2023.08.18
トップダウンの意味と成功の秘訣は？課題と対処法についても解説！
目次
トップダウンは、企業や組織の上層部がさまざまな経営・運営の方向性や方法を決め、下部組織の社員に伝達する意思決定スタイルです。集団を統率しながら組織としてアクションを起こすまでがスムーズであるため、日本国内においても、古くから多くの企業で採用されています。
しかし、変化の激しい現代社会においては、上層部から下部組織へ一方通行で意思決定を伝達するトップダウンが合わなくなっている側面があり、実際に日本国内の企業も変化に対して動きが鈍くなっているケースが散見されます。
この記事では、トップダウンの意味や企業や組織の経営・運営で採用する際の成功の秘訣、トップダウンが内包する課題とその対処法について解説します。
トップダウンの意味と重要性
企業の経営や組織運営の方法として一般化しているトップダウンですが、厳密な意味やその重要性はあまり浸透していません。なんとなく組織の上層部から伝達された指示・業務命令を社員が受け取り、行動するといった形で理解している方が多いのではないでしょうか。ここではトップダウンの意味と重要性について解説します。
トップダウンの意味
トップダウンとは、組織において上層部にあたる代表取締役や役員が、組織運営や経営方針について方向性や方法を決定し、下部組織の社員へと伝達して業務に反映させる意思決定のスタイルを指します。
日本語では「上意下達」を意味し、上層部の決定がダイレクトに下部組織全体に伝わるため、意思決定から社員が指令・業務命令を遂行するまでのスピードが速いことが特徴です。これにより、企業全体の意思を統一しやすいという大きなメリットがあります。
トップダウン形式というと、ワンマン経営をイメージし、良い印象を持っていない方もいるでしょう。日本では現在も多くの企業がトップダウン形式を基本として経営を行っているため、比較的なじみのある意思決定のスタイルです。
トップダウンがとくに効果を発揮するのが、素早い経営判断が必要な状況です。
たとえば、ベンチャー企業が躍進するため、ここぞという場面で大胆な経営戦略をとる時や、非常時など会社全体を大きく変更しなければならない場合などです。このように変化が必要とされる場面では、トップダウンの意思決定スタイルが適しています。
トップダウンの重要性
トップダウンは、上層部の意思・意向が下部組織の社員にダイレクトに発信されるため、組織の姿勢や方向性が響きやすく、社員のモチベーションを高めやすいといった側面もあります。
さらに、トップダウンによる意思決定は強力なリーダーシップの効果もあるため、企業の目的達成に向け、社員をひとつにまとめ上げて牽引するメリットもあります。
ただし、トップダウンは万能の意思決定スタイルではなく、あらゆる組織にとって有効な方法ではありません。顕著な問題としては、トップダウンは命令に近いため柔軟性が低く、個々の社員や部署・チームにおける創造性を抑制してしまうことがあります。また、一度下した意思決定を状況に応じて変更させていく、といったアドリブ力に欠ける側面もあります。
アドリブ力は臨機応変な対応が求められるビジネスにおいて、重要な力であるといえます。そのため、上層部が意思決定を下部組織の社員に伝達し、一旦企業としてプロジェクトや業務遂行のアクションを起こした後に、柔軟な対応ができると理想的でしょう。
トップダウンを用いた経営を行う際には、トップダウン独自のメリットを活かしつつ、柔軟性の低さをカバーするような工夫が必要だと言えます。
また、柔軟な対応を意識した経営を行う際には、下部組織の社員から情報を吸い上げ、上層部へ伝達するボトムアップを取り入れるのが効果的です。
トップダウンの成功の秘訣
どのような意思決定スタイルも万能ではなく、うまく機能させるには秘訣があります。
トップダウンの場合、他の意思決定スタイルよりもデメリットが比較的はっきりしているので、成功させるための対策を立てやすくなります。ここでは、トップダウンを企業・組織運営に生かすための成功の秘訣について詳しく解説します。
ビジョンの共有
トップダウンをうまく機能させるためには、代表取締役や役員が明確で共感しやすい目的、ビジョンを持ち、企業全体で共有することが重要です。ビジョンを共有することにより、社員がこの企業で「何のために働くのか」を個人でも意識できるようになります。
また、ビジョンだけでなく、具体的な戦略や方法論をトップダウンで明示することも有効です。具体的な戦略や方法論を明示すると、社員は行動の道筋をより鮮明にイメージでき、効率的かつ生産的な行動につながるでしょう。
しかし、ビジョンや戦略・方法論は一度の説明では社員全体に浸透しないことに注意が必要です。ビジョンや目的の共有において社内報や定期的な会合、社内標語として貼り出しておくような、継続的な取り組みが効果的です。
タスクの明確化
タスクの明確化によって業務やプロジェクトを動かす際に、トップダウンの指示が通りやすくなります。
また、タスクが明確になると業務の範疇が見極められ、担当する業務と他社員に任せる業務の分類ができ、社員が円滑に業務遂行することができます。担当タスクをはっきりさせることは、誰がどこまでの責任を持つべきなのかの線引きもできるため、責任の押し付け合いや放棄といった事態を回避できます。
タスクの明確化は、トップダウンの指示が通りやすくなるだけではなく、生産性や成果の向上も期待できます。
組織の分権化
トップダウンをうまく機能させるためには、上層部から下部組織への一方的なアプローチだけではなく、分権化も視野に入れましょう。
下部組織の社員にも意思決定に必要な権限を与え、一定の自律型組織の体をなして現場判断で業務遂行をしてもらうことにより、それぞれの社員が主体的に業務やプロジェクトに参加できるようになります。
より現場に近いポジションであるマネージャーに判断と意思決定の権限を委ねることで、ボトムアップの要素も含みながら業務を進める組織形態にすることができます。
マネジメントと組織行動学を専門とする元サンディエゴ州立大学教授スティーブン P.ロビンスの著書「【新版】組織行動のマネジメント―入門から実践へ」によると、分権化された組織には以下のメリットがあるとされています。
- より迅速に問題解決行動に移ることができる
- 社員が自分たちの職業生活に関わる意思決定から疎外されていると感じることが少なくなる
著書では、トップダウンが採用されている大企業などにおいて、トップダウンの欠点である柔軟な対応を担保するために組織はより分権化してきていると語られています。
とくに階層化によって役職が細かく分かれている大企業は、顧客や外部の情報を豊富に持っているマネージャーに権限を与える方式の方が、トップダウンをうまく機能させるために合理的であると言えるでしょう。
情報共有の重要性
トップダウンの問題の1つとして、情報伝達が上層部から下部組織の一方通行であるため、情報に偏りや欠落が発生する可能性がある点です。そのため、組織内での情報共有を活性化することが重要になります。
情報共有を活性化するためには、以下の2つのポイントがあります。
情報共有のやり方を工夫する
メールやメモといったやり取りをはじめ、社内SNSやチャットツール・データ共有ツールなどを上手に活用すると、情報の偏りや欠落を防止することができます。
また、情報共有の方法にバラつきがあると、情報の収集や蓄積に手間がかかってしまうため、組織内で統一した共有システムを構築し、情報共有のルールを決めるとよいでしょう。
企業でよく使用されるチャットツールには、Chatwork（チャットワーク）、Slack（スラック）があり、データ共有ツールにはGoogleDrive（グーグルドライブ）、Box（ボックス）などがあります。
業務報告や申請内容をすべての社員が見られるようにする
日々行っている日報や申請、報告といった内容を、社員が誰でも見られるようにすることも、情報の偏りや欠落を防止するために有効です。
業務全体や各部署・チームの状態を個々の社員が知ることにより、トップダウンにありがちな一方通行の情報伝達ゆえの視点の欠如を避けることができます。
内容によっては、顧客情報などセンシティブなものや、プライバシーに関わる内容もあるため注意が必要です。しかし、部署間や別のチームの情報が必要な社員にとっては、そこで確認できる情報は有益なものとなるでしょう。
トップダウンとボトムアップの関係性
トップダウンとは対極の意思決定スタイルにボトムアップがあります。トップダウンが上層部から下部組織へ一方的に意思（指示・業務命令）が伝達されることに対し、ボトムアップは下部組織で得た情報・状況を上層部に伝達し、それを基に上層部が経営・運営・業務命令を決める意思決定スタイルです。
一見すると異なる意思決定スタイルのように思えますが、トップダウンとボトムアップには、どちらにもそれぞれの要素が含まれています。
トップダウンといっても代表取締役などのトップのみで決めるわけではありません。ボトムアップといっても最終的にはトップや上層部が判断を下すということです。
ここでは、トップダウンとボトムアップの関係性と、トップダウンとその他の組織形態について解説します。
意思決定スピードと情報の正確性・緻密性の相克
組織の意思決定において、とくにスピードと即効性の面において重要な役割を果たすトップダウンですが、情報の正確性と緻密性を損ないやすい欠点があります。
上層部が決めた決定に沿う形でしか社員は行動できないため、現場で発生したニーズや、マーケティングに活かせるエンドユーザーの意見・希望といった情報を、正確につかむことができません。
そのため、下部組織の社員は上層部の意思決定プロセス自体を分析し、情報収集して再度分析する手順が必要になります。
こうした、トップダウンの正確性と緻密性を損ないやすい欠点を克服するためには、現場で働く社員からのフィードバックを上層部が共有するなど、上層部と下部組織を双方向に行き来するボトムアップの要素を含んだコミュニケーションが必要です。
トップダウンの意思決定はスピードが重要視されてはいますが、情報の正確性や緻密性を犠牲にして成り立たせることは回避すべきです。トップダウンを採用する企業は、スピードと正確性・緻密性の相反する特性のバランスを考え、組織内の情報伝達と共有における必要な施策を講じていく必要があるでしょう。
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意思決定のスピード社員や組織の自律性の相克
トップダウンによる意思決定は、上層部、あるいは上司が業務やプロジェクトに関する命令を下す形であるため、個々の社員や部署・チームなどの組織が自律性を失いやすい傾向があります。その結果、個々の能力・アイデアを発揮する機会が減り、生産性が低下し、社員のモチベーションを損なう可能性があります。
トップダウンを採用する組織で自律性を損なわないためには、自律型組織のエッセンスを取り入れていく必要があります。
自律型組織では、個々の社員が自ら考えて行動することが基本姿勢としてあり、各社員の意見やアイデアを組織が収集・受容しながら業務が進行する特徴があります。社員の自主性の高さから部署・チーム間の業務上必要な調整が行いやすく、スピードと自律性の相克に陥ることが少ないため、スムーズな業務進行を期待できます。
トップダウンの中に自律型組織の要素を取り入れるには、とくに上層部の指揮の執り方が重要です。ビジョンを提示して社員や部署の目的を明確にし、現場の社員に意思決定の権限と責任を委譲することで、トップダウンでありながら、行動力のある自律的な社員と組織の状態を実現できます。
ダンパー数の観点からみるトップダウン
ダンパー数とは、人類の社会性を研究している英国の心理学者ロビン・ダンバー博士によって提唱された概念で、1つの人間の集団において、その集団のメンバー同士が直接繋がっていられる最大の人数を表します。
ダンバー数の限度は150人ほどと言われており、この数を上回ると社会的な関係性や信頼関係が弱まるとされています。
ダンパー数を超える集団においては、集団内で複数の小さなサブグループが形成され、小さなスケールで意思決定や情報共有が行われる傾向があります。そのため、150人のダンパー数を超える大きな集団の場合、トップダウンでの指示・管理よりも、分権型組織や自律型組織の方が有用だと言えます。
ビジネスにおいて、トップダウンがダンパー数を超える集団に対して機能しないわけではありませんが、可能であれば組織や部署・チームの性質に合わせた組織運営の方法を採用する必要があるでしょう。
とくに、内外の組織や企業と連携したり、マーケット構造が複雑なビジネス環境においては、分散型組織や自律型組織の方がよりスムーズな組織運営ができます。
トップダウンの課題
トップダウンは、上層部が意思決定してから社員がアクションを起こすまでの流れがスピーディーであるといったメリットがありますが、課題もいくつか存在します。
トップダウンの課題として考えられるものは、変化の激しい現代社会における企業経営・組織運営にとって重要なものばかりです。
トップダウンの意思決定スタイルを採用するのであれば、押さえておく必要があるため、参考にしてみてください。
意思決定の遅延
トップダウンによるアプローチの課題として、上層部からの指示待ち状態の発生により、組織としての意思決定が遅延することが挙げられます。
トップダウンの意思決定は基本的に速いものですが、現場の状況に応じた対応や、エンドユーザーのニーズに応えるといった、柔軟な対応が必要な場面で、多くの場合意思決定に遅延が見られます。
また、社員にトラブルや問題が起こるたび、上司や上層部にお伺いを立てるため、自律的に行動できる社員が育たないといったデメリットもあります。
現代のビジネスでは個々の創造性や前例に縛られない柔軟な動きが重要とされており、規範やルールに縛られ、身動きが取れない社員ばかりの企業は、それだけでハンディを抱えているとも言えます。
個人の自己主張の低下
個々の社員が自己主張をしにくくなるのも、トップダウンの課題だと言えます。自己主張とはつまり、組織内において社員それぞれが創造性を発揮し、アイデアや大胆な意見を表明することです。
トップダウンの経営においては、上層部や上司の指示に従うことが強く求められるため、自己主張が抑制されてしまう傾向にあります。
多くのコミュニケーションが上層部から下部組織の社員へと一方通行で流れるため、対話の余地がなくなることがあります。そのため、創造するために必要な役職を超えたコラボレーションや、新鮮な視点が持てる部門間の連携などが行えず、革新的な仕事をすることの弊害になってしまうでしょう。
そのような状態が続いた場合、個人の能力が高く、ビジネスパーソンとしての才能がある現場社員の不満が募ってしまいます。優秀な人材が流出してしまう可能性もあるため、企業にとって大きな痛手となるでしょう。
組織の柔軟性の低下
上司や上層部の従う必要があるトップダウンのアプローチは、一方通行の強制力の強い指示であるため、組織全体の柔軟性が低下してしまう可能性があります。そのため、急な市場の変化や環境の変化に対応しきれない場合があります。
とくに、企業の規模が大きくなり、複数のプロジェクトや事業、部署やチームが同時に動き出すことが増えた場合、トップダウンで指示を出す企業だと組織の柔軟性が低下しやすくなります。
上層部がすべてのプロジェクトや事業、部署やチームの状況を把握し、一方通行の意思決定だけでコントロールすることが難しいからです。
複数のプロジェクトや事業が同時に動く状況や、市場や環境の変化が起こりやすい場合などは、トップダウンよりも分権型組織や自律型組織の方が、企業を運営する方法として適しているでしょう。
トップダウンの課題に対する対処法
ここからはそれぞれの課題に対する対処法についてお伝えします。トップダウンは課題もありますが、意思決定を業務に反映するまでのスピードは現代の経営でも十分に使えるものです。課題を克服しながら、トップダウンを現代社会に適合させるアップデートを行うことが大切でしょう。
意思決定の遅延への対処法
ITテクノロジーによる社会の変化は速く、中でもビジネスの世界はセオリーが半年スパンで変化するほどの速さが定着しています。このような状況で企業が生き残って活躍するには、常に先手を打ちながら迅速な意思決定をすることが重要です。
トップダウンは個別のユーザーや顧客への対応・ニーズへの訴求といった、現場の状況判断を考慮した方向性の変更などの意思決定は遅延しがちです。Web上のレコメンド機能等により、商品やサービスの個別最適化が実現しつつある現代において、このような遅延は致命的な課題だと言えるでしょう。
課題を解決するためには、現場で働く下部組織の社員に意思決定の権限と責任を委譲することが必要です。その上で意思決定プロセスを簡素化し、迅速な判断が可能なシステムを構築することにより、現場の状況判断を含めた意思決定の遅延を防止できるでしょう。
個人の自己主張の低下への対処法
トップダウンによって個人の自己主張を低下させないためには、意見交換の場を設けることが大切です。意見交換の場によって、トップダウンによる一方通行の情報伝達だけでなく双方向のコミュニケーションが可能になるからです。
双方向のコミュニケーションでは、アイデアや独自の意見などの自己主張を促進することができます。意見交換によって個々の社員の能力を評価することにより、その能力に適した業務やプロジェクトに挑戦してもらうことで、企業内での自己実現を可能にし、自社へのコミットを高めることもできるでしょう。
とくに、大きなプロジェクトや事業の場合、組織やチームに所属する社員の意見を聞くことが重要です。仮にトップダウンを採用している場合においても、下部組織の社員から意見や情報を吸い上げることにより、ボトムアップのエッセンスも取り入れながら、社員それぞれが納得感を持って業務に当たることができます。
組織の柔軟性の低下への対処法
トップダウンによって組織の柔軟性を低下させないためには、下部組織の社員に権限委譲し、個別の現場ごとに柔軟な意思決定ができる状態にすることが重要です。
権限委譲は、組織の意思決定を迅速化するために行われる王道の手法で、社長や代表取締役よりも下層のリーダーに必要な権限委譲を行うことで、経営・業務上の意思決定の速度を向上させます。
権限委譲を行う際は、外部の情報や市場動向を意識しながら、市場や環境の変化に合わせて、組織がすぐに動ける柔軟な体制・システムを構築しましょう。
近年、企業が権限を関連事業会社に移譲するため、ホールディングス化するパターンがよく見られます。企業の成長と共に事業が拡大し、企業が複雑化すると意思決定の速度も遅くなりがちです。
そのため、ホールディングス化によって関連企業を再編し、持株会社が傘下の企業を管理しながら各企業に必要な権限を移譲することにより、意思決定の柔軟性を担保しています。
まとめ
トップダウンは、上層部が意思決定してから社員がアクションを起こすまでの流れがスピーディーであることが特徴的です。しかし、事業の目的やビジョンが社員にしっかりと浸透していないケースが多くみられます。そのため、トップダウンを成功させる秘訣として、ビジョンの共有・タスクの明確化・組織の分権化が重要です。
また、トップダウンには、意思決定の遅延、個人の自己主張の低下、組織の柔軟性の低下といった課題があります。これらの課題を解消するためには、下部組織の社員に意思決定の権限を委譲すること、上層部と下部組織の社員が意見交換できる場を設けることが効果的です。
トップダウンは、変化が激しい現代社会ではミスマッチの意思決定スタイルだと思われがちですが、課題への対策をしっかり講じることで、現代でも使える経営・運営の方法です。トップダウンの特性を理解して上手に活用しましょう。
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株式会社ソフィア
先生
ソフィアさん
人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。
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