代間におけるコミュニケーションの問題が表面化しています。

もともと、社員が持っている価値観や、育ってきた時代背景、親しんできた文化などは、それぞれ異なります。例えば、若い世代の社員は多様性を重んじる教育を受けてきている一方で、シニア世代の社員の多くは同質性の高い集団の中で、その集団の「常識」に同調することが当たり前という状況で長く過ごしてきたために、自分とは異なる文化や価値観を持つ相手に対する想像力が働きにくくなっているかもしれません。

このような場合に、お互いの背景や価値観を理解する努力をしないままでいると、悪気なく発した言葉や、問題ないと思って取った行動が相手を傷つけたり不快にさせたりする場合があります。たとえ本人に悪意がなくても、無知やコミュニケーション不足がセクハラやパワハラにつながるのです。さらに、ハラスメントを恐れて相手と距離を置くようになると、組織全体におけるコミュニケーションの希薄化、職場環境の悪化につながり、若手社員の早期離職の原因の一つとなります。

コミュニケーションスキル研修のメリット

社員のコミュニケーションスキルを高めることで、組織力強化を図ることができるという点が、コミュニケーション研修を実施するメリットです。

前章で見てきたように、職場におけるさまざまな問題は、コミュニケーションが上手くいかないことに起因しています。コミュニケーションに関連する問題は、各人の置かれた状況や立場、目指すゴールなどによってさまざまですが、組織の一人ひとりがコミュニケーションスキルを身に付けることで解消できるケースも多々あります。こういった理由から、多くの企業がコミュニケーションスキル研修を実施しているのです。

雇用形態の多様化と、それによる人材の流動性向上など、労働市場は変化し続けており、働くことに対する人々の価値観や、一人ひとりの文化的背景も多様化しています。それに加えて、対面や電話、メールによるコミュニケーションから、オンライン会議やビジネスチャットへと、コミュニケーションの方法やコミュニケーションに用いるツールも移り変わっていきます。

これらの環境変化は、職場におけるコミュニケーションの「前提」の変化ともいえるでしょう。時代の変化、働く環境の変化によって、必要とされるコミュニケーションスキルも変化していきます。だからこそ、コミュニケーションスキルを常にアップデートしていかなければ、あらたなコミュニケーションの問題が次々と生じてしまうのです。一方、適切なコミュニケーションスキルを身に付けることができれば、多様な視点や背景を持った人々と議論し、合意形成することが可能になります。多様な人材の能力を生かすことで、これまでにないアイディアやコラボレーションを生み出す可能性が広がるでしょう。

コミュニケーションスキル研修で効果的にスキル獲得するには

コミュニケーションスキル研修では、自分の意見や共有したい情報を的確に相手に伝えるためのスキルを身につけることができます。また、相手から発せられた情報を正しく受け取るスキルを身につけることも可能です。

効果的にコミュニケーションスキルを獲得するには、研修の実施時にどのような場面でコミュニケーション能力を活かしたいのか、具体的なシーンを決めてから取り組むことが重要です。上司や社員、顧客など、コミュニケーションの具体的な「相手」を設定し、業務においてコミュニケーションが必要となる状況を明確にしましょう。目的が明確でないままにスキル研修を実施し、受講者も実践場面を想像できないまま学ぶ状況では、結果として学習深度は浅くなってしまいます。主体的に学べる研修にするために、研修の組み立て方を工夫することが大切です。

また、コミュニケーションは、決して言葉だけを媒体として行われるものではありません。ジェスチャーや表情、立ち振る舞いなどの非言語のコミュニケーション「ノンバーバルコミュニケーション」も、スキルの1つとして非常に重要です。コミュニケーションスキル研修では上記のようなノンバーバルコミュニケーションの表現手法も学べるようにすることが重要です。研修後に実際の業務で実践を行い、成功体験にもつなげることができれば、受講者のワークエンゲージメント向上も期待できるでしょう。

コミュニケーションスキルの紹介

コミュニケーションスキル研修で身に付けることができるスキルには、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは特に汎用的なスキルを紹介していきます。

・ディスカッションのスキル

参加者全員が納得する結論の導き方や、意見の整理の仕方を身に付けたい場合はディスカッションのスキルが有効です。ディスカッションのスキルが身に付くと、相手の意見をしっかりと理解し、建設的な議論ができるようになります。

・ディベートのスキル

意見対立時にはディベートのスキルが必要となります。論争の際の意見の伝え方や、ディベートの流れを身に付けることで、自身の意見を的確に発信することができます。また、自身と考えの違う立場に立つことで、これまでの自分の考えの問題点や弱点が見えてくることもあります。

・ファシリテーションのスキル

議論を先導していくためには、ファシリテーションのスキルが重要です。多くの意見を引き出したり、異なる意見をまとめたりというスキルは、会議やワークショップにおいて非常に重要視されます。

・対話/問いの立て方

対話/問いの立て方のスキルは、効果的なコミュニケーションを行うために必要です。対話に必要な視点や考え方を知るとともに、相手の発言を引き出し、議論の本質に迫ることのできるような問いの立て方を身に付けることで、よりスムーズな問題解決や合意形成、意思決定などを行うことができます。

・傾聴

コミュニケーションにおいて、相手の本音や積極的な発言を引き出すためには、アクティブに聞いて理解するスキルが非常に重要です。より高いレベルでコミュニケーションを行うためにも、ノンバーバルコミュニケーションも含む傾聴の具体的な方法を学びましょう。

・アサーション

アサーションとは、コミュニケーションをする相手と対等な立場に立って、自己主張をするコミュニケーションスキルです。より深い議論を行うためには、お互いの価値観を尊重しつつ、自分の意見を明確に言葉にする必要があります。

コミュニケーションスキル研修の例

最後に、実際に行われたコミュニケーションスキル研修の例をご紹介します。今回ご紹介するのは、社員数11,000名のスーパーマーケットチェーンの取り組みで、ソフィアが研修プログラムの開発と実施を手掛けた事例です。新卒社員や若手社員の仕事に対する動機付けを目的とする研修や、教育プログラムを体系化する際の参考としてください。

コミュニケーションスキルコンピテンシー抽出とスキルトレーニングプログラム開発と内製化支援

同社では、価格競争などの激しい変化に揉まれながら事業規模を拡大していました。現場の最前線を支えるのは経験豊富なパートタイム社員たちであり、正社員がパートタイム社員の動機付けを行いながら販売目標を追っていました。しかし、経験の浅い新卒や若手の正社員がパートタイム社員と連携して販売を伸ばしていくのは困難で、同社は正社員の大量採用・大量離職を繰り返す状況に陥っていました。

この状況を打破するカギは、正社員がいかにパート社員の動機付けをできるようになるかという点にあり、そのためのコミュニケーションスキルの向上が必要でした。そこで、同社は、ソフィアとともに新しい研修プログラムを開発しました。それは、ハイパフォーマンス社員の行動をもとに作成したオリジナルテキストとビデオ教材を中心とした全6回のプログラムで「2年間で一人前になる」ことを目指す研修です。最終的に研修を内製で実施できるように、社内講師の育成も同時に行いました。その結果、200名の新入社員を対象とした教育プログラムを体系化することができ、早期離職という課題を解決へ導くことができました。

まとめ

コミュニケーションは、基本的に何らかの目的を達成するための手段として用いられるものです。コミュニケーションスキル研修を行う目的は、「コミュニケーションの課題を解決すること」や「コミュニケーションの目的を達成すること」にあり、コミュニケーションスキルを身につけること自体が目的なのではありません。

研修の目的を達成するためには、どのような場面でコミュニケーション能力を活かしたいのか、コミュニケーションを行うシーンを決めてから取り組むことが重要です。上司や社員、顧客などの具体的な「相手」を設定し、コミュニケーションが繰り広げられるシーンや状況、どのような問題を解決するための議論なのかを明確にしましょう。

効果的なコミュニケーションスキル研修の実施を検討している場合は、ぜひソフィアまでご相談ください。

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