インターナルコミュニケーション
従業員にメッセージを確実に届ける方法｜インターナルコミュニケーション成功術
最終更新日：2026.02.12
目次
コロナ禍以降、リモートワークの拡大などによって社内コミュニケーションの重要性は飛躍的に高まりました。しかし、「発信したメッセージをどうすれば社員に読んでもらい反応してもらえるか」は依然として大きな課題です。実際、弊社ソフィアの2024年調査では大企業の約8割が自社の社内コミュニケーションに問題があると感じていることが分かりました。SnapComms社のフィリップ・ナン氏も、現代の職場ではメッセージ量と複雑さが増し本当に重要な情報がノイズに埋もれてしまうと指摘しています。そこで本記事では、社内コミュニケーション担当者が直面するこの難題を解決するためのフレームワークをご紹介します。経営視点から従業員へのメッセージ配信を最適化し、「確実に届き、読まれ、行動につながる」伝え方を実現する方法を一緒に探っていきましょう。
増え続けるメッセージが業務効率を低下させている
デジタルツールの普及などを背景に、企業から従業員へのメッセージ発信はかつてよりも容易になり、メッセージの配信量が増加しています。一方で、必ずしもメッセージの目的や内容に合った手段で発信されているとは限らないのが実状です。
複数の部門が同じチャネル（例、eメール、イントラネットの掲示板など）を介してそれぞれメッセージを広く配信していると、情報がガラクタの山となり従業員は混乱します。自分に関連性が低いメッセージが仕事中に絶え間なく流れてくるので、それを受け取る側は気が散って、イライラします。情報過多が生産性を損なっているのです。
より効果的なコミュニケーションを構築するには、メッセージを受け取る従業員の心理を理解することが有効ですが、それだけでは十分ではありません。確実に従業員が読んで、反応してもらえる伝え方でメッセージを配信することが必要です。 そこで役に立つのが、今回ご紹介する「コミュニケーション・スペクトラム」フレームワークです。
コミュニケーションを成功に導く方法を図表化する
ちゃんとフレームワークを活用して戦略的なメッセージ配信を行っているインターナルコミュニケーション担当者は多くはありません。メッセージを配信しても期待したような結果が得られず、成果を出すために試行錯誤が必要になるのはそのためです。
コミュニケーション・スペクトラムは、経営上の目的に沿って最適な形でメッセージを配信するためものであり、コミュニケーション、心理学、マネジメントのベストプラクティスを組み合わせた、企業におけるインターナルコミュニケーション計画に統合可能なフレームワークです。コミュニケーションの目的と、発信するメッセージ、使用するチャネルを結び付けて定義し、実行することで、コミュニケーションを成功に導きます。
コミュニケーション・スペクトラムは大きく3つの階層に分割されており、各階層は経営上の意思決定とコミュニケーションのステップをあらわしています。上段では経営上の目的が定義され、そこから中段にあるコミュニケーションのニーズが導き出されます。下段で目的とニーズに適した情報発信チャネルが選択され、それに応じて担当者が情報発信を行います。では、順を追ってこのフレームワークの使用方法をご紹介します。
なぜ従業員に社内メッセージが届かないのか？
社内報やメールで一生懸命情報発信しても、肝心の従業員に読まれなければ意味がありません。実は、多くの企業で「伝える側」と「受け取る側」の間に溝が生じているのが現状です。背景には、デジタルツールの普及により企業からの発信量が格段に増えたことがあります。複数部署が一斉メールやイントラ掲示板など同じチャネルで次々と情報を発信すると、重要な情報がガラクタに埋もれてしまい、従業員は混乱します。自分に無関係なメッセージが絶え間なく届けば注意散漫になり苛立ち、生産性も低下します。さらに、「とりあえず全社員にメールしておこう」という一方向的な周知では社員の心に響かず、受け手は「自分には関係ない」と感じてスルーしてしまいがちです。このような情報過多やミスマッチが、肝心のメッセージを届かなくさせているのです。
情報が届かない主な原因（まとめ）:
情報過多による重要メッセージの埋没: 業務に直接関係ない社内通知が多すぎると、本当に重要な連絡がノイズに埋もれ見逃されます。
発信内容とチャネルのミスマッチ: 例えば緊急の連絡をメールで送ったり、長文資料をチャットで流したりすると、適切に届かない原因になります。
一方通行で社員不在の発信: 背景や目的の説明が不足したトップダウンの通達は共感を得られず、現場社員の行動につながりません。
このように、従業員にメッセージを「確実に届ける」ためには、単に情報量を増やすのではなく戦略的な工夫が必要です。では、社内コミュニケーションを体系立てて見直すにはどうすればよいのでしょうか。次章では、そのためのフレームワークをご紹介します。
効果的にメッセージを届けるためのフレームワークとは？
社内広報担当者であっても、戦略的なメッセージ配信のためのフレームワークを活用できている人は多くありません。行き当たりばったりの発信では「せっかく周知したのに反応がない…」といった事態に陥りがちです。こうした状況を打開するため、経営の目的に沿って最適な形でメッセージを届けることを目的に開発されたのが「コミュニケーション・スペクトラム」というフレームワークです。コミュニケーション、心理学、マネジメントのベストプラクティスを組み合わせており、企業の社内コミュニケーション計画に統合して活用できます。ポイントは、コミュニケーションの目的（ねらい）と、発信するメッセージ内容、使用するチャネルを結び付けて定義・実行することで社内伝達の成功率を高める点にあります。
このフレームワークでは全体を大きく3つのステップに分解し、上から順に (1)経営上の目的設定 → (2)コミュニケーションのニーズ特定 → (3)チャネル選択 のプロセスで考えていきます。それぞれのステップで何を検討すべきか、以下で順を追って見ていきましょう。
フレームワーク活用のメリット:
発信のブレを防ぐ: 目的・内容・チャネルを一貫させることで、「誰に何をどう伝えるか」が明確になり周知漏れを防止できます。
施策のPDCAを回しやすい: メッセージ配信の効果測定結果を、目的-チャネルの設計見直しにフィードバックしやすくなります。
社内コミュニケーションを体系化: 属人的な発信ではなく組織として統一的な情報発信基盤を築けます。
ステップ1：経営上の目的をどう定める？
まず、最上段に位置する「経営上の目的」を定義します。このフレームワークでは、伝える内容の重要度やビジネスとの関連性に応じて目的を分類します。重要度が高いものほど左に、軽微なものやソーシャル的な目的ほど右に配置されるイメージです。それぞれのカテゴリで「コミュニケーションの目的（何のために知らせるのか）」を定義し、その周知によって社員に起こしたい反応も明確にします。
具体的には、最も左側に位置する「CRITICAL（重大）」は「スタッフが直ちに読み行動を起こす必要がある緊急メッセージ」、その右隣の「PRIORITY（優先）」は「できるだけ早く読まれるべき重要度の高いメッセージ」といった具合です。自社の発信テーマがどのカテゴリーに当たるかをまず判断しましょう。
メッセージ配信の目的を定義する際は次の3点を明確にします。
誰に届けたいのか（対象）： 全社員なのか特定部門・職種の社員なのかを特定する。
何を伝えたいのか（内容）： 必要な情報を過不足なく整理し、要点を明確にする。
どうなってほしいのか（社員の反応）： 周知後に社員に取ってほしい行動や起こってほしい変化を設定する。
こうした視点で目的を練ることで、「知らせること自体」が目的化するのを防ぎ、伝える意図が社員視点でも明確なメッセージ設計ができます。
ステップ2：コミュニケーションのニーズをどう特定する？
次に中段で、発信シーンごとの「コミュニケーションのニーズ」を洗い出します。平たく言えば「どんな状況で誰とどんな情報のやり取りが必要か」という観点です。ここでは、部署横断的な全社コミュニケーションから部署内や個人レベルのものまで、具体的な場面・ケースを想定します。上段で定義した目的カテゴリーと、後述の下段チャネル選択を結び付ける架け橋となるステップです。
具体的には、例えば以下のような典型的シーンが挙げられます（※自社の業種・業態によって異なります）：
経営トップから全社員への危機対応連絡
（例：不祥事対応や緊急安全対策の周知）
IT部門から社員へのシステム障害・停止通知
（例：社内システムの緊急メンテナンス連絡）
人事部門から社員への研修・制度案内
（例：新研修プログラムの受講案内や福利厚生制度の周知）
複数部署にまたがる全社的な情報共有（例：社内イベントの告知、社内報の配信）
このようにケースをリストアップし、それぞれどの目的カテゴリに当てはまるかを整理します。「経営陣からの危機連絡」は目的カテゴリでは「CRITICAL」だろう、といった具合に結び付けていきます。こうすることで、「誰が・どんな場面で・何を伝える必要があるのか」が俯瞰でき、次のチャネル選択の指針となります。図版の挿入
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ステップ3：最適なチャネルはどう選ぶ？
最後に下段で、メッセージの目的・シーンに最適なコミュニケーションチャネルを選択します。チャネルとは情報伝達手段のことで、メール、チャット、社内ポータル、ビデオ通話、デジタルサイネージ等あらゆる社内向け媒体が含まれます。選定にあたって重要なのは、チャネルごとの特徴（強み）を活かすことです。例えば一斉ポップアップ通知やSMSは非常に強力なプッシュ型チャネルであり、社員の注意を即座に広範囲に引くのに適しています。一方、イントラネット上の掲載や社内報、デジタル掲示板などは押し付けがましくない代わりに、自発的な閲覧を促し持続的な情報提供によって行動変容を狙うのに向いています。
メッセージの緊急度・重要度に応じてチャネル戦略を変えましょう。狙った社員の反応を引き出すため、以下の指針が役立ちます。
即時に確実に見てもらいたい内容は「見逃されない」手段で：緊急連絡や重要なお知らせは、社員が確実に気付くプッシュ型チャネルで配信します。具体的にはPC画面へのポップアップ通知、スマホへのプッシュ通知、SMS、一斉通話発信など、通知を無視できない仕組みを使います。「絶対に目に留まる」形で届けることで、社員に即座の行動を促せます。
知識浸透や行動変容が目的の内容は継続的な接触で：新しい制度の定着や意識改革など継続的な周知が求められる内容は、社員の好きなタイミングで閲覧できるプル型チャネルも組み合わせます。イントラネットの特設ページや社内報記事、動画ライブラリなどに情報を蓄積し、メールやチャットで更新案内を出すことで繰り返し認知させます。押し付けがましくない分、時間をかけて理解・定着を図るのに適しています。
このように目的・シーンにマッチした手法で伝えることで、「届けたい相手に届けたい情報を確実に届ける」ことが可能になります。チャネルごとの開封率や反応率にも着目し、最適解を選ぶことが重要です。
従業員が読みたくなるメッセージを作るには？
ここまでフレームワークに従って「誰に・何を・どう届けるか」の設計について見てきました。では、メッセージそのものの内容・書き方にはどのような工夫が必要でしょうか。どんなにチャネルを工夫して周知しても、メッセージが魅力的でなければ社員の心は動きません。
「コミュニケーション・スペクトラム」フレームワークに従うと、推測による作業がなくなるため、より有効なメッセージ発信が可能になります。他の部門から送信されたメッセージと張り合うことなく、正しい方法で正しいチャネルを通じて適切な書き方でメッセージを配信する能力が得られるのです。
社内報編集やメール作成の現場では「いかに社員の読みたい内容にするか」が常に課題です。ここでは従業員の心理と情報の受け取り方を踏まえ、「思わず読みたくなるメッセージ」を作成するポイントをいくつかご紹介します。次は、従業員の心理と情報の受け入れ方を踏まえたコンテンツをまとめていきましょう。下に挙げた、よくある職場の事例を参考にしながら、実践してみてください。
パッと見の印象を意識する： 社員は日々大量の情報に目を通しています。件名やタイトル、イントロ部分で「自分に関係がある」「重要だ」と感じてもらえるよう工夫しましょう。具体的には、件名に【重要】【要対応】などのタグを付ける、対象者名（○○部向け 等）を明示する、冒頭で結論やメリットを述べる、といったテクニックがあります。
視覚要素で注意を引く： テキストだけよりも、画像や図表を交えた方が注目度は上がります。例えばトップメッセージを動画で届けたり、記事に社員の写真を掲載したりすることで、読み手の興味を引きつける効果があります。情報の内容にマッチした媒体を選び、視覚に訴える工夫をしましょう。
双方向の仕組みを取り入れる： 一方通行の社内通達にならないよう、社員からのフィードバックを促す仕組みを入れるとエンゲージメントが高まります。記事末にコメント欄や「いいね」ボタンを設置したり、アンケート回答を募ったりすることで、社員が参加できるコミュニケーションとなり、内容への共感・理解も深まります。
では、実際にどのように内容を作り分ければよいのか、典型的な社内発信の例を見てみましょう。場面ごとに適した書き方・トーンや伝達手段の工夫が異なることが理解できるはずです。
例1：職場の安全に関するメッセージ
従業員の安全に関わる緊急連絡では、全従業員に直ちに行動を促す必要があります。これはスタッフが必ず即座に読むべき「重大（CRITICAL）」なメッセージにあたるため、絶対に見逃されないチャネルで配信しなければなりません。件名や本文は深刻さと対応の緊急性が端的に伝わる表現にし、重要部分は箇条書きや太字で強調します。例えば「至急：○○に関する緊急連絡」といったタイトルにし、初めに要点と指示事項を簡潔に書くことで、忙しい現場でも即対応してもらえる確率が高まります。
例2：従業員のコンプライアンスに関するメッセージ
新しい規程の順守など全員に知ってもらう必要がある連絡では、「優先（PRIORITY）」カテゴリに該当し、できるだけ早く100%周知徹底させることが求められます。この種のメッセージはフォーマットを定型化し、確実に目を通させる仕組みを設けましょう。例えば「【重要】行動規範アップデートのお知らせ」のようにタイトルで重要性を示し、本文は箇条書きで変更点を整理します。さらに承認ボタンや確認クイズを設けて読了をトラッキングしたり、未読者には自動リマインドを送るなど、読まないで済まされない工夫が必要です。
例3：新入社員の受け入れに関するメッセージ
新しい仲間を迎える際の周知は、職場全体で歓迎ムードを醸成し協力を得ることが目的です。これは「エンゲージメントを促す」タイプのメッセージにあたり、社員が時間のある時に読んでもらって構わないトーンで構築します。内容はできるだけ親しみやすく、人となりが伝わるエピソードや写真を添えると効果的です。「ようこそ○○さん！」といったカジュアルなタイトルにし、コメントやリアクションスタンプで双方向の交流ができる社内SNSに投稿するのもよいでしょう。読む人がクスッと笑顔になり、つい反応したくなるような演出がポイントです。
これらのように、社内発信メッセージは目的や内容に応じて最適な伝え方が異なります。今回ご紹介したフレームワークを用いれば、どんなテーマの社内情報でも同じ手順で設計可能です。たとえば「サイバー攻撃への対応通知」や「大規模な情報漏えい警戒」は優先度の高い「PRIORITY」メッセージに分類できます。また「経営層からのビジョン共有メッセージ」は業務に関連する重要なお知らせ（Business関連）に位置づけられるでしょう。逆に社員から経営陣へのフィードバック募集のような施策はエンゲージメントを高める双方向コミュニケーションといえます。このように伝達目的ごとに最適な手段を選ぶことで、社内コミュニケーションの効果を最大化できるのです。
社内コミュニケーションの効果測定と改善はどう行うべきか？
メッセージを配信したらそれで終わりではありません。社内コミュニケーションを継続的に向上させるには、効果測定と改善（PDCAサイクル）が欠かせません。しかしながら、弊社ソフィアの調査によれば社内広報の成果を十分に測定できている企業は全体の15%に過ぎません。3社に1社は「一部測定しているが不十分」と感じており、約4社に1社は「今はできていないが今後は測定したい」と考えています。一方で28%もの企業が「効果測定はしておらず今後も予定がない」とも回答しており、社内コミュニケーションのPDCAが回せていない実態も浮かび上がっています。こうした現状を踏まえ、担当者はぜひ数値に基づく検証と改善に取り組む必要があります。
では具体的に何をどう測定すれば良いのでしょうか？ポイントは「届いているか」「読まれているか」「行動変容が起きたか」の3点です。
まず届いているか（リーチ率）では、配信対象者に対して何％がメッセージを受信・閲覧したかを計測します。メールなら開封率、社内ポータルならアクセス数、動画なら再生数などが指標になります。
読まれているか（エンゲージメント）は、クリック率や滞在時間、リアクション数などで把握します。例えば「どの時間帯の開封率が高いか」「誰が内容をクリックして詳細を読んだか」まで分析すれば、次回配信の改善に役立ちます。実際に、開封率が高い時間帯に合わせて発信のタイミングを調整したり、反応の良かったコンテンツの傾向を掴んで次の社内報企画に活かす企業も増えています。
最後に行動変容（成果）ですが、これは目的によって様々です。研修案内であれば申込率や出席率、アンケート依頼なら回答率、危機対応連絡なら指示完了率…といった具合に、当初設定した目的に対してどれだけ期待した行動が取られたかを確認します。これらのデータを総合して振り返り、「期待した部門からの反応が薄かったが原因はチャネル選択ミスか内容不足か？」など要因を分析しましょう。
効果測定の結果は次の施策への貴重なフィードバックです。例えば「メール開封率が低い部署があるなら、次回は別チャネルも併用する」「あるカテゴリの記事の閲覧数が極端に少なければ、トピック選定を見直す」など、データに基づいて改善策を講じます。幸い社内報ツールやメール配信システムには詳細な閲覧分析機能が備わったものも多く登場しており、担当者はこれらを活用しながら社内コミュニケーションの精度を高めていけます。効果測定→改善のサイクルを回し続けることで、社内メッセージの到達率・理解度・行動喚起率は飛躍的に向上していくでしょう。
まとめ
情報があふれる現代の職場では、社員の注意を引きながら確実にメッセージを届けること自体が一つの戦略課題です。社内コミュニケーションが効果を発揮しないと、社員のフラストレーションが高まり生産性やエンゲージメントの低下を招きます。そうした「社内コミュニケーションの壁」を乗り越えるには、ここでご紹介したフレームワークと思考プロセスが有用です。
まとめると、まず経営の目的と周知内容を紐づけて整理し、適切なチャネルを選択することで、伝える手段そのものを最適化できます。さらに従業員目線で内容を工夫すれば、「読む気にならない社内メールの山」から脱却し、伝わる社内コミュニケーションへと変えていくことが可能です。
弊社ソフィアが提唱するコミュニケーション・スペクトラムは、まさに社内広報・情報発信の取り組みを成功へ導くための戦略フレームワークです。ぜひこのツールを活用し、社内コミュニケーション施策に科学的な裏付けと体系性を持たせてみてください。そうすることで、従業員への大切なメッセージを確実に届け、組織全体のエンゲージメントと業績向上につなげることができるでしょう。
