Office365(現:Microsoft365)でプロジェクト管理ができるツールを徹底解説

#業務プロセス改善#ICTシステム活用支援

02.Sep.2020

突然ですが、あなたの会社ではプロジェクト管理にどのようなツールを使っていますか?
Microsoft ProjectやExcelをはじめ、TrelloやAsanaなど数多くのプロジェクト管理ツールが存在するため、ユーザーの要望・状況に応じた適切なツール選定が求められています。

社員のITリテラシーが高く、予算も潤沢にあれば高機能・高価格なプロジェクト管理ツールの導入も視野に入りますが、そこまで管理ツール導入にリソースをかけられない場合がほとんどかと思います。「費用を抑えたうえで、優れたプロジェクト管理ツールを手軽に使いたい。」これが企業の本音ではないでしょうか。

この記事では、そんな要望をかなえる1つの選択肢として、Office365(現:Microsoft365)上のプロジェクト管理ツールを紹介していきます。

Office365(現:Microsoft365)でプロジェクト管理ができるツール

マイクロソフト社が提供するOffice365(現:Microsoft365)では、プロジェクト管理のためのツールとして以下4つが用意されています。

  • Teams(チームス)
  • Planner(プランナー)
  • To Do(トゥードゥー)
  • Whiteboard(ホワイトボード)

マイクロソフト社からは、上記以外にも「Microsoft Project」というプロジェクト管理に特化した製品も販売していますが、アドオンツールであるうえ、機能が多く上級者向けです。

また大手SIerやIT系企業でも、プロジェクト管理を使い慣れたExcelで行っているという声が少なくありません。ただしExcelは表計算ソフトであるため、個別のタスクからガントチャートに落とし込んだり、タスクの進行状況を可視化したりといったことは、関数・マクロを駆使しながら手作業で行う必要があります。ファイルのバージョン管理を行う必要も出てきてしまい、管理の工数が増えて、本来やるべき業務への時間が削られてしまうという悩みが絶えないのではと思います。

次章からは、Office365(現:Microsoft365)を導入していれば追加料金なく利用でき、Excelよりも高度なプロジェクト管理が簡単に行えるツールを詳しくご紹介していきます。

Office365(現:Microsoft365)の Microsoft Teamsでできること

Microsoft Teamsはビジネスチャットツールとして有名ですが、高度な機能をいくつも有しており、プロジェクト管理ツールとしても活用することができます。主な特徴として以下の3つがあります。

Microsoft Teams
(引用:https://news.microsoft.com/ja-jp/2017/03/15/170315-microsoft-teams/

① ドキュメント管理、タスク管理

Teamsではプロジェクト単位でチーム(グループ)を作成し、その中でドキュメントやタスク管理を行うことが可能です。またチームの中にチャネルという小グループをいくつも作成できるので、細かいタスクチーム単位での作業にも適しています。

② 進行状況に関する情報共有

チームメンバーはタスクやその進捗に関して自由にチャット・テレビ会議を行うことが可能で、シームレスな情報共有・ディスカッションによって、タスクやプロジェクト全体の進行をスムーズなものにできます。

③ ファイル共有、共同作業

Teams上でファイル共有・保存を行うことが可能で、ファイルは全てチーム・チャネル内で一元管理されます。またWord・Excel・PowerPointといったOfficeファイルの共同編集ができ、チームでの業務遂行を円滑なものにしてくれます。タブのメニューを自分好みに追加・カスタマイズすることも可能で、活用法は無限大です。

Teamsはプロジェクトチームでの共同作業に適したツールですが、タスク管理に関してはもっと優れたツールがOffice365(現:Microsoft365)にて提供されているので、次章でそのツールを紹介していきます。

Office365(現:Microsoft365)の Microsoft Plannerでできること

Microsoft Plannerはタスク管理に特化したプロジェクト管理ツールです。主な特徴として以下の4つが挙げられます。

Microsoft Planner
(引用:https://docs.microsoft.com/ja-jp/graph/planner-concept-overview

① タスク管理

Plannerを使うとプロジェクトチームのタスクを一元管理することができます。それぞれのタスクに対して詳細なチェックリストも登録できるほか、ラベル付け・担当者の割り当ても可能で、タスク管理を簡単かつ見やすい形で行えるようになります。

② 進行状況を可視化

各タスクの進行状況・割り当てメンバーといった情報をもとに、ダッシュボードやグラフが自動生成されるので、プロジェクトの現状を視覚的に把握することが可能です。進捗が悪いタスク、業務負荷の高いメンバーを確認でき、プロジェクトを円滑に進めるのに役立ちます。

③ Office365(現:Microsoft365)との連携(Teams)

Plannerを前章のTeamsと連携することで、Teamsアプリ上でPlannerを開いてタスクを登録したり、情報を更新したりといった操作が可能となります。そのため、Plannerのタスク進行状況に応じたチャット・会議をTeamsで行うといった発展的な使い方もできます。

④ コミュニケーション促進

個々のタスクにはコメントを追加することが可能で、質問・ディスカッションをそのタスクに紐づいた形で行うことができます。コメントが追加されればタスクにアイコンが表示されるほか、通知機能もあるので見逃すことなく、タスクに関するコミュニケーションを円滑に行うことができるようになります。

Plannerはチームのタスクの洗い出しなどにも役立ちますが、実際は、「毎月発生する月末の請求関係のアラート」設定など、個人的なルーティンワークのタスク管理を行なっている方が多いでしょう。そういった個人で完結するタスク管理については、次章で紹介するTo Doの利用もおすすめです。

Office365(現:Microsoft365)のMicrosoft To Doでできること

To Doは個人のタスク管理に適したツールです。主な特徴として以下2つがあります。

Microsoft To Do
(引用:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-to-do-list-app

① タスク管理

To Doでは簡単な操作でタスクの登録・更新を行うことができます。また登録されたタスクを自由にリストでまとめることができ、「今日の予定」や「XXプロジェクト」というような形で一覧的にタスクを把握することができます。

② 共有

To Doは個人のタスク管理向けではありますが、リストを他者と共有する機能もついています。そのため上司や同僚へ共有して、タスクの内容に間違いがないかを確認してもらったり、自分の作業状況を把握してもらうことも可能です。

Office365(現:Microsoft365)のMicrosoft Whiteboardでできること

Microsoft Whiteboard

(引用:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-whiteboard/digital-whiteboard-app)

Whiteboardは複数人での共同作業に適したツールです。主な特徴として以下2つがあります。

① 情報の可視化

Whiteboardはデジタルのホワイトボードであり、ペンやタッチ操作で手書き入力することができます。また付箋や画像の挿入機能があるほか、Word、PowerPointやPDFのデータをボードに追加することが可能です。ブレストやカンバン方式といったテンプレートが用意されているので、さまざまな場面で活用できます。

② 共有

パソコン・モバイル端末問わず利用でき、複数人で1つのボードを同時編集することが可能です。Teamsと連携されているため、Whiteboardでイメージを共有しながらオンライン会議を行うといった使い方もできます。また作成されたボードは自動的にクラウド保存され、画像ファイルで出力する機能も備わっています。

以上のように、Office365(現:Microsoft365)にはプロジェクト管理に適したツールが用意されていますが、実は外部製品と連携する機能も備わっています。次章では連携できる主要な製品についてご紹介していきます。

Office365(現:Microsoft365)は外部のプロジェクト管理ツールとも連携できる

Office365(現:Microsoft365)は、 外部のプロジェクト管理ツールとTeams上で連携することができます。ここでは連携できる主要な外部製品をご紹介します。

・Wrike

タスク管理やガントチャートのほか、ファイルのバージョン管理など機能が充実しているプロジェクト管理ツールです。

・Trello

カンバン方式が採用されたツールで、付箋を貼るような感覚でタスクを効率的に管理できるという優れた特徴があります。

・Asana

カンバン形式とリスト形式の2種類のレイアウトを選ぶことができるほか、カレンダー機能・チャット機能もあって非常に優れています。

・G suite

Googleの提供するグループウェアで、テレビ会議やカレンダー機能のほか、ドキュメントの同時編集も可能です。

・Redmine

オープンソースソフトウェアであり、様々なプラグインが公開されているので、標準で足りない機能は個別で追加することができます。

・baklog

機能をタスク管理に絞ることで操作難易度を下げ、また分かりやすいUIを採用しているので、誰でも非常に使いやすいツールです。

まとめ

ユーザーとしてはプロジェクト管理に関する全機能が1つのツールにまとまっていた方が都合が良いかもしれませんが、Office365(現:Microsoft365)では機能が様々なツールに分割されているので、会社・プロジェクトの要望・状況に応じて適切なツール選定・連携が必要となります。

その際に重要なのは、コミュニケーションとタスク管理のツールをまとめることです。単にタスクとタスクをシステム上でつなげるだけではなく、タスクとタスクの文脈をつなぐコミュニケーションを行うことが必要不可欠なのです。

工程ごとに分かれるサプライチェーン全体のプロジェクトはもとより、プロジェクトは時間経過とともに関わる範囲がどんどん広がっていきます。「この件はAさんには直接関係ないけど、社内の大まかな動きとして、この件を知っていた方がいいかもしれない…。」といったように、どんどん把握しなければいけないことが多くなります。したがって、タスクの状況だけではなく、それに至る文脈までも読み取るために、タスクとコミュニケーションが融合したツールはとても有用なのです。

今回ご紹介したOffice365(現:Microsoft365)のMicrosoft Teamsを基盤に、Plannerや外部製品を連携させるなどして、あなたの会社・プロジェクトに適したプロジェクト管理の形を追求してみてはいかがでしょうか。

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