2023.10.13
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インターナルコミュニケーションがうまくいかない原因とは？目的と重要性について徹底解説
目次
企業内での円滑なコミュニケーションは、組織の成果に直結する重要な要素です。しかし、実際にはインターナルコミュニケーションがうまくいかないケースも少なくありません。
インターナルコミュニケーションがうまくいかない理由とその解決策は、重要性に気がついていない、ボトムアップの意思疎通をする体制がない、主導する人材を見つけるのが難しいなど、うまくいかない原因はさまざまです。
こうした長い間手を入れても改善されなかった課題に対し、インターナルコミュニケーションを円滑にするための取り組みも紹介します。
組織内のコミュニケーションの質を向上させるためのヒントを共有していきましょう。
インターナルコミュニケーションの目的
インターナルコミュニケーションの目的とは何でしょうか。組織内で情報を共有し、相互理解と協力関係を築くために重要な役割を果たすインターナルコミュニケーションですが、ここからはインターナルコミュニケーションの具体的な目的とそれが必要とされる背景についてふれていきます。
1) 理念・ビジョンの共有がされていない:
インターナルコミュニケーションは、組織の理念やビジョンを従業員間で共有するための手段です。従業員が組織の目標に向かって一丸となるためには、それらの価値観や方針を理解し、認識する必要があります。
2) 社員間でコミュニケーションの機会が減り、発言の意図が十分に伝わらない:
インターナルコミュニケーションは部署間や階層間のコミュニケーションを促進します。ボトムアップなどを通じて社内全体で意思疎通が円滑に行われれば、業務効率が向上し、チームワークも強化されます。
3) 企業文化の醸成がいまひとつ:
インターナルコミュニケーションは、組織の文化を社内全体に醸成させるための手段です。社員が共通の価値観や行動規範を持ち、一体感を醸成することで、組織のアイデンティティが強まります。
4) モチベーションの維持が難しい:
インターナルコミュニケーションは社員のモチベーション向上にも寄与します。経営者や上司からのフィードバックや評価、および業績報告などを通じて、従業員は自身の成果や貢献度を実感し、仕事への意欲が高まります。
5) 情報共有の仕組みに課題がある:
インターナルコミュニケーションは、組織内での情報共有をスムーズに行うための重要な手段です。最新の情報やプロジェクトの進捗状況、重要なお知らせなどを適切なタイミングで共有することで、全体の意思統一や意識改革が図れます。
インターナルコミュニケーションは企業にとって非常に重要な要素であり、これらの目的を達成するためには、効果的な戦略や手法が求められます。組織内のコミュニケーションを強化し、やがて会社全体を活性化させるためにも、インターナルコミュニケーションへの取り組みは欠かせません。
インターナルコミュニケーションがうまくいかない原因
ビジネス組織において、インターナルコミュニケーションがスムーズに行われることは、組織のパフォーマンス向上に直結する重要な要素であるにもかかわらず、コミュニケーションがうまくいかないケースも多々あります。これらの原因を明らかにし、効果的なインターナルコミュニケーションの実現に向けたアプローチを考えましょう。
重要性に気がついていない
日本型の雇用慣行はかつての終身雇用の時代から、諸外国の雇用慣行に変化しており、徐々に欧米化し人材の流動化が進んでいます。
人材が流動化するということは、数年で人が入れ替わるということです。画一性の強さで盤石な体制をとっていたころとちがって、短いスパンで人が入れ替わることに対応し、多様性を受け入れた企業体でなければなりません。従って欧米や中国東南アジアの企業も、かたちだけの施策や現場を置き去りにした社内コミュニケーションがこのまま続けば、社員同士や会社と社員の共通認識がずれ、組織全体に大きな影響を及ぼします。
もしもこのような状況にあるとしたら、目の前の課題や問題に対してことの重大さを誤認しているのかもしれません。
必然的にコミュニケーション不足による報連相が原因で個人やチームのパフォーマンスが下がることがあります。大抵の人は報連相が、情報共有や意思決定において非常に重要な役割を果たすことを知っていますが、重要性に気がついていないと、適切な報連相が行われず、情報が不足したり誤解が生じたりする可能性が出てきてしまいます。
このようなケースでは自分の行動や考え方に対して客観的に向き合い、一人ひとりが何をすべきかを考える必要があります。
ボトムアップの意思疎通をする体制がない
産業を中心とした高度経済成長の製造業が盛んだった時代は、ある意味ものづくりの動力がひとの手だったこともあり、指示命令が明確で、強い中心がコントロールセンターとして機能する企業の方が大きな価値を生み出していました。
時代が移り行くなかで、脱工業化した産業においては、トップダウンとボトムアップの双方が必要であり、時代の変化やその速さに対応するにはこれまでの強力なトップダウンだけでは限界があります。 ボトムアップの意思疎通をする体制がないことは、経営スピードを遅くする原因の一つです。ボトムアップの体制が整っている組織では、現場の社員からの意見やアイデアが採用されやすかったり、意思決定までの時間が短かったりしますが、意思疎通をするための適切な体制が整っていないと、現場の声が上層部に届かず、意思決定が遅れることになります。
ボトムアップ組織では、会社のトップ層の役割が非常に重要です。経営層は、現場の社員とのコミュニケーションを円滑に行い、意見や提案を受け入れる姿勢を持つことが求められます。現場の声を真摯に受け止め、それを経営判断に反映させることで、組織全体の意思疎通が図られます。
また、ボトムアップ組織では、経営のビジョンや目標が明確であることも重要です。現場の社員が自社の目標やビジョンを理解し、それに向かって行動することで、組織全体が一体となります。明確な目標があることで、意思決定もスムーズに行われ、経営スピードが向上します。
さらに、ボトムアップ組織では、意思決定を行う際に現場の社員の意見を積極的に取り入れることが求められます。現場で実際に動いている社員は、具体的な課題や改善点を把握しており、その知見を活かすことで効果的な意思決定ができます。現場の声を反映させることで、組織全体の質的な向上が図られます。
主導する人材を見つけるのが難しい
インターナルコミュニケーションの成功には、組織内で情報を適切に伝える役割を果たす主導者が必要です。しかし、主導者となる人材を見つけることは容易なことではありません。なぜなら、主導者にはコミュニケーション能力やリーダーシップスキルなど多岐にわたる要素が求められるからです。
主導者は情報を的確に伝えるだけでなく、聞き手の意見や要望を理解し、適切なフィードバックを行う能力を備えています。また、組織内のメンバーを統率し、共通の目標に向かって進むためには、主導者が方向性を示し、メンバーを引っ張っていく力が必要です。
しかし、このような主導者となる人材を見つけることは容易ではありません。組織内には個々の仕事に専念している人や、コミュニケーション能力やリーダーシップスキルが不足している人もいます。さらに、主導者になることに興味を持っていても、その能力を発揮する機会がない場合もあります。
必要な時に簡単には見つからないからこそ、組織内で主導者を育成する取り組みが必要です。リーダーシップ研修やコミュニケーション能力の向上など、主導者となるための教育プログラムを実施することで、組織内の人材の成長を促すことができます。また、主導者のポテンシャルを見極め、適切な役割を与えることも重要です。
インターナルコミュニケーションの解決策
社内コミュニケーションの課題に焦点を当て、実践可能な解決策を探求していきます。コミュニケーションツールの活用や定期的な情報共有の機会の設定、オープンなコミュニケーション文化の構築など、具体的な解決策を一つひとつ見ていきましょう。
満足度調査・アンケート
従業員満足度調査・アンケートは、企業において従業員の満足度を把握し、効果的な改善策を導くために重要な手段です。従業員の満足度は、組織の生産性や労働環境に大きな影響を与えるため、定期的な調査が不可欠です。
従業員満足度のアンケートを作成する際には、設問の具体化が重要です。抽象的な概念である従業員満足度を具体的な要素に分解し、それを設問に反映させることで、従業員の本音を引き出すことができます。
フレデリック・ハーズバーグが提唱した「二要因理論」は、従業員満足度アンケートの設問設計に参考になる理論です。この理論では、従業員の満足度に影響を与える要因を「満足に関わる要因（動機付け要因）」と「不満足に関わる要因（衛生要因）」に分類しています。
動機付け要因は、従業員の満足度を左右する重要な要素です。給与や昇進の機会、仕事のやりがいなどがこれに該当します。従業員が仕事にやりがいを感じ、成果を上げることができれば、満足度も高まるでしょう。
一方、衛生要因は、従業員の不満足を引き起こす要因です。たとえば、労働条件や組織のルール、人間関係などがこれに当たります。これらの要素が不十分である場合、従業員は不満やストレスを感じることになります。
従業員満足度調査・アンケートの目的は、これらの要因を把握し、改善策を講じることです。アンケートの設計においては、まず調査の目的を明確にし、具体的な項目を設定することが重要です。たとえば、制度の改善効果の確認やメンタルヘルスの状態の把握といった目的に基づいて設問を組み立てます。
また、アンケートは無記名で行われることが一般的です。従業員は自身の意見を忖度せずに率直に表現できるため、より正確なデータが得られます。
従業員満足度調査・アンケートは、企業の組織力向上や従業員の働きやすさ向上に寄与する重要な手段ですが、アンケート疲れの状態にさせないように適切な設問設計と調査の実施によって、従業員の声を反映させ、より良い労働環境の実現に向けた取り組みを進めることが求められます。
社内イベント
社内イベントとインターナルコミュニケーションは、企業内のコミュニケーションを活性化するために行われ、従業員同士のつながりを深める機会を提供し、コミュニケーションをするなかで新たな関係を構築する機会としても有効です。たとえば、社内でのスポーツ大会やバーベキューパーティーなどのイベントを通じて、従業員同士が交流し、チームワークや協力関係を築くことができます。
また、社内イベントは、従業員のモチベーションを高める効果もあります。仕事における成果や努力を認める表彰式や、社内でのプレゼンテーション大会などは、従業員のやる気を引き出し、成長意欲を促すことができます。さらに、社内イベントは、従業員のストレス解消やリフレッシュにも役立ちます。忙しい日々の中で、社内イベントを通じてリラックスした時間を過ごすことで、仕事に対するモチベーションを保つことができます。
一方、インターナルコミュニケーションは、社内の情報共有や意思疎通を円滑にするための手法です。社内報やタウンホールミーティングなどの手法と組み合わせ、活用することで、組織全体の方針や目標、業績などを従業員に適切に伝えることができます。これにより、社内イベントなどを通じたポジティブな記憶とともに組織のビジョンや方向性を理解し、自身の仕事に対する意識や責任感を高めることができます。
社内報・日報
社内報や日報は、インターナルコミュニケーションの一環として重要な役割を果たしています。社内報は、企業内での情報共有やコミュニケーションを促進するための手段であり、日報は、日々の業務の進捗状況や問題点を報告し、チーム内のメンバーとの連携を図るためのツールです。
社内報や日報を通じて、社内のコミュニケーションが活性化します。情報の共有や意見交換が行われることで、部署間の距離が縮まり、組織全体の連携が強化されます。また、社員同士の交流が促進され、組織内の人間関係が良好になり、社員のモチベーションや満足度が向上し、定着率や生産性の向上にもつながります。
しかし、社内報や日報を通じたコミュニケーションを行わないことによって生じるほころびは、情報が集まらず発信のチャンスを逃してしまったり、社内で広報の重要性を理解してもらいにくくなったり、情報の非対称性や情報の伝達ミスがにつながり、組織内の混乱や意思疎通の困難さが増します。
社内報や日報は、企業内でのコミュニケーションを円滑にするための重要な手段です。企業の方向性やビジョンの浸透、経営情報の共有、社内のコミュニケーション活性化、社内文化の醸成、社員の意識向上など、さまざまな目的と発信内容があります。これらを適切に実施することで、組織全体のパフォーマンス向上や社員の満足度向上につながるでしょう。
ミーティング
ミーティングは経営層と従業員、または従業員同士が集まり、意見交換や情報共有を行う場です。効果的なミーティングを通じて、組織内のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化や意思決定の迅速化を図ることができます。
ミーティングの重要性は、以下の点にあります。まず、メールやチャットなどの非対面のコミュニケーションでは伝えにくい情報や意図を、リアルタイムで伝えることができます。また、参加者全員が同じ情報を共有し、意見を交換することで、情報の偏りや誤解を防ぐことができます。
さらに、ミーティングはコミュニケーションの活性化を促す役割も果たします。参加者が自由に発言し、意見を述べることで、組織内のコミュニケーションの質を向上させることができます。また、異なる部署や役職の人々が集まることで、情報の共有や連携が生まれ、組織全体の一体感や連携力を高めることができます。
ミーティングを効果的に行うためには、以下のポイントに留意する必要があります。まず、ミーティングの目的や議題を明確にし、参加者に事前に周知することが重要です。また、時間を守り、効率的に進行することも大切です。参加者がミーティングに集中しやすい環境を整えるため、騒音や雑音を避ける工夫も必要です。
さらに、ミーティング後にはアクションプランや次のステップを明確にし、参加者に共有することが重要です。ミーティングで出た意見や情報を活かし、具体的な行動に移すことで、ミーティングの成果を最大限に活かすことができます。
ビジネスチャット
ビジネスチャットとは、インターネット上でビジネス目的で利用されるチャットツールのことです。ビジネスチャットを活用することで、社内コミュニケーションを円滑に進めることができます。たとえば、チームメンバー同士の連絡や情報共有、プロジェクトの進捗管理などに活用されます。
ビジネスチャットを導入することで、社内コミュニケーションの変化が期待されます。従来のメールや電話では時間がかかる連絡も、ビジネスチャットならリアルタイムで返信ができます。また、複数人が同時に参加できるグループチャット機能もあり、効率的なコミュニケーションが可能です。
ビジネスチャットの利点は、情報の共有や意思決定の迅速化です。チームメンバー同士がリアルタイムで情報を共有し合うことで、誤解やミスを防ぐことができます。さらに、意思決定に関する議論も迅速に行えるため、業務のスピードアップにもつながります。
また、ビジネスチャットはコミュニケーションの活性化にも大きく貢献します。チャットの雰囲気はカジュアルであり、気軽にコミュニケーションができます。メンバー同士の距離感が縮まり、コミュニケーションが活発化します。チャット上でのコミュニケーションは、日常的な業務だけでなく、社内イベントやプライベートの話題なども共有できるため、メンバー同士のつながりを深めることもできます。
ただし、ビジネスチャットを活用する際には注意点もあります。たとえば、情報の漏洩や個人情報の取り扱いには十分な注意が必要です。また、チャットの利用時間やマナーについても明確なルールを設ける必要があります。適切なコミュニケーションの範囲内で活用することが重要です。
インターナルコミュニケーションの解決策の注意点
インターナルコミュニケーションの解決策を導入する際には、いくつかの注意点を押さえる必要がありますが、その中から２つ紹介します。
意見の押し付け合いにならないようにする
意見の押し付け合いにならないようにするためには、相手の価値観との向き合い方が重要です。相手の考えが自分と異なる場合、どうしても受け入れられないと感じることもあるかもしれません。
しかし、一度は受け止めて相手の価値観を尊重することが大切です。
まず、相手の価値観を理解するためにはコミュニケーションが欠かせません。相手の考えや感じ方を聞くことで、その背景や思考の過程を知ることができます。ただし、ただ聞くだけでなく、相手の話に対して真剣に向き合い、共感や理解を示すことも重要です。
また、自分の意見を押し付けることを避けるためには、相手の意見に対してオープンマインドで接することが必要です。自分の考えが正しいという固定観念にとらわれず、相手の意見に対しても一定の価値を認める姿勢を持つことが大切です。
さらに、相手の価値観を尊重するためには、相手の立場や背景を考慮することも重要です。相手がどのような経験や環境で育ってきたのかを理解し、その背景からくる考え方や価値観を尊重することが必要です。自分の意見を主張する際にも、相手の立場や感情に配慮し、優しく伝えることが大切です。
最後に、どうしても受け入れられない場合でも、相手の意見を否定することは避けるべきです。相手に対して尊重と理解を示しつつ、自分の意見を説明することができれば、より建設的なコミュニケーションができます。
相手の価値観との向き合い方や意見の押し付けを避けるためには、コミュニケーション、オープンマインド、相手の立場を考慮することが重要です。相手との関係を良好に保ちながら、異なる意見や価値観を尊重する姿勢を持つことが大切です。
少数派の意見も取り入れるようにする
少数派の意見も取り入れるようにすることは、意思決定や合意形成において非常に重要です。少数派の意見を尊重し、それを取り入れることで、より多様な視点やアイデアが得られます。これにより、より良い結果や解決策を見つけることができます。
少数派の意見を取り入れるためには、まずはその存在を認識し、重要視することが必要です。多数派の意見に埋もれず、少数派の声に平等に耳を傾けることが求められます。また、少数派の意見が出る場として対話や議論の場を設けることも有効です。意見の相違や対立が生じた場合でも、互いの意見を尊重し合い、対話を通じて解決策を模索することが重要です。少数派の意見を取り入れることは、単に「聞く」だけではなく、「理解する」ことも必要です。
さらに、少数派の意見が取り入れられるためには、組織や社会全体の文化的な変革も必要です。少数派の声を重視し、それを反映させるような制度や仕組みを整えることが求められます。同時にリーダーシップの重要性も大きくなります。リーダーが少数派の意見を尊重し、積極的に取り入れる姿勢を示すことで、他のメンバーもそれに続くことができるでしょう。
組織内のコミュニケーション質の向上に向けて
組織内のコミュニケーション質の向上のためには、風通しの良い職場環境やコミュニケーションスキルを上げるための研修などさまざまな環境整備が必要です。組織の中のあらゆる信頼関係の構築や業務の事業にも大きく影響を及ぼすため、組織においては重要な要素となっています。組織内のコミュニケーション質の向上に向けて、具体的な手法や方法を解説します。
社内コミュニケーションの重要性を周知する
社内コミュニケーションの重要性を周知するためには、以下のポイントに注意する必要があります。
まず、社内の関係者に対して、社内コミュニケーションが業務においてどのような役割を果たすのかを明確に説明することが重要です。具体的な事例や成功事例を示すことで、関係者がその重要性を実感しやすくなります。
また、社内コミュニケーションの重要性を周知するためには、適切な手段を選択することも重要であり、社内メールや社内SNS、定例会議など、情報を効果的に伝える手段を選ぶことが必要です。また、上司やリーダーが積極的に社内コミュニケーションを行い、関係者に良い影響を与えることも重要です。
さらに、継続的な取り組みが必要になるため、一度だけの周知ではなく、定期的に関係者に対して社内コミュニケーションの重要性を再確認する機会を設けることが大切です。また、フィードバックや意見交換の場を設けることで、社内コミュニケーションの改善や活性化につなげることができます。
コミュニケーションスキルの向上を促すトレーニング
コミュニケーションスキルの向上を促すトレーニングは、個人や組織の成果に大きな影響を与えます。コミュニケーションスキルは、仕事の効率性やチームの協力性を高めるために必要不可欠な要素です。では、どのようなトレーニング方法が効果的なのでしょうか。
まず、傾聴力を鍛えることが重要です。傾聴力とは、相手の話に真剣に耳を傾け、理解しようとする能力のことです。これにより、相手の意図や要望を正確に把握することができます。傾聴力を高めるためには、日常生活での積極的な聞き手としての態度が必要です。相手の話に集中し、相槌や質問を通じて関心を示しましょう。
次に、推測力を鍛えることも重要です。推測力とは、相手の言葉や態度から裏に隠れた意味や感情を読み取る能力です。相手の言葉だけでなく、表情や身振り手振りなども観察しましょう。また、相手の背景や文脈を考慮することも大切です。推測力を高めるには、人間関係や社会の仕組みについての知識を深めることが有効です。
さらに、確認力も重要な要素です。頼まれた仕事内容に対して疑問がある場合は、積極的に確認し合うことが必要です。相手との共通認識を確立し、ミスや誤解を防ぐことができます。また、相手のフィードバックや意見を受け入れる姿勢も大切です。自分の意見だけでなく、相手の意見にも耳を傾けましょう。
これらのトレーニングを通じて、コミュニケーションスキルを向上させることができます。相手との信頼関係を築き、円滑なコミュニケーションを図ることは、仕事の成功に不可欠な要素です。日常のコミュニケーションに意識を向け、継続的なトレーニングを行いましょう。
コミュニケーション手段の多様化の促進
ICTの進歩により、私たちはさまざまな新しいコミュニケーション手段を利用することができるようになりました。とくにソーシャルメディアの普及により、オンラインコミュニティが普及しました。ソーシャルメディアは、インターネットや携帯電話、スマートフォンを通じて、いつでもどこでも利用することができることから、リアルタイムで情報を共有し、交流することができます。
ソーシャルメディアは広場型とフィード型の2つに分けることができます。広場型のソーシャルメディアでは、ユーザーが自由に情報を発信し、他のユーザーとのコミュニケーションを図ることができます。一方、フィード型のソーシャルメディアでは、ユーザーが特定の情報源から提供される情報を受け取り、それに対して反応することができます。
これにより、私たちのコミュニケーションはより多様化し、柔軟性が増しました。コミュニケーション手段の多様化は、ビジネスにおいても重要な役割を果たしています。たとえば、リモートワークが普及したことにより、従業員同士や顧客とのコミュニケーションがオンラインで行われることが増えました。これにより、時間や距離の制約を超えて効率的に業務を進めることができます。
コミュニケーション手段の多様化は、私たちの生活やビジネスに大きな影響を与えています。これからもさらなる進化が期待される中、私たちは適切に利用し、コミュニケーションの質を向上させることが求められています。
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まとめ
インターナルコミュニケーションがうまくいかない理由を理解したうえで、従業員満足度調査や社内イベント、ビジネスチャットなどの解決策を取り入れ、コミュニケーションの質を向上させることができます。解決策を講じる際には、意見の押し付け合いにならないように注意し、少数派の意見も大切にすることが組織内のコミュニケーション質の向上につながります。組織全体でコミュニケーションの重要性を認識し、積極的に取り組むことが大切です。
株式会社ソフィア
先生
ソフィアさん
人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。
株式会社ソフィア
先生
ソフィアさん
人と組織にかかわる「問題」「要因」「課題」「解決策」「バズワード」「経営テーマ」など多岐にわたる「事象」をインターナルコミュニケーションの視点から解釈し伝えてます。
